Політика конфіденційності

Eesti Firma (юридична назва: Eesti Firma OÜ, реєстраційний код 14164797, зареєстрована адреса: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia) є оператором вебсайту eestifirma.ee та контролером персональних даних, що обробляються через нього. Ми є ліцензованим постачальником трастових і корпоративних послуг (ліцензія TCSP FIU000144), діяльність якого контролює Підрозділ фінансової розвідки Естонії, і суворо дотримуємося законодавства про захист даних, зокрема Закону Естонської Республіки про захист персональних даних та Загального регламенту про захист даних (ЄС) 2016/679 (GDPR).

Ця Політика конфіденційності зрозуміло пояснює, які персональні дані ми збираємо, навіщо ми це робимо, правові підстави для кожного виду використання, строки їх зберігання, кому ми їх передаємо та якими правами ви можете скористатися. Користуючись вебсайтом eestifirma.ee, ви підтверджуєте, що прочитали й зрозуміли описані тут правила обробки даних.

Коротко

Ми збираємо лише дані, необхідні для надання наших Послуг, виконання юридичних зобов’язань і вдосконалення Вебсайту. Ми ніколи не продаємо та не здаємо в оренду ваші персональні дані. Ми зберігаємо їх у межах Європейської економічної зони та обробляємо виключно відповідно до GDPR. Ви можете будь-коли отримати доступ до своїх даних, виправити або видалити їх, а також звернутися до нашого уповноваженого із захисту даних. За законом ми зберігаємо дані належної перевірки клієнтів протягом 5 років, а бухгалтерські документи — протягом 7 років.

Для повного розуміння принципів нашої роботи також рекомендуємо ознайомитися з пов’язаними політиками та правилами:

Хто ми (контролер даних)

Контролером, відповідальним за ваші персональні дані, є Eesti Firma OÜ, реєстраційний код 14164797, зареєстрована за адресою: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia. Ви можете зв’язатися з нами за адресою info@eestifirma.ee або телефоном +372 641 7777. Ми призначили уповноваженого із захисту даних (DPO), контактні дані якого наведено нижче в розділі «Контактна інформація». DPO є єдиною контактною особою з будь-яких питань щодо обробки ваших даних.

Інформація, яку ми збираємо

Ми збираємо й обробляємо різні види інформації, суворо дотримуючись принципів мінімізації даних та їх законного збору. Основні категорії даних, які ми збираємо:

Персональні дані: інформація, яку ви надаєте нам безпосередньо, зокрема ваше ім’я, адреса електронної пошти, номер телефону та інші відомості, які ви зазначаєте під час реєстрації облікового запису, звернення до нас або користування нашими послугами. У певних випадках (наприклад, для дотримання вимог AML) сюди також можуть належати ідентифікаційні дані, як-от копія документа, що посвідчує особу, та інформація про бенефіціарного власника.
Технічні дані: інформація, що автоматично збирається під час відвідування нашого вебсайту, зокрема IP-адреса, тип браузера, відомості про пристрій, версія операційної системи та інші технічні параметри. Ці дані дають нам змогу забезпечувати належну роботу сайту, сумісність із різними пристроями й оптимізацію взаємодії з користувачем.
Дані про використання: інформація про вашу взаємодію із сайтом. Ми фіксуємо, які сторінки ви відвідуєте, скільки часу проводите на кожній сторінці, як переходите між розділами, джерела переходу на наш сайт і вашу взаємодію з контентом. Ці дані необхідні для аналізу активності користувачів і вдосконалення наших послуг.
Дані комунікації: інформація, що міститься у вашому листуванні з нами. Якщо ви звертаєтеся до нашої команди електронною поштою, через форми зворотного зв’язку або в інший спосіб, ми зберігаємо записи таких повідомлень, зокрема надані контактні дані та зміст повідомлень. Це дає нам змогу ефективно опрацьовувати ваші запити та підвищувати якість обслуговування.

Ми свідомо не збираємо дані осіб віком до 18 років. Наш вебсайт і послуги не призначені для неповнолітніх. Якщо нам стане відомо, що персональні дані дитини були зібрані без згоди батьків або опікуна, ми негайно видалимо таку інформацію.

Як ми використовуємо вашу інформацію

Ми обробляємо персональні дані лише на законних підставах, визначених GDPR: для виконання договірних зобов’язань, дотримання вимог законодавства, реалізації наших законних інтересів або на підставі вашої згоди. Ми використовуємо інформацію етично й лише для цілей, заради яких її було зібрано. Основні цілі обробки ваших даних:

Надання Послуг: ми використовуємо ваші дані для надання наших послуг і виконання договірних зобов’язань перед вами. Це охоплює реєстрацію компаній, юридичну підтримку, бухгалтерські та інші запропоновані нами послуги. Обробка даних із цією метою необхідна для укладення або виконання договору з вами, а також для управління поточними відносинами з клієнтами.
Комунікація з користувачами: ваші контактні дані використовуються для відповідей на запити, надання консультацій щодо послуг, а також надсилання важливих повідомлень і оновлень. За вашою згодою ми також можемо надсилати інформаційні розсилки або рекламні пропозиції, адаптовані до ваших уподобань. Ви завжди можете відмовитися від маркетингових повідомлень за допомогою посилання для відписки в електронному листі або звернувшись до нас безпосередньо.
Аналітика та вдосконалення послуг: ми аналізуємо поведінку відвідувачів нашого вебсайту, щоб покращувати його функціональність і контент. Дані про використання (в анонімізованій або агрегованій формі) допомагають нам розуміти потреби аудиторії, оптимізувати навігацію, підвищувати зручність інтерфейсу та розробляти нові функції. Така обробка ґрунтується на нашому законному інтересі щодо вдосконалення послуг, водночас ми вживаємо заходів для мінімізації втручання у вашу приватність (наприклад, використовуємо агреговані дані).
Дотримання вимог законодавства: ми можемо обробляти та зберігати певні дані для виконання наших юридичних зобов’язань. Зокрема, це стосується правил бухгалтерського й податкового обліку, а також вимог щодо протидії відмиванню коштів і фінансуванню тероризму. Наприклад, за законом ми зобов’язані ідентифікувати клієнтів і зберігати певні дані для звітності. Обробка даних для дотримання законодавства є обов’язковою та ґрунтується на вимогах закону.
Заходи безпеки: зібрані дані використовуються для забезпечення безпеки нашого вебсайту, ваших облікових записів і наших послуг. Ми здійснюємо моніторинг для виявлення та запобігання шахрайству, несанкціонованому доступу, кібератакам та іншим загрозам. Така обробка ґрунтується на нашому законному інтересі щодо захисту інфраструктури й користувачів. Ми постійно вдосконалюємо системи моніторингу та захисту, щоб убезпечити ваші дані.

Зверніть увагу, що ми не застосовуємо автоматизоване ухвалення рішень, яке спричиняє для вас юридичні або подібні істотні наслідки. Жодне критично важливе рішення (наприклад, чи надавати послугу або за якою ціною) не ухвалюється виключно алгоритмами без участі людини.

Короткий огляд правових підстав і строків зберігання

У таблиці нижче для кожної категорії даних стисло наведено мету обробки, правову підставу за GDPR, на яку ми спираємося, і строк зберігання. Цей огляд надано задля прозорості; решта цієї політики докладніше пояснює кожен пункт.

Категорія даних	Мета	Правова підстава (GDPR)	Строк зберігання
Ідентифікаційні дані / дані KYC (ім’я, документ, що посвідчує особу, інформація про бенефіціарного власника)	Прийняття клієнта на обслуговування та належна перевірка AML/CFT	Юридичне зобов’язання — ст. 6(1)(c); Закон про запобігання відмиванню коштів і фінансуванню тероризму	5 років після завершення ділових відносин
Договірні дані та дані про послуги (замовлення, листування щодо послуг)	Надання Послуг та управління ними	Виконання договору — ст. 6(1)(b)	Тривалість відносин + установлений законом строк позовної давності
Дані бухгалтерського обліку та виставлення рахунків	Ведення обліку, дотримання податкових і бухгалтерських вимог	Юридичне зобов’язання — ст. 6(1)(c); Закон про бухгалтерський облік	7 років після завершення фінансового року
Маркетингові дані (електронна пошта, уподобання)	Інформаційні розсилки й персоналізовані пропозиції	Згода — ст. 6(1)(a)	До відкликання згоди / відписки
Технічні дані та дані про використання (IP, пристрій, аналітика)	Робота сайту, безпека й аналітика	Законні інтереси — ст. 6(1)(f)	Як зазначено в нашому Повідомленні про файли cookie; надалі — в агрегованій формі
Дані комунікації (запити, підтримка)	Надання відповідей на запити та управління ними	Законні інтереси / договір — ст. 6(1)(f)/(b)	Тривалість відносин + строк позовної давності

Щоб покращити взаємодію користувачів із вебсайтом і аналізувати його трафік, ми використовуємо файли cookie та подібні технології відстеження. Це дає нам змогу адаптувати контент вебсайту до ваших інтересів і краще розуміти, як користувачі взаємодіють із ним.

Файли cookie використовуються відповідно до чинного законодавства (наприклад, Директиви ЄС про приватність та електронні комунікації) і нашого окремого Повідомлення про файли cookie. Основні категорії файлів cookie, які ми використовуємо:

Суворо необхідні файли cookie: ці файли cookie потрібні для належної роботи вебсайту. Вони забезпечують основні функції (наприклад, збереження ваших налаштувань конфіденційності або підтримання активного сеансу входу) і не можуть бути вимкнені, оскільки без них вебсайт не працюватиме належним чином.
Аналітичні файли cookie: ці файли cookie збирають анонімізовану статистику про використання нашого вебсайту відвідувачами, наприклад про відвідані сторінки, час, проведений користувачами на кожній сторінці, або помилки, з якими вони стикаються. Ми використовуємо цю інформацію для підвищення продуктивності та зручності вебсайту. Зокрема, такі технології допомагають визначати найпопулярніші розділи й відповідно оптимізувати контент.
Маркетингові файли cookie: ці файли cookie використовуються для показу більш релевантної реклами та пропозицій наших послуг. Вони дають змогу відстежувати ефективність рекламних кампаній і можуть запам’ятовувати, що ви переглядали на нашому вебсайті, щоб пропонувати вам подібні послуги. Ми відповідально використовуємо маркетингові файли cookie та, коли це необхідно, отримуємо вашу згоду до їх розміщення на вашому пристрої.

Ви маєте право будь-коли керувати налаштуваннями файлів cookie. Більшість браузерів дає змогу вимикати необов’язкові файли cookie або видаляти наявні файли cookie. Однак зверніть увагу, що вимкнення суворо необхідних файлів cookie може вплинути на функціональність вебсайту. Докладнішу інформацію можна знайти в нашому Повідомленні про файли cookie та налаштуваннях вашого браузера.

Передавання даних третім особам

Ми не продаємо та не здаємо в оренду ваші персональні дані третім особам. Однак для ведення діяльності та надання наших Послуг нам може знадобитися передавати дані надійним партнерам, зобов’язаним дотримуватися конфіденційності. До таких третіх осіб можуть належати:

Зовнішні постачальники послуг: ми співпрацюємо з надійними компаніями та фахівцями, які допомагають нам надавати послуги. До них належать, наприклад, постачальники хостингу й центри обробки даних (для розміщення нашого вебсайту та баз даних), сервіси обробки платежів (для проведення транзакцій), аналітичні платформи (для моніторингу трафіку) та служби підтримки клієнтів. У таких випадках ми надаємо партнерам лише мінімально необхідний обсяг даних і вимагаємо суворого дотримання конфіденційності та заходів захисту даних відповідно до угод про обробку даних.
Дотримання вимог законодавства: ми можемо розкривати вашу інформацію державним органам, регуляторам або іншим уповноваженим установам, якщо цього вимагає закон, наприклад Підрозділу фінансової розвідки, Податково-митному департаменту або суду. Розкриття може бути необхідним для виконання судового рішення, під час розслідування незаконної діяльності або для захисту наших законних прав та інтересів. У кожному випадку ми ретельно оцінюємо законність запиту й розкриваємо лише інформацію, надання якої вимагає закон.

Крім наведених вище випадків, ваші дані можуть бути передані в межах корпоративної реструктуризації. Якщо ми об’єднаємося з іншою юридичною особою, продамо бізнес або проведемо іншу реорганізацію, персональні дані користувачів можуть перейти до правонаступника. У таких випадках ми забезпечимо, щоб одержувач був зв’язаний тими самими зобов’язаннями щодо конфіденційності, які встановлено цією політикою.

Безпека даних

Ми застосовуємо належні технічні й організаційні заходи для захисту ваших персональних даних від несанкціонованого розкриття, незаконного доступу, знищення або зміни. До них належать шифрування, міжмережеві екрани, системи виявлення вторгнень і суворий контроль фізичного та логічного доступу до наших серверів. Наші внутрішні політики інформаційної безпеки обмежують доступ працівників до персональних даних за принципом службової необхідності, а персонал регулярно проходить відповідне навчання. Разом ці заходи забезпечують конфіденційність, цілісність і доступність ваших даних, як того вимагає GDPR. Хоча жоден спосіб передавання чи зберігання даних в Інтернеті не може бути на 100% безпечним, ми постійно оновлюємо й тестуємо наші системи безпеки для мінімізації ризиків.

Зберігання даних

Ми зберігаємо персональні дані лише протягом строку, необхідного для досягнення цілей, описаних у цій політиці, якщо довший строк не вимагається або не дозволяється законом. Застосовуються такі конкретні законодавчі строки: дані належної перевірки клієнтів (KYC), зібрані для протидії відмиванню коштів, зберігаються протягом 5 років після завершення ділових відносин, як того вимагає Закон Естонії про запобігання відмиванню коштів і фінансуванню тероризму; первинні бухгалтерські документи зберігаються протягом 7 років після завершення фінансового року, як того вимагає Закон Естонії про бухгалтерський облік. Інші дані зазвичай зберігаються протягом строку відносин і відповідного строку позовної давності. Після завершення відповідного строку дані безпечно видаляються або анонімізуються так, щоб вас більше не можна було ідентифікувати. Ми регулярно переглядаємо наявні в нас дані та строки їх зберігання й не зберігаємо їх довше, ніж необхідно.

Міжнародне передавання даних

Наразі всі персональні дані зберігаються й обробляються в межах Європейської економічної зони (EEA), переважно на серверах, розташованих в Естонії або інших країнах ЄС. Ми не передаємо ваші дані до країн за межами EEA, якщо це прямо не потрібно для надання послуг (наприклад, якщо ви перебуваєте за межами ЄС і просите нас зв’язатися з місцевим партнером).

Якщо нам будь-коли знадобиться передати ваші дані за межі EEA, ми запровадимо всі передбачені законом гарантії. На практиці це означає передавання даних лише до країн, які Європейська комісія визнала такими, що забезпечують належний рівень захисту, або на підставі Стандартних договірних положень (SCC) чи іншого дозволеного механізму. Ваші дані залишатимуться захищеними, навіть якщо оброблятимуться за межами Європейського Союзу.

Посилання на вебсайти третіх осіб

Наш вебсайт може містити посилання на зовнішні вебсайти або сервіси, які не контролюються нашою компанією. Ця Політика конфіденційності не поширюється на такі сторонні ресурси. Ми не несемо відповідальності за контент або практики конфіденційності зовнішніх вебсайтів. Рекомендуємо ознайомитися з політикою конфіденційності кожного зовнішнього ресурсу, перш ніж надавати будь-які персональні дані на таких сайтах.

Конфіденційність дітей

Ми усвідомлюємо важливість захисту персональних даних дітей. Наш вебсайт і послуги не призначені для осіб віком до 18 років, і ми свідомо не збираємо дані дітей без належної згоди їхніх батьків або законних опікунів. Якщо нам стане відомо, що ми ненавмисно отримали персональні дані неповнолітньої особи віком до 18 років, ми негайно вживемо заходів для видалення такої інформації з наших серверів. Якщо батьки виявлять, що їхня дитина могла надати нам персональні дані, просимо зв’язатися з нами, щоб ми могли швидко видалити відповідну інформацію.

Ваші права

Відповідно до GDPR та інших чинних нормативних актів ви як суб’єкт даних маєте широкі права щодо своїх персональних даних. Ми поважаємо ці права та прагнемо сприяти їх реалізації. Ви маєте право:

Отримати доступ до своїх даних: запитати підтвердження того, що ваші персональні дані обробляються, а також отримати копію даних, які ми зберігаємо про вас. Це дає вам змогу точно знати, яка інформація обробляється, і перевірити законність її обробки.
Виправити свої дані: вимагати виправлення неточних або застарілих персональних даних, що стосуються вас. Ми оперативно внесемо необхідні зміни, щоб забезпечити точність і актуальність вашої інформації.
Видалити свої дані: за певних обставин вимагати видалення ваших персональних даних («право бути забутим»). Наприклад, ви можете вимагати видалення, якщо дані більше не потрібні для цілей, заради яких їх було зібрано, або якщо ви відкликаєте згоду, а ми не маємо інших законних підстав для обробки. Зверніть увагу, що це право не є абсолютним — існують винятки (наприклад, ми не можемо видалити дані, які зобов’язані зберігати за законом).
Обмежити обробку: у певних ситуаціях вимагати тимчасового обмеження обробки ваших даних (наприклад, поки ви оскаржуєте точність даних або заперечуєте проти їх обробки). Протягом періоду обмеження ми лише зберігатимемо ваші дані, призупинивши активні операції з ними.
Заперечити проти обробки: ви маєте право заперечити проти обробки ваших даних, якщо така обробка ґрунтується на наших законних інтересах або здійснюється з метою прямого маркетингу. У певних передбачених законом випадках ми зобов’язані припинити таку обробку на вашу вимогу. Зокрема, ви завжди можете відмовитися від розсилок і заперечити проти профілювання для маркетингових цілей.
Перенести дані: отримати надані вами персональні дані у структурованому, загальновживаному форматі (наприклад, CSV) та/або вимагати їх безпосереднього передавання іншому постачальнику, якщо це технічно можливо. Це право застосовується, коли обробка ґрунтується на вашій згоді або договорі з вами та здійснюється автоматизованими засобами.
Відкликати згоду: якщо будь-яка обробка даних ґрунтується на вашій згоді, ви можете відкликати її будь-коли. Відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до нього, однак надалі ми припинимо таку обробку. Наприклад, ви можете будь-коли відмовитися від маркетингових розсилок, на отримання яких раніше погодилися.

Примітка

Право на видалення не є абсолютним. Якщо ми за законом зобов’язані зберігати певні дані — наприклад, записи належної перевірки клієнтів протягом 5 років відповідно до законодавства про протидію відмиванню коштів або бухгалтерські документи протягом 7 років відповідно до Закону про бухгалтерський облік, — ми зберігатимемо їх протягом установленого законом строку, а потім видалимо, навіть якщо ви вимагатимете видалення раніше.

Ви також маєте право подати скаргу до наглядового органу, якщо вважаєте, що ваші права порушено або ваші дані обробляються незаконно. Наглядовим органом в Естонії є Інспекція із захисту даних (Andmekaitse Inspektsioon). Ви можете звернутися до цього органу або до наглядового органу за місцем свого проживання. Ми сподіваємося вирішувати будь-які питання безпосередньо, однак ви маєте право будь-коли передати їх на розгляд регулятору.

Щоб скористатися будь-яким із цих прав, зв’яжіться з нами в будь-який спосіб, зазначений у розділі «Контактна інформація». Ми опрацьовуємо запити безоплатно й відповідаємо без невиправданої затримки, але в будь-якому разі протягом одного місяця з моменту отримання вашого запиту, як того вимагає GDPR. Якщо нам знадобиться продовжити строк або доведеться відхилити запит на законних підставах, ми повідомимо вас про це протягом зазначеного строку та пояснимо причини.

Оновлення Політики

Ми можемо час від часу оновлювати цю Політику конфіденційності, щоб відобразити зміни в наших практиках, законодавстві або нових технологіях. Коли ми публікуємо оновлену версію, вона з’являється на цій сторінці, а дату останньої редакції зазначено вгорі.

Оновлена версія набуває чинності одразу після публікації. Рекомендуємо періодично перевіряти цей розділ, щоб бути поінформованими про актуальну версію.

Контактна інформація

Якщо у вас є запитання, коментарі або запити щодо обробки ваших персональних даних на нашому вебсайті, зв’яжіться з нами:

Компанія: Eesti Firma OÜ
Реєстраційний код: 14164797
Адреса: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia
Уповноважений із захисту даних (DPO): Ilja Nikiforov
Електронна пошта: info@eestifirma.ee
Телефон: +372 641 7777

Ми цінуємо довіру наших клієнтів і відвідувачів та прагнемо відповідати оперативно й вичерпно. Ви отримаєте відповідь не пізніше ніж через один місяць із дати вашого запиту, як того вимагає чинне законодавство.

Ми радо відповімо на ваші запитання та завжди готові надати додаткову інформацію про ваші персональні дані й способи їх захисту. Ваша конфіденційність і безпека даних є нашим найвищим пріоритетом.

Цю Політику конфіденційності розробив і затвердив юрист, уповноважений із захисту даних (DPO) та співзасновник Eesti Firma OÜ — Ilja Nikiforov, який відповідає за контроль дотримання компанією законодавства про захист даних (GDPR), а також за впровадження найкращих практик комплаєнсу в діяльність компанії. Положення цієї політики без винятку поширюються на кожного клієнта компанії. Якщо у вас виникли запитання або вам потрібні додаткові роз’яснення, зверніться безпосередньо до служби підтримки Eesti Firma.