Informativa sulla privacy

Eesti Firma (denominazione legale: Eesti Firma OÜ, codice di registrazione 14164797, sede legale in Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia) gestisce il sito web eestifirma.ee ed è il titolare del trattamento dei dati personali effettuato tramite lo stesso. Siamo un prestatore autorizzato di servizi fiduciari e societari (licenza TCSP FIU000144), sottoposto alla vigilanza dell'Unità di informazione finanziaria estone, e rispettiamo rigorosamente la normativa sulla protezione dei dati, compresi il Personal Data Protection Act della Repubblica di Estonia e il Regolamento generale sulla protezione dei dati (UE) 2016/679 (GDPR).

La presente Informativa sulla privacy spiega in termini chiari quali dati personali raccogliamo, perché li raccogliamo, la base giuridica di ciascun utilizzo, per quanto tempo li conserviamo, con chi li condividiamo e quali diritti puoi esercitare. Utilizzando il sito web eestifirma.ee, confermi di aver letto e compreso le modalità di trattamento dei dati qui descritte.

Per comprendere appieno il nostro operato, consigliamo inoltre di consultare le nostre politiche e regole correlate:

• Condizioni d'uso
• Politica AML
• Principi di conformità al GDPR
• Informativa sui cookie

Chi siamo (Titolare del trattamento)

Il titolare del trattamento responsabile dei tuoi dati personali è Eesti Firma OÜ, codice di registrazione 14164797, con sede legale in Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Puoi contattarci all'indirizzo [email protected] o al numero +372 641 7777. Abbiamo nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), i cui recapiti sono indicati nella sezione “Informazioni di contatto” riportata di seguito. Il DPO è il tuo unico punto di contatto per qualsiasi domanda relativa al trattamento dei tuoi dati.

Informazioni che raccogliamo

Raccogliamo e trattiamo varie tipologie di informazioni nel rigoroso rispetto dei principi di minimizzazione dei dati e liceità della raccolta. Le principali categorie di dati che raccogliamo comprendono:

• Dati personali: informazioni che ci fornisci direttamente, quali nome, indirizzo email, numero di telefono e altri dati trasmessi durante la registrazione dell'account, quando ci contatti o utilizzi i nostri servizi. In alcuni casi (ad esempio, per rispettare i requisiti AML), possono essere inclusi anche dati identificativi, quali la copia di un documento di identità e informazioni sul titolare effettivo.
• Dati tecnici: informazioni raccolte automaticamente durante la visita al nostro sito web, tra cui indirizzo IP, tipo di browser, informazioni sul dispositivo, versione del sistema operativo e altri parametri tecnici. Questi dati ci consentono di garantire il corretto funzionamento del sito, la compatibilità con diversi dispositivi e l'ottimizzazione dell'esperienza utente.
• Dati di utilizzo: informazioni sulle tue interazioni con il sito. Registriamo le pagine visitate, il tempo trascorso su ciascuna pagina, le modalità di navigazione tra le sezioni, le fonti di provenienza verso il nostro sito e le interazioni con i contenuti. Questi dati sono essenziali per analizzare l'attività degli utenti e migliorare i nostri servizi.
• Dati relativi alle comunicazioni: informazioni contenute nella corrispondenza con noi. Se contatti il nostro team tramite email, moduli di feedback o altri mezzi, conserviamo le registrazioni di tali comunicazioni, compresi i recapiti forniti e il contenuto dei messaggi. Ciò ci consente di gestire efficacemente le tue richieste e migliorare la qualità del servizio.

Abbiamo deliberatamente scelto di non raccogliere dati di persone di età inferiore a 18 anni. Il nostro sito web e i nostri servizi non sono destinati ai minori. Qualora venissimo a conoscenza della raccolta di dati personali di un minore senza il consenso di un genitore/tutore, provvederemo tempestivamente a cancellare tali informazioni.

Come utilizziamo le tue informazioni

Trattiamo i dati personali esclusivamente sulla base dei fondamenti giuridici previsti dal GDPR: per adempiere a obblighi contrattuali, rispettare requisiti legali, perseguire i nostri legittimi interessi o sulla base del tuo consenso. Utilizziamo le informazioni in modo etico ed esclusivamente per le finalità per le quali sono state raccolte. Le principali finalità del trattamento dei tuoi dati comprendono:

• Fornitura dei Servizi: utilizziamo i tuoi dati per fornire i nostri servizi e adempiere agli obblighi contrattuali nei tuoi confronti. Ciò comprende la registrazione di società, l'assistenza legale, i servizi contabili e altri servizi da noi offerti. Il trattamento dei dati per queste finalità è essenziale per stipulare o eseguire un contratto con te, nonché per gestire i rapporti continuativi con la clientela.
• Comunicazione con gli utenti: utilizziamo i tuoi recapiti per rispondere alle richieste, fornire consulenza sui servizi e inviare notifiche e aggiornamenti importanti. Con il tuo consenso, possiamo inoltre inviare newsletter o offerte promozionali personalizzate in base alle tue preferenze. Puoi sempre rinunciare ai messaggi di marketing utilizzando il link per annullare l'iscrizione presente nell'email o contattandoci direttamente.
• Analisi e miglioramento dei servizi: analizziamo il comportamento dei visitatori sul nostro sito web per migliorarne le funzionalità e i contenuti. I dati di utilizzo (in forma anonima o aggregata) ci aiutano a comprendere le esigenze del pubblico, ottimizzare la navigazione, migliorare la praticità dell'interfaccia utente e sviluppare nuove funzionalità. Tale trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a migliorare i servizi, adottando al contempo misure volte a ridurre al minimo l'interferenza con la tua privacy (ad esempio mediante l'utilizzo di dati aggregati).
• Conformità legale: possiamo trattare e conservare dati specifici per adempiere ai nostri obblighi legali. Ciò riguarda in particolare le norme contabili e fiscali, nonché i requisiti in materia di prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo. Ad esempio, la legge ci impone di identificare i clienti e conservare determinati dati ai fini delle comunicazioni obbligatorie. Il trattamento dei dati ai fini della conformità legale è obbligatorio e si basa su disposizioni di legge.
• Misure di sicurezza: i dati raccolti vengono utilizzati per garantire la sicurezza del nostro sito web, dei tuoi account e dei nostri servizi. Effettuiamo attività di monitoraggio per rilevare e prevenire frodi, accessi non autorizzati, attacchi informatici e altre minacce. Tale trattamento si basa sul nostro legittimo interesse a proteggere la nostra infrastruttura e i nostri utenti. Miglioriamo continuamente i nostri sistemi di monitoraggio e protezione per mantenere i tuoi dati al sicuro.

Ti informiamo che non adottiamo processi decisionali automatizzati che producano effetti giuridici o analogamente significativi nei tuoi confronti. Nessuna decisione critica (ad esempio se fornire un servizio o a quale prezzo) viene presa esclusivamente da algoritmi senza l'intervento umano.

Basi giuridiche e periodi di conservazione in sintesi

La tabella seguente riassume, per ciascuna categoria di dati, il motivo del trattamento, la base giuridica del GDPR su cui ci fondiamo e il relativo periodo di conservazione. Questa panoramica viene fornita per trasparenza; il resto della presente informativa illustra ciascun punto in modo più dettagliato.

Cookie e tecnologie di tracciamento

Per migliorare la tua esperienza utente e analizzare il traffico del sito web, utilizziamo cookie e tecnologie di tracciamento analoghe. Ciò ci consente di adattare i contenuti del nostro sito web ai tuoi interessi e comprendere meglio come gli utenti interagiscono con il sito.

L'utilizzo dei cookie avviene nel rispetto delle leggi applicabili (ad esempio, la direttiva UE relativa alla vita privata e alle comunicazioni elettroniche) e della nostra separata Informativa sui cookie. Le principali categorie di cookie che utilizziamo sono:

• Cookie strettamente necessari: questi cookie sono essenziali per il corretto funzionamento del sito web. Consentono funzionalità di base (come il salvataggio delle preferenze sulla privacy o il mantenimento della sessione dopo l'accesso) e non possono essere disabilitati, poiché senza di essi il sito web non funzionerebbe correttamente.
• Cookie analitici: questi cookie raccolgono statistiche anonime sulle modalità di utilizzo del nostro sito web da parte dei visitatori, ad esempio quali pagine vengono visitate, quanto tempo gli utenti trascorrono su ciascuna pagina o se riscontrano errori. Utilizziamo queste informazioni per migliorare le prestazioni e la fruibilità del sito web. Tali tecnologie, ad esempio, ci aiutano a individuare le sezioni più popolari e a ottimizzare di conseguenza i contenuti.
• Cookie di marketing: questi cookie vengono utilizzati per mostrarti pubblicità e promozioni più pertinenti relative ai nostri servizi. Ci consentono di monitorare l'efficacia delle campagne pubblicitarie e possono ricordare ciò che hai visualizzato sul nostro sito web al fine di proporti servizi simili. Utilizziamo i cookie di marketing in modo responsabile e, ove richiesto, otteniamo il tuo consenso prima di installarli sul tuo dispositivo.

Hai il diritto di gestire le impostazioni dei cookie in qualsiasi momento. La maggior parte dei browser consente di disabilitare i cookie non necessari o eliminare i file dei cookie esistenti. Tieni tuttavia presente che la disabilitazione dei cookie strettamente necessari può compromettere la funzionalità del sito web. Puoi trovare informazioni più dettagliate nella nostra Informativa sui cookie e nelle impostazioni del tuo browser.

Condivisione dei dati con terzi

Non vendiamo né concediamo in locazione i tuoi dati personali a terzi. Tuttavia, per gestire la nostra attività e fornire i nostri Servizi, potremmo dover condividere i dati con partner fidati vincolati da obblighi di riservatezza. Tali terzi possono comprendere:

• Fornitori di servizi esterni: collaboriamo con aziende e professionisti affidabili che ci assistono nella fornitura dei servizi. Tra questi figurano, ad esempio, fornitori di hosting e centri dati (per ospitare il nostro sito web e i nostri database), servizi di elaborazione dei pagamenti (per gestire le transazioni), piattaforme di analisi (per monitorare il traffico) e servizi di assistenza clienti. In questi casi, forniamo ai partner solo la quantità minima di dati necessaria e imponiamo il rigoroso rispetto della riservatezza e delle misure di protezione dei dati mediante accordi sul trattamento dei dati.
• Conformità ai requisiti legali: possiamo comunicare le tue informazioni ad autorità pubbliche, organismi di regolamentazione o altri enti autorizzati quando previsto dalla legge, ad esempio all'Unità di informazione finanziaria, all'Amministrazione fiscale e doganale o a un tribunale. La comunicazione può rendersi necessaria per ottemperare a un ordine giudiziario, nell'ambito di indagini su attività illecite o per tutelare i nostri legittimi diritti e interessi. In ogni caso, valutiamo attentamente la legittimità della richiesta e comunichiamo esclusivamente le informazioni previste dalla legge.

Al di là dei casi sopra indicati, i tuoi dati possono essere trasferiti nell'ambito di una ristrutturazione societaria. Qualora ci fondessimo con un'altra entità, vendessimo l'attività o procedessimo in altro modo a una riorganizzazione, i dati personali degli utenti potrebbero essere trasferiti al successore. In tali casi, ci assicureremo che il destinatario sia vincolato dagli stessi obblighi di riservatezza stabiliti nella presente informativa.

Sicurezza dei dati

Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i tuoi dati personali da divulgazione non autorizzata, accesso illecito, distruzione o alterazione. Tali misure comprendono crittografia, firewall, sistemi di rilevamento delle intrusioni e un controllo rigoroso dell'accesso fisico e logico ai nostri server. A livello interno, le nostre politiche di sicurezza delle informazioni limitano l'accesso dei dipendenti ai dati personali secondo il principio della necessità di conoscere, con il supporto di una formazione periodica del personale. Nel loro insieme, queste misure tutelano la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei tuoi dati, come richiesto dal GDPR. Sebbene nessun metodo di trasmissione o archiviazione su Internet sia mai sicuro al 100%, aggiorniamo e testiamo continuamente i nostri sistemi di sicurezza per ridurre al minimo i rischi.

Conservazione dei dati

Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario a conseguire le finalità descritte nella presente informativa, salvo che la legge richieda o consenta un periodo più lungo. Si applicano specifici periodi di legge: i dati di adeguata verifica della clientela (KYC), raccolti ai fini della prevenzione del riciclaggio di denaro, vengono conservati per 5 anni dalla cessazione del rapporto d'affari, come previsto dal Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act estone; i documenti contabili originari vengono conservati per 7 anni dalla fine dell'esercizio finanziario, come previsto dall'Accounting Act estone. Gli altri dati vengono generalmente conservati per la durata del rapporto, oltre al termine di prescrizione applicabile. Alla scadenza del relativo periodo, i dati vengono cancellati in modo sicuro o resi anonimi affinché non sia più possibile identificarti. Riesaminiamo regolarmente i dati in nostro possesso e i periodi di conservazione, evitando di conservarli più a lungo del necessario.

Trasferimenti internazionali di dati

Attualmente, tutti i dati personali sono conservati e trattati all'interno dello Spazio economico europeo (SEE), principalmente su server situati in Estonia o in altri Paesi dell'UE. Non trasferiamo i tuoi dati in Paesi al di fuori del SEE, salvo che ciò sia espressamente necessario per la fornitura dei servizi (ad esempio, se ti trovi al di fuori dell'UE e ci chiedi di contattare un partner locale).

Qualora dovessimo trasferire i tuoi dati al di fuori del SEE, adotteremo tutte le garanzie previste dalla legge. In pratica, ciò significa trasferire i dati esclusivamente verso Paesi riconosciuti dalla Commissione europea come in grado di offrire una protezione adeguata, oppure in conformità alle Clausole contrattuali standard (SCC) o a un altro meccanismo autorizzato. I tuoi dati restano protetti anche se vengono trattati al di fuori dell'Unione europea.

Link a siti web di terzi

Il nostro sito web può contenere link a siti web o servizi esterni che non sono controllati dalla nostra società. La presente Informativa sulla privacy non si applica a tali risorse di terzi. Non siamo responsabili dei contenuti o delle pratiche in materia di privacy adottate dai siti web esterni. Consigliamo di consultare l'informativa sulla privacy di ogni risorsa esterna prima di fornire dati personali su tali siti.

Privacy dei minori

Riconosciamo l'importanza della protezione dei dati personali dei minori. Il nostro sito web e i nostri servizi non sono destinati a persone di età inferiore a 18 anni e non raccogliamo consapevolmente dati di minori senza l'adeguato consenso dei loro genitori o tutori legali. Qualora venissimo a conoscenza di aver ricevuto inavvertitamente dati personali di un minore di 18 anni, adotteremo tempestivamente le misure necessarie per cancellare tali informazioni dai nostri server. Invitiamo i genitori che scoprano che il proprio figlio potrebbe averci fornito dati personali a contattarci, affinché possiamo rimuovere rapidamente le informazioni pertinenti.

I tuoi diritti

Ai sensi del GDPR e delle altre normative applicabili, in qualità di interessato disponi di ampi diritti in relazione ai tuoi dati personali. Rispettiamo tali diritti e ci impegniamo ad agevolarne l'esercizio. Hai il diritto di:

• Accedere ai tuoi dati: richiedere conferma del trattamento dei tuoi dati personali e ottenere una copia dei dati che conserviamo su di te. Ciò ti consente di sapere esattamente quali informazioni vengono trattate e di verificare la liceità del trattamento.
• Rettificare i tuoi dati: richiedere la correzione dei dati personali inesatti o obsoleti che ti riguardano. Apporteremo tempestivamente le modifiche necessarie per garantire l'esattezza e l'aggiornamento delle tue informazioni.
• Cancellare i tuoi dati: in determinate circostanze, richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali (“diritto all'oblio”). Ad esempio, puoi richiedere la cancellazione se i dati non sono più necessari per le finalità per le quali sono stati raccolti oppure se revochi il consenso e non disponiamo di un'altra base giuridica per il trattamento. Tieni presente che questo diritto non è assoluto: sono previste eccezioni (ad esempio, non possiamo cancellare i dati che siamo legalmente tenuti a conservare).
• Limitare il trattamento: in situazioni specifiche, richiedere la limitazione temporanea del trattamento dei tuoi dati (ad esempio, mentre contesti l'esattezza dei dati o ti opponi al trattamento). Durante il periodo di limitazione, ci limiteremo a conservare i tuoi dati, sospendendo le operazioni attive che li riguardano.
• Opporti al trattamento: hai il diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati quando tale trattamento si basa sui nostri legittimi interessi o viene effettuato per finalità di marketing diretto. In determinati casi previsti dalla legge, siamo tenuti a interrompere il trattamento su tua richiesta. In particolare, puoi sempre annullare l'iscrizione alle comunicazioni e opporti alla profilazione per finalità di marketing.
• Portabilità dei dati: ottenere i dati personali che ci hai fornito in un formato strutturato e di uso comune (ad esempio CSV) e/o richiederne il trasferimento diretto a un altro fornitore, se tecnicamente fattibile. Questo diritto si applica quando il trattamento si basa sul tuo consenso o su un contratto con te ed è effettuato con mezzi automatizzati.
• Revocare il consenso: se un trattamento dei dati si basa sul tuo consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della stessa, ma interromperemo tale trattamento per il futuro. Ad esempio, puoi annullare in qualsiasi momento l'iscrizione alle newsletter di marketing che avevi precedentemente accettato di ricevere.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo se ritieni che i tuoi diritti siano stati violati o che i tuoi dati siano stati trattati illecitamente. L'autorità di controllo in Estonia è l'Ispettorato per la protezione dei dati (Andmekaitse Inspektsioon). Puoi contattare tale autorità oppure un'autorità di controllo nel tuo luogo di residenza. Ci auguriamo di poter risolvere direttamente qualsiasi problema, ma hai il diritto di sottoporlo all'autorità di regolamentazione in qualsiasi momento.

Per esercitare uno qualsiasi di questi diritti, contattaci utilizzando uno dei metodi indicati nella sezione “Informazioni di contatto”. Gestiamo le richieste gratuitamente e rispondiamo senza ingiustificato ritardo e, in ogni caso, entro un mese dal loro ricevimento, come previsto dal GDPR. Qualora fosse necessaria una proroga o dovessimo rifiutare una richiesta per motivi legittimi, te ne informeremo entro tale termine, spiegandone le ragioni.

Aggiornamenti dell'informativa

Possiamo aggiornare periodicamente la presente Informativa sulla privacy per riflettere cambiamenti nelle nostre pratiche, nella legge o nelle nuove tecnologie. Quando pubblichiamo una versione aggiornata, questa viene visualizzata su questa pagina, con la data dell'ultima revisione indicata in alto.

La versione aggiornata entra in vigore non appena viene pubblicata. Ti consigliamo di consultare periodicamente questa sezione per rimanere informato sulla versione vigente.

Informazioni di contatto

In caso di domande, commenti o richieste relative al trattamento dei tuoi dati personali sul nostro sito web, contattaci:

• Società: Eesti Firma OÜ
• Codice di registrazione: 14164797
• Indirizzo: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia
• Responsabile della protezione dei dati (DPO): Ilja Nikiforov
• Email: [email protected]
• Telefono: +372 641 7777

Attribuiamo grande valore alla fiducia dei nostri clienti e visitatori e ci impegniamo a rispondere in modo tempestivo ed esaustivo. Riceverai una risposta entro e non oltre un mese dalla data della tua richiesta, come previsto dalla legge applicabile.

Accogliamo con piacere le tue domande e siamo sempre disponibili a fornire ulteriori informazioni sui tuoi dati personali e sulle modalità con cui li proteggiamo. La tua privacy e la sicurezza dei dati rappresentano la nostra massima priorità.