Cosa succede alla tua società estone e al tuo denaro in caso di crisi?

Scegliere il Paese in cui aprire la tua società è una decisione a lungo termine. È quindi naturale chiedersi con quale efficacia quel Paese protegga i propri registri e che cosa accadrebbe a una società estone in caso di crisi. I fondatori stranieri ci pongono spesso una domanda semplice: la mia società estone è al sicuro? Ed è una domanda legittima, qualunque sia la giurisdizione.

La risposta è la stessa per tutte le società estoni, ma sta particolarmente a cuore ai soci che vivono all’estero, e in particolare per gli e-residenti. Molti di loro non sono mai stati in Estonia, non hanno partner locali e vedono la propria società solo attraverso un lettore di carte e qualche sito web. Quando l’intera società sembra esclusivamente digitale, viene spontaneo chiedersi che cosa ne resterebbe se quei siti smettessero di funzionare.

La buona notizia è che a questa domanda esiste una risposta molto concreta. Membro dell’Unione europea, dell’area dell’euro e della NATO, l’Estonia è stata il primo Paese al mondo a conservare una copia di backup dei propri registri statali all’estero. Giocare d’anticipo fa semplicemente parte del suo modo di gestire lo Stato digitale. Un’azienda ben amministrata fa lo stesso quando tiene dei backup e un piano B: non perché si aspetti problemi, ma perché fa parte di una buona gestione.

Questo tipo di preparazione è un segno di solidità. Quanto più un sistema è progettato con cura per funzionare in ogni situazione, tanto più è affidabile nella vita di tutti i giorni. E quanto più è affidabile, tanto più puoi costruirci sopra la tua attività con fiducia.

In questo articolo spieghiamo con parole semplici come funziona il sistema estone e quali piccole abitudini aiutano la tua società a operare senza intoppi, ovunque tu viva.

Di cosa è fatta ogni società estone

Il modo più semplice per rispondere alla domanda è scomporre la società nelle sue componenti. Gli elementi sono quattro, e nessuno dipende dal fatto che i siti estoni siano online:

• La sua esistenza giuridica. La società esiste in base al diritto estone dal momento della sua iscrizione nel Registro delle imprese.
• I suoi dati. I dati ufficiali della società sono conservati nel Registro delle imprese e hanno una copia di backup fuori dall’Estonia.
• Il suo denaro. Il denaro della società è detenuto da una banca o da un prestatore di servizi di pagamento, spesso in un altro Paese dell’UE.
• Chi la amministra. Tu ed eventuali altri amministratori gestite la società. I tuoi poteri derivano dalla legge e dall’iscrizione nel registro, non dal luogo in cui ti trovi.

Per un socio che vive all’estero, il principale legame con l’Estonia è l’accesso digitale: la carta di e-Residency o la carta d’identità estone, l’e-äriregister (il portale online del Registro delle imprese) e i servizi online dell’Amministrazione fiscale e doganale estone (EMTA). Nei momenti difficili questo accesso potrebbe interrompersi temporaneamente. Le sezioni seguenti esaminano le quattro parti una per una e mostrano che cosa accade davvero a una società estone in caso di crisi: l’accesso può essere sospeso, ma la società continua a esistere.

La tua società esiste per legge, non su un server

La tua OÜ estone è nata con l’iscrizione nel Registro delle imprese, l’elenco ufficiale delle società del Paese. Cessa di esistere solo se l’ufficio del registro la cancella, e ciò può avvenire esclusivamente con una procedura prevista dalla legge, mai perché un sistema è offline.

Quindi, se i servizi online non sono disponibili, non cambia nulla riguardo a chi possiede la tua società e a chi la gestisce. Un guasto ai server non trasferisce le tue quote a qualcun altro, non ti revoca dalla carica di amministratore e non annulla i tuoi contratti. Quando i sistemi tornano a funzionare, tutto è esattamente com’era.

Continuità giuridica: dietro la tua società c’è lo Stato estone

Il diritto su cui si fonda la tua società è quello della Repubblica di Estonia, che resta in vigore finché lo Stato estone esiste ed è riconosciuto dagli altri Paesi. È un principio fondamentale del diritto internazionale e offre ai soci un elevato grado di certezza del diritto. Inoltre, il diritto societario estone si basa su norme comuni a tutta l’UE.

L’Estonia attribuisce grande importanza alla continuità giuridica, e la sua storia spiega perché. Si considera la stessa repubblica fondata nel 1918, non un nuovo Stato. Per mezzo secolo diversi Paesi occidentali, con in testa gli Stati Uniti, hanno continuato a riconoscere quella repubblica, e il suo consolato generale a New York non ha mai smesso di operare. Nel 1991 l’indipendenza è stata ripristinata proprio sulla base di questa continuità.

L’ambasciata dei dati dell’Estonia in Lussemburgo: dove si trova il backup del Registro delle imprese

Le grandi aziende conservano copie di backup dei propri dati in una seconda sede. L’Estonia, che offre online quasi tutti i suoi servizi pubblici, applica lo stesso principio all’intero Stato e lo chiama continuità digitale. La sua soluzione è l’ambasciata dei dati, la prima del suo genere al mondo.

In parole semplici, è un data center ad alta sicurezza in Lussemburgo dove l’Estonia conserva copie dei suoi registri più importanti. È operativo dal 2019 e custodisce, tra l’altro, le copie dei seguenti registri:

• il Registro delle imprese, in cui è iscritta la tua società;
• l’anagrafe della popolazione;
• il libro fondiario;
• la banca dati dei documenti d’identità;
• l’anagrafe tributaria.

L’obiettivo non è solo conservare copie. Se necessario, l’Estonia può ripristinare i propri dati e mantenere operativi i servizi più importanti dall’estero.

L’ambasciata dei dati segue lo stesso principio di continuità giuridica. L’accordo tra Estonia e Lussemburgo le garantisce una protezione analoga a quella di un’ambasciata: nessun funzionario, agente di polizia o giudice lussemburghese può accedervi senza il permesso dell’Estonia. I dati che vi sono custoditi sono considerati archivi della Repubblica di Estonia. Se l’accordo dovesse mai cessare, verrebbero consegnati esclusivamente ai rappresentanti legittimi dello Stato estone.

Non dovrai mai accedere tu stesso all’ambasciata dei dati. Il vantaggio per te è semplice: la registrazione ufficiale della tua società esiste anche fuori dall’Estonia e resta sempre nelle mani dello Stato estone.

Il denaro della tua società è al sicuro? Conti bancari e prestatori di servizi di pagamento

Il punto chiave da ricordare è questo: il tuo denaro si trova dove si trova la tua banca o il tuo prestatore di servizi di pagamento, non dove è registrata la tua società.

Molte società estoni, soprattutto quelle con soci stranieri, tengono il proprio denaro presso un prestatore di servizi di pagamento di un altro Paese dell’UE. In questo caso il denaro è tutelato dalle norme del Paese in cui il prestatore è autorizzato, e quest’ultimo è sottoposto alla vigilanza dell’autorità finanziaria di quel Paese. Il diritto dell’UE obbliga inoltre questi prestatori a salvaguardare i fondi dei clienti tenendoli separati dai propri. Così il denaro resta al sicuro anche se il prestatore stesso incontra difficoltà finanziarie. La nostra guida ai conti bancari per società di non residenti illustra le opzioni disponibili.

Se il tuo conto è presso una banca estone, i tuoi depositi sono tutelati dal sistema estone di garanzia dei depositi fino a 100.000 € per banca. Questo vale anche per le società, non solo per i privati. Se una banca fallisce, i depositi vengono rimborsati entro sette giorni lavorativi. La stessa tutela fino a 100.000 € si applica in tutti i Paesi dell’UE.

Un’abitudine sensata per qualsiasi impresa è avere due conti presso due prestatori diversi, per esempio in due Paesi dell’UE. Scarica di tanto in tanto i tuoi estratti conto, così avrai sempre una copia personale dei movimenti.

Gestire da remoto la tua società estone in caso di crisi

Per gestire una società estone non devi trovarti in Estonia. Molti soci vivono altrove e fanno tutto online: il nostro articolo su come gestire una società estone vivendo all’estero spiega come funziona.

Lo stesso modello funziona anche durante una crisi, pur con i servizi online temporaneamente indisponibili. I tuoi diritti di amministratore non dipendono dal funzionamento di alcun sito web. Puoi continuare a firmare contratti, pagare fatture e prendere decisioni; gli adempimenti online si potranno effettuare non appena i sistemi torneranno operativi.

L’e-Residency è sicura? La tua carta è una chiave, non la società

In breve: sì, e il motivo sta nel modo in cui è progettata. La tua carta di e-Residency, come la carta d’identità estone, ti permette di autenticarti e di firmare documenti digitalmente. La società non è contenuta nella carta e non dipende da essa. Se per qualche tempo non puoi firmare con la carta, resti amministratore con gli stessi diritti.

L’Estonia ha già dimostrato come affronta una situazione simile. Nel 2017 è stata scoperta una vulnerabilità nei chip delle carte d’identità estoni, comprese le carte di e-Residency. Per precauzione, lo Stato ha disattivato temporaneamente le funzioni online delle carte interessate (autenticazione e firma digitale) finché i titolari non hanno installato un aggiornamento. L’aggiornamento si poteva installare online, da qualsiasi luogo, e ogni carta tornava a funzionare non appena aggiornata.

Tre abitudini per la continuità operativa

• Tieni aggiornato nel registro l’indirizzo e-mail della società. Le comunicazioni ufficiali vengono inviate per e-mail.
• Non dipendere da una sola persona. Se sei l’unico amministratore e per un periodo non puoi firmare, per esempio mentre rinnovi la carta, la società deve aspettare. Una seconda persona con potere di firma risolve il problema.
• Tieni d’occhio la tua carta. Se firmi con una carta di e-Residency, sappi quando scade e come rinnovarla. La nostra guida su cosa succede quando una carta di e-Residency scade ti accompagna passo dopo passo.

Checklist di continuità operativa per i titolari di società estoni

Preparare la tua società estone alle crisi con Eesti Firma

Gran parte di ciò che protegge una società estone in caso di crisi è già previsto dal diritto estone e da quello dell’UE. Il resto è questione di buona organizzazione, ed è qui che fa la differenza un partner locale affidabile. Eesti Firma è un fornitore autorizzato di servizi fiduciari e societari (TCSP) con sede a Tallinn. Offriamo la sede legale alle società gestite dall’estero, ne teniamo la contabilità e le assistiamo nelle questioni societarie con i nostri servizi legali. Vuoi che verifichiamo come è organizzata la tua società? Possiamo controllare chi ha potere di firma, dove si trova il tuo denaro e quali documenti hai: basta inviarci una richiesta.

Invia una richiesta

Domande frequenti