Kratak odgovor
Potvrda o ovlaštenim osobama potvrđuje tko trenutačno upravlja društvom i tko ga posjeduje. Potječe iz zemalja običajnog prava i nijedno estonsko tijelo je ne izdaje. Kao licencirani pružatelj usluga za društva i trustove, Eesti Firma može izdati potvrdu o ovlaštenim osobama za Vaše estonsko društvo u svoje ime. Prije izdavanja provjeravamo društvo u estonskom sudskom registru (Äriregister) i drugim službenim izvorima.
Što je potvrda o ovlaštenim osobama
Potvrda o ovlaštenim osobama, odnosno incumbency certificate, navodi tko na određeni datum obnaša funkciju u društvu: direktori, članovi društva te, prema potrebi, tajnik društva. U Ujedinjenoj Kraljevini, Cipru, Hong Kongu, Britanskim Djevičanskim Otocima i drugim jurisdikcijama običajnog prava potpisuje je tajnik društva ili registrirani agent, a banke je smatraju dokazom o tome tko može djelovati za društvo.
Estonsko pravo nema takav dokument. Isti su podaci javno dostupni u e-Business Register, pa estonska banka jednostavno provjeri društvo. Problemi nastaju kada kontrolni popis strane ugovorne strane izričito traži „certificate of incumbency”.
Kada ga estonsko društvo treba
Zahtjevi gotovo uvijek dolaze izvan Estonije: od strane banke ili platne institucije pri otvaranju računa, internetske tržnice ili kripto burze pri uključivanju trgovca, odvjetnika koji provode provjeru poznavanja klijenta (KYC) ili javnog bilježnika u inozemstvu koji obrađuje posao s nekretninom ili udjelima.
Registarska kartica iz e-Business Register često je dovoljna, osobito uz apostille. No neki timovi za usklađenost inzistiraju na dokumentu s naslovom „Certificate of Incumbency” koji je potpisao regulirani stručnjak te umjesto njega ne prihvaćaju ispis iz registra.
Zašto je estonska tijela ne izdaju
Estonski sudski registar (Äriregister) izdaje registarske kartice i izvatke, a ne potvrde, dok javni bilježnik ovjerava potpise i preslike. Estonski OÜ nema tajnika društva ni registriranog agenta, stoga osoba koja inače potpisuje potvrdu o ovlaštenim osobama ovdje ne postoji.
Postoji licencirani pružatelj usluga za društva i trustove (TCSP). Prema Zakonu o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma, takvi pružatelji imaju licencu Financial Intelligence Unit (FIU) i posluju pod njegovim nadzorom. Potvrda o ovlaštenim osobama koju licencirani TCSP izdaje u svoje ime najbliži je estonski ekvivalent onome što strana banka očekuje i dosad nijedna naša potvrda nije odbijena.
Što sadrži naša potvrda o ovlaštenim osobama
Potvrdu izdajemo na memorandumu Eesti Firma, uz navođenje našeg registarskog koda i broja FIU licence, te za Vaše društvo potvrđujemo sljedeće:
| Stavka | Što potvrđuje |
|---|---|
| Naziv, registarski kod, datum registracije, pravni oblik | Točne podatke društva evidentirane u estonskom sudskom registru (Äriregister) te da je riječ o estonskom društvu s ograničenom odgovornošću (OÜ) |
| Temeljni kapital | Iznos i je li uplaćen |
| Financijska godina | Obično od 1. siječnja do 31. prosinca |
| Status | Da je društvo upisano u registar i da ima uredan pravni status |
| Porezni dug | Da društvo na datum potvrde nema porezni dug, prema EMTA |
| Uprava i članovi društva | Svaki član uprave i član društva sa svojim identifikacijskim podacima |
Prije potpisivanja provjeravamo društvo u estonskom sudskom registru (Äriregister), upitu EMTA o poreznom dugu i drugim službenim izvorima. Potvrda navodi datum provjere, a potpisuje je i pečatira odvjetnik i član uprave (juhatus) društva Eesti Firma. Ako primatelj to zahtijeva, javni bilježnik može ovjeriti potpis. Apostille je drugo pitanje: namijenjen je javnim dokumentima, pa se privatna potvrda poput ove ne može izravno apostilleirati. Ako primatelj inzistira na njemu, bolja je opcija registarska kartica s apostilleom.
Kako naručiti
Pošaljite nam naziv društva i navedite tko će primiti potvrdu te treba li mu javnobilježnički ovjeren potpis. Potvrda stoji €100 i, uz ažurne podatke registra, bit će spremna unutar jednog radnog dana. Ako registar nije ažuriran, primjerice ako je član uprave već otišao, reći ćemo Vam što najprije trebate ispraviti.
Često postavljana pitanja
Ne. Registar izdaje registarske kartice i izvatke, koji često zadovoljavaju stranog primatelja. Kada primatelj inzistira na dokumentu nazvanom potvrda o ovlaštenim osobama, izdaje ga licencirani pružatelj usluga.
Nema fiksni rok valjanosti: odražava stanje registra na datum izdavanja. Većina primatelja želi dokument izdan tijekom posljednjih nekoliko mjeseci, stoga prije naručivanja provjerite njihov zahtjev.
Naručivanje korporativnih dokumenata za Vaše estonsko društvo
Ako trebate potvrdu o ovlaštenim osobama ili druge korporativne dokumente za Vaše estonsko društvo, možemo ih pripremiti. A ako društvo još ne postoji, možemo početi s osnivanjem društva u Estoniji.
