Контактна особа в Естонії для компаній-нерезидентів

Контактна особа в Естонії: отримання офіційних документів від вашого імені

Чому ваша компанія в Естонії повинна призначити місцеву контактну особу: пояснення ключових правових вимог

З 2018 року від естонських компаній, зареєстрована адреса яких розташована за кордоном, очікується призначення місцевої контактної особи, внесеної до Комерційного реєстру, для отримання офіційних документів і повідомлень. Після реформи 2023 року це вже не є суворо обов’язковим у кожному випадку, проте й надалі настійно рекомендується. Нижче ми пояснюємо, що передбачає ця послуга, коли вона потрібна, що контактна особа може й не може робити, хто може виконувати цю роль і скільки це коштує.

• Внесення до Комерційного реєстру як офіційної контактної особи вашої компанії

• Отримання процесуальних документів і волевиявлень

• Юридично чинна адреса для вручення документів вашій компанії в Естонії

• Послуга від ліцензованого TCSP під наглядом FIU (FIU000144)

• Забезпечення повної відповідності дистанційно керованої компанії вимогам Комерційного кодексу

• Фіксована річна плата без прихованих платежів

Замовити послугу контактної особи

Контактна особа в Естонії: ключові факти

Короткий огляд для директорів-нерезидентів та е-резидентів.

Що таке контактна особа в Естонії?

Інститут контактної особи було запроваджено через те, що естонські компанії можуть мати зареєстровану адресу за кордоном і керуватися повністю дистанційно, а їхні органи управління можуть перебувати в іншій країні. Естонія стала популярною юрисдикцією серед нерезидентів — зокрема завдяки програмі е-резидентства — і нині десятки тисяч естонських компаній належать іноземцям та е-резидентам.

Ця вимога вперше набула чинності після внесення змін до Комерційного кодексу у 2018 році. Згодом її було уточнено Законом про Комерційний реєстр від 1 лютого 2023 року, який визначив, що призначати контактну особу за законом зобов’язані лише зареєстровані в Естонії компанії з іноземною адресою. Адреса призначеної контактної особи стає офіційною естонською адресою, через яку можна зв’язатися з компанією.

Коли потрібна контактна особа?

Після реформи Закону про Комерційний реєстр від 1 лютого 2023 року призначення контактної особи вже не є суворо обов’язковим у кожному випадку, проте й надалі настійно рекомендується, якщо зареєстрована адреса вашої компанії розташована за кордоном, наприклад коли естонське OÜ належить нерезидентам і керується ними, а його правління перебуває за межами Естонії. На практиці саме ліцензована контактна особа в Естонії забезпечує надійну доступність такої компанії для органів влади, судів і контрагентів.

Якщо зареєстрований офіс вашої компанії вже розташований в Естонії — наприклад, завдяки послузі юридичної адреси в Таллінні, — контактна особа зазвичай не потрібна, оскільки компанія вже доступна за естонською адресою. Однак якщо компанія зберігає адресу за кордоном, відсутність контактної особи створює реальний ризик: офіційну кореспонденцію неможливо надійно доставити, а Комерційний реєстр може внести й опублікувати примітку про те, що з компанією неможливо зв’язатися за її зареєстрованою адресою, — таке повноваження реєстратор має з початку 2023 року.

Повноваження контактної особи

Контактна особа виступає представником компанії в суворо обмеженому обсязі, а її дані зазначаються в реєстраційній картці компанії. Її роль є пасивною: контактна особа уповноважена лише приймати офіційні документи, адресовані компанії, і не має права вчиняти від її імені будь-які юридично значущі дії.

Важливо, що вручення будь-якого повідомлення чи документа контактній особі юридично прирівнюється до вручення членам правління або директорам компанії. Після призначення дані контактної особи стають частиною офіційної контактної інформації компанії, а адреса контактної особи — офіційною адресою компанії, якою керують з-за кордону.

Хто може бути контактною особою?

Закон обмежує коло осіб, які можуть виконувати функції контактної особи, надаючи це право лише фахівцям, до яких уже застосовуються високі стандарти кваліфікації та належної перевірки. Відповідно до чинного законодавства цю роль можуть виконувати:

• Нотаріуси та нотаріальні контори.
• Адвокати й адвокатські бюро.
• Присяжні аудитори та податкові представники нерезидентів.
• Ліцензовані постачальники трастових і корпоративних послуг (TCSP) — як-от Eesti Firma.

Наші переваги

Понад десять років ми підтримуємо естонські та міжнародні компанії, пропонуючи структуровані корпоративні рішення й рішення у сфері комплаєнсу, зокрема послуги юридичної адреси та віртуального офісу. Наша команда допомогла з реєстрацією компаній в Естонії та поточним адмініструванням понад 5 000 юридичних осіб для місцевих та іноземних підприємців із різних галузей.

Ми діємо відповідно до естонських вимог AML і корпоративного регулювання, що застосовуються до ліцензованих TCSP, забезпечуючи стабільність, правову визначеність і передбачувану адміністративну підтримку компаніям, які підтримують свою присутність в Естонії.

Як відбувається призначення контактної особи: покроково

Підключення послуги відбувається швидко й повністю дистанційно, а після її активації всі процеси виконуються у фоновому режимі. Ось як це працює — від початку до подальшого користування:

1. 1

   Узгоджуємо обсяг послуг і підписуємо договір

   Ми узгоджуємо послугу та готуємо договір про призначення контактної особи.

2. 2

   Нас вносять до Комерційного реєстру

   як контактну особу вашої компанії — незалежно від того, чи ви створюєте нове OÜ, чи оновлюєте дані наявної компанії.

3. 3

   Офіційні документи надходять від вашого імені

   Листи від Комерційного реєстру, Податково-митного департаменту та інших органів влади отримуються в Таллінні.

4. 4

   Ми сповіщаємо вас і пересилаємо документи

   Вхідна кореспонденція оцифровується й надсилається вам, а оригінал зберігається або за запитом надсилається кур’єром.

5. 

   Ви керуєте компанією з будь-якої точки світу

   Ваше естонське OÜ дотримується нормативних вимог і залишається доступним для зв’язку, поки ви працюєте повністю онлайн.