Phần mềm kế toán cho công ty Estonia: so sánh Merit Aktiva, SimplBooks và các lựa chọn khác

Mọi công ty Estonia đều phải ghi sổ kế toán, kể cả công ty không có nhân viên và chỉ có vài giao dịch bán hàng mỗi năm. Sổ sách là cơ sở cho tờ khai VAT khi công ty đã đăng ký VAT, tờ khai thuế tiền lương khi trả lương, thù lao hội đồng quản trị hoặc cổ tức, và báo cáo thường niên mà mọi OÜ nộp qua e-Business Register.

Các nhà sáng lập từ nước ngoài, bao gồm cả e-resident, thường bắt đầu với công cụ họ đã biết như Xero hoặc QuickBooks, rồi sau đó mới phát hiện rằng công cụ đó không thể lập các tờ khai Estonia. Hướng dẫn này so sánh những phần mềm kế toán chính tại Estonia theo các điểm quan trọng với một công ty nhỏ vận hành từ nước ngoài, và chỉ ra khi nào nên giao sổ sách cho kế toán viên sẽ đơn giản hơn.

Phần mềm kế toán tại Estonia cần làm gì

Yêu cầu pháp lý giống nhau bất kể bạn chọn chương trình nào, nên điểm khác biệt là phần mềm giảm cho bạn bao nhiêu công việc thường lệ. Có năm điểm quan trọng nhất:

• Tờ khai thuế. Phần mềm tốt sẽ lập tờ khai VAT và tờ khai thuế tiền lương hằng tháng, sau đó gửi chúng đến Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia hoặc tạo tệp để bạn tải lên. Kết nối trực tiếp sắp trở nên quan trọng hơn: tờ khai thuế tiền lương đã được nộp dưới dạng dữ liệu trực tiếp từ phần mềm, và từ tháng 4 năm 2027, tờ khai VAT cũng vậy, dù vẫn có thể nhập thủ công và tải tệp lên. lịch thuế công ty Estonia của chúng tôi nêu các hạn chót.
• Báo cáo thường niên. Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh phải được xuất từ chương trình theo định dạng e-Business Register chấp nhận. Phần thuyết minh và, với mọi công ty trừ các công ty nhỏ nhất, báo cáo quản lý vẫn phải do ai đó viết.
• Kết nối ngân hàng. Kết nối trực tiếp nhập sao kê ngân hàng và đối chiếu thanh toán với hóa đơn. Thông thường nó chỉ hỗ trợ các ngân hàng Estonia chính, nên với Wise, Revolut và các tài khoản tương tự, bạn tải tệp sao kê lên.
• Hóa đơn điện tử. Người mua Estonia có thể yêu cầu hóa đơn điện tử, vì vậy chương trình phải gửi và nhận được chúng.
• Ngôn ngữ. Giao diện phải có tiếng Anh, không chỉ tiếng Estonia.

Merit Aktiva so với SimplBooks so với SmartAccounts so với e-Financials

Bảng này so sánh các gói khởi điểm phù hợp với công ty nhỏ, với giá theo tháng và chưa gồm VAT trừ khi có nêu khác. Một mục là một giao dịch đã ghi sổ, chẳng hạn hóa đơn hoặc thanh toán.

Merit Aktiva

Merit Aktiva là chương trình kế toán nổi tiếng nhất tại Estonia. Nhà phát triển Merit Tarkvara cho biết hơn 83.000 công ty sử dụng chương trình này, và các khảo sát sinh viên về công ty nhỏ Estonia tại Tallinn University of Technology cho thấy đây là chương trình được dùng rộng rãi nhất. Giao diện có tiếng Estonia, tiếng Anh và tiếng Nga; sao kê từ LHV, SEB, Swedbank và Coop đến tự động; và tờ khai VAT cùng tờ khai tiền lương được gửi đến Cơ quan Thuế và Hải quan từ chương trình. Gói Standard đáp ứng công việc ghi sổ hằng ngày, còn gói Pro bổ sung kết nối tự động với cửa hàng trực tuyến, nhà cung cấp thanh toán và phần mềm khác. Tiền lương xử lý trong chương trình riêng Merit Palk, miễn phí cho tối đa hai nhân viên, và hỗ trợ khách hàng miễn phí.

SimplBooks

SimplBooks là công ty Tallinn có chương trình được thiết kế cho nhà sáng lập tự làm sổ sách; công ty báo cáo hơn 20.000 người dùng. Giao diện có tiếng Estonia, tiếng Anh và tiếng Nga. Gói Start có giá thấp hơn Merit Aktiva Standard nhưng gồm tiền lương cho tối đa ba nhân viên, hóa đơn điện tử miễn phí và kết nối ngân hàng trực tiếp, nên giao dịch của ngày trước đến vào mỗi sáng và các giao dịch định kỳ có thể được ghi sổ tự động. Tờ khai thuế được gửi thẳng đến Cơ quan Thuế và Hải quan, còn báo cáo thường niên được lập trong công cụ tích hợp. Nếu bạn chỉ phát hành hóa đơn và giao phần còn lại cho kế toán viên, gói MINI là đủ.

SmartAccounts

SmartAccounts, cũng từ Tallinn, có mô hình giá phù hợp với công ty ít hoạt động. Với gói Starter, bạn trả trước cho các mục và sử dụng khi cần, không có phí hằng tháng; điều này phù hợp với công ty holding chỉ có ít giao dịch mỗi năm. Khi doanh nghiệp hoạt động nhiều hơn, gói Pro bổ sung kết nối ngân hàng trực tiếp, hóa đơn điện tử miễn phí và tờ khai thuế gửi thẳng đến Cơ quan Thuế và Hải quan. Chương trình cũng có mô-đun hàng tồn kho và tài sản cố định, đồng thời kết nối với Scoro, Envoice và WooCommerce cùng các bên khác. Giao diện chỉ có tiếng Estonia và tiếng Anh. Khách hàng doanh nghiệp của LHV có thể dùng chương trình miễn phí trong năm tháng đầu.

e-Financials

Tại Estonia được biết đến là e-arveldaja, e-Financials do Centre of Registers and Information Systems vận hành, cơ quan nhà nước đứng sau e-Business Register, và nằm trong cùng cổng thông tin, do đó bạn đăng nhập bằng thẻ ID, Smart-ID hoặc thẻ e-Residency. Giao diện có tiếng Estonia và tiếng Anh, tờ khai thuế được nộp từ chương trình và báo cáo thường niên được lập ngay trong sổ đăng ký. Sau năm đầu miễn phí, công ty có tối đa 10 mục mỗi tháng trả €5 một năm; từ 11 đến 50 mục, phí là €5 một tháng và trên 50 mục là €9 một tháng, tất cả chưa gồm VAT, theo bảng giá e-Financials. Đổi lại, mức tự động hóa thấp hơn: sao kê ngân hàng được tải lên dưới dạng tệp và không có mô-đun hàng tồn kho.

Xero và phần mềm nước ngoài khác tại Estonia

Xero, QuickBooks và các chương trình tương tự được xây dựng cho thị trường khác. Xero có các phiên bản theo quốc gia cho UK, US, Australia và một vài quốc gia khác, nhưng không có cho Estonia, nơi các công ty sử dụng phiên bản Global với báo cáo thuế bán hàng chung. Trên diễn đàn sản phẩm của mình, Xero xác nhận rằng việc nộp tờ khai VAT chỉ được hỗ trợ cho UK.

Đối với OÜ Estonia, điều này đồng nghĩa với công việc gấp đôi: sổ sách nằm trong Xero, nhưng tờ khai VAT, tờ khai thuế tiền lương và báo cáo thường niên được lập ở nơi khác theo định dạng Estonia, thường bởi kế toán viên chuyển đổi số liệu. Chính Cơ quan Thuế và Hải quan cũng khuyên người dùng phần mềm nước ngoài hỏi nhà cung cấp liệu họ có hỗ trợ báo cáo dựa trên dữ liệu Estonia hay không. Xero chủ yếu hợp lý khi công ty thuộc một tập đoàn đã báo cáo bằng hệ thống này.

Xolo, Enty và các nền tảng e-Residency khác

Một nhóm riêng là các nền tảng dịch vụ e-Residency như Xolo, Enty hoặc Companio, kết hợp phần mềm kế toán riêng với dịch vụ kế toán hằng tháng. Bạn hoàn toàn không chọn chương trình: hóa đơn, dữ liệu ngân hàng và báo cáo nằm trong hệ thống của nhà cung cấp. Điều đó thuận tiện khi bạn còn sử dụng, nhưng sổ sách gắn với nhà cung cấp; nếu đổi nhà cung cấp, chúng phải được chuyển vào một trong các chương trình nêu trên. Kế toán viên làm việc trong chương trình chuẩn như Merit Aktiva cho phép bạn tự do chuyển sổ sách đi nơi khác.

Phần mềm kế toán nào tốt nhất cho công ty Estonia của bạn

Phần mềm kế toán tốt nhất cho một công ty Estonia chủ yếu phụ thuộc vào mức độ hoạt động của công ty và người làm sổ sách.

Dù chọn phương án nào, hãy dùng thời gian miễn phí để nhập một tháng giao dịch thực tế trước khi trả phí. Chuyển đổi sau này đồng nghĩa phải chuyển số dư đầu kỳ và hóa đơn chưa thanh toán, nên đầu năm tài chính là thời điểm dễ nhất để đổi chương trình hoặc giao sổ sách cho kế toán viên.

Ai làm việc trong chương trình: bạn, kế toán viên hay cả hai

Phần mềm xử lý công việc thường lệ nhưng không quyết định giao dịch phải được ghi sổ thế nào, khi nào công ty phải đăng ký VAT hoặc cổ tức bị đánh thuế ra sao. Hầu hết vấn đề trong sổ sách do nhà sáng lập tự làm bắt đầu từ đó và lộ ra khi đến hạn báo cáo thường niên. Bản thân báo cáo cũng cần phần thuyết minh và, với phần lớn công ty, báo cáo quản lý bên cạnh số liệu từ chương trình. Có ba cách phân chia công việc.

Trong cách bố trí thứ hai và thứ ba, chương trình thường do kế toán viên chọn và bạn chỉ cần tài khoản đăng nhập. Đội ngũ kế toán của chúng tôi ghi sổ cho các công ty Estonia do chủ sở hữu ở nước ngoài nắm giữ theo cách này, chủ yếu trên Merit Aktiva: khách hàng muốn trực tiếp tham gia tự phát hành hóa đơn bán hàng, còn chúng tôi xử lý ghi sổ, tờ khai thuế và báo cáo thường niên. Chúng tôi cũng tiếp nhận sổ sách được làm ở nơi khác, nộp báo cáo thường niên cho chủ sở hữu tự làm sổ sách và đưa sổ sách bị bỏ bê về đúng trật tự.

Nếu bạn đang chọn phần mềm kế toán cho một công ty Estonia mới, hãy gửi cho chúng tôi mô tả ngắn về doanh nghiệp của bạn và chúng tôi sẽ đề xuất cách tổ chức kế toán ngay từ đầu.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp