Cheltuieli de deplasare și diurnă: ce poate plăti o societate estoniană fără impozit

Călătoriile sunt unul dintre puținele domenii în care o societate estoniană poate acoperi costurile personale ale proprietarului său, inclusiv mesele, fără impozit, motiv pentru care fondatorii întreabă atât de des despre ele. Regulile sunt scurte și se află în Legea impozitului pe venit și în Regulamentul guvernamental nr. 110 privind deplasările de serviciu. Acestea precizează ce este o deplasare de serviciu, ce diurnă poate fi plătită fără impozit și ce cheltuieli de deplasare sunt rambursate pe baza documentelor.

În practica noastră, regulile sunt rareori problema. Problema este ce se întâmplă în timpul călătoriei: totul este plătit cu cardul societății, chitanțele nu sunt păstrate, iar o cină cu un client apare lângă un prânz în familie în același extras. Contabilul moștenește apoi o grămadă de plăți cu cardul fără nicio decizie de deplasare în spate. Acest ghid explică ce cheltuieli de deplasare poate plăti fără impozit un OÜ estonian, ce se transformă într-un avantaj impozabil și cum funcționează regulile pentru un membru al organului de administrare care locuiește în străinătate. Se încheie cu rutina care păstrează evidențele în ordine, astfel încât o întrebare din partea EMTA să nu schimbe nimic.

Ce se consideră deplasare de serviciu în Estonia

O deplasare de serviciu începe de la locul dumneavoastră obișnuit de muncă, deci acesta este primul aspect care trebuie stabilit. Pentru un angajat, locul de muncă este cel din contractul de muncă, convenit cel puțin la nivel de oraș sau municipiu. O societate din Tallinn care trimite un angajat la Tartu sau Berlin îl trimite într-o deplasare de serviciu. Un angajat al cărui contract menționează „Estonia” ca loc de muncă nu poate fi în deplasare de serviciu nicăieri în țară, ci doar în străinătate. Deplasările între domiciliu și locul normal de muncă nu sunt niciodată deplasări de serviciu.

Aceleași reguli și aceleași limite fiscale se aplică membrilor organului de administrare (juhatus). Un membru al organului de administrare nu are nevoie de contract de muncă, indemnizație de administrator sau salariu pentru ca societatea să îi acopere deplasările. Ghidul EMTA privind deplasările de serviciu precizează că limitele neimpozabile se aplică indiferent dacă persoana primește sau nu remunerație. Singura diferență este că un membru al organului de administrare nu are drept legal să solicite diurnă, astfel că plata acesteia de către societate este o chestiune de acord. Pentru un fondator care își conduce propriul OÜ, aceasta înseamnă că societatea îi poate plăti deplasările chiar dacă nu i-a plătit niciodată o indemnizație de administrator sau altceva.

Decizia scrisă care decide totul

Înainte de deplasare, societatea emite o decizie scrisă care indică cine călătorește, unde, pentru cât timp, în ce scop, ce cheltuieli vor fi rambursate și la ce rată de diurnă. Nu există formular oficial; este suficientă o pagină, datată și semnată de un membru al organului de administrare în numele societății. Într-o societate cu o singură persoană, membrul organului de administrare semnează o decizie privind propria deplasare, ceea ce pare ciudat prima dată și este complet normal.

Decizia este primul lucru pe care îl caută un contabil sau inspector fiscal. Poziția EMTA este clară: fără o decizie scrisă sau dacă deplasarea se dovedește a nu fi deloc o deplasare de serviciu, cheltuielile plătite pe baza chitanțelor sunt impozitate ca avantaj în natură, iar transferurile de numerar către persoană ca salariu. O vacanță prezentată drept deplasare de serviciu este tratată la fel. O decizie redactată după deplasare este mai bună decât nimic, însă trebuie apoi să corespundă biletelor, datelor și unui scop real de muncă, iar contabilul ar prefera mult mai mult să o aibă înainte ca banii să fie plătiți.

Diurnă neimpozabilă pentru deplasări în străinătate

Diurna acoperă mesele și costurile mici ale șederii departe de casă. Se plătește pe zi fără chitanțe, iar pentru o deplasare în străinătate societatea o poate plăti fără impozit în următoarele limite.

Societatea poate plăti mai mult decât limita, însă excedentul este impozitat ca salariu. Limitele sunt stabilite prin regulament și se modifică din când în când; cifrele din acest ghid sunt cele în vigoare la ultima actualizare. Deplasările interne sunt diferite: nu există diurnă neimpozabilă pentru o deplasare de serviciu în Estonia, iar dacă societatea plătește totuși una, aceasta este impozitată ca salariu. Nici mesele dintr-o deplasare internă nu pot fi rambursate fără impozit, nici măcar pe baza chitanțelor. Hotelurile, biletele și transportul în Estonia sunt rambursate integral pe baza documentelor, ca în orice altă deplasare.

Diurna și mesele pentru care este destinată nu pot fi plătite de două ori. Dacă societatea plătește diurna și acoperă și propriile facturi de restaurant ale călătorului, facturile de restaurant reprezintă un avantaj în natură. Micul dejun inclus în prețul hotelului face parte din costul cazării și rămâne neimpozabil, la fel și o masă inclusă într-un bilet. Dacă mesele sunt oferite gratuit la destinație, de exemplu de organizatorul unei conferințe, societatea poate reduce diurna cu până la 70%.

Ce cheltuieli de deplasare sunt rambursate fără impozit

Orice altă cheltuială de deplasare de serviciu se rambursează pe baza unui document care arată ce a fost cumpărat, de la cine și cu ce sumă. Legea nu stabilește o limită superioară pentru aceste costuri; cere doar ca ele să fi fost necesare pentru deplasare.

Folosirea propriei mașini

Dacă conduceți propria mașină într-o deplasare de serviciu, societatea poate alege una dintre două opțiuni. Poate rambursa costurile efective ale călătoriei pe baza documentelor, respectiv combustibilul, parcarea, taxele de drum și biletele de feribot, fără limită superioară, dar excluzând reparațiile și întreținerea. Sau poate plăti compensația generală pentru folosirea unei mașini personale: până la €0.50 pe kilometru și cel mult €550 pe lună. Această opțiune necesită un registru de parcurs care consemnează data, traseul și kilometrii fiecărei călătorii. Aceiași kilometri nu pot fi solicitați prin ambele opțiuni, iar orice depășește plafonul lunar în cadrul celei de-a doua este avantaj în natură. Membrii organului de administrare pot folosi oricare dintre opțiuni în același mod ca angajații.

Membri ai organului de administrare și proprietari care locuiesc în străinătate

Majoritatea societăților estoniene deținute de străini sunt conduse din țara de origine a proprietarului, iar proprietarul vine în Estonia de câteva ori pe an pentru a se întâlni cu contabilul, banca sau un partener. Dacă acea vizită este o deplasare de serviciu depinde de locul de muncă al proprietarului, iar Legea impozitului pe venit răspunde la aceasta într-un mod neașteptat pentru fondatori.

Pentru un membru al organului de administrare, EMTA consideră locul de muncă drept locul în care persoana își îndeplinește de obicei atribuțiile. Un fondator care administrează societatea din Lisabona are locul de muncă în Lisabona, iar o călătorie la Tallinn este pentru el o deplasare de serviciu în străinătate. Legea impozitului pe venit aplică atunci limitele neimpozabile ale țării unde se prestează munca, nu rata estoniană. EMTA a confirmat în răspunsurile sale publicate privind deplasările de serviciu că societatea nu poate alege în schimb limitele estoniene. Zborurile, hotelul și taxiurile sunt rambursate integral pe baza documentelor, ca de obicei; doar diurna urmează ratele țării de origine. Modul în care țara de origine impozitează această diurnă este o chestiune separată, care merită discutată cu un consultant local înainte de prima plată.

Unele ghiduri scrise pentru e-residents susțin contrariul: că Estonia este țara de origine a societății și o vizită la Tallinn nu poate fi niciodată o deplasare de serviciu. Această interpretare ignoră locul unde se desfășoară munca. Este mai sigur să decideți o dată locul de muncă, să îl scrieți în deciziile de deplasare și să îl aplicați la fel pentru fiecare deplasare. Locul în care proprietarul lucrează în realitate este și chestiunea din spatele sediului permanent, pe care o explicăm în articolul nostru despre conducerea unei societăți estoniene în timp ce locuiți în străinătate.

Ce se întâmplă când regulile sunt încălcate

O cheltuială care nu trece testul nu dispare din contabilitate; își schimbă încadrarea fiscală. Tabelul arată ce plătește societatea pentru €100 în fiecare caz. Avantajul în natură este costisitor, deoarece impozitul pe venit se calculează mai întâi asupra avantajului, iar apoi contribuțiile sociale se calculează atât asupra avantajului, cât și asupra impozitului pe venit.

Toate acestea se declară în TSD pentru luna în care au fost plătiți banii, fiecare în anexa proprie, iar impozitul se plătește până în aceeași zi de 10 a lunii următoare. Avantajele în natură și cheltuielile care nu au legătură cu activitatea se numără printre plățile pe care Legea impozitului pe venit le tratează drept distribuiri impozabile, după cum explică ghidul nostru despre impozitul pe profit în Estonia. Prin urmare, o societate care nu a plătit niciodată dividend poate datora totuși impozit pentru o deplasare documentată necorespunzător.

O deplasare de trei zile, explicată pas cu pas

Un membru al organului de administrare al unei societăți din Tallinn zboară la Berlin luni și revine miercuri seara pentru a se întâlni cu un client și a vizita un târg comercial. Decizia de deplasare este semnată în săptămâna anterioară și indică datele, scopul și o diurnă de €75.

Ultimul rând este cel la care majoritatea fondatorilor nu s-ar aștepta. Prânzurile costă societatea €60 plus €42.31 impozit, în timp ce aceiași €60 nu ar fi costat nimic dacă membrul organului de administrare ar fi plătit prânzul din diurna de €225. Soluția este simplă: dacă mesele ajung pe cardul societății, reduceți diurna pentru acele zile cu aceeași sumă și totalul rămâne în limita neimpozabilă. Cina cu clientul nu poate fi corectată la fel, dar poate fi planificată, deoarece o lună cu indemnizație de administrator sau salariu are o limită mai mare pentru cheltuieli de protocol.

De ce cardul societății cauzează cele mai multe probleme

În practica noastră, clienții care ajung să primească o factură fiscală pentru călătorii nu sunt cei care au interpretat greșit diurna. Sunt cei care au plătit întreaga deplasare și, adesea, restul lunii cu cardul societății și nu au păstrat nimic. La sfârșitul anului, contabilul are un extras bancar plin de restaurante, magazine și hoteluri din străinătate, fără decizie de deplasare, fără chitanțe și fără posibilitatea de a distinge o cină cu un client de o vacanță în familie. Aceste plăți nu pot intra în contabilitate ca costuri de afaceri. Devin avantaj în natură, cheltuială care nu are legătură cu activitatea sau creanță față de proprietar, iar ultima opțiune este începutul problemei pe care o descriem în ghidul nostru despre împrumuturile asociatului de la o societate estoniană.

O rutină care păstrează contabilitatea curată

1. Semnați decizia de deplasare înainte de plecare sau cel târziu în ziua rezervării biletelor și dați contabilului o copie.
2. Stabiliți diurna în decizie și plătiți-o printr-un singur transfer după deplasare; nu lăsați cardul societății să o înlocuiască.
3. Plătiți cu cardul societății doar hotelul, biletele, transportul și celelalte costuri din tabelul de mai sus și fotografiați fiecare chitanță în aceeași zi. O linie din extrasul cardului nu este chitanță.
4. Păstrați cheltuielile private pe propriul card, inclusiv mesele când se plătește diurnă și orice cheltuială pentru persoanele care călătoresc cu dumneavoastră.
5. Trimiteți contabilului câte un raport de cheltuieli pentru fiecare deplasare în termen de o săptămână de la revenire: decizia, chitanțele, calculul diurnei și o notă privind orice întâlniri cu clienții.

O deplasare gestionată astfel îi ia contabilului câteva minute pentru înregistrare și nu lasă EMTA nimic de reclasificat.

Menținerea în ordine a cheltuielilor de deplasare cu Eesti Firma

Cheltuielile de deplasare de serviciu merită gestionate corect, deoarece sunt una dintre cele mai clare modalități prin care o societate estoniană poate acoperi costurile reale ale proprietarului său. Contabilii noștri pregătesc deciziile de deplasare, calculează diurna și înregistrează rapoartele de cheltuieli, iar orice nu se încadrează în limite este declarat corect în TSD. Dacă încă vă planificați societatea, stabilim rutina de cheltuieli ca parte a înființării societății în Estonia.

Trimiteți o solicitare

Întrebări frecvente