Корпоративні документи для естонських компаній

Замовте витяги з реєстру та засвідчені копії для вашої OÜ

Комерційний реєстр визначає їхній зміст, а країна одержання — спосіб їх засвідчення.

Eesti Firma готує корпоративні документи для естонських компаній — передбачену законом і реєстраційну документацію, яка дає змогу переконливо представляти ваш бізнес на міжнародній арені. Ми також супроводжуємо реєстрацію компаній в Естонії та продаж готових естонських підприємств,тому точно знаємо, які документи компанії зазвичай запитує кожен контрагент. Нижче наведено повний перелік документів естонської компанії, які ми можемо отримати, вартість кожного з них і випадки, коли потрібен апостиль.

Замовити корпоративні документи

Засвідчені корпоративні документи для вашої естонської компанії

Для кого ця послуга

Для власників і директорів естонських компаній, яким потрібне документальне підтвердження відомостей про компанію за кордоном — під час відкриття рахунку в іноземному банку або платіжній установі, реєстрації філії чи дочірньої компанії, участі в тендері, укладення договору з новим контрагентом або проходження перевірок Due Diligence та AML/CFT під час онбордингу.

• Витяги з реєстру та статутні документи, отримані безпосередньо з Комерційного реєстру Естонії

• Переклад англійською мовою включено у вартість кожного документа

• Організація проставлення апостиля для використання в понад 120 державах — учасницях Гаазької конвенції

• Отримання податкових сертифікатів і свідоцтв VAT у Податково-митному департаменті Естонії

• Кур’єрська доставка по всьому світу — до країн ЄС і за його межі

• Стандартний строк підготовки більшості документів — від 1 до 3 робочих днів

Корпоративні документи в Естонії: ключові факти

Коротка довідка для власників, директорів і комплаєнс-команд.

Що таке корпоративні документи та чому вони важливі?

Корпоративні документи — це офіційні відомості, що підтверджують юридичне існування, структуру власності й управління естонської компанії. Вони засвідчують дату реєстрації компанії, її реєстраційний код і юридичну адресу, відомості про акціонерів та бенефіціарних власників, а також про осіб, уповноважених підписувати документи від її імені. Кожен серйозний контрагент — банк, платіжна установа, закупівельний орган чи іноземний податковий орган — перевіряє ці факти за документами, а не за інформацією, яку компанія повідомляє про себе.

За останнє десятиліття вимоги стали суворішими. Правила протидії відмиванню коштів, процедури Due Diligence та стандарти транскордонної прозорості перетворили документальні підтвердження на звичну вимогу до будь-якої компанії, що веде міжнародну діяльність. Такі підтвердження також мають бути актуальними, належним чином виданими й офіційно визнаними в країні одержання: документ шестимісячної давності, без перекладу чи засвідчення, зазвичай відхиляють.

Документи естонської компанії: що можна замовити та скільки це коштує

Нижче наведено повний перелік документів компанії, які естонське підприємство зазвичай має надати за кордоном. Кожен документ стандартно надається з перекладом англійською мовою, а ціна є фіксованою за документ, без необмеженої погодинної оплати.

• Реєстраційна картка: витяг із Комерційного реєстру Естонії та основний ідентифікаційний документ — назва, реєстраційний код, дата реєстрації, юридична адреса, статутний капітал, члени правління й поточний статус.
• Статут: правила щодо статутного капіталу, пороги для ухвалення рішень і права представництва.
• Установчий договір: установчий документ. Його форма відрізняється залежно від того, чи було компанію засновано онлайн або через нотаріуса, тому ці два варіанти мають різну вартість.
• Рішення про призначення директора: хто має повноваження члена правління та з якої дати — стандартний запит під час банківського онбордингу.
• Список бенефіціарних власників (UBO): фізичні особи, які стоять за структурою власності, згідно з даними Комерційного реєстру.
• Річний звіт: подана фінансова звітність, що використовується для підтвердження фінансового стану перед кредиторами, інвесторами та закупівельними органами.
• Сертифікати податкового резидентства та свідоцтва VAT: видаються Податково-митним департаментом Естонії для застосування пільг за угодами про уникнення подвійного оподаткування та перевірки статусу VAT.
• Сертифікат про повноваження посадових осіб і сертифікат належного статусу: підписані та скріплені печаткою Eesti Firma для контрагентів, які очікують документи в таких форматах.

Коли потрібні засвідчені корпоративні документи?

Документи естонської компанії зазвичай запитують у кількох типових ситуаціях:

• Відкриття банківського або платіжного рахунку за кордоном — у межах онбордингу банки та установи електронних грошей запитують актуальний витяг із реєстру, статут і відомості про UBO.
• Реєстрація філії або дочірньої компанії в іншій країні, де іноземний реєстр вимагає засвідченого підтвердження відомостей про материнську компанію.
• Участь у публічних тендерах і закупівлях,для яких зазвичай потрібні підтвердження юридичного існування, належного статусу та подана фінансова звітність.
• Онбординг Due Diligence та AML/CFT у нового клієнта, постачальника, інвестора або платформи.
• Застосування пільг за угодою про уникнення подвійного оподаткування,коли іноземний платник або податковий орган вимагає сертифікат податкового резидентства перед застосуванням зниженої ставки податку, що утримується у джерела.
• Ведення судових, нотаріальних і договірних процедур за кордоном,коли повноваження підписанта мають бути офіційно підтверджені.

У кожному з цих випадків перед замовленням поставте стороні-одержувачу два запитання: наскільки актуальним має бути документ і чи потрібен апостиль? Правильні відповіді на ці два запитання допомагають уникнути майже всіх повторних замовлень.

Які документи компанії є офіційними, а які — ні?

Не кожен документ естонської компанії, що називається «сертифікатом», має однакову юридичну силу. Естонське законодавство визнає певні документи публічними документами, виданими державним органом; інші є приватними підтвердженнями, виданими постачальником послуг. Обидві категорії корисні, але апостиль можна проставити лише на документах першої категорії.

Три категорії корпоративних документів в Естонії

Хто що видає та для чого приймають кожну категорію.

Чи потрібен апостиль на ваших корпоративних документах?

Документ, чинний в Естонії, не стає автоматично чинним за кордоном. Для визнання в іншій країні зазвичай потрібен апостиль — стандартний сертифікат, який підтверджує справжність підпису й печатки, а також повноваження посадової особи, що видала документ. Він нічого не засвідчує щодо змісту самого документа.

Естонія приєдналася до Гаазької конвенції про апостиль 1961 року, яка набула для неї чинності 30 вересня 2001 року, тому сертифікат визнається в понад 120 державах. В Естонії його видають нотаріуси, а не міністерство; доступні як паперові, так і електронні версії. Перед замовленням уточніть, яку саме версію приймає орган-одержувач.

Важливий практичний момент: апостилювати можна лише публічні документи. Тому витяг із Комерційного реєстру Естонії спочатку необхідно нотаріально засвідчити; цей етап включено, коли ви замовляєте в нас документи компанії з апостилем.

Потрібна повна інформація про процедуру апостилювання?

На цій сторінці апостиль розглядається як один з етапів підготовки корпоративних документів. Докладну інформацію про саму процедуру — які документи можна апостилювати, як відбувається нотаріальний процес, строки, можливості е-апостиля та порядок дій, якщо країна призначення не є учасницею Конвенції, — дивіться в нашому спеціальному посібнику з апостилювання вЕстонії.

Чому варто обрати Eesti Firma

З 2016 року ми надаємо естонським і міжнародним компаніям комплексні корпоративні та комплаєнс-рішення, зокрема супроводжуємо реєстрацію компаній в Естонії та продаж готових естонських підприємств.Підготовка документів компаній є частиною щоденної роботи нашого офісу в Таллінні, тому ми знаємо, що насправді приймають різні банки, реєстри й органи влади.

Ми працюємо як регульований постачальник корпоративних послуг відповідно до естонських правил протидії відмиванню коштів і корпоративних стандартів, застосовних до ліцензованих TCSP, що забезпечує клієнтам юридичну визначеність і передбачуваний адміністративний процес.

Як замовити корпоративні документи з Естонії

Процес відбувається повністю дистанційно й зазвичай займає кілька робочих днів від першого звернення до отримання документів.

1. 1

   Повідомте нам, що потрібно

   Надішліть контрольний список контрагента або опишіть ситуацію. Ми підтвердимо, які естонські документи відповідають вимогам і чи потрібен апостиль.

2. 2

   Ви отримуєте пропозицію з фіксованою ціною

   Ми вказуємо кожен документ, вартість апостиля, якщо він потрібен, і варіант доставки — усі ціни відомі заздалегідь.

3. 3

   Ми збираємо й готуємо все необхідне

   Документи з реєстру, податкові сертифікати та підтвердження постачальника послуг збираються й перекладаються англійською мовою протягом 1–3 робочих днів.

4. 4

   Нотаріальне засвідчення та апостиль

   Якщо цього вимагає країна одержання, ми організовуємо нотаріальне засвідчення та проставлення апостиля.

5. 

   Ви отримуєте комплект

   Скановані копії надсилаються електронною поштою, а оригінали доставляються кур’єром за будь-якою адресою в межах або за межами Європейського Союзу.