Stock option per dipendenti (ESOP) in una società estone: regole fiscali e come istituirle

L’Estonia rende la remunerazione in equity insolitamente semplice — lo studio «Rewarding Talent» di Index Ventures la colloca al primo posto mondiale per le stock option dei dipendenti — ma le regole presentano due insidie: un periodo fiscale di tre anni che inizia solo se la data di assegnazione è fissata correttamente e una formalità di diritto societario che determina se il futuro trasferimento di quote possa essere firmato online o richieda un notaio.

ESOP, vesting, pool di opzioni: la terminologia in termini estoni

I fondatori arrivano con il vocabolario della Silicon Valley e gran parte di esso corrisponde bene al diritto estone, nel quale una stock option per dipendenti è un’osalusoptsioon:

Finché un’opzione non viene esercitata, il titolare non possiede quote, non ha diritto di voto e non riceve dividendi — è una promessa, non una partecipazione.

Come sono tassate le stock option per dipendenti in Estonia: la regola dei tre anni

La tassazione delle stock option in Estonia è disciplinata dal § 48 (5³) dell’Income Tax Act ed è più semplice che in quasi ogni altro Paese europeo:

L’imposta sul reddito al 22/78 e l’imposta sociale al 33% ammontano insieme a circa il 70% del beneficio netto: quote del valore di €10.000 trasferite gratuitamente due anni dopo l’assegnazione costano alla società circa €7.000 di imposte; le stesse quote tre anni e un giorno dopo l’assegnazione non costano nulla alla società. Il dipendente non paga nulla all’esercizio in entrambi i casi — in Estonia i fringe benefit sono tassati esclusivamente a livello della società.

La legge attenua la regola in tre situazioni. Se l’intera società viene venduta durante il periodo di opzione, oppure se il dipendente muore o perde integralmente la capacità lavorativa, l’esenzione si applica in proporzione al periodo già trascorso: le opzioni assegnate due anni prima di un’uscita totale sono tassate soltanto su un terzo del beneficio. Qualora le quote sottostanti cambino a causa di una riorganizzazione del gruppo, fusione o trasferimento tra società del gruppo, il periodo continua a decorrere dalla data di assegnazione originaria.

L’esenzione si applica alle quote, non al denaro. Phantom share, opzioni virtuali e stock appreciation rights — piani nei quali il dipendente riceve soltanto una somma in denaro collegata al valore delle quote — sono tassati come stipendio, con imposte sul lavoro complete, indipendentemente dalla durata di detenzione. Il regolamento in denaro è accettato solo in caso di uscita totale, quando l’acquirente acquisisce il 100%, con applicazione dell’esenzione pro rata al denaro.

Chi può ricevere stock option per dipendenti in Estonia

Il diritto fiscale estone usa, a questo scopo, una definizione ampia di «dipendente». Le stock option con l’esenzione fiscale triennale possono essere assegnate a:

• personale con contratti di lavoro;
• membri dell’organo amministrativo e dell’organo di vigilanza;
• freelance e sviluppatori che lavorano per la società come persone fisiche in base a un contratto di servizi, mandato o contratto analogo disciplinato dal diritto delle obbligazioni.

Non rientra invece il contraente che fattura tramite la propria società a responsabilità limitata: un’opzione emessa a una OÜ o a una LLC estera è uno strumento diverso con conseguenze fiscali differenti.

Fissare la data di assegnazione dell’opzione: firma digitale o comunicazione all’autorità fiscale

Poiché i tre anni sono calcolati dal giorno della firma dell’accordo di opzione, l’autorità fiscale estone deve poter verificare la data di assegnazione. Vi sono tre modi per farlo:

• firmare l’accordo con una firma elettronica qualificata — carta d’identità estone, carta e-Residency, Smart-ID o una firma elettronica comparabile conforme agli standard UE;
• firmarlo presso un notaio; oppure
• inviare l’accordo (o i termini del piano al quale il dipendente ha aderito) all’autorità fiscale estone via e-mail entro cinque giorni lavorativi dalla firma.

L’autorità fiscale ha accettato anche piattaforme per piani azionari e servizi di firma elettronica i cui registri dimostrano in modo affidabile la data della firma. Un accordo cartaceo che non sia né notarile né comunicato non avvia mai il periodo, e ogni esercizio successivo è tassato.

Da dove provengono le quote: tre modi per detenere un pool di opzioni in una OÜ estone

Le regole fiscali rispondono a quando le quote possono essere trasferite a basso costo. Il diritto societario risponde a come, ed è la parte che i fondatori scoprono più spesso troppo tardi. Una società estone a responsabilità limitata (OÜ) ha tre modi per riservare quote al proprio ESOP:

Nel secondo e nel terzo modello l’esercizio costituisce un trasferimento di una quota di OÜ e, per impostazione predefinita, deve essere certificato da un notaio in Estonia — gestibile una volta, ma un piano di opzioni può generare dieci o venti trasferimenti nell’arco di diversi anni, alcuni a dipendenti all’estero che dovrebbero ciascuno recarsi a Tallinn o rilasciare una procura.

Capitale sociale di €10.000: trasferire quote ai dipendenti senza notaio

Il Commercial Code offre una soluzione semplice (§ 149 (6)). Una società può stabilire nel proprio statuto che i trasferimenti di quote richiedano soltanto una forma riproducibile per iscritto — in pratica un accordo firmato digitalmente — se sono soddisfatte due condizioni:

1. il capitale sociale è almeno €10.000 ed è stato interamente versato; e
2. tutti i soci votano a favore della modifica che esclude la forma notarile.

L’esclusione è iscritta nel Registro delle Imprese estone (Äriregister) e, da allora, l’organo amministrativo comunica esso stesso al registro ogni modifica dell’elenco dei soci. È di gran lunga la via più semplice: un aumento di capitale, una delibera unanime, un deposito al registro, e ogni successivo trasferimento di quote è un documento firmato digitalmente. L’unica alternativa — registrare le quote della società presso il depositario centrale di titoli, Nasdaq CSD — elimina anch’essa la forma notarile, ma comporta la nomina di un operatore di conto, il pagamento di costi di registrazione e annuali e la gestione di un secondo registro; è adatta a società che si preparano a investitori esterni o a una quotazione, anziché a una piccola società tecnologica con un piano di opzioni.

Da quando il capitale sociale minimo legale è stato abolito (una quota può ora avere un valore nominale di un centesimo), molte start-up vengono costituite con un capitale di poche centinaia di euro. Tale società non può utilizzare l’esclusione finché non aumenta il proprio capitale a €10.000 e non lo versa — di norma mediante un conferimento dei fondatori o parte del primo round di investimento.

Mentre lo statuto viene modificato, vale la pena aggiungere altre due clausole: l’esclusione del diritto di prelazione legale dei soci per i trasferimenti nell’ambito del piano di opzioni (altrimenti ogni esercizio richiede una rinuncia di ciascun socio) e una restrizione al trasferimento affinché i dipendenti non possano vendere le loro quote senza il consenso dell’organo amministrativo. Vesting, regole per l’uscita e trattamento in caso di vendita rientrano nell’accordo tra soci, non nello statuto pubblico.

Istituire un ESOP in una società estone, passo dopo passo

1. Decida il pool di opzioni. Concordi il valore nominale massimo riservato ai dipendenti e chi può ricevere opzioni.
2. Aumenti il capitale sociale a €10.000 e lo versi, se la società è stata costituita con un importo inferiore.
3. Modifichi lo statuto — esclusione della forma notarile, esclusione della prelazione, restrizione al trasferimento — con delibera unanime.
4. Adotti il piano di opzioni nell’accordo tra soci: vesting, nessun esercizio prima di tre anni, condizioni per l’uscita, periodo di esercizio, trattamento in caso di vendita e obbligo dei soci di aumentare il capitale all’esercizio.
5. Firmi digitalmente ciascun accordo di opzione, oppure lo comunichi all’autorità fiscale entro cinque giorni lavorativi.
6. Mantenga un registro delle opzioni con date di assegnazione, quantità e prezzi; l’autorità fiscale può richiederlo anni dopo, e qualsiasi investitore lo farà.
7. All’esercizio: registri l’aumento di capitale o il trasferimento di quote e presenti una dichiarazione dei fringe benefit (allegato 4 TSD) solo se l’esercizio ricade entro i tre anni.

Istituire un piano di stock option con Eesti Firma

Eesti Firma prepara l’intero pacchetto ESOP per società estoni di proprietà di fondatori residenti, non residenti ed e-resident. Il nostro team di servizi legali redige lo statuto, l’accordo tra soci e gli accordi di opzione, quindi gestisce l’aumento di capitale e i depositi presso il Registro delle Imprese estone (Äriregister); il nostro reparto di contabilità mantiene aggiornato il registro delle opzioni e dichiara correttamente ogni esercizio imponibile. Se la società non esiste ancora, integriamo la struttura idonea alle opzioni nella costituzione di società fin dall’inizio, affinché il capitale di €10.000 e lo statuto adeguato siano predisposti prima dell’ingresso del primo sviluppatore.

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