Planirate proširiti svoje strano društvo na estonsko tržište i tržište EU-a? Tada trebate registrirati ovisno društvo — estonsko društvo čiji udjeli pripadaju vašem postojećem „matičnom” društvu u inozemstvu. Dobra vijest: postupak je vrlo sličan standardnom osnivanju društva u Estoniji. Stvarna je razlika u dokumentaciji.
Ovaj vodič za početnike objašnjava koje dokumente vaše matično društvo mora pripremiti, koji od tri postupka registracije odabrati i zašto čak i digitalni postupak i dalje zahtijeva izvorne papirnate dokumente.
Kratki odgovor
Ovisno društvo u Estoniji registrira se kao redovno privatno društvo s ograničenom odgovornošću (OÜ), pri čemu je strani subjekt njegov član. Trebat će vam aktualni korporativni dokumenti matičnog društva — ne stariji od šest mjeseci — iz kojih su jasno vidljivi naziv, registarski broj, adresa, direktori, vlasnici i stvarni vlasnici (UBO). Izvornici se šalju u Estoniju u papirnatom obliku i prevode na estonski kod ovlaštenog sudskog prevoditelja. Prijavu u ime direktora matičnog društva zatim možete podnijeti na jedan od tri načina: uz ovjerenu punomoć, osobno kod estonskog javnog bilježnika ili putem e-Residencyja.
Što je ovisno društvo u Estoniji i po čemu se razlikuje od podružnice
Ovisno društvo jednostavno je estonsko društvo — gotovo uvijek privatno društvo s ograničenom odgovornošću (OÜ) — čiji udjeli u cijelosti ili djelomično pripadaju drugom društvu. Pravno je riječ o samostalnoj estonskoj pravnoj osobi: ima vlastiti registarski broj, upravu, bankovni račun i odgovornost. Matično društvo u njemu sudjeluje kao i svaki drugi član.
Time se ovisno društvo bitno razlikuje od podružnice (filiaal). Podružnica nije zasebna pravna osoba — strano društvo ostaje u potpunosti odgovorno za sve što podružnica radi. Nasuprot tomu, ovisno društvo štiti matično društvo: estonski OÜ za vlastite obveze odgovara vlastitom imovinom. Za većinu stranih poduzeća koja ulaze na tržište EU-a ovisno je društvo urednija i fleksibilnija opcija.
Ako vam je cilj suprotan — osnovati estonsko društvo koje će držati udjele u drugim društvima — riječ je o potpuno drukčijoj strukturi; pogledajte naš vodič o holding društvu u Estoniji.
Po čemu se registracija ovisnog društva razlikuje od standardnog osnivanja društva
Većina postupka jednaka je kao kod svakog osnivanja estonskog društva: odabirete naziv društva, određujete djelatnost, imenujete upravu, utvrđujete temeljni kapital (već od 0,01 €) i osiguravate estonsku pravnu adresu (te, kada je potrebno, lokalnu kontakt-osobu). Ovdje nećemo ponavljati sve te osnove — ovaj se vodič usredotočuje na posebnosti ovisnog društva.
Ključna je razlika u tome tko je osnivač. Kada je osnivač strana pravna osoba, a ne fizička osoba, Estonija najprije mora provjeriti postoji li matično društvo doista i zastupa li ga ovlaštena osoba. Ta se provjera u cijelosti temelji na korporativnim dokumentima matičnog društva — a njihova priprema, dostava i prijevod zapravo određuju rok i trošak cijelog projekta.
Dokumenti potrebni za registraciju ovisnog društva u Estoniji
Sve počinje skupom aktualnih korporativnih dokumenata matičnog društva. „Aktualni” nije samo izraz: dokumenti moraju biti izdani najviše šest mjeseci prije podnošenja, a u praksi vrijedi pravilo — što noviji, to bolje. Iz dokumentacije mora biti jasno vidljivo sljedeće:
- Puni pravni naziv matičnog društva, njegov registracijski broj (registarski kod) i registrirana adresa;
- Tko su direktori — osobe ovlaštene za zastupanje društva;
- Tko su članovi (vlasnici);
- Tko su stvarni vlasnici (UBO) — fizičke osobe koje u konačnici posjeduju društvo ili njime upravljaju.
U većini država te informacije proizlaze iz službenog izvatka iz registra ili potvrde o urednom statusu, ponekad dopunjene registrom članova ili izvatkom iz registra UBO-a. Ako vaš domaći registar ne objavljuje vlasnike ili stvarne vlasnike, bit će potreban dodatni dokument — primjerice, potpisana potvrda direktora o UBO-u. Ovisno o zemlji podrijetla, dokumenti se također moraju ovjeriti apostilleom ili legalizirati.
Jedna praktična pojedinost iznenađuje mnoge osnivače: izvorni dokumenti moraju se u svakom slučaju poslati u Estoniju u papirnatom obliku — uključujući digitalni postupak. Estonski ovlašteni sudski prevoditelj službeni prijevod na estonski može izraditi samo na temelju izvornika. Sam prijevod može biti izdan na papiru ili digitalno (prevoditelj skenira izvornike i prijevod potpisuje digitalnim potpisom), ali fizičku dostavu dokumenata nije moguće izbjeći.
Upozorenje
Nepotpuni ili zastarjeli korporativni dokumenti najčešći su razlog kašnjenja registracije ovisnog društva. Prije početka provjerite je li svaki dokument izdan unutar šest mjeseci, prikazuje li jasno direktore, vlasnike i UBO-e te ima li odgovarajući apostille ili legalizaciju. Pribavljanje jednog nedostajućeg certifikata iz inozemstva može produljiti rok za nekoliko tjedana.
Tri načina osnivanja estonskog ovisnog društva: punomoć, posjet javnom bilježniku ili e-Residency
Prijavu u ime matičnog društva podnosi njegov direktor (član upravljačkog tijela s pravom zastupanja). U praksi se to obavlja na jedan od tri načina.
Opcija 1: Registracija na daljinu uz punomoć
Direktor potpisuje punomoć u svojoj državi, daje je ovjeriti kod javnog bilježnika i opremiti apostilleom (ili legalizirati), a zatim je zajedno s korporativnim dokumentima šalje u Estoniju. Lokalni zastupnik — poput našeg tima — tada dovršava registraciju kod estonskog javnog bilježnika u ime matičnog društva. Putovanje nije potrebno, zbog čega je to najpopularniji postupak za strana matična društva.
Opcija 2: Osobno kod estonskog javnog bilježnika
Direktor matičnog društva putuje u Estoniju i osobno potpisuje osnivačke dokumente u uredu javnog bilježnika. Ako su dokumenti unaprijed pripremljeni i prevedeni, javnobilježnički dio zahtijeva samo jedan termin. Punomoć nije potrebna, pa ovaj postupak odgovara direktorima koji ionako planiraju posjet Estoniji.
Opcija 3: Online registracija uz e-Residency
Ako direktor matičnog društva ima karticu e-Residency, ovisno društvo može se registrirati putem online portala za registraciju društava, uz korporativne dokumente matičnog društva priložene prijavi. No budite realni u pogledu uštede koju taj postupak donosi: izvornici i dalje putuju u Estoniju na papiru, a ovlašteni sudski prevoditelj i dalje ih mora fizički zaprimiti kako bi izdao digitalno potpisan prijevod prije online podnošenja. E-Residency mijenja mjesto potpisa, a ne količinu potrebne dokumentacije — stoga ima smisla uglavnom kada direktor već ima važeću karticu. Također, nikada nije preduvjet za poslovanje ovdje, kako objašnjavamo u članku o registraciji estonskog društva bez e-Residencyja.
Troškovi i rok registracije ovisnog društva
Državni dio proračuna je skroman: državna pristojba iznosi 200 € za registraciju preko javnog bilježnika ili 265 € za online podnošenje, a kod javnobilježničkih postupaka naknada javnog bilježnika za jednostavno osnivanje s jednim članom obično dodaje približno 100–200 €. Promjenjivi dio proračuna čini obrada dokumenata: apostillei, ovlašteni prijevodi i kurirska dostava u potpunosti ovise o zemlji podrijetla i broju dokumenata.
Što se roka tiče, planirajte realno. Estonski dio je brz — nakon podnošenja prijave Poslovni registar obično potvrđuje novo društvo u nekoliko radnih dana. Vrijeme uzima sve što mu prethodi: naručivanje novih izvadaka iz registra u inozemstvu, pribavljanje apostillea, kurirsko slanje izvornika, priprema punomoći i prijevoda. Ovisno o jurisdikciji matičnog društva, cijeli postupak na daljinu obično traje od dva do nekoliko tjedana.
Nema ograničenja vlasništva o kojima biste trebali brinuti: ovisno društvo u stopostotnom vlasništvu potpuno je zakonito, a strano društvo može imati 100 % udjela u estonskom OÜ-u, baš kao što strani državljanin može u potpunosti posjedovati estonsko društvo.
Spremni ste osnovati svoje estonsko ovisno društvo?
Sam je postupak standardan; rezultat ovisi o tome koliko je dobro pripremljena dokumentacija matičnog društva. Naš tim vodi registraciju ovisnog društva od početka do kraja — unaprijed pregledavamo korporativne dokumente, pripremamo punomoć, organiziramo ovlaštene prijevode i termin kod javnog bilježnika ili online podnošenje te osiguravamo pravnu adresu i kontakt-osobu za novo društvo. Pogledajte pakete na našoj stranici usluge registracije estonskog društva ili nam pošaljite kratak opis svoje strukture, a mi ćemo sastaviti točan popis dokumenata za vašu jurisdikciju.
Često postavljana pitanja
Da. Estonsko pravo ne propisuje ograničenja stranog vlasništva. Strana pravna osoba može biti jedini član estonskog OÜ-a i držati cijeli temeljni kapital.
Aktualne korporativne dokumente — ne starije od šest mjeseci — iz kojih su vidljivi naziv, registarski kod i adresa matičnog društva, njegovi direktori, članovi i stvarni vlasnici (UBO). Ovisno o državi, dokumenti moraju biti opremljeni apostilleom ili legalizirani, a izvornici se šalju u Estoniju radi ovlaštenog prijevoda na estonski.
Da, na dva načina: direktor matičnog društva može dati ovjerenu punomoć s apostilleom za registraciju kod estonskog javnog bilježnika ili — ako ima karticu e-Residency — prijavu može podnijeti online uz priložene digitalno potpisane ovlaštene prijevode. U oba se slučaja izvorni korporativni dokumenti i dalje šalju kurirskom službom u Estoniju.
Samo djelomično. Direktor može potpisati i podnijeti prijavu online, ali izvorni dokumenti matičnog društva i dalje se moraju dostaviti u Estoniju na papiru te prevesti kod ovlaštenog sudskog prevoditelja prije podnošenja. E-Residency najviše vrijedi nakon registracije, za svakodnevno digitalno upravljanje društvom.
Ovisno društvo zasebna je estonska pravna osoba s vlastitom odgovornošću; matično društvo sudjeluje samo kao član. Podružnica nije zasebni subjekt — strano društvo ostaje izravno odgovorno za sve obveze podružnice.
Estonski Poslovni registar obično potvrđuje društvo u nekoliko radnih dana nakon podnošenja prijave. Priprema dokumenata matičnog društva u inozemstvu — izvadaka, apostillea, kurirske dostave, prijevoda i punomoći — obično traje dodatna dva do nekoliko tjedana.
