Răspuns rapid
Un membru al consiliului de administrație schimbă adresa companiei în Registrul e-Business și semnează digital cererea. Dacă noua adresă se află în același oraș sau aceeași comună rurală, nu se plătește taxă de stat, iar actul constitutiv rămâne neschimbat. Dacă se află într-o altă municipalitate, depuneți și actul constitutiv modificat, precum și o hotărâre a asociaților, și plătiți o taxă de stat de 25 €. Aceeași taxă se aplică ori de câte ori se schimbă persoana de contact. Registratorul efectuează de regulă înregistrarea în termen de una până la cinci zile lucrătoare.
Companiile se mută din motive obișnuite: un birou nou, un fondator care pleacă din Estonia, un furnizor de adrese care se închide sau trecerea de la adresa de domiciliu indicată la înregistrarea companiei la una profesională. Indiferent de motiv, consiliul de administrație trebuie să actualizeze adresa sediului, deoarece, până la modificarea înregistrării, corespondența oficială continuă să ajungă la cea veche. Acest ghid explică cum schimbați adresa companiei dumneavoastră în Estonia: procedura este scurtă, iar actele sunt cele care variază.
Trei situații, trei seturi de documente
Documentele solicitate de Registrul e-Business atunci când schimbați adresa sediului depind de locul în care se mută compania. Criteriul de separare este unitatea administrativă locală: un oraș (linn) sau o comună rurală (vald).
| Adresă nouă | Act constitutiv | Documente suplimentare | Taxă de stat |
|---|---|---|---|
| Același oraș sau aceeași comună rurală | Neschimbat | Niciunul | Niciuna |
| Altă municipalitate din Estonia | Modificat, indicând noua localitate la nivel de municipalitate | Hotărârea asociaților privind modificarea și noul text integral al actului constitutiv | 25 € |
| În afara Estoniei | Modificat, cu noua localitate | Hotărârea asociaților, noul act constitutiv și numirea unei persoane de contact licențiate cu mandat pe durată determinată | 25 € |
O mutare în Tallinn, de exemplu din Kesklinn în Lasnamäe, necesită doar câteva clicuri și o semnătură. O mutare din Tallinn în Tartu modifică actul constitutiv deoarece, potrivit Codului comercial, acesta indică localitatea companiei. O adresă din străinătate este de asemenea permisă potrivit Legii Registrului Comerțului, atât timp cât compania are o persoană de contact licențiată în Estonia.
Cum schimbați adresa unei companii în Registrul e-Business
- Autentificați-vă cu cartea de identitate, cardul e-Residency, Mobile-ID sau Smart-ID, deschideți My dashboard, selectați compania și faceți clic pe Change data.
- În secțiunea Contacts, înlocuiți adresa sediului. Adresele estoniene sunt selectate din sistemul național de adrese; o adresă străină se introduce manual. Dacă se schimbă și persoana de contact, eliminați-o pe cea veche și adăugați-o pe cea nouă cu data de încetare a mandatului său. Verificați și e-mailul: registrul își transmite acolo notificările.
- Dacă se schimbă municipalitatea sau adresa se mută în străinătate, încărcați noul act constitutiv în secțiunea Articles of association și hotărârea asociaților la Documents, ambele semnate digital. Ambele devin publice după depunere.
- Semnați cererea. Semnătura unui singur membru al consiliului de administrație este suficientă, cu excepția cazului în care registrul arată că membrii pot acționa numai împreună.
- Plătiți taxa de stat, dacă este datorată, prin linkul bancar din portal. Cererea este apoi depusă automat.
- Registratorul decide în termen de una până la cinci zile lucrătoare.
Depunerea fără un card e-Residency
Un membru al consiliului de administrație fără semnătură digitală estoniană nu poate depune cererea online. Alternativa este un notar estonian, care o depune în numele companiei: semnați la biroul notarului, acordați unei persoane împuternicite din Estonia o procură sau semnați documentele pe hârtie. Această cale adaugă zile, nu săptămâni. Este o opțiune obișnuită și frecvent utilizată, nu o soluție de rezervă: mulți fondatori fără e-Residency depun astfel fiecare modificare, iar noi o organizăm pentru clienții noștri.
Ce nu solicită portalul
Formularul nu vă solicită să dovediți că puteți utiliza noua adresă și, în practică, registratorul aproape că nu cere nici ulterior această dovadă. Aceasta nu face din adresă o simplă formalitate: introducerea cu bună știință de date false în registru este sancționabilă, iar membrul consiliului de administrație răspunde pentru aceasta. Păstrați în dosar un contract de închiriere, consimțământul scris al proprietarului sau un acord cu un furnizor de adrese juridice, deoarece o bancă va cere cu siguranță unul dintre ele.
Dacă nu se poate contacta compania la adresă, registratorul o poate radia, poate nota dificultățile de contact în fișa companiei și, dacă situația nu este remediată, poate dispune dizolvarea companiei. Ghidul nostru despre dovada adresei pentru o companie estoniană explică ce documente acceptă băncile.
Schimbarea furnizorului de adresă
Multe schimbări de adresă nu sunt deloc mutări, ci trecerea de la un furnizor de adresă juridică la altul. Nu aveți nevoie de permisiunea fostului furnizor pentru a pleca; trebuie doar să încetați contractul conform propriilor clauze, așadar verificați termenul de preaviz înainte de depunere. Mențineți vechiul serviciu activ până când noua înregistrare apare în registru, altfel compania nu are o adresă funcțională pentru câteva zile.
Dacă noul furnizor devine și persoana dumneavoastră de contact, înregistrarea persoanei de contact se modifică în aceeași cerere. Această modificare atrage taxa de stat de 25 €, chiar când noua adresă se află în același oraș. Taxa este percepută pe cerere, nu pe modificare, astfel încât, dacă se schimbă simultan un membru al consiliului de administrație sau adresa de e-mail, totalul rămâne 25 €.
Încă un aspect pentru companiile cu adresă străină. Dacă fostul furnizor era persoana dumneavoastră de contact și se retrage, registratorul stabilește un termen pentru numirea uneia noi și poate radia compania la trei luni după expirarea acelui termen, așadar asigurați înlocuirea înainte ca vechea înregistrare să dispară.
După înregistrare: cine mai are nevoie de noua adresă
Autoritățile de stat, inclusiv Tax and Customs Board, preiau adresa companiei din Registrul Comerțului estonian (Äriregister), deci nu trebuie să depuneți nimic la ele. Banca, clienții, furnizorii și oficiul poștal au nevoie de o informare din partea dumneavoastră, iar banca va dori de obicei un document care să indice noua adresă.
Schimbarea adresei cu Eesti Firma
Indiferent dacă noua adresă se află în același oraș, într-o altă municipalitate sau în străinătate, pregătim hotărârea și actul constitutiv modificat și depunem modificarea pentru dumneavoastră. Dacă nimeni din consiliul de administrație nu are un card e-Residency, organizăm procedura prin notar. Dacă aveți nevoie chiar de adresă, serviciul nostru de adresă juridică plasează compania dumneavoastră la Kadrioru Plaza în Tallinn, iar pentru o companie înregistrată în străinătate acționăm ca persoană de contact licențiată. biroul nostru virtual din Tallinn adaugă gestionarea corespondenței: poșta primită este recepționată, scanată și redirecționată către dumneavoastră.
Întrebări frecvente
Nimic, dacă noua adresă a sediului se află în același oraș sau aceeași comună rurală, iar persoana de contact rămâne aceeași. Dacă se schimbă municipalitatea, adresa se mută în străinătate sau este înlocuită persoana de contact, taxa de stat este de 25 €, plus costul redactării hotărârii și actului constitutiv, dacă le solicitați pregătite pentru dumneavoastră.
Legislația estoniană obligă consiliul de administrație să notifice registrul fără întârziere. În practică, depuneți modificarea în săptămâna mutării, deoarece corespondența oficială continuă să fie trimisă la vechea adresă până la actualizarea registrului.
Da, atât timp cât primiți efectiv corespondența acolo. O adresă din afara Estoniei necesită și o persoană de contact licențiată. Mulți fondatori preferă adresa unui furnizor pentru ca adresa lor de domiciliu să nu apară în registrul public și rețineți că adresele anterioare rămân vizibile în istoricul registrului după modificare.
Nu. În registru se modifică doar adresa și, uneori, persoana de contact. Codul de registru, codul de TVA estonian (KMKR) și conturile bancare nu sunt afectate.
