Virolaisten yritysten yhtiöasiakirjat

Tilaa rekisteriotteet ja oikeaksi todistetut jäljennökset OÜ-yhtiöllesi

Kaupparekisteri määrittää niiden sisällön, ja vastaanottava maa määrittää, miten ne on vahvistettava.

Eesti Firma valmistelee virolaisille yrityksille yhtiöasiakirjoja eli lakisääteisiä ja rekisteröintiin liittyviä asiakirjoja, joiden avulla yrityksesi voi esiintyä uskottavasti kansainvälisillä markkinoilla. Hoidamme myös yritysten rekisteröinnin Virossa ja valmiiden virolaisten yritysten myynnin,joten tiedämme tarkasti, mitä yhtiöasiakirjoja eri vastapuolet yleensä pyytävät. Alta löydät täydellisen luettelon hankkimistamme virolaisten yritysten asiakirjoista, niiden hinnat ja tiedon siitä, milloin apostille tarvitaan.

Tilaa yhtiöasiakirjat

Oikeaksi todistetut yhtiöasiakirjat virolaiselle yrityksellesi

Kenelle palvelu on tarkoitettu

Virolaisten yritysten omistajille ja johtajille, jotka tarvitsevat asiakirjatodisteita yrityksestä ulkomailla esimerkiksi avatessaan ulkomaista pankki- tai maksutiliä, rekisteröidessään sivuliikettä tai tytäryhtiötä, osallistuessaan tarjouskilpailuun, allekirjoittaessaan sopimusta uuden vastapuolen kanssa tai läpäistessään Due Diligence- ja AML/CFT-tarkastuksia.

• Suoraan Viron kaupparekisteristä hankitut rekisteriotteet ja lakisääteiset asiakirjat

• Käännös englanniksi sisältyy jokaisen asiakirjan hintaan

• Apostille järjestetään käyttöä varten yli 120 Haagin yleissopimuksen sopimusvaltiossa

• Vero- ja ALV-todistukset hankitaan Viron vero- ja tullihallitukselta

• Maailmanlaajuinen kuriiritoimitus sekä EU-alueelle että EU:n ulkopuolelle

• Useimpien asiakirjojen tavanomainen valmisteluaika on 1–3 työpäivää

Virolaiset yhtiöasiakirjat: tärkeimmät tiedot

Lyhyt opas omistajille, johtajille ja compliance-tiimeille.

Mitä yhtiöasiakirjat ovat ja miksi ne ovat tärkeitä?

Yhtiöasiakirjat ovat virallisia asiakirjoja, jotka todistavat virolaisen yrityksen oikeudellisen olemassaolon, omistuksen ja johdon. Ne vahvistavat, milloin yritys rekisteröitiin, mikä sen rekisterikoodi ja rekisteröity osoite ovat, keitä sen osakkeenomistajat ja tosiasialliset edunsaajat ovat sekä kenellä on oikeus allekirjoittaa sen puolesta. Jokainen vakavasti otettava vastapuoli — pankki, maksulaitos, hankintayksikkö tai ulkomainen veroviranomainen — tarkistaa nämä tiedot asiakirjoista eikä yrityksen omasta ilmoituksesta.

Vaatimukset ovat tiukentuneet viime vuosikymmenen aikana. Rahanpesun vastaiset säännöt, Due Diligence -menettelyt ja rajat ylittävää avoimuutta koskevat standardit ovat tehneet asiakirjatodisteista tavanomaisen vaatimuksen kaikille kansainvälistä kauppaa harjoittaville yrityksille. Todisteiden on myös oltava ajantasaisia, asianmukaisesti myönnettyjä ja vastaanottavassa maassa muodollisesti tunnustettavia: kuusi kuukautta vanha, kääntämätön tai vahvistamaton asiakirja hylätään yleisesti.

Virolaisen yrityksen asiakirjat: mitä voit tilata ja mitä se maksaa

Alla on koko valikoima yhtiöasiakirjoja, joita virolaiselta yritykseltä yleensä pyydetään ulkomailla. Jokainen asiakirja toimitetaan vakiona englanniksi käännettynä, ja hinta on kiinteä asiakirjaa kohden ilman avoimeksi jäävää tuntiveloitusta.

• Rekisterikortti: ote Viron kaupparekisteristä ja yrityksen keskeinen tunnisteasiakirja — nimi, rekisterikoodi, rekisteröintipäivä, rekisteröity osoite, osakepääoma, hallituksen jäsenet ja nykyinen tila.
• Yhtiöjärjestys: osakepääomaa koskevat säännöt, päätöksenteon määräenemmistöt ja edustamisoikeudet.
• Perustamissopimus: yrityksen perustamisasiakirja. Sen muoto vaihtelee sen mukaan, onko yritys perustettu verkossa vai notaarin kautta, minkä vuoksi ne hinnoitellaan erikseen.
• Päätös johtajan nimittämisestä: kenellä on hallituksen toimivalta ja mistä päivästä lähtien — tavanomainen vaatimus pankin onboarding-prosessissa.
• Luettelo tosiasiallisista edunsaajista (UBO): omistusrakenteen taustalla olevat henkilöt kaupparekisteriin merkittyinä.
• Vuosikertomus: toimitettu tilinpäätös, jolla osoitetaan taloudellinen asema luotonantajille, sijoittajille ja hankintaviranomaisille.
• Verotuksellista kotipaikkaa ja ALV-rekisteröintiä koskevat todistukset: Viron vero- ja tullihallituksen myöntämät todistukset kaksinkertaisen verotuksen välttämistä koskevan sopimuksen mukaista verohuojennusta ja ALV-aseman tarkistamista varten.
• Certificate of Incumbency- ja Certificate of Good Standing -todistukset: Eesti Firman allekirjoittamat ja leimaamat asiakirjat niitä edellyttäville vastapuolille.

Milloin tarvitset oikeaksi todistettuja yhtiöasiakirjoja?

Virolaisen yrityksen asiakirjoja pyydetään yleensä muutamissa toistuvissa tilanteissa:

• Pankki- tai maksutilin avaaminen ulkomailla — pankit ja sähköisen rahan liikkeeseenlaskijalaitokset pyytävät onboarding-prosessissa tuoreen rekisteriotteen, yhtiöjärjestyksen ja UBO-tiedot.
• Sivuliikkeen tai tytäryhtiön rekisteröiminen toisessa maassa, kun ulkomainen rekisteri vaatii vahvistetun todisteen emoyhtiöstä.
• Julkiset tarjouskilpailut ja hankinnat,joissa yleensä vaaditaan todiste oikeudellisesta olemassaolosta, asianmukaisesta asemasta ja toimitetuista tilinpäätöksistä.
• Due Diligence- ja AML/CFT-onboarding uuden asiakkaan, toimittajan, sijoittajan tai alustan kanssa.
• Kaksinkertaisen verotuksen välttämistä koskevan sopimuksen mukaisen verohuojennuksen hakeminen,kun ulkomainen maksaja tai veroviranomainen vaatii verotuksellisen kotipaikkatodistuksen ennen alennetun lähdeverokannan soveltamista.
• Oikeudenkäynnit, notaarimenettelyt ja sopimusmenettelyt ulkomailla,kun allekirjoittajan toimivalta on todistettava muodollisesti.

Kysy kaikissa näissä tapauksissa vastaanottavalta osapuolelta ennen tilaamista kaksi asiaa: kuinka tuore asiakirjan on oltava ja tarvitaanko siihen apostille? Kun saat nämä kaksi asiaa oikein, vältät lähes kaikki uusintatilaukset.

Mitkä yhtiöasiakirjat ovat virallisia ja mitkä eivät?

Kaikilla virolaisen yrityksen ”todistuksiksi” kutsutuilla asiakirjoilla ei ole samaa painoarvoa. Viron lainsäädännössä tietyt asiakirjat tunnustetaan valtion viranomaisen myöntämiksi julkisiksi asiakirjoiksi, kun taas toiset ovat palveluntarjoajan antamia yksityisiä vahvistuksia. Molemmat ovat hyödyllisiä, mutta vain ensimmäisen ryhmän asiakirjat voidaan varustaa apostillella.

Virolaisten yhtiöasiakirjojen kolme ryhmää

Kuka myöntää mitäkin ja mihin kukin ryhmä hyväksytään.

Tarvitsevatko yhtiöasiakirjasi apostillen?

Virossa voimassa oleva asiakirja ei ole automaattisesti voimassa ulkomailla. Jotta se tunnustettaisiin toisessa maassa, se tarvitsee yleensä apostillen eli vakiomuotoisen todistuksen, joka vahvistaa asiakirjan allekirjoituksen, leiman ja sen myöntäneen virkamiehen aseman aitouden. Apostille ei ota kantaa itse asiakirjan sisältöön.

Viro liittyi vuoden 1961 Haagin apostilleyleissopimukseen 30. syyskuuta 2001 alkaen, joten todistus tunnustetaan yli 120 valtiossa. Virossa apostilleja myöntävät ministeriön sijasta notaarit, ja saatavilla on sekä paperisia että sähköisiä versioita. Tarkista ennen tilaamista, kumman vastaanottava viranomainen hyväksyy.

Yksi käytännön seikka: vain julkiset asiakirjat voidaan varustaa apostillella. Viron kaupparekisterin ote on siksi ensin vahvistettava notaarilla, ja tämä vaihe sisältyy palveluumme, kun tilaat meiltä apostillella varustettuja yhtiöasiakirjoja.

Tarvitsetko koko apostillemenettelyn?

Tällä sivulla apostille käsitellään yhtenä yhtiöasiakirjojen valmistelun vaiheena. Itse menettelystä — apostilleen soveltuvista asiakirjoista, notaarimenettelyn kulusta, käsittelyajoista, e‑apostille-vaihtoehdoista ja toiminnasta silloin, kun kohdemaa ei kuulu yleissopimukseen — kerrotaan erillisessä Viron apostillea koskevassaoppaassamme.

Miksi valita Eesti Firma

Olemme tukeneet virolaisia ja kansainvälisiä yrityksiä järjestelmällisillä yritys- ja compliance-ratkaisuilla vuodesta 2016 lähtien. Palveluihimme kuuluvat yritysten rekisteröinti Virossa ja valmiiden virolaisten yritysten myynti.Yhtiöasiakirjojen valmistelu kuuluu Tallinnan-toimistomme päivittäiseen työhön, joten tiedämme, mitä eri pankit, rekisterit ja viranomaiset käytännössä hyväksyvät.

Toimimme säänneltynä yrityspalvelujen tarjoajana Viron rahanpesun vastaisten sääntöjen ja toimiluvan saaneisiin TCSP-palveluntarjoajiin sovellettavien yritysstandardien mukaisesti. Tämä antaa asiakkaille oikeusvarmuutta ja ennakoitavan hallinnollisen prosessin.

Yhtiöasiakirjojen tilaaminen Virosta

Prosessi hoidetaan kokonaan etänä, ja ensimmäisestä viestistä asiakirjojen vastaanottamiseen kuluu yleensä muutama työpäivä.

1. 1

   Kerro meille, mitä tarvitset

   Lähetä vastapuolen tarkistuslista tai kuvaile tilanne. Vahvistamme, mitkä virolaiset asiakirjat täyttävät vaatimukset ja tarvitaanko apostille.

2. 2

   Saat kiinteän tarjouksen

   Erittelemme jokaisen asiakirjan, tarvittaessa apostillen hinnan sekä toimitusvaihtoehdon — kaikki hinnat ilmoitetaan etukäteen.

3. 3

   Keräämme ja valmistelemme kaiken

   Rekisteriasiakirjat, verotodistukset ja palveluntarjoajan vahvistukset kerätään ja käännetään englanniksi 1–3 työpäivän kuluessa.

4. 4

   Notaarin vahvistus ja apostille

   Kun vastaanottava maa sitä edellyttää, järjestämme notaarin vahvistuksen ja liitämme asiakirjaan apostillen.

5. 

   Saat asiakirjakokonaisuuden

   Skannatut jäljennökset lähetetään sähköpostitse, ja alkuperäiset asiakirjat toimitetaan kuriirilla mihin tahansa osoitteeseen Euroopan unionissa tai sen ulkopuolella.