Eesti Firma OÜ
Lyhyesti
- Tämä käytäntö koskee vain yrityksemme LEI-palveluja. Muihin palveluihimme sovelletaan Eesti Firma:n yleistä tietosuojakäytäntöä.
- LEI-hakemusta varten tarvitsemme organisaation edustajan nimen, sähköpostiosoitteen ja puhelinnumeron, hänen toimivaltansa vahvistavat asiakirjat sekä maksutiedot.
- Olemme rekisteröintiedustaja: vastaanotamme hakemuksesi ja välitämme sen LEI-myöntäjälle. Maksut käsittelee maksupalveluntarjoaja.
- GLEIF-säätiön ylläpitämä avoin kansainvälinen LEI-tietokanta sisältää tietoja organisaatiosta, ei sen edustajasta: GLEIF:n säännöt edellyttävät tätä.
- Voimme jakaa yhteystietoja konserniyhtiöidemme ja sopimuskumppaneidemme kanssa. Voit kieltäytyä tästä milloin tahansa.
- Säilytämme tietoja niin kauan kuin hallinnoimme organisaation LEI:tä ja vielä 3 vuotta sen jälkeen. Säilytämme tietoja pidempään vain, jos laki sitä edellyttää: laskuja 7 vuotta ja rahanpesun torjuntaan liittyviä tietoja 5 vuotta.
- Suhteeseesi kanssamme sovelletaan Viron tasavallan lakia.
- Jos sinulla on kysyttävää tiedoistasi, kirjoita osoitteeseen [email protected].
1. Keitä olemme
LEI-palveluja tarjoaa Eesti Firma OÜ: rekisterikoodi 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, osoite Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Olemme LEI-rekisteröintiedustaja: verkkosivuston eestifirma.ee/lei kautta vastaanotamme hakemuksia LEI:n hankkimiseksi, uusimiseksi tai siirtämiseksi ja välitämme ne LEI-myöntäjälle. Vastaamme omasta henkilötietojen käsittelyosuudestamme: EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti olemme rekisterinpitäjä. Myöntäjä ja maksupalveluntarjoaja vastaavat kumpikin omasta osuudestaan (katso kohta 4).
Jos sinulla on kysyttävää tiedoistasi, kirjoita osoitteeseen [email protected].
LEI:t hankkivat organisaatiot, eivät yksityishenkilöt, joten organisaatiota itseään koskevat tiedot eivät ole henkilötietoja. Poikkeuksena on yksityinen elinkeinonharjoittaja, joka hankkii LEI:n omiin nimiinsä; hänen tietonsa ovat henkilötietoja. Kaikissa muissa tapauksissa hakemuksen henkilötiedot koskevat organisaation edustajaa tai yhteyshenkilöä (kontaktisik): nimeä, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa.
Tätä käytäntöä sovelletaan vain LEI-palveluihimme. Muihin palveluihimme sovelletaan Eesti Firma:n yleistä tietosuojakäytäntöä, joka on julkaistu osoitteessa eestifirma.ee.
2. Mitä tietoja keräämme
Keräämme tiedot, joita tarvitsemme hakemuksen tarkistamiseen, maksun vastaanottamiseen ja lakisääteisten vaatimusten täyttämiseen. Ilman näitä tietoja emme voi järjestää LEI:tä.
| Tiedot | Lähde |
|---|---|
Edustajan tai yhteyshenkilön etu- ja sukunimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asema tai toimivallan peruste |
Hakija |
Toimivallan ja konsernirakenteen osoittavat asiakirjat (valtakirja, rekisteriote, emoyhtiöitä koskevat asiakirjat); ne voivat sisältää nimen, henkilötunnuksen ja allekirjoituksen |
Hakija ja viralliset rekisterit |
Maksutiedot: maksajan nimi, aika, määrä ja maksutapa; korttimaksuissa token eli maksupalveluntarjoajan pseudonymisoima korttitunniste |
Maksaja ja maksupalveluntarjoaja |
Kirjeenvaihto kanssamme |
Sinä |
Verkkosivuston käyttötiedot (IP-osoite, evästeet) |
Laitteesi |
Voimme sekä me että myöntäjä tarkistaa hakemustiedot virallisista rekistereistä ja GLEIF:n avoimesta tietokannasta. Emme näe tai tallenna kortin numeroa, voimassaolopäivää tai turvakoodia: niitä käsittelee vain maksupalveluntarjoaja.
Hakemuksen jättää usein johtajan henkilökohtaisesti sijasta kirjanpitäjä, lakimies tai muu avustaja. Jos sisällytät hakemukseen toisen henkilön tietoja, esimerkiksi hallituksen (juhatus) jäsenen tai valtakirjan allekirjoittaneen henkilön tietoja, näytä tämä käytäntö hänelle. Jos joku muu on toimittanut tietosi, tätä käytäntöä sovelletaan myös sinuun, mukaan lukien kaikki kohdassa 7 mainitut oikeudet.
3. Miksi käytämme tietoja
Alla olevassa taulukossa esitetään, miksi käytämme tietoja ja millä oikeusperusteella. Hakemuksen jättämiseen ei tarvita erillistä suostumusta: ilman näitä tietoja sopimusta ei voida tehdä tai toteuttaa.
| Miksi | Oikeusperuste |
|---|---|
LEI:n hankkimista, uusimista tai siirtämistä koskevan hakemuksen tarkistaminen, edustajan toimivallan varmistaminen, maksun vastaanottaminen (mukaan lukien tokenin avulla tehtävä automaattinen uusiminen) ja kysymyksiisi vastaaminen |
Yksityiselle elinkeinonharjoittajalle: sopimus hänen kanssaan ja sopimusta edeltävät toimet (Art. 6(1)(b) GDPR). Organisaation edustajalle: meidän ja organisaation oikeutettu etu sopimuksen tekemiseen ja toteuttamiseen (Art. 6(1)(f)) |
Muistuttaa sinua LEI:n lähestyvästä vanhenemisesta |
Meidän ja organisaation oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)): vanhentuneen LEI:n vuoksi pankki tai välittäjä voi kieltäytyä palvelemasta organisaatiota |
Kirjoittaa asiakkaille vastaavista palveluistamme |
Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)): kerromme asiakkaille, mitä muuta voimme tehdä heidän hyväkseen |
Jakaa yhteystietoja konserniyhtiöidemme ja sopimuskumppaneidemme kanssa, jotta ne voivat tarjota asiakkaalle siihen liittyviä palveluja |
Meidän ja vastaanottajan oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)): liiketoiminnan kasvattaminen ja siihen liittyvien palvelujen tarjoaminen asiakkaille |
Kirjanpidon hoitaminen, viranomaisten pyyntöihin vastaaminen sekä rahanpesun torjuntaa ja kansainvälisiä pakotteita koskevien vaatimusten noudattaminen |
Lakisääteinen velvoite (Art. 6(1)(c)) |
Oikeuksiemme puolustaminen riidoissa, verkkosivuston toiminnan ja turvallisuuden ylläpito, sisäisten tilastojen ylläpito ja palvelun parantaminen |
Oikeutettu etu (Art. 6(1)(f)) |
Verkkosivuston tilastojen kerääminen ja mainonnan mittaaminen evästeiden avulla |
Suostumuksesi (Art. 6(1)(a)) |
Voit kieltäytyä sähköposteistamme ja yhteystietojesi jakamisesta lähettämällä sähköpostia osoitteeseen [email protected]. Palveluviestit (vahvistukset, laskut, ilmoitukset automaattisen uusimisen tulevasta veloituksesta) lähetetään joka tapauksessa: ne ovat osa palvelua.
Käytämme hakemusten ja asiakirjojen tarkistamisessa automatisoituja työkaluja, myös tekoälyyn perustuvia työkaluja. Ne avustavat asiantuntijoitamme. Jos olet eri mieltä tarkistuksen tuloksesta, kirjoita meille, niin ihminen tarkistaa hakemuksen.
4. Kenelle jaamme tietoja
Kukin vastaanottaja saa vain työtehtävänsä hoitamiseen tarvitsemansa määrän tietoja.
| Kenelle | Rooli | Miksi |
|---|---|---|
LEI-myöntäjä, GLEIF-säätiön LEI:den myöntämiseen akkreditoima organisaatio (GLEIF-asiakirjoissa sitä kutsutaan myös Local Operating Unit, LOU). Myöntäjämme on nimetty LEI-palvelun yleisissä ehdoissa |
Vastaa tiedoista itsenäisesti (GDPR:n mukainen itsenäinen rekisterinpitäjä) |
Myöntää, uusii ja siirtää LEI:tä. Vastaanottaa hakemustiedot, mukaan lukien edustajan nimen ja yhteystiedot sekä hänen toimivaltansa vahvistavat asiakirjat |
Maksupalveluntarjoaja, jonka näet maksaessasi |
Vastaa tiedoista itsenäisesti (GDPR:n mukainen itsenäinen rekisterinpitäjä) |
Käsittelee maksuja, mukaan lukien korttitietoja |
Palveluntarjoajamme: hosting, sähköpostin toimitus, chat, asiakirjojen tarkistustyökalut, kirjanpito |
Toimivat ohjeidemme mukaisesti (GDPR:n mukaiset henkilötietojen käsittelijät) |
Pitävät verkkosivuston ja chatin toiminnassa, lähettävät sähköposteja, tarkistavat asiakirjoja ja hoitavat kirjanpidon. Ne eivät saa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa |
Konserniyhtiömme ja sopimuskumppanimme |
Vastaavat tiedoista itsenäisesti (GDPR:n mukaiset itsenäiset rekisterinpitäjät) |
Saavat organisaation nimen ja sen edustajan yhteystiedot asiakkaan palvelemiseksi tai siihen liittyvien palvelujen tarjoamiseksi |
Analytiikka- ja mainospalvelut |
Ohjeidemme mukaisesti tai itsenäisesti |
Verkkosivuston tilastointi ja mainonnan mittaaminen vain suostumuksellasi |
Vaihdamme palveluntarjoajia ja kumppaneita ajoittain, joten mainitsemme tässä vain niiden luokat. Jos kirjoitat osoitteeseen [email protected], kerromme tarkalleen, kuka vastaanottaa tietojasi tällä hetkellä.
Lisäksi viranomaiset ja tuomioistuimet voivat saada tietoja, jos laki niin määrää, sekä lakimiehemme, tilintarkastajamme ja muut ammattimaiset neuvonantajamme, kun tämä on tarpeen oikeuksiemme suojaamiseksi tai työmme tarkistamiseksi. Jos siirrämme tämän liiketoiminnan toiselle yritykselle, asiakastiedot siirtyvät sille ja asiakkaille ilmoitetaan asiasta.
GLEIF:n sääntöjen mukaan myöntäjä välittää organisaation tiedot säätiölle, ja ne julkaistaan avoimessa tietokannassa: nimi, rekisterinumero, osoitteet, LEI:n tila ja emoyhtiöitä koskevat tiedot. Nämä tiedot ovat avoimia, ja kuka tahansa voi käyttää niitä. Edustajan nimi ja yhteystiedot eivät kuulu tähän tietojoukkoon. Jos organisaation omistaa yksityishenkilö, ilmoitetaan vain tämä seikka ilman nimeä. Poikkeus: yksityinen elinkeinonharjoittaja hankkii LEI:n omiin nimiinsä, joten hänen nimensä ja osoitteensa julkaistaan.
Säilytämme tietoja pääasiassa Euroopan talousalueella. Jotkin vastaanottajat sijaitsevat sen ulkopuolella tai käsittelevät tietoja sen ulkopuolella. Tällöin siirto perustuu Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin. Kirjoita osoitteeseen [email protected], niin annamme yksityiskohdat, myös maat.
5. Kuinka kauan säilytämme tietoja
Säilytämme tietoja enintään niin kauan kuin palvelu vaatii tai laki edellyttää.
| Tiedot | Säilytysaika |
|---|---|
Hakemus, asiakirjat ja kirjeenvaihto |
Niin kauan kuin hallinnoimme organisaation LEI:tä sekä vielä 3 vuotta (Viron lainsäädännön mukainen vanhentumisaika) |
Tiedot, jotka meidän on säilytettävä rahanpesun torjuntaa koskevien sääntöjen nojalla |
5 vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen |
Maksamattomat hakemukset ja tiedustelut, jotka eivät johtaneet tilaukseen |
6 kuukautta |
Laskut ja muut kirjanpidon tositteet |
7 vuotta tilikauden päättymisestä Viron kirjanpitolain edellyttämällä tavalla |
Korttimaksun token |
Niin kauan kuin automaattinen uusiminen on käytössä tai kunnes kortti vanhenee |
Riitaan liittyvät tiedot |
Kunnes riita on lopullisesti ratkaistu |
Kun säilytysaika päättyy, poistamme tai anonymisoimme tiedot seuraavan aikataulutetun puhdistuksen yhteydessä. Myöntäjä säilyttää hakemustiedot omien sääntöjensä mukaisesti ja vastaa siitä itse.
6. Evästeet
Verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä käytetään ilman suostumusta. Kaikki muut (toiminnalliset, tilasto- ja markkinointievästeet) otetaan käyttöön vain, jos olet hyväksynyt ne evästeilmoituksessa. Voit muuttaa tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa verkkosivuston evästeasetuksissa. Siellä on myös luettelo evästeistä, niiden palveluntarjoajista ja säilytysajoista.
7. Oikeutesi
Voit:
- selvittää, mitä tietojasi käsittelemme, ja saada niistä jäljennöksen;
- pyytää meitä korjaamaan virheelliset tiedot;
- pyytää meitä poistamaan tiedot, jos niitä ei enää tarvita tai niiden käsittelylle ei ole perustetta;
- pyytää meitä rajoittamaan käsittelyä esimerkiksi silloin, kun tietojen paikkansapitävyys on kiistanalainen;
- vastustaa käsittelyä, jota suoritamme oikeutetun edun perusteella. Lopetamme muistutukset, kaiken suoramarkkinoinnin sekä yhteystietojen jakamisen konserniyhtiöille ja kumppaneille ensimmäisestä pyynnöstäsi, eikä sinun tarvitse ilmoittaa syytä;
- saada sopimuksen tai suostumuksen perusteella käsittelemämme tiedot koneellisesti luettavassa muodossa tai, jos se on teknisesti mahdollista, pyytää meitä siirtämään ne toiselle yritykselle;
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Tämä ei vaikuta jo suoritettuun käsittelyyn.
Voit tehdä tämän kirjoittamalla osoitteeseen [email protected]. Vastaamme yhden kuukauden kuluessa. Jos pyyntö on monimutkainen, voimme pidentää määräaikaa vielä kahdella kuukaudella ja ilmoitamme siitä ensimmäisen kuukauden aikana. Pyydämme joskus henkilöllisyystodistusta, jotta tietoja ei luovuteta väärälle henkilölle.
8. Sovellettava laki, valitukset ja tämän käytännön muutokset
Suhteeseesi kanssamme sovelletaan Viron tasavallan lakia, mukaan lukien GDPR sellaisena kuin sitä sovelletaan Virossa.
Jos katsot, että käsittelemme tietojasi virheellisesti, kirjoita meille osoitteeseen [email protected], ja teemme parhaamme asian korjaamiseksi. Sinulla on myös oikeus tehdä milloin tahansa valitus Viron tietosuojavalvontaviranomaiselle (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) tai sen maan valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet.
Tämän käytännön voimassa oleva versio julkaistaan aina osoitteessa eestifirma.ee/lei, ja viimeisimmän päivityksen päivämäärä näkyy yläosassa. Ilmoitamme olennaisista muutoksista verkkosivustolla tai sähköpostitse.