Tietosuojakäytäntö

Eesti Firma (virallinen nimi: Eesti Firma OÜ, rekisteritunnus 14164797, rekisteröity osoite Vesivärava 50-301, 10152 Tallinna, Viro) ylläpitää eestifirma.ee-verkkosivustoa ja toimii sen kautta käsiteltävien henkilötietojen rekisterinpitäjänä. Olemme toimiluvan saanut luottamus- ja yrityspalvelujen tarjoaja (TCSP-toimilupa FIU000144), jota valvoo Viron rahanpesun selvittelykeskus. Noudatamme tiukasti tietosuojalainsäädäntöä, mukaan lukien Viron tasavallan henkilötietojen suojasta annettua lakia ja yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (GDPR).

Tässä tietosuojakäytännössä kerrotaan selkeästi, mitä henkilötietoja keräämme, miksi keräämme niitä, mikä on kunkin käyttötarkoituksen oikeusperuste, kuinka kauan säilytämme tietoja, kenelle luovutamme niitä ja mitä oikeuksia voit käyttää. Käyttämällä eestifirma.ee-verkkosivustoa vahvistat lukeneesi ja ymmärtäneesi tässä kuvatut henkilötietojen käsittelykäytännöt.

Saadaksesi kattavan kuvan toimintatavoistamme suosittelemme tutustumaan myös seuraaviin käytäntöihimme ja sääntöihimme:

• Käyttöehdot
• AML-käytäntö
• GDPR-vaatimusten noudattamisen periaatteet
• Evästeilmoitus

Keitä olemme (rekisterinpitäjä)

Henkilötiedoistasi vastaava rekisterinpitäjä on Eesti Firma OÜ, rekisteritunnus 14164797, rekisteröity osoite Vesivärava 50-301, 10152 Tallinna, Viro. Voit ottaa meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen info@eestifirma.ee tai puhelimitse numeroon +372 641 7777. Olemme nimittäneet tietosuojavastaavan (DPO), jonka yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa ”Yhteystiedot”. DPO on ensisijainen yhteyshenkilösi kaikissa tietojesi käsittelyä koskevissa kysymyksissä.

Keräämämme tiedot

Keräämme ja käsittelemme erityyppisiä tietoja noudattaen tiukasti tietojen minimoinnin ja lainmukaisen keräämisen periaatteita. Keräämiemme tietojen pääryhmät ovat:

• Henkilötiedot: Tiedot, jotka annat meille suoraan, kuten nimesi, sähköpostiosoitteesi, puhelinnumerosi ja muut tiedot, jotka toimitat tilin rekisteröinnin, yhteydenoton tai palvelujemme käytön yhteydessä. Joissakin tapauksissa (esimerkiksi AML-vaatimusten noudattamiseksi) näihin voivat kuulua myös tunnistamistiedot, kuten jäljennös henkilöllisyystodistuksesta ja tosiasiallista edunsaajaa koskevat tiedot.
• Tekniset tiedot: Verkkosivustollamme vierailtaessa automaattisesti kerättävät tiedot, kuten IP-osoite, selaimen tyyppi, laitetiedot, käyttöjärjestelmän versio ja muut tekniset parametrit. Näiden tietojen avulla voimme varmistaa sivuston asianmukaisen toiminnan, yhteensopivuuden eri laitteiden kanssa ja käyttäjäkokemuksen optimoinnin.
• Käyttötiedot: Tiedot vuorovaikutuksestasi sivuston kanssa. Tallennamme tiedot vierailemistasi sivuista, kullakin sivulla käyttämästäsi ajasta, siirtymisistäsi osioiden välillä, sivustollemme johtaneista lähteistä ja tavastasi käyttää sisältöä. Nämä tiedot ovat olennaisia käyttäjätoiminnan analysoinnissa ja palvelujemme parantamisessa.
• Viestintätiedot: Kanssamme käymääsi kirjeenvaihtoon sisältyvät tiedot. Jos otat yhteyttä tiimiimme sähköpostitse, palautelomakkeella tai muulla tavalla, säilytämme tiedot tällaisesta viestinnästä, mukaan lukien annetut yhteystiedot ja viestien sisältö. Näin voimme käsitellä tiedustelusi tehokkaasti ja parantaa palvelumme laatua.

Emme tarkoituksellisesti kerää tietoja alle 18-vuotiailta henkilöiltä. Verkkosivustoamme ja palvelujamme ei ole tarkoitettu alaikäisille. Jos saamme tietää, että lapsen henkilötietoja on kerätty ilman vanhemman tai huoltajan suostumusta, poistamme kyseiset tiedot viipymättä.

Miten käytämme tietojasi

Käsittelemme henkilötietoja ainoastaan GDPR:ssä säädetyillä lainmukaisilla perusteilla: sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi, lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi, oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi tai suostumuksesi perusteella. Käytämme tietoja eettisesti ja ainoastaan niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin. Tietojesi käsittelyn pääasialliset tarkoitukset ovat:

• Palvelujen tarjoaminen: Käytämme tietojasi palvelujemme tarjoamiseen ja sinua kohtaan olevien sopimusvelvoitteidemme täyttämiseen. Tähän kuuluvat yrityksen rekisteröinti, oikeudellinen tuki, kirjanpitopalvelut ja muut tarjoamamme palvelut. Tietojen käsittely näihin tarkoituksiin on välttämätöntä kanssasi tehtävän sopimuksen solmimiseksi tai täyttämiseksi sekä jatkuvien asiakassuhteiden hoitamiseksi.
• Viestintä käyttäjien kanssa: Käytämme yhteystietojasi vastataksemme tiedusteluihisi, tarjotaksemme palveluneuvontaa sekä toimittaaksemme tärkeitä ilmoituksia ja päivityksiä. Suostumuksellasi voimme myös lähettää uutiskirjeitä tai mieltymyksiisi mukautettuja tarjouksia. Voit aina kieltäytyä markkinointiviesteistä käyttämällä sähköpostissa olevaa tilauksen peruutuslinkkiä tai ottamalla meihin suoraan yhteyttä.
• Analytiikka ja palvelujen parantaminen: Analysoimme kävijöiden toimintaa verkkosivustollamme parantaaksemme sen toiminnallisuutta ja sisältöä. Käyttötiedot (anonymisoidussa tai koostetussa muodossa) auttavat meitä ymmärtämään yleisön tarpeita, optimoimaan navigointia, parantamaan käyttöliittymän helppokäyttöisyyttä ja kehittämään uusia ominaisuuksia. Tällainen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme parantaa palveluja, ja ryhdymme toimiin yksityisyyteesi kohdistuvien vaikutusten minimoimiseksi (esimerkiksi käyttämällä koostettuja tietoja).
• Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen: Voimme käsitellä ja säilyttää tiettyjä tietoja lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi. Tämä koskee erityisesti kirjanpito- ja verosäännöksiä sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen torjuntaa koskevia vaatimuksia. Meidän on esimerkiksi lain mukaan tunnistettava asiakkaat ja säilytettävä tiettyjä tietoja raportointitarkoituksiin. Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi tapahtuva tietojenkäsittely on pakollista ja perustuu lain vaatimuksiin.
• Turvatoimet: Kerättyjä tietoja käytetään verkkosivustomme, tiliesi ja palvelujemme turvallisuuden varmistamiseen. Valvonnan avulla havaitsemme ja ehkäisemme petoksia, luvatonta pääsyä, kyberhyökkäyksiä ja muita uhkia. Tällainen käsittely perustuu oikeutettuun etuumme suojata infrastruktuuriamme ja käyttäjiämme. Kehitämme jatkuvasti valvonta- ja suojausjärjestelmiämme pitääksemme tietosi turvassa.

Huomaa, että emme tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai muita vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Mitään ratkaisevaa päätöstä (kuten palvelun tarjoamista tai sen hintaa koskevaa päätöstä) ei tehdä yksinomaan algoritmeilla ilman ihmisen osallistumista.

Oikeusperusteet ja säilytysajat lyhyesti

Alla olevassa taulukossa esitetään kunkin tietoryhmän osalta, miksi käsittelemme tietoja, mihin GDPR:n mukaiseen oikeusperusteeseen nojaamme ja kuinka kauan säilytämme tietoja. Tämä yleiskatsaus annetaan avoimuuden vuoksi; tämän käytännön muissa osissa kutakin kohtaa selostetaan tarkemmin.

Evästeet ja seurantateknologiat

Käytämme evästeitä ja vastaavia seurantateknologioita käyttäjäkokemuksesi parantamiseen ja verkkosivuston liikenteen analysointiin. Näin voimme mukauttaa verkkosivustomme sisältöä kiinnostuksen kohteidesi mukaan ja ymmärtää paremmin, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa verkkosivustomme kanssa.

Evästeiden käyttö tapahtuu sovellettavan lainsäädännön (esimerkiksi yksityisyyttä ja sähköistä viestintää koskevan EU-direktiivin) ja erillisen evästeilmoituksemme mukaisesti. Käyttämiemme evästeiden pääryhmät ovat:

• Välttämättömät evästeet: Nämä evästeet ovat välttämättömiä verkkosivuston asianmukaiselle toiminnalle. Ne mahdollistavat perustoiminnot (kuten tietosuoja-asetustesi tallentamisen tai kirjautumisistuntosi ylläpitämisen), eikä niitä voi poistaa käytöstä, koska ilman niitä verkkosivusto ei toimisi asianmukaisesti.
• Analytiikkaevästeet: Nämä evästeet keräävät anonymisoituja tilastotietoja siitä, miten kävijät käyttävät verkkosivustoamme, kuten millä sivuilla käydään, kuinka kauan käyttäjät viipyvät kullakin sivulla tai kohtaavatko he virheitä. Käytämme näitä tietoja verkkosivuston suorituskyvyn ja käytettävyyden parantamiseen. Tällaisten teknologioiden avulla voimme esimerkiksi tunnistaa suosituimmat osiot ja optimoida sisältöä niiden mukaisesti.
• Markkinointievästeet: Näitä evästeitä käytetään palvelujamme koskevien osuvampien mainosten ja tarjousten esittämiseen. Niiden avulla voimme seurata mainoskampanjoiden tehokkuutta, ja ne saattavat muistaa, mitä olet tarkastellut verkkosivustollamme, jotta voimme tarjota sinulle vastaavia palveluja. Käytämme markkinointievästeitä vastuullisesti ja pyydämme tarvittaessa suostumuksesi ennen niiden asettamista laitteellesi.

Sinulla on oikeus hallita evästeasetuksiasi milloin tahansa. Useimmissa selaimissa voit poistaa tarpeettomat evästeet käytöstä tai poistaa olemassa olevat evästetiedostot. Huomaa kuitenkin, että välttämättömien evästeiden poistaminen käytöstä voi vaikuttaa verkkosivuston toimintaan. Lisätietoja saat evästeilmoituksestamme ja selaimesi asetuksista.

Tietojen jakaminen kolmansille osapuolille

Emme myy tai vuokraa henkilötietojasi kolmansille osapuolille. Liiketoimintamme harjoittaminen ja palvelujemme toimittaminen saattavat kuitenkin edellyttää tietojen jakamista luotetuille yhteistyökumppaneille, joita sitovat salassapitovelvoitteet. Tällaisia kolmansia osapuolia voivat olla:

• Ulkoistetut palveluntarjoajat: Teemme yhteistyötä luotettavien yritysten ja asiantuntijoiden kanssa, jotka auttavat meitä palvelujen tarjoamisessa. Näihin kuuluvat esimerkiksi hosting-palveluntarjoajat ja datakeskukset (verkkosivustomme ja tietokantojemme ylläpitoa varten), maksunkäsittelypalvelut (maksutapahtumien käsittelyä varten), analytiikka-alustat (liikenteen seurantaa varten) ja asiakastukipalvelut. Näissä tapauksissa annamme kumppaneille vain välttämättömän vähimmäismäärän tietoja ja edellytämme tietojenkäsittelysopimuksissa salassapito- ja tietosuojatoimien tiukkaa noudattamista.
• Lakisääteisten vaatimusten noudattaminen: Voimme luovuttaa tietojasi viranomaisille, sääntelyelimille tai muille valtuutetuille tahoille, kun laki sitä edellyttää — esimerkiksi rahanpesun selvittelykeskukselle, vero- ja tullihallitukselle tai tuomioistuimelle. Luovutus voi olla tarpeen tuomioistuimen määräyksen noudattamiseksi, laittoman toiminnan tutkinnan yhteydessä tai oikeutettujen oikeuksiemme ja etujemme suojaamiseksi. Arvioimme jokaisessa tapauksessa pyynnön lainmukaisuuden huolellisesti ja luovutamme vain lain edellyttämät tiedot.

Edellä mainittujen tapausten lisäksi tietojasi voidaan siirtää yritysjärjestelyn yhteydessä. Jos sulautumme toiseen yhteisöön, myymme liiketoiminnan tai järjestelemme toimintamme muulla tavoin uudelleen, käyttäjien henkilötiedot voidaan siirtää toiminnan jatkajalle. Tällöin varmistamme, että vastaanottajaa sitovat tässä käytännössä määritellyt samat salassapitovelvoitteet.

Tietoturva

Suojaamme henkilötietosi luvattomalta luovuttamiselta, lainvastaiselta pääsyltä, tuhoamiselta ja muuttamiselta asianmukaisilla teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä. Näihin kuuluvat salaus, palomuurit, tunkeutumisen havaitsemisjärjestelmät sekä palvelimiemme fyysisen ja loogisen käytön tiukka valvonta. Sisäiset tietoturvakäytäntömme rajoittavat työntekijöiden pääsyn henkilötietoihin vain niihin, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseksi, ja tätä tuetaan henkilöstön säännöllisellä koulutuksella. Yhdessä nämä toimet turvaavat tietojesi luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden GDPR:n edellyttämällä tavalla. Vaikka mikään internetin välityksellä tapahtuva siirto- tai tallennusmenetelmä ei ole koskaan 100-prosenttisen turvallinen, päivitämme ja testaamme turvajärjestelmiämme jatkuvasti riskien minimoimiseksi.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin tässä käytännössä kuvattujen tarkoitusten täyttäminen edellyttää, ellei laki vaadi tai salli pidempää säilytysaikaa. Tiettyihin tietoihin sovelletaan lakisääteisiä määräaikoja: rahanpesun torjuntaa varten kerättyjä asiakkaan tuntemistietoja (KYC) säilytetään Viron rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä annetun lain mukaisesti 5 vuotta liikesuhteen päättymisestä, ja kirjanpidon tositteita säilytetään Viron kirjanpitolain mukaisesti 7 vuotta tilikauden päättymisestä. Muita tietoja säilytetään yleensä suhteen keston ja sovellettavan vanhentumisajan verran. Kun asianomainen aika päättyy, tiedot poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan siten, ettei sinua voida enää tunnistaa. Tarkistamme hallussamme olevat tiedot ja niiden säilytysajat säännöllisesti emmekä säilytä tietoja tarpeellista pidempään.

Kansainväliset tiedonsiirrot

Kaikki henkilötiedot säilytetään ja käsitellään tällä hetkellä Euroopan talousalueella (ETA), pääasiassa Virossa tai muissa EU-maissa sijaitsevilla palvelimilla. Emme siirrä tietojasi ETA:n ulkopuolisiin maihin, ellei se ole nimenomaisesti tarpeen palvelujen tarjoamiseksi (esimerkiksi jos asut EU:n ulkopuolella ja pyydät meitä ottamaan yhteyttä paikalliseen kumppaniin).

Jos meidän on joskus siirrettävä tietojasi ETA:n ulkopuolelle, otamme käyttöön kaikki lain edellyttämät suojatoimet. Käytännössä tämä tarkoittaa tietojen siirtämistä ainoastaan maihin, joiden Euroopan komissio on tunnustanut tarjoavan riittävän tietosuojan, tai tietojen siirtämistä vakiosopimuslausekkeiden (SCC) tai muun hyväksytyn mekanismin nojalla. Tietosi pysyvät suojattuina, vaikka niitä käsiteltäisiin Euroopan unionin ulkopuolella.

Linkit kolmansien osapuolten verkkosivustoille

Verkkosivustomme voi sisältää linkkejä ulkoisille verkkosivustoille tai ulkoisiin palveluihin, jotka eivät ole yhtiömme hallinnassa. Tämä tietosuojakäytäntö ei koske tällaisia kolmansien osapuolten resursseja. Emme vastaa ulkoisten verkkosivustojen sisällöstä tai tietosuojakäytännöistä. Suosittelemme tutustumaan kunkin ulkoisen resurssin tietosuojakäytäntöön ennen henkilötietojen antamista tällaisilla sivustoilla.

Lasten yksityisyys

Ymmärrämme lasten henkilötietojen suojaamisen tärkeyden. Verkkosivustoamme ja palvelujamme ei ole tarkoitettu alle 18-vuotiaille, emmekä tietoisesti kerää lasten tietoja ilman heidän vanhempiensa tai laillisten huoltajiensa asianmukaista suostumusta. Jos saamme tietää vastaanottaneemme tahattomasti alle 18-vuotiaan henkilötietoja, ryhdymme viipymättä toimiin kyseisten tietojen poistamiseksi palvelimiltamme. Vanhempia, jotka havaitsevat lapsensa mahdollisesti antaneen meille henkilötietoja, kehotetaan ottamaan meihin yhteyttä, jotta voimme poistaa kyseiset tiedot nopeasti.

Oikeutesi

Rekisteröitynä sinulla on GDPR:n ja muiden sovellettavien säädösten nojalla laajat henkilötietojasi koskevat oikeudet. Kunnioitamme näitä oikeuksia ja pyrimme helpottamaan niiden käyttämistä. Sinulla on oikeus:

• Tarkastaa tietosi: pyytää vahvistus henkilötietojesi käsittelystä sekä saada jäljennös sinua koskevista hallussamme olevista tiedoista. Näin voit tietää tarkalleen, mitä tietoja käsitellään, ja varmistaa käsittelyn lainmukaisuuden.
• Oikaista tietosi: pyytää sinua koskevien virheellisten tai vanhentuneiden henkilötietojen korjaamista. Teemme tarvittavat muutokset viipymättä varmistaaksemme tietojesi paikkansapitävyyden ja ajantasaisuuden.
• Poistaa tietosi: pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojesi poistamista (”oikeus tulla unohdetuksi”). Voit esimerkiksi pyytää poistamista, jos tietoja ei enää tarvita siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin, tai jos peruutat suostumuksesi eikä meillä ole muuta lainmukaista käsittelyperustetta. Huomaa, ettei tämä oikeus ole ehdoton — siihen liittyy poikkeuksia (emme esimerkiksi voi poistaa tietoja, jotka meidän on lain mukaan säilytettävä).
• Rajoittaa käsittelyä: pyytää tietyissä tilanteissa tietojesi käsittelyn väliaikaista rajoittamista (esimerkiksi kiistäessäsi tietojen paikkansapitävyyden tai vastustaessasi käsittelyä). Rajoituksen aikana ainoastaan säilytämme tietojasi ja keskeytämme niiden aktiivisen käsittelyn.
• Vastustaa käsittelyä: sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, jos se perustuu oikeutettuihin etuihimme tai tapahtuu suoramarkkinointia varten. Tietyissä laissa säädetyissä tapauksissa meidän on lopetettava tällainen käsittely pyynnöstäsi. Voit erityisesti aina lopettaa postitusten tilauksen ja vastustaa markkinointitarkoituksiin tehtävää profilointia.
• Siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: saada meille antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä muodossa (esimerkiksi CSV) ja/tai pyytää niiden siirtämistä suoraan toiselle palveluntarjoajalle, jos se on teknisesti mahdollista. Tätä oikeutta sovelletaan, kun käsittely perustuu suostumukseesi tai kanssasi tehtyyn sopimukseen ja se suoritetaan automaattisesti.
• Peruuttaa suostumus: jos tietojen käsittely perustuu suostumukseesi, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Peruuttaminen ei vaikuta ennen sitä suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen, mutta lopetamme kyseisen käsittelyn jatkossa. Voit esimerkiksi milloin tahansa lopettaa aiemmin hyväksymiesi markkinointiuutiskirjeiden tilauksen.

Sinulla on myös oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että oikeuksiasi on loukattu tai tietojasi on käsitelty lainvastaisesti. Viron valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun virasto (Andmekaitse Inspektsioon). Voit ottaa yhteyttä tähän viranomaiseen tai asuinpaikkasi valvontaviranomaiseen. Toivomme voivamme ratkaista kaikki huolenaiheet suoraan, mutta sinulla on aina oikeus saattaa asia sääntelyviranomaisen käsiteltäväksi.

Voit käyttää mitä tahansa näistä oikeuksista ottamalla meihin yhteyttä jollakin ”Yhteystiedot”-kohdassa mainitulla tavalla. Käsittelemme pyynnöt maksutta ja vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, joka tapauksessa GDPR:n edellyttämällä tavalla kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Jos tarvitsemme lisäaikaa tai joudumme hylkäämään pyynnön lainmukaisella perusteella, ilmoitamme siitä sinulle kyseisen ajan kuluessa ja selitämme syyt.

Käytännön päivitykset

Voimme ajoittain päivittää tätä tietosuojakäytäntöä toimintatapojemme, lainsäädännön tai uusien teknologioiden muutosten huomioimiseksi. Kun julkaisemme päivitetyn version, se tulee näkyviin tälle sivulle, jonka yläosassa ilmoitetaan viimeisimmän tarkistuksen päivämäärä.

Päivitetty versio tulee voimaan heti, kun se julkaistaan. Suosittelemme tarkistamaan tämän osion säännöllisesti pysyäksesi ajan tasalla voimassa olevasta versiosta.

Yhteystiedot

Jos sinulla on verkkosivustollamme tapahtuvaan henkilötietojesi käsittelyyn liittyviä kysymyksiä, kommentteja tai pyyntöjä, ota meihin yhteyttä:

• Yhtiö: Eesti Firma OÜ
• Rekisteritunnus: 14164797
• Osoite: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinna, Viro
• Tietosuojavastaava (DPO): Ilja Nikiforov
• Sähköposti: info@eestifirma.ee
• Puhelin: +372 641 7777

Arvostamme asiakkaidemme ja vierailijoidemme luottamusta ja pyrimme vastaamaan nopeasti ja perusteellisesti. Saat vastauksen sovellettavan lainsäädännön mukaisesti viimeistään kuukauden kuluttua pyyntösi päivämäärästä.

Otamme kysymyksesi mielellämme vastaan ja annamme aina lisätietoja henkilötiedoistasi ja niiden suojaamisesta. Yksityisyytesi ja tietojesi turvallisuus ovat meille ensisijaisen tärkeitä.