Konečný užívateľ výhod estónskej spoločnosti: koho zapísať, kedy údaje aktualizovať a čo sa môže pokaziť

Ak ste si zriadili spoločnosť v Estónsku zo zahraničia, s týmto pravidlom ste sa už stretli, možno bez povšimnutia. Pri online registrácii portál žiada konečného užívateľa výhod, označovaného aj ako ultimate beneficial owner alebo UBO, a pre zakladateľa, ktorý vlastní celú spoločnosť, je odpoveďou jednoducho jeho vlastné meno. Otázka je zložitejšia, keď spoločnosť patrí zahraničnej holdingovej spoločnosti, keď viacerí partneri vlastnia malé podiely alebo keď je niekde v štruktúre trust.

Mnohí zakladatelia predpokladajú, že zoznam spoločníkov vec vyrieši. Nevyrieši. Zoznam spoločníkov ukazuje, kto právne drží podiely, a môže to byť iná spoločnosť. Zápis konečného užívateľa výhod ukazuje, ktorá fyzická osoba stojí za týmito podielmi, a estónske právo oba záznamy vedie oddelene. Zakladatelia zo Spojeného kráľovstva alebo Nemecka často poznajú podobné pravidlo z registra PSC alebo Transparenzregister, podrobnosti sa však líšia a v Estónsku je za zápis zodpovedný štatutárny orgán, nie spoločníci. Tento sprievodca vysvetľuje, kto je v Estónsku konečným užívateľom výhod, ako ich registrovať v e-Business Register, kedy údaje aktualizovať a čo sa stane pri nesprávnom zázname.

Kto je podľa estónskeho práva konečným užívateľom výhod

Pravidlo vychádza zo zákona Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS). Konečným užívateľom výhod v Estónsku (tegelik kasusaaja) je fyzická osoba, ktorá spoločnosť v konečnom dôsledku vlastní alebo ovláda, či už prostredníctvom podielov, hlasovacích práv alebo inými prostriedkami. Spoločnosť nikdy nemôže byť konečným užívateľom výhod a jedna spoločnosť ich môže mať viacero.

Povinnosť sa vzťahuje na každú právnickú osobu zapísanú v estónskom registri, nielen na súkromné spoločnosti s ručením obmedzeným. Rovnaké údaje podávajú neziskové združenia, väčšina nadácií a partnerstvá. Výnimku majú živnostníci, bytové združenia, stavebné združenia, spoločnosti kótované na regulovanom trhu, nadácie, ktoré len držia majetok pre menovaných príjemcov, a pobočky zahraničných spoločností, keďže ich vlastníctvo je buď svojou povahou transparentné, alebo zverejnené podľa iných pravidiel.

Test 25 %: priame a nepriame vlastníctvo

Najúplnejším prípadom je vlastníctvo. Osoba, ktorej priame a nepriame podiely v spoločnosti spolu presahujú 25 % podielov alebo hlasovacích práv, je jej konečným užívateľom výhod. Nepriame znamená prostredníctvom inej spoločnosti: ak holdingová spoločnosť vlastní Vašu OÜ, osoby stojace za holdingovou spoločnosťou sa posudzujú podľa svojho podielu v nej. Test pokračuje celým reťazcom, až kým nedôjde k fyzickej osobe, bez ohľadu na počet medzičlánkov. Hlasovacie práva sú dôležitejšie než nominálne percento, preto môže dohodu spoločníkov alebo spoločenská zmluva, ktorá niektorým podielom dáva dodatočné hlasy, zmeniť výsledok.

Kontrola bez kvalifikovaného podielu

Vlastníctvo je len jednou cestou a zákon v skutočnosti uprednostňuje kontrolu. Osoba, ktorá spoločnosť ovláda inými prostriedkami, je jej konečným užívateľom výhod bez ohľadu na svoje percento. Kontrola môže vyplývať z väčšiny hlasov držaných prostredníctvom reťazca ovládaných spoločností, z dohody spoločníkov, ktorá jej dáva rozhodujúce slovo, z práva vymenovať alebo odvolať väčšinu orgánu spoločnosti alebo z inej zmluvy, ktorá ju v praxi stavia do čela. Usmernenie Ministerstva financií opisuje hranicu 25 % ako ukazovateľ, nie domnienku. Skutočnou otázkou vždy je, kto má dominantný vplyv.

Ak podmienky nespĺňa nikto: štatutárny orgán ako náhradné riešenie

Niekedy nikto nespĺňa ani jeden test. Typickým príkladom je päť partnerov, každý s 20 % a bez vedľajších dohôd. Ak orgán spoločnosti prijal všetky primerané kroky na identifikáciu konečného užívateľa výhod a nikoho nenašiel, zaregistruje osobu, ktorá spoločnosť skutočne riadi, v OÜ zvyčajne člena štatutárneho orgánu (juhatus). Ak sú členovia orgánu štyria alebo viacerí, zapisuje sa len predseda. Orgán by mal uchovávať záznam o vykonaných krokoch, pretože náhradné riešenie je prípustné len po skutočnom preverení. Znamená to aj, že pri zmene orgánu sa mení zápis konečného užívateľa výhod a počas likvidácie nahrádza orgán likvidátor.

Konečný užívateľ výhod podľa vlastníckej štruktúry: holdingové spoločnosti, partneri a trusty

Tabuľka ukazuje, ako sa pravidlá uplatňujú pri štruktúrach, ktoré najčastejšie vidíme medzi estónskymi spoločnosťami vo vlastníctve zahraničných osôb. Tretí stĺpec uvádza možnosť, ktorú v portáli vyberiete ako spôsob kontroly.

Dve štruktúry spôsobujú väčšinu chýb. Holdingová spoločnosť v zahraničí test nezastavuje: zakladatelia niekedy z pohodlnosti zapíšu riaditeľa holdingovej spoločnosti, ale ak má holdingová spoločnosť jedného vlastníka, konečným užívateľom výhod estónskej OÜ je tento vlastník. Ani nominálny spoločník nič nemení, pretože register chce osobu, ktorá má z podielov skutočný prospech a kontrolu. Estónsko v prvom rade nemá pravidlo vyžadujúce miestneho spoločníka, ako vysvetľuje náš sprievodca k 100 % zahraničnému vlastníctvu, takže nominálny spoločník len pridáva vrstvu, cez ktorú treba nahliadnuť.

Viacúrovňové štruktúry: ako sa počítajú percentá

V našej praxi skutočné ťažkosti nespôsobujú holdingové spoločnosti ako také, ale reťazce dvoch alebo troch spoločností s viacerými vlastníkmi na každej úrovni. Zakladatelia sa pýtajú, ako percentá sčítať, a odpoveď má dve časti, ktoré sa ľahko zamieňajú.

Pri teste 25 % sa percentá násobia smerom nadol po reťazci. Osoba, ktorá vlastní 70 % holdingovej spoločnosti, ktorá drží 30 % OÜ, má v OÜ nepriamy podiel 21 %. Priame a nepriame podiely sa potom sčítajú, rovnako ako podiely držané prostredníctvom viacerých spoločností. Tento výpočet používa Ministerstvo financií vo vlastných názorných príkladoch.

Test kontroly funguje inak. Ak osoba drží väčšinu hlasov na každej úrovni reťazca, ovláda spoločnosť na jeho konci, aj keď jej násobený podiel je výrazne pod 25 %. Tabuľka ukazuje, ako sa oba testy uplatňujú.

Výpočet si uchovajte v dokumentácii. Compliance tím banky urobí vlastnú verziu, niekedy inou metódou, a najrýchlejšie túto diskusiu uzavriete tým, že ukážete, ako sa dospelo k zápisu.

Ako zaregistrovať konečného užívateľa výhod v e-Business Register

Zápisy tvoria estónsky register konečných užívateľov výhod známy ako TEKSA, ktorý je súčasťou e-Business Register. Pri každom konečnom užívateľovi výhod register zaznamenáva meno, dátum a miesto narodenia, osobný identifikačný kód, ak existuje, a krajinu, ktorá ho vydala, krajinu pobytu, štátne občianstvo alebo občianstvá a spôsob, akým osoba spoločnosť ovláda. Ak je konečný užívateľ výhod e-resident, použije sa osobný kód e-residenta.

Zápis podáva štatutárny orgán a spoločníci sú povinní poskytnúť mu potrebné informácie. Pri novej spoločnosti sa údaje o konečnom užívateľovi výhod predkladajú priamo v žiadosti o registráciu, takže ich zakladatelia vyplnia v deň registrácie spoločnosti. Pri existujúcej spoločnosti trvá celý postup v portáli niekoľko minút:

1. Prihláste sa do e-Business Register pomocou ID karty, karty e-Residency, Mobile-ID alebo Smart-ID a otvorte svoj panel.
2. Kliknite na názov spoločnosti a prejdite do sekcie Beneficial owners, potom vyberte Change the data.
3. Pridajte každú osobu s vyššie uvedenými údajmi. Pri osobe bez estónskeho osobného kódu najprv vyberte jej krajinu a potom zadajte zahraničný kód alebo dátum narodenia.
4. Ak chcete osobu odstrániť, vyberte dôvod: wrongly designated, čím sa nezobrazí v histórii, alebo no longer a beneficial owner, čím sa do histórie presunie.
5. Kliknite na Next, skontrolujte súhrn a odošlite ho. Nie je potrebný podpis ani správny poplatok a zmena sa v registri zobrazí okamžite.

Portál Vám nedovolí odstrániť každého konečného užívateľa výhod a nechať zoznam prázdny, preto je potrebné pridať náhradu v tom istom podaní.

Podanie údajov o konečnom užívateľovi výhod bez karty e-Residency

Člen orgánu bez estónskeho digitálneho podpisu nemôže portál používať. V takom prípade sa informácie o konečnom užívateľovi výhod podávajú prostredníctvom estónskeho notára, rovnako ako účtovná závierka spoločnosti, ktorej orgán nemá kartu e-Residency. Notára môžete navštíviť osobne, udeliť zástupcovi v Estónsku plnú moc alebo dokument podpísať na papieri. Znenie plnej moci je vhodné vopred dohodnúť s notárom. Pre našich klientov zabezpečujeme podanie vo všetkých troch prípadoch, takže absencia karty oneskorí zápis o dni, nie týždne.

Kedy aktualizovať údaje o konečnom užívateľovi výhod

Zákon dáva orgánu 30 dní od okamihu, keď sa dozvie o zmene. Ministerstvo financií odporúča nečakať ani tak dlho, pretože banky a iné povinné subjekty register kontrolujú denne a zastaraný záznam ich vedie k nesprávnym záverom. Spúšťačom je zvyčajne zmena vlastníka, ale počítajú sa aj niektoré menej zjavné udalosti.

Register uchováva históriu zápisov konečných užívateľov výhod a registrátor ju neskôr neprepisuje. Osoba odstránená ako už nie konečný užívateľ výhod ostáva viditeľná ako minulý záznam, rovnako ako zápis, ktorý bol potvrdený a neskôr sa ukázal ako nesprávny; o to viac sa oplatí postupovať správne hneď prvýkrát. Ak plánujete prevod podielov vo Vašej OÜ alebo pridanie spoločníka, aktualizácia konečného užívateľa výhod patrí na rovnaký kontrolný zoznam.

Čo sa stane, ak zápis chýba alebo je nesprávny

Estónsko považuje zápis UBO za zákonnú povinnosť, nie formalitu, a dôsledky prichádzajú z viacerých smerov naraz.

Oznámenia nezrovnalostí od bánk, účtovníkov a iných povinných subjektov

Banky, platobné inštitúcie, účtovníci, notári a licencovaní poskytovatelia služieb musia pri prijatí klienta zistiť, kto je konečným užívateľom výhod. Ak ich zistenie nezodpovedá registru, sú povinní nezrovnalosť oznámiť registrátorovi. Registrátor potom pri zápise vyznačí poznámku o pochybnosti o jeho správnosti, informuje orgán spoločnosti a postúpi oznámenie Financial Intelligence Unit. Orgán má 30 dní na potvrdenie alebo opravu údajov a poznámka potom zmizne. Pre spoločnosť to zvyčajne znamená list s lehotou a orgán musí odpovedať dokumentmi preukazujúcimi skutočné vlastníctvo. Praktické ponaučenie je, že záznam kontrolujú iné osoby oveľa častejšie než samotná spoločnosť, preto nezrovnalosť len zriedka ostane dlho skrytá.

Obnovenie e-Residency a prijatie klienta bankou

Dve situácie robia zastaraný zápis nákladným. Prvou je bankový alebo platobný účet. Wise, Revolut aj estónske banky pred otvorením účtu vykonávajú vlastné kontroly vlastníctva a zápis konečného užívateľa výhod v registri je jednou z prvých vecí, ktoré ich compliance tím porovná s Vašou žiadosťou. Nesúlad automaticky neznamená odmietnutie, ale presunie žiadosť na manuálne posúdenie a pridá týždne. Druhou situáciou je e-Residency. Keď platnosť karty po piatich rokoch skončí, Police and Border Guard Board preverí, či status naďalej plní svoj účel, a oficiálny program e-Residency uvádza chýbajúci zápis konečného užívateľa výhod ako možný dôvod na odmietnutie novej karty. Dôvody a postup odvolania opisujeme v našom sprievodcovi k zamietnutému obnoveniu e-Residency.

Kto môže v Estónsku vidieť údaje konečného užívateľa výhod

Zápis konečného užívateľa výhod sa zobrazuje na karte spoločnosti v e-Business Register spolu s členmi orgánu a spoločníkmi a môže ho otvoriť ktokoľvek. Estónsky register UBO je preto jedným z najotvorenejších v EÚ. Banky, obchodní partneri a každý, kto spoločnosť preveruje pred transakciou, vidia tie isté mená, krajiny pobytu a spôsob kontroly, ktoré podal orgán spoločnosti. V registri môžete vyhľadávať aj opačne a zistiť, či je konkrétna osoba uvedená ako konečný užívateľ výhod ktorejkoľvek spoločnosti.

Je vhodné poznať dve ďalšie pravidlá. Údaje ostávajú v registri päť rokov po vymazaní spoločnosti. Konečný užívateľ výhod, ktorému v dôsledku zverejnenia hrozí reálne riziko podvodu, únosu, vydierania alebo obťažovania, alebo ktorý je maloletý, môže požiadať o obmedzenie prístupu k svojim údajom.

Správny zápis konečného užívateľa výhod

Pri jednom zakladateľovi trvá zápis počas registrácie dve minúty. Pri holdingovej štruktúre, skupine partnerov alebo truste sa oplatí vopred rozhodnúť, kto sa do registra uvedie a ako sa opíše kontrola. Tento záznam sa bude porovnávať s Vašou žiadosťou banke, účtovnou závierkou a každou neskoršou zmenou vlastníctva.

Keď registrujeme spoločnosť v Estónsku, konečných užívateľov výhod uvádzame ako súčasť žiadosti. Pri viacúrovňových štruktúrach náš právny tím preverí reťazec, určí, kto spĺňa podmienky konečného užívateľa výhod v Estónsku, a pripraví zápis; ak potrebujete odôvodnenie na papieri pre banku, vydáme právne stanovisko. Naši účtovníci zápis preverujú pred každou účtovnou závierkou, takže potvrdenie nikdy nezostane na náhodu.

Odoslať žiadosť

Často kladené otázky