Thuế lương tại Estonia: Hướng dẫn cho nhà tuyển dụng mới bắt đầu

Nếu bạn điều hành một công ty Estonia, tại Tallinn hoặc từ nước ngoài với tư cách e-resident, và đang tuyển nhân viên đầu tiên, cần biết ngay từ đầu: mức lương trong hợp đồng không phải là số tiền nhân viên nhận được, cũng không phải là số tiền công ty trả. Hướng dẫn này giải thích rõ cách thuế lương tại Estonia áp dụng cho tiền lương và tiền công: những khoản thuế người sử dụng lao động trả thêm, những khoản thuế của nhân viên bị khấu trừ, chi phí thực của một người lao động và những việc cần kê khai mỗi tháng. Nội dung áp dụng cho nhân sự có hợp đồng lao động. Việc tự trả tiền cho mình với tư cách thành viên hội đồng quản trị hoặc cổ đông tuân theo các quy tắc khác, được trình bày trong hướng dẫn về cách tự trả tiền từ OÜ Estonia.

Lương gộp, lương thực nhận và chi phí người sử dụng lao động: Ba con số

Mỗi mức lương tại Estonia có ba con số:

• Lương gộp (brutopalk) là số tiền trong hợp đồng lao động và là cơ sở tính mọi khoản thuế lương.
• Lương thực nhận (netopalk) là khoản tiền mang về đến tài khoản ngân hàng của nhân viên sau khi khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm thất nghiệp và đóng góp lương hưu.
• Tổng chi phí người sử dụng lao động (tööjõukulu) là lương gộp cộng các khoản thuế lao động công ty trả thêm: thuế xã hội và phần bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động.

Khi ứng viên nói “Tôi muốn €2,000”, hãy hỏi họ muốn nói đến con số nào. Tin tuyển dụng tại Estonia thường nêu lương gộp, và chênh lệch giữa ba con số này rất lớn: €2,000 lương gộp tương đương khoảng €1,658 thực nhận và tổng chi phí €2,676 cho công ty.

Tổng quan thuế lương Estonia

Người sử dụng lao động tính, khấu trừ, kê khai và nộp cả năm khoản. Nhân viên không cần làm gì trong năm: Cơ quan Thuế và Hải quan điền sẵn tờ khai hằng năm của họ dựa trên các kê khai của công ty.

Thuế của người sử dụng lao động tại Estonia: Thuế xã hội và bảo hiểm thất nghiệp

Thuế xã hội: 33% do người sử dụng lao động trả

Thuế xã hội 33% là khoản thuế lao động lớn nhất tại Estonia và thường khiến người sử dụng lao động nước ngoài bất ngờ nhất. Khoản này hoàn toàn do công ty trả, không bao giờ khấu trừ từ nhân viên, và không có mức trần: lương €10,000 phát sinh €3,300 thuế xã hội. Đổi lại, nhân viên được Quỹ Bảo hiểm Y tế Estonia (Tervisekassa) bảo hiểm và tích lũy quyền hưởng lương hưu nhà nước.

Nghĩa vụ thuế xã hội tối thiểu

Thuế xã hội tại Estonia cũng có mức sàn, gọi là nghĩa vụ thuế xã hội tối thiểu. Với mỗi nhân viên mà bạn là người sử dụng lao động chính, thuế xã hội phải tính trên ít nhất mức tháng do nhà nước ấn định, hiện là €886, tức tối thiểu €292.38 mỗi tháng ngay cả khi lương thấp hơn. Vì vậy, một nhân viên bán thời gian lương €500 mỗi tháng vẫn khiến công ty chịu đủ €292.38, làm các vị trí bán thời gian rất nhỏ trở nên đắt đỏ không tương xứng tại Estonia. Ở mức lương tối thiểu (hiện là €946 mỗi tháng), 33% đã vượt mức sàn.

Mức sàn không áp dụng cho nhân viên nhận lương hưu nhà nước, được đánh giá có khả năng làm việc một phần hoặc không có khả năng làm việc, đang nuôi con dưới ba tuổi hoặc từ ba con trở lên dưới 19 tuổi, là học sinh hoặc sinh viên đại học, hoặc đã đăng ký thất nghiệp ít nhất sáu tháng trong năm trước khi được tuyển dụng. Với các trường hợp này, công ty trả 33% trên lương thực tế và lưu hồ sơ chứng minh. Với nhân viên làm nhiều việc, mức tối thiểu được áp dụng bởi người sử dụng lao động đang giữ đơn xin miễn trừ cơ bản của họ.

Bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động: 0.8%

Phí bảo hiểm thất nghiệp 0.8% của người sử dụng lao động được tính trên toàn bộ lương gộp, không có mức trần hay mức tối thiểu. Cùng với thuế xã hội, khoản này nâng phần trả thêm của người sử dụng lao động lên 33.8% lương gộp; đó là toàn bộ thuế lương phía người sử dụng lao động tại Estonia: không có đóng góp lương hưu hoặc y tế riêng của người sử dụng lao động.

Thuế của nhân viên: Thuế thu nhập, thu nhập miễn thuế và lương hưu tích lũy

Thuế thu nhập cá nhân: đồng mức 22%

Thuế thu nhập đối với lương tại Estonia áp dụng một mức duy nhất 22%: không có bậc thuế, không có thuế đô thị, cùng một thuế suất thuế thu nhập cá nhân cho €1,200 và €12,000. Thuế được tính trên lương gộp trừ phí bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên, đóng góp lương hưu và thu nhập miễn thuế mô tả bên dưới, rồi được người sử dụng lao động khấu trừ khi thanh toán.

Thu nhập miễn thuế: €700 mỗi tháng

Trước khi áp dụng 22%, người sử dụng lao động khấu trừ mức miễn trừ cơ bản (maksuvaba tulu), tức thu nhập miễn thuế €700 mỗi tháng (€776 ở độ tuổi hưởng lương hưu), giống nhau cho mọi người bất kể thu nhập. Điểm cần lưu ý là người sử dụng lao động chỉ được áp dụng nếu nhân viên đã nộp đơn bằng văn bản, vì vậy hãy yêu cầu đơn này ngay ngày đầu tiên. Khoản này chỉ dùng tại một người sử dụng lao động mỗi lần. Nếu lương tháng dưới €700, người sử dụng lao động chỉ áp dụng đến mức lương, và phần chưa dùng được hoàn lại cho nhân viên qua tờ khai thuế hằng năm.

Bảo hiểm thất nghiệp (1.6%) và lương hưu tích lũy (2–6%)

Phí bảo hiểm thất nghiệp 1.6% của nhân viên được khấu trừ từ mọi khoản lương. Nhân viên đã đến độ tuổi hưởng lương hưu được miễn phần này, dù mức 0.8% của người sử dụng lao động vẫn áp dụng.

Lương hưu tích lũy (kogumispension, “trụ cột thứ hai”) là tài khoản lương hưu cá nhân. Tham gia là mặc định với nhân viên sinh sau một ngày mốc nhất định, có quyền lựa chọn rời khỏi. Thành viên chọn 2%, 4% hoặc 6% lương gộp để người sử dụng lao động khấu trừ, và nhà nước bổ sung thêm 4 điểm phần trăm từ thuế xã hội họ đã nhận. Công ty không trả thêm; phần mềm tính lương tự động kiểm tra tình trạng tham gia và mức đóng của từng nhân viên với sổ đăng ký lương hưu.

Chi phí một nhân viên tại Estonia: Ví dụ từ lương gộp đến thực nhận

Thuế lương cho mức lương từ €1,000 đến €5,000

Trước khi dùng máy tính lương, hãy xem bảng dưới đây. Bảng giả định nhân viên toàn thời gian có đơn miễn trừ cơ bản trong hồ sơ và đóng góp lương hưu 2%.

Tính lương gộp €2,000 thành lương thực nhận từng bước

Cột cuối của bảng đầu tiên là điều các nhà kinh tế gọi là chênh lệch thuế: phần chi phí người sử dụng lao động chuyển thành thuế và đóng góp bắt buộc thay vì vào túi nhân viên. Thuế lương tại Estonia nặng hơn với mức lương cao vì €700 thu nhập miễn thuế chiếm phần lớn hơn trong lương thấp so với lương cao. Để lập ngân sách nhanh: chi phí nhân viên là lương gộp × 1.338, còn lương thực nhận xấp xỉ 75% lương gộp cộng €154.

Lương tại Estonia theo từng tháng: Sổ đăng ký việc làm và TSD

1. Đăng ký nhân viên trước ngày làm việc đầu tiên. Mọi quan hệ lao động phải được ghi vào sổ đăng ký việc làm (töötamise register) trong e-MTA, cổng tự phục vụ của Cơ quan Thuế và Hải quan, chậm nhất vào thời điểm bắt đầu làm việc. Việc đăng ký này cấp bảo hiểm y tế cho nhân viên: với người chưa được bảo hiểm, quyền lợi bắt đầu sau thời gian chờ 14 ngày từ ngày bắt đầu trong sổ đăng ký và kéo dài hai tháng sau khi việc làm chấm dứt.
2. Thu thập đơn xin miễn trừ cơ bản. Không có đơn này, bạn phải khấu trừ 22% trên toàn bộ lương.
3. Trả lương thực nhận. Khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm thất nghiệp 1.6% và đóng góp lương hưu khi thanh toán, thông thường mỗi tháng một lần.
4. Nộp tờ khai TSD trước ngày 10 của tháng tiếp theo. TSD (tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsioon) là tờ khai hằng tháng duy nhất bao gồm thuế thu nhập, thuế xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và đóng góp lương hưu cho mọi người được trả tiền. Tờ khai được nộp trong e-MTA, thủ công hoặc trực tiếp từ phần mềm kế toán.
5. Nộp mọi khoản thuế lương trước cùng ngày 10 vào tài khoản nộp trước của công ty tại Cơ quan Thuế và Hải quan. Lương trả trong tháng Ba được kê khai và nộp trước ngày 10 tháng Tư; lãi phát sinh từ ngày sau đó. Thuế lương Estonia dựa trên tiền mặt: tháng trả lương mới quan trọng, không phải tháng lương được tạo ra.

Công ty không trả tiền cho ai trong một tháng nhất định thì không cần nộp gì cho tháng đó. Chu kỳ này giống nhau dù bạn tuyển một hay năm mươi nhân viên.

Thuế lương cho nhân viên không cư trú và làm việc từ xa

Nhân viên nước ngoài phổ biến tại các công ty Estonia điều hành từ nước ngoài, và quy tắc cho họ rất đơn giản: nơi công việc được thực hiện thực tế quan trọng hơn hộ chiếu của nhân viên hay nơi đăng ký công ty.

• Nhân viên không cư trú làm việc tại Estonia chịu thuế như người cư trú: thuế xã hội 33%, thuế thu nhập 22%, bảo hiểm thất nghiệp và, khi áp dụng, lương hưu tích lũy. Khoản miễn trừ €700 chỉ có thể áp dụng tại nguồn nếu nhân viên cư trú ở một quốc gia EEA khác, đã nộp đơn và có chứng nhận cư trú từ cơ quan thuế nước họ được đăng ký với Cơ quan Thuế và Hải quan; nếu không, thuế thu nhập bị khấu trừ từ euro đầu tiên. Bất kỳ ai ở Estonia 183 ngày trở lên trong bất kỳ giai đoạn 12 tháng nào sẽ trở thành đối tượng cư trú thuế Estonia, bất kể quốc tịch.
• Nhân viên từ xa làm việc từ quốc gia khác không có thu nhập nguồn Estonia, nên không bị khấu trừ thuế thu nhập Estonia; họ chịu thuế tại nơi làm việc. An sinh xã hội tuân theo cùng logic. Theo quy tắc phối hợp EU, nhân viên ở một quốc gia EU, EEA hoặc Thụy Sĩ khác được bảo hiểm tại đó, và công ty Estonia thường phải đăng ký là người sử dụng lao động nước ngoài rồi nộp đóng góp của nước đó thay vì thuế xã hội Estonia. Ngoài EU, điều này tùy thuộc Estonia có thỏa thuận an sinh xã hội với quốc gia đó hay không.
• e-Residency không thay đổi gì ở đây. Nó cho phép e-resident điều hành công ty trực tuyến; không miễn thuế lương cho công ty tại Estonia hay bất kỳ nơi nào khác.

Năm sai lầm về lương của nhà tuyển dụng lần đầu

• Lập ngân sách theo lương gộp, không theo chi phí người sử dụng lao động. Nhân với 1.338 trước khi đưa ra đề nghị.
• Cho rằng làm bán thời gian rẻ hơn tương ứng. Thuế xã hội tối thiểu €292.38 áp dụng theo mỗi nhân viên, không theo giờ.
• Quên đơn xin thu nhập miễn thuế. Nhân viên nhận ít hơn €154 mỗi tháng và trách công ty.
• Trả phúc lợi thay vì lương. Phúc lợi hiện vật như xe công ty, nhà ở hoặc chi phí cá nhân được chi trả là phúc lợi phụ (erisoodustus), chịu thuế ở cấp công ty với thuế thu nhập 22/78 cộng thuế xã hội 33% trên số tiền đã quy đổi gộp: khoảng €70 thuế cho mỗi €100 phúc lợi, cao hơn chi phí lương.
• Gọi nhân viên là nhà thầu. Một “freelancer” xuất hóa đơn cho OÜ Estonia của bạn nhưng làm giờ cố định dưới sự chỉ đạo của công ty sẽ bị Cơ quan Thuế và Hải quan phân loại lại là nhân viên, kèm thuế truy thu và lãi.

Kế toán lương cho công ty Estonia của bạn

Hệ thống lương Estonia đơn giản về cấu trúc nhưng nghiêm ngặt về hạn chót. Đội ngũ kế toán của Eesti Firma đăng ký nhân viên, tính lương thực nhận và chi phí người sử dụng lao động, áp dụng đúng mức thu nhập miễn thuế và lương hưu, nộp TSD mỗi tháng và tư vấn về tình trạng thuế của nhân sự không cư trú và làm việc từ xa. Dịch vụ kế toán cho công ty Estonia của chúng tôi bao gồm tính lương trong sổ sách hằng tháng; với các nhà sáng lập đang thành lập, chúng tôi có thể cùng lập kế hoạch cơ cấu lao động với đăng ký công ty tại Estonia.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp