Kako registrirati tvrtku u Europi: objašnjen postupak

Ne postoji europski registar društava. Registracija tvrtke u Europi uvijek znači podnošenje prijave jednom nacionalnom poslovnom registru, prema pravu te države — a nakon upisa subjekt posluje na cijelom jedinstvenom tržištu.

Ovaj vodič objašnjava postupak, a ne odredište: kako korak po korak osnovati društvo u EU-u — što registar traži, kojim redoslijedom, kako osnivačke dokumente potpisuje osoba koja nikada ne putuje zrakoplovom i što upis mijenja. Odabir među državama zasebno je pitanje, obrađeno u našoj usporedbi gdje osnovati tvrtku u Europi.

Što registracija tvrtke u Europi zapravo znači

Pravni je čin ograničen i precizan: službeno tijelo razmatra prijavu i upisuje novu pravnu osobu u javni registar. Prije tog upisa društvo ne postoji — potpisani statut, uplaćeni ulog i dogovoreni naziv sami po sebi ne stvaraju ništa.

Upravo zato registri odbijaju prijave umjesto da o njima pregovaraju: ispitivač uspoređuje dokumentaciju sa zakonom, a ne procjenjuje poslovanje koje stoji iza nje. Upis donosi registracijski broj i javni zapis o osobama koje upravljaju društvom — zapis koji provjerava svaka ugovorna strana i nadzorno tijelo.

Dokumenti i podaci koje poslovni registar traži

Uvjeti registracije razlikuju se među trgovačkim registrima, ali dokumentacija je iznenađujuće ujednačena: gotovo svako europsko osnivanje društva svodi se na istih osam podataka.

Koraci registracije: od provjere naziva do upisa

Redoslijed je važan: koraci ovise jedan o drugome, a pogrešan slijed stoji tjedana.

1. Odredite državu i pravni oblik. Iz toga proizlaze dokumenti, način potpisivanja i pravila o kapitalu.
2. Odredite način potpisivanja. Priznati elektronički identitet, osobni dolazak ili punomoć — za osnivača u inozemstvu to je stavka s najduljim rokom pripreme.
3. Provjerite naziv. Provjerite ga u registru prije izrade dokumenata jer odbijeni naziv poništava svaki dokument koji ga sadrži.
4. Izradite i potpišite osnivačke dokumente. Statut i odluku osnivača potpisujte u obliku koji država priznaje.
5. Osigurajte registriranu adresu i kapital. Za oboje treba dokaz u obliku koji registar prihvaća — što nije uvijek očito.
6. Podnesite prijavu i pričekajte pregled. Registar provjerava dokumentaciju, može postaviti dodatna pitanja, zatim obavlja upis i izdaje registracijski broj.

Koraci od trećeg do petog mogu se preklapati; prvi i drugi ne mogu. Ako želite da netko vodi cijeli postupak od početka do kraja, tome služi naša usluga osnivanja društva u Europi.

Kako potpisati osnivačke dokumente iz inozemstva

Ovaj korak odlučuje hoće li projekt osnivača nerezidenta teći glatko ili sporo. Pravo društava EU-a sada zahtijeva od država članica da omoguće potpuno internetsko osnivanje barem privatnog društva s ograničenom odgovornošću, bez osobnog dolaska osnivača pred bilo koje tijelo — direktive o pravu društava postavljaju taj minimum, iako ga države provode različito.

Postoje tri mogućnosti.

• Elektronički identitet. Digitalni identitet priznat u toj državi, kojim se stavlja kvalificirani elektronički potpis — najbrži način internetske registracije društva, iako priznanje nikada nije automatsko.
• Osobni dolazak. Potpisivanje pred nadležnim službenikom u samoj državi. Sporije je i skuplje, ali rješava svako pitanje oblika dokumenata.
• Punomoć. Zastupnik potpisuje u vaše ime. Dokument se obično ovjerava kod javnog bilježnika u mjestu vašeg prebivališta, legalizira — najčešće apostilleom — i prevodi po sudskom tumaču prije nego što vrijedi u inozemstvu.

Punomoć najčešće ne uspijeva iz jednog razloga: sastavljena je preusko. Zastupnik ovlašten za „registraciju društva” može ustanoviti da ne može otvoriti račun za kapital, potpisati ugovor o adresi ili odgovoriti na pitanja registra. Ovlaštenje mora obuhvatiti cijeli niz radnji, pa se zato sastavlja uz ostale korporativne dokumente, a ne preuzima s interneta.

Prve obveze novog društva

Za novo društvo upis je trenutak kada počinju obveze — četiri odjednom.

• Zapis postaje javan. Registracijski broj, direktori i statut postaju pretraživi u poslovnom registru; svaka kasnija promjena također se mora prijaviti.
• Prijavljuju se stvarni vlasnici. Obično zasebnom prijavom s vlastitim rokom, a čest je način na koji društvo izgubi uredan status.
• Knjigovodstvo počinje odmah. Obveza nastaje prvom transakcijom, a ne prvim računom, zbog čega se računovodstvo organizira usporedno s registracijom.
• Porezne i platne obveze su zasebne. Registracija za pojedine poreze zasebna je prijava, a račun kod financijske institucije ovisi o procjeni pružatelja usluge.

Kako se to opterećenje osjeća iz mjeseca u mjesec ovisi o državi u kojoj ste podnijeli prijavu — to je pitanje vođenja poslovanja, a ne njegova pokretanja, obrađeno u našem vodiču o poslovanju u Europi.

Gdje europske prijave zapinju

Registri rijetko izravno odbijaju prijavu: zaustave postupak, zatraže nešto i čekaju. Kašnjenje je gotovo uvijek u dokumentaciji, a ne u registru. Ovo su ponavljajući razlozi.

• Naziv previše sličan postojećem, otkriven nakon izrade dokumenata.
• Opis djelatnosti toliko širok da se čini kako obuhvaća licencirano područje.
• Dokumenti izvan EU-a koji stižu bez apostillea ili ovjerenog prijevoda.
• Elektronički potpis koji vrijedi u matičnoj državi, ali ga primateljski registar ne priznaje.
• Dokaz o uplati kapitala u obliku koji registar ne prihvaća.
• Član koji je pravna osoba, a čiji se vlasnički lanac ne može dokumentirati do fizičkih osoba.
• Punomoć koja ne obuhvaća radnje koje zastupnik mora izvršiti.

Svaki je od tih problema jeftino spriječiti, a skupo ispraviti nakon predaje dokumentacije.

Kako Eesti Firma može pomoći

Eesti Firma je licencirani estonski pružatelj usluga za zaklade i društva. Za međunarodne osnivače pripremamo i podnosimo europske prijave za registraciju: osnivačke dokumente, način potpisivanja koji odgovara vašem slučaju, registriranu adresu i prijavu stvarnog vlasnika.

Recite nam gdje želite podnijeti prijavu, a mi ćemo sastaviti paket — ili opišite poslovanje pa ćemo otvoreno reći koji je put realan.

Pošaljite upit

Često postavljana pitanja