Kort antwoord
Een Estse OÜ hoeft geen overeenkomst met een lid van haar bestuur te sluiten. De relatie begint zodra de aandeelhouders het lid kiezen en het lid de benoeming aanvaardt, en wordt beheerst door het vennootschapsrecht en de regels voor overeenkomsten van opdracht, niet door het arbeidsrecht. Een schriftelijke bestuurdersovereenkomst is raadzaam zodra de vennootschap een vergoeding betaalt of iemand anders dan de enige eigenaar in het bestuur zit, omdat daarin de taken, de vergoeding, de opzegtermijn en de gevolgen van ontslag worden vastgelegd.
Veel buitenlandse oprichters registreren een Estse besloten vennootschap (OÜ) (osaühing, OÜ), worden daarvan het enige bestuurslid en ondertekenen nooit iets met hun eigen vennootschap. Dat is rechtmatig en bij veel van zulke vennootschappen is niets meer nodig. Een schriftelijke overeenkomst wordt nuttig zodra u een bestuurder in dienst neemt, een medeoprichter in het bestuur opneemt of uzelf een vergoeding gaat betalen, aangezien de wet de meeste praktische voorwaarden aan de partijen overlaat.
Deze gids legt uit wanneer een bestuurdersovereenkomst, ook wel bestuurderscontract of dienstverleningsovereenkomst voor een lid van het bestuur genoemd, het ondertekenen waard is en wat deze moet bevatten. Wie in het bestuur mag zitten en wanneer een bestuurder persoonlijk aansprakelijk is, wordt behandeld in onze gids voor bestuursleden.
Wat is een bestuurdersovereenkomst?
Een bestuurdersovereenkomst is een contract tussen een Estse OÜ en een lid van haar bestuur (juhatus) waarin de voorwaarden worden vastgelegd waaronder die persoon de vennootschap leidt. Het Wetboek van Koophandel noemt deze overeenkomst, maar regelt haar niet als een afzonderlijk contracttype. Het Hooggerechtshof van Estland heeft de relatie herhaaldelijk omschreven als vergelijkbaar met een lastgevingsovereenkomst, een overeenkomst van opdracht onder de Law of Obligations Act.
De Employment Contracts Act is uitdrukkelijk niet van toepassing op de contracten van bestuursleden van een vennootschap (§ 1(5)). Een bestuurslid is daarom geen werknemer, ongeacht hoe het document wordt genoemd, en heeft alleen recht op betaald verlof, een opzegtermijn of ontslagvergoeding als de overeenkomst daarin voorziet.
Is een bestuurdersovereenkomst verplicht?
Nee. Voor de verkiezing van een bestuurslid zijn een besluit van de aandeelhouders en toestemming van het lid vereist, maar de wet verplicht geen contract. Een contract kan in elke vorm worden gesloten (Law of Obligations Act § 11), zodat voorwaarden die door de aandeelhouders zijn goedgekeurd en door het lid zijn aanvaard, de partijen ook zonder ondertekend document binden. Een ondertekende overeenkomst maakt ze alleen eenvoudiger te bewijzen.
Of u er een nodig hebt, hangt vooral af van wie in het bestuur zit en of zij worden betaald:
| Uw situatie | Hebt u een bestuurdersovereenkomst nodig? |
|---|---|
| Enige eigenaar en enig bestuurslid, geen vergoeding | Meestal niet. De wet bepaalt uw verplichtingen al |
| Enige eigenaar en enig bestuurslid, met vergoeding | Een besluit waarin de vergoeding wordt vastgesteld is vereist; een korte overeenkomst is raadzaam |
| Twee of meer oprichters in het bestuur | Aanbevolen om taken te verdelen en vergoedingen en vertrekvoorwaarden vroegtijdig vast te leggen |
| Een aangestelde of externe bestuurder | Sterk aanbevolen om taken, vergoeding, opzegging en compensatie bij ontslag overeen te komen |
| Een bestuurslid dat ook ander werk voor de vennootschap verricht | Aanbevolen, naast een afzonderlijke arbeidsovereenkomst voor het andere werk |
Wanneer een vergoeding wordt betaald, moeten het bedrag en de betalingsprocedure worden vastgesteld bij besluit van de aandeelhouders, of van de raad van toezicht indien de vennootschap er een heeft (Commercial Code § 180¹). Hoe de vergoeding wordt belast en geregistreerd, leggen wij uit in ons artikel over beloning van bestuursleden.
Bestuurdersovereenkomst versus arbeidsovereenkomst
De twee contracten verschillen op vier hoofdpunten:
| Onderwerp | Bestuurdersovereenkomst | Arbeidsovereenkomst |
|---|---|---|
| Belangrijkste wet | Commercial Code en Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Vakantie en werktijd | Alleen als de overeenkomst daarin voorziet | Wettelijk gegarandeerd |
| Beëindiging van de functie | Ontslag uit de functie op elk moment, zonder reden; de overeenkomst eindigt volgens haar eigen voorwaarden | De werkgever heeft een wettelijke grond en doorgaans een opzegtermijn nodig |
| Compensatie bij einde van de functie | Alleen als de overeenkomst daarin voorziet | Wettelijke ontslagvergoeding waar van toepassing |
Een bestuurslid kan nog steeds een arbeidsovereenkomst met dezelfde vennootschap hebben, maar alleen voor werk dat geen bestuurstaak is. De oprichter van een klein café kan bijvoorbeeld de vennootschap leiden onder een bestuurdersovereenkomst en als chef-kok werken onder een arbeidsovereenkomst, die de aandeelhouders eveneens moeten goedkeuren. Ons artikel over verborgen arbeidsrelaties legt uit waarom het daadwerkelijk verrichte werk zwaarder weegt dan de titel van het contract.
Wat moet in een bestuurdersovereenkomst staan?
De overeenkomst kan alles regelen wat niet strijdig is met de wet of de statuten. Deze bepalingen zijn het belangrijkst:
| Bepaling | Wat overeen te komen |
|---|---|
| Taken en beperkingen | Verantwoordelijkheidsgebieden, taakverdeling tussen leden, transacties die eerst goedkeuring van de aandeelhouders vereisen en de wijze waarop het lid aan hen rapporteert |
| Vergoeding en kosten | Bedrag, betaaldatums, bonussen en kostenvergoeding, in redelijke verhouding tot de taken en de financiën van de vennootschap |
| Vakantie en bereikbaarheid | Betaalde vrije dagen, indien van toepassing, en hoe bereikbaar het lid moet zijn, aangezien de wet geen werktijd voor bestuursleden bepaalt |
| Looptijd | Bepaald of onbepaald. Tenzij de statuten een termijn bepalen, wordt een bestuurslid voor onbepaalde tijd gekozen |
| Opzegging en compensatie | Opzegtermijn voor elke partij, gronden voor beëindiging zonder opzegtermijn en eventuele compensatie bij ontslag zonder schuld |
| Concurrentiebeding | Tijdens de ambtsperiode mag het lid geen concurrerende onderneming leiden of zonder toestemming van de aandeelhouders in het bestuur van een concurrent zitten. Elke beperking na vertrek moet worden overeengekomen, met reikwijdte en duur |
| Geheimhouding en overdracht | Wat als bedrijfsgeheim geldt, hoe lang de verplichting duurt en de teruggave van documenten, wachtwoorden en toegang bij vertrek |
| Aansprakelijkheid en verzekering | De verjaringstermijn voor vorderingen van de vennootschap tegen het lid (vijf jaar tenzij anders overeengekomen) en wie betaalt voor bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering (D&O) |
Twee regels in de Commercial Code gelden ongeacht wat de overeenkomst bepaalt. Ten eerste kan de vennootschap een lagere vergoeding vorderen als haar financiën aanzienlijk verslechteren en voortzetting van de betalingen voor haar uiterst onredelijk zou zijn. Het lid mag de overeenkomst dan met een opzegtermijn van één maand beëindigen (§ 180¹).
Ten tweede bindt een beperking van aansprakelijkheid schuldeisers niet. Als de vennootschap haar schulden niet kan betalen, kan een schuldeiser of curator in faillissement nog steeds schadevergoeding van het lid vorderen, ook als de vennootschap afstand heeft gedaan van haar vordering of de verjaringstermijn heeft verkort (§ 187).
De overeenkomst geldig ondertekenen
De gebruikelijke bevoegdheid van het bestuurslid om namens de vennootschap te ondertekenen, omvat deze overeenkomst niet. De aandeelhouders besluiten over het sluiten, wijzigen en beëindigen ervan, bepalen de voorwaarden en wijzen de persoon aan die namens de vennootschap ondertekent (Commercial Code § 168(1)(10)). Als de vennootschap een raad van toezicht heeft, neemt deze die besluiten in plaats daarvan. Een overeenkomst zonder de vereiste goedkeuring is nietig (§ 181(3)).
Als u een overeenkomst ondertekent, hebt u twee documenten nodig: een aandeelhoudersbesluit dat deze goedkeurt, de vergoeding vaststelt en de vertegenwoordiger van de vennootschap aanwijst, en de overeenkomst zelf, ondertekend door die vertegenwoordiger en het bestuurslid. In een vennootschap met één eigenaar neemt de eigenaar het besluit alleen en wijst daarin de persoon aan die namens de vennootschap ondertekent. Beide documenten kunnen digitaal worden ondertekend met een Estse ID-kaart of een e-Residency digitale ID-kaart. Geen van beide hoeft bij het Ests handelsregister (Äriregister) te worden ingediend; bewaar ze daarom bij de vennootschapsadministratie.
Ontslag en aftreden: opzegtermijn, compensatie en de overeenkomst
Aandeelhouders kunnen een bestuurslid op elk moment zonder opgaaf van reden ontslaan, en een bestuurslid kan op elk moment aftreden (Commercial Code § 184). Beide stappen beëindigen het bestuurslidmaatschap, maar de overeenkomst eindigt volgens haar eigen voorwaarden en de regels van de Law of Obligations Act over lastgevingsovereenkomsten. Volgens die regels kan elke partij een overeenkomst voor onbepaalde tijd op elk moment beëindigen. Een bestuurslid dat vertrekt voordat de vennootschap een vervanger kan regelen, kan echter de vennootschap voor haar schade moeten compenseren (§§ 630–631).
Daarom verdienen opzegtermijn en compensatie een duidelijke formulering. Ontslag beëindigt de overeenkomst niet vanzelf, zodat een ontslagen bestuurslid kan aanvoeren dat de vergoeding doorloopt totdat de overeenkomst wordt beëindigd. Wanneer een lid in goed overleg vertrekt, kan een korte beëindigingsovereenkomst die door de aandeelhouders is goedgekeurd, de laatste vergoeding, de overdracht en een eventueel concurrentiebeding regelen. De registratiemeldingen worden behandeld in onze gidsen over het wijzigen van een bestuurslid en aftreden uit het bestuur.
Uw overeenkomst opstellen of beoordelen met Eesti Firma
Ons juridisch team stelt bestuurdersovereenkomsten op samen met het aandeelhoudersbesluit dat deze goedkeurt. Wij stemmen de voorwaarden af op uw bestuur en de wijze waarop de leden worden betaald, en kunnen ook een bestaande overeenkomst beoordelen. Onze accountants kunnen vervolgens een betaald bestuurslid registreren en de loonadministratie en belastingrapportage voor de vergoeding verzorgen.
Veelgestelde vragen
Ja. Beide namen beschrijven hetzelfde contract tussen een OÜ en een lid van haar bestuur. Estse advocatenkantoren en Startup Estonia noemen dit vaak een dienstverleningsovereenkomst voor een lid van het bestuur, en ongeacht de naam is het geen arbeidsovereenkomst.
Ja, als uitgangspunt. Startup Estonia, een overheidsinitiatief, publiceert een gratis modelovereenkomst voor dienstverlening door een bestuurslid, maar elk sjabloon moet worden aangepast aan de taken, vergoeding en vertrekvoorwaarden. Het vereist nog steeds een aandeelhoudersbesluit dat het goedkeurt.
Nee. Een bestuurdersovereenkomst kan op papier of digitaal worden ondertekend en wordt niet ingediend bij het Ests handelsregister (Äriregister). Zij vereist wel goedkeuring van de aandeelhouders, omdat een overeenkomst zonder die goedkeuring nietig is.
Ja. Het Estse recht vereist niet dat een contract tussen een vennootschap en haar bestuurslid in het Ests is opgesteld, dus een Engelse overeenkomst is geldig. Gebruik een taal die elke ondertekenaar begrijpt.
