Eesti Firma OÜ
In breve
- La presente informativa riguarda esclusivamente i nostri servizi relativi al LEI. Gli altri nostri servizi sono disciplinati dall'informativa generale sulla privacy di Eesti Firma.
- Per una richiesta di LEI, ci occorrono il nome, l'indirizzo email e il numero di telefono del rappresentante dell'organizzazione, documenti che ne confermino l'autorità e dati di pagamento.
- Siamo un agente di registrazione: accettiamo la Sua richiesta e la inoltriamo all'emittente del LEI. I pagamenti sono gestiti da un fornitore di pagamenti.
- Il database LEI internazionale aperto, gestito dalla fondazione GLEIF, contiene dati sull'organizzazione, non sul suo rappresentante: è quanto richiedono le norme GLEIF.
- Possiamo condividere i dati di contatto con le società del nostro gruppo e i partner contrattuali. Può opporsi in qualsiasi momento.
- Conserviamo i dati finché gestiamo il LEI dell'organizzazione e per altri 3 anni successivi. Conserviamo i dati più a lungo solo quando la legge lo richiede: le fatture per 7 anni e i dati antiriciclaggio per 5 anni.
- Il nostro rapporto con Lei è disciplinato dalla legge della Repubblica di Estonia.
- Per qualsiasi domanda sui Suoi dati, scriva a [email protected].
1. Chi siamo
I servizi relativi al LEI sono forniti da Eesti Firma OÜ: codice di registro 14164797, LEI 2549006RA6TCO1KHOJ54, indirizzo Vesivärava tn 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Siamo un agente di registrazione LEI: tramite il sito web eestifirma.ee/lei, accettiamo richieste per ottenere, rinnovare o trasferire un LEI e le inoltriamo all'emittente del LEI. Siamo responsabili della nostra parte del trattamento dei dati personali: ai sensi del Regolamento generale sulla protezione dei dati dell'UE (GDPR), siamo titolari del trattamento. L'emittente e il fornitore di pagamenti sono ciascuno responsabili della propria parte (vedere la sezione 4).
Per domande sui Suoi dati, scriva a [email protected].
I LEI sono ottenuti dalle organizzazioni, non dalle persone fisiche, pertanto le informazioni sull'organizzazione stessa non costituiscono dati personali. Vi è un'eccezione: un imprenditore individuale ottiene un LEI a proprio nome e i suoi dati sono dati personali. In tutti gli altri casi, i dati personali contenuti in una richiesta riguardano il rappresentante o la persona di contatto (kontaktisik) dell'organizzazione: nome, indirizzo email e numero di telefono.
La presente informativa si applica solo ai nostri servizi relativi al LEI. I nostri altri servizi sono disciplinati dall'informativa generale sulla privacy di Eesti Firma, pubblicata su eestifirma.ee.
2. Quali dati raccogliamo
Raccogliamo i dati necessari per esaminare la richiesta, ricevere il pagamento e soddisfare gli obblighi di legge. Senza questi dati, non possiamo predisporre un LEI.
| Dati | Fonte |
|---|---|
Nome e cognome del rappresentante o della persona di contatto, indirizzo email, numero di telefono, qualifica o titolo dell'autorità |
Il richiedente |
Documenti che provano l'autorità e mostrano la struttura del gruppo (procura, estratto del registro, documenti sulle società capogruppo); possono contenere nome, numero di identificazione personale e firma |
Il richiedente e i registri ufficiali |
Dati di pagamento: nome del pagatore, data e ora, importo e metodo di pagamento; per i pagamenti con carta, un token, ossia un identificatore pseudonimizzato della carta fornito dal fornitore di pagamenti |
Il pagatore e il fornitore di pagamenti |
Corrispondenza con noi |
Lei |
Dati sull'utilizzo del sito web (indirizzo IP, cookie) |
Il Suo dispositivo |
Sia noi sia l'emittente possiamo verificare i dati della richiesta consultando i registri ufficiali e il database aperto di GLEIF. Non vediamo né conserviamo il numero della carta, la data di scadenza o il codice di sicurezza: li gestisce soltanto il fornitore di pagamenti.
Una richiesta è spesso presentata non personalmente dal direttore, bensì da un commercialista, avvocato o altro assistente. Se include i dati di un'altra persona in una richiesta, ad esempio i dati di un membro dell'organo amministrativo (juhatus) o della persona che ha firmato la procura, La preghiamo di mostrarle la presente informativa. Se qualcun altro ha fornito i Suoi dati, questa informativa si applica anche a Lei, compresi tutti i diritti di cui alla sezione 7.
3. Perché utilizziamo i dati
La tabella seguente indica perché utilizziamo i dati e su quale base giuridica. Non è necessario un consenso separato per presentare una richiesta: senza questi dati, il contratto non può essere concluso né eseguito.
| Perché | Base giuridica |
|---|---|
Per esaminare una richiesta volta a ottenere, rinnovare o trasferire un LEI, verificare l'autorità del rappresentante, ricevere il pagamento (compreso il rinnovo automatico mediante un token) e rispondere alle Sue domande |
Per un imprenditore individuale: il contratto con lui e le misure precontrattuali (art. 6(1)(b) GDPR). Per il rappresentante di un'organizzazione: il nostro legittimo interesse e quello dell'organizzazione a concludere ed eseguire il contratto (art. 6(1)(f)) |
Per ricordarLe che il LEI sta per scadere |
Legittimo interesse, nostro e dell'organizzazione (art. 6(1)(f)): con un LEI scaduto, l'organizzazione rischia di essere rifiutata da una banca o da un intermediario |
Per scrivere ai clienti riguardo ai nostri servizi analoghi |
Legittimo interesse (art. 6(1)(f)): informare i clienti su cos'altro possiamo fare per loro |
Per condividere i dati di contatto con le società del nostro gruppo e i partner contrattuali affinché possano offrire al cliente servizi correlati |
Legittimo interesse, nostro e del destinatario (art. 6(1)(f)): sviluppare l'attività e offrire ai clienti servizi correlati |
Per tenere la contabilità, rispondere alle richieste delle autorità pubbliche e rispettare gli obblighi antiriciclaggio e in materia di sanzioni internazionali |
Obbligo legale (art. 6(1)(c)) |
Per difendere i nostri diritti nelle controversie, mantenere il sito web operativo e sicuro, gestire statistiche interne e migliorare il servizio |
Legittimo interesse (art. 6(1)(f)) |
Per raccogliere statistiche del sito web e misurare la pubblicità mediante cookie |
Il Suo consenso (art. 6(1)(a)) |
Può opporsi alle nostre email e alla condivisione dei Suoi dati di contatto inviando un'email a [email protected]. I messaggi di servizio (conferme, fatture, avvisi di un prossimo addebito per il rinnovo automatico) vengono comunque inviati: fanno parte del servizio.
Per verificare richieste e documenti, utilizziamo strumenti automatizzati, inclusi strumenti basati sull'intelligenza artificiale. Essi assistono i nostri specialisti. Se non è d'accordo con il risultato di una verifica, ci scriva e una persona riesaminerà la richiesta.
4. Con chi condividiamo i dati
Ciascun destinatario riceve solo i dati necessari per svolgere il proprio compito.
| Chi | Ruolo | Perché |
|---|---|---|
L'emittente del LEI, un'organizzazione accreditata dalla fondazione GLEIF per emettere LEI (i documenti GLEIF la chiamano anche Local Operating Unit, LOU). Il nostro emittente è indicato nelle Condizioni generali del servizio LEI |
Responsabile dei dati in proprio (titolare indipendente ai sensi del GDPR) |
Emette, rinnova e trasferisce LEI. Riceve i dati della richiesta, incluso il nome e i dati di contatto del rappresentante e i documenti che ne confermano l'autorità |
Il fornitore di pagamenti visualizzato al momento del pagamento |
Responsabile dei dati in proprio (titolare indipendente ai sensi del GDPR) |
Elabora i pagamenti, compresi i dati della carta |
I nostri fornitori di servizi: hosting, invio email, chat, strumenti di controllo dei documenti, contabilità |
Agiscono secondo le nostre istruzioni (responsabili del trattamento ai sensi del GDPR) |
Gestiscono il sito web e la chat, inviano email, controllano documenti e tengono la contabilità. Non possono utilizzare i dati per i propri scopi |
Le società del nostro gruppo e i nostri partner contrattuali |
Responsabili dei dati in proprio (titolari indipendenti ai sensi del GDPR) |
Ricevono il nome dell'organizzazione e i dati di contatto del suo rappresentante per servire il cliente o offrire servizi correlati |
Servizi di analisi e pubblicità |
Secondo le nostre istruzioni o in modo indipendente |
Statistiche del sito web e misurazione pubblicitaria, solo con il Suo consenso |
Cambiamo periodicamente fornitori e partner, pertanto indichiamo qui soltanto le loro categorie. Se scrive a [email protected], Le diremo esattamente chi riceve attualmente i Suoi dati.
Inoltre, i dati possono essere ricevuti da autorità pubbliche e tribunali ove previsto dalla legge, nonché dai nostri avvocati, revisori e altri consulenti professionali ove necessario per proteggere i nostri diritti o verificare il nostro lavoro. Se trasferiamo questa attività a un'altra società, i dati dei clienti le saranno trasferiti e i clienti ne saranno informati.
Ai sensi delle norme GLEIF, l'emittente trasmette i dati dell'organizzazione alla fondazione, che li pubblica nel database aperto: nome, numero di registrazione, indirizzi, stato del LEI e informazioni sulle società capogruppo. Questi dati sono aperti e chiunque può utilizzarli. Il nome e i dati di contatto del rappresentante non fanno parte di questo insieme di dati. Se l'organizzazione è posseduta da una persona fisica, viene indicato soltanto tale fatto, senza nome. Eccezione: un imprenditore individuale ottiene un LEI a proprio nome, pertanto il suo nome e indirizzo vengono pubblicati.
Conserviamo i dati principalmente nello Spazio economico europeo. Alcuni destinatari si trovano, o trattano dati, al di fuori di esso. In tal caso, il trasferimento si basa su una decisione di adeguatezza della Commissione europea o su clausole contrattuali standard. Scriva a [email protected] e Le forniremo i dettagli, compresi i Paesi.
5. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati non oltre quanto necessario per il servizio o richiesto dalla legge.
| Dati | Periodo |
|---|---|
Richiesta, documenti e corrispondenza |
Per tutto il tempo in cui gestiamo il LEI dell'organizzazione e per altri 3 anni (il termine di prescrizione previsto dalla legge estone) |
Dati che siamo tenuti a conservare ai sensi delle norme antiriciclaggio |
5 anni dalla fine del rapporto con il cliente |
Richieste non pagate e domande che non hanno portato a un ordine |
6 mesi |
Fatture e altri documenti contabili giustificativi |
7 anni dalla fine dell'esercizio finanziario, come richiesto dall'Estonian Accounting Act |
Token di pagamento con carta |
Finché il rinnovo automatico è attivato o fino alla scadenza della carta |
Dati relativi a una controversia |
Fino alla risoluzione definitiva della controversia |
Alla fine del periodo, cancelliamo o rendiamo anonimi i dati nella successiva pulizia programmata. L'emittente conserva i dati della richiesta secondo le proprie regole ed è esso stesso responsabile di ciò.
6. Cookie
I cookie essenziali per il funzionamento del sito web sono utilizzati senza consenso. Tutti gli altri (cookie funzionali, statistici e di marketing) sono attivati solo se Lei vi ha acconsentito nell'avviso sui cookie. Può modificare o revocare il Suo consenso in qualsiasi momento nelle impostazioni dei cookie sul sito web. Vi è indicato anche l'elenco dei cookie, con i relativi fornitori e periodi di conservazione.
7. I Suoi diritti
Può:
- sapere quali Suoi dati trattiamo e riceverne una copia;
- chiederci di correggere dati inesatti;
- chiederci di cancellare dati se non sono più necessari o non sussiste una base per trattarli;
- chiederci di limitare il trattamento, ad esempio mentre è contestata l'esattezza dei dati;
- opporsi al trattamento che effettuiamo sulla base del legittimo interesse. Interrompiamo, alla Sua prima richiesta, i promemoria, qualsiasi marketing diretto e la condivisione dei dati di contatto con società del gruppo e partner, senza che Lei debba fornire un motivo;
- ricevere in formato leggibile da macchina i dati che trattiamo in base a un contratto o al consenso oppure, ove tecnicamente possibile, chiederci di trasferirli a un'altra società;
- revocare il consenso in qualsiasi momento. Ciò non incide sul trattamento già effettuato.
Per farlo, scriva a [email protected]. Rispondiamo entro un mese. Se la richiesta è complessa, possiamo prorogare il periodo di altri due mesi e La informeremo entro il primo mese. Talvolta chiediamo una prova d'identità affinché i dati non siano forniti alla persona sbagliata.
8. Legge applicabile, reclami e modifiche alla presente informativa
Il nostro rapporto con Lei è disciplinato dalla legge della Repubblica di Estonia, incluso il GDPR come applicato in Estonia.
Se ritiene che stiamo trattando i Suoi dati in modo scorretto, ci scriva a [email protected] e faremo del nostro meglio per rimediare. Ha inoltre il diritto di presentare in qualsiasi momento un reclamo all'autorità estone di controllo della protezione dei dati (Andmekaitse Inspektsioon, Tatari 39, 10134 Tallinn; [email protected]; +372 627 4135) oppure all'autorità di controllo del Paese in cui vive o lavora.
La versione attuale della presente informativa è sempre pubblicata su eestifirma.ee/lei e la data dell'ultimo aggiornamento è indicata in alto. Annunciamo le modifiche sostanziali sul sito web o tramite email.