Cách thay đổi địa chỉ đăng ký của công ty Estonia

Các công ty chuyển địa chỉ vì những lý do thông thường: văn phòng mới, một nhà sáng lập rời Estonia, nhà cung cấp địa chỉ ngừng hoạt động, hoặc chuyển từ địa chỉ nhà đã khai khi đăng ký công ty sang một địa chỉ chuyên nghiệp. Dù lý do là gì, ban quản lý phải cập nhật địa chỉ đăng ký, vì cho đến khi mục đăng ký được thay đổi, thư từ chính thức vẫn được gửi đến địa chỉ cũ. Hướng dẫn này giải thích cách thay đổi địa chỉ công ty tại Estonia: thủ tục tự nó ngắn gọn, còn hồ sơ thì khác nhau.

Ba tình huống, ba bộ hồ sơ

Những gì e-Business Register yêu cầu khi bạn thay đổi địa chỉ đăng ký phụ thuộc vào nơi công ty chuyển đến. Ranh giới phân biệt là đơn vị chính quyền địa phương: thành phố (linn) hoặc đô thị nông thôn (vald).

Việc chuyển trong Tallinn, chẳng hạn từ Kesklinn đến Lasnamäe, chỉ cần vài lần nhấp và một chữ ký. Chuyển từ Tallinn đến Tartu sẽ làm thay đổi điều lệ công ty, vì theo Commercial Code, điều lệ nêu địa điểm của công ty. Địa chỉ ở nước ngoài cũng được cho phép theo Commercial Register Act, miễn là công ty có người liên hệ được cấp phép tại Estonia.

Cách thay đổi địa chỉ công ty trong e-Business Register

1. Đăng nhập bằng thẻ ID, thẻ e-Residency, Mobile-ID hoặc Smart-ID, mở My dashboard, chọn công ty và nhấp Change data.
2. Trong mục Contacts, thay thế địa chỉ đăng ký. Địa chỉ tại Estonia được chọn từ hệ thống địa chỉ quốc gia; địa chỉ nước ngoài được nhập thủ công. Nếu người liên hệ cũng thay đổi, hãy xóa người cũ và thêm người mới cùng ngày kết thúc nhiệm kỳ của họ. Đồng thời kiểm tra email: cơ quan đăng ký gửi thông báo đến đó.
3. Nếu đô thị thay đổi hoặc địa chỉ chuyển ra nước ngoài, hãy tải lên điều lệ mới trong mục Articles of association và nghị quyết của cổ đông trong Documents, cả hai đều được ký số. Cả hai sẽ công khai sau khi nộp.
4. Ký đơn đăng ký. Chữ ký của một thành viên ban quản lý là đủ, trừ khi cơ quan đăng ký thể hiện rằng các thành viên ban quản lý chỉ được hành động cùng nhau.
5. Thanh toán lệ phí nhà nước, nếu phải nộp, qua liên kết ngân hàng trên cổng thông tin. Đơn đăng ký sau đó được nộp tự động.
6. Cơ quan đăng ký quyết định trong vòng một đến năm ngày làm việc.

Nộp hồ sơ không có thẻ e-Residency

Một thành viên ban quản lý không có chữ ký số Estonia không thể nộp đơn trực tuyến. Giải pháp thay thế là công chứng viên Estonia, người nộp hồ sơ thay mặt công ty: bạn ký tại văn phòng công chứng, cấp giấy ủy quyền cho người đại diện tại Estonia hoặc ký giấy tờ bản giấy. Cách này chỉ thêm vài ngày thay vì vài tuần. Đây là một lựa chọn thông thường, quen thuộc chứ không phải phương án dự phòng: nhiều nhà sáng lập không có e-Residency nộp mọi thay đổi theo cách này, và chúng tôi sắp xếp việc đó cho khách hàng.

Những gì cổng thông tin không yêu cầu

Biểu mẫu không yêu cầu bạn chứng minh quyền sử dụng địa chỉ mới, và trên thực tế cơ quan đăng ký gần như cũng không yêu cầu sau đó. Điều này không khiến địa chỉ chỉ còn là thủ tục: cố ý khai dữ liệu sai trong sổ đăng ký có thể bị xử phạt, và thành viên ban quản lý là người chịu trách nhiệm. Hãy lưu giữ hợp đồng thuê, văn bản đồng ý của chủ sở hữu hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp địa chỉ pháp lý, vì ngân hàng chắc chắn sẽ yêu cầu một trong các tài liệu này.

Nếu không thể liên lạc với công ty tại địa chỉ đó, cơ quan đăng ký có thể xóa công ty, ghi chú khó khăn liên lạc trên hồ sơ công ty và, nếu không khắc phục, yêu cầu giải thể công ty. Hướng dẫn của chúng tôi về bằng chứng địa chỉ cho công ty Estonia giải thích những tài liệu ngân hàng chấp nhận.

Chuyển nhà cung cấp địa chỉ

Nhiều thay đổi địa chỉ thực chất không phải là chuyển địa điểm mà là chuyển từ một nhà cung cấp địa chỉ pháp lý sang nhà cung cấp khác. Bạn không cần sự cho phép của nhà cung cấp cũ để rời đi; chỉ cần chấm dứt hợp đồng theo các điều khoản của hợp đồng đó, vì vậy hãy đọc thời hạn thông báo trước khi nộp hồ sơ. Duy trì dịch vụ cũ cho đến khi mục mới xuất hiện trong sổ đăng ký, nếu không công ty sẽ không có địa chỉ hoạt động trong vài ngày.

Nếu nhà cung cấp mới cũng trở thành người liên hệ của bạn, mục người liên hệ được thay đổi trong cùng đơn đăng ký. Thay đổi đó chịu lệ phí nhà nước €25 ngay cả khi địa chỉ mới ở cùng thành phố. Phí được tính theo từng đơn đăng ký, không theo từng thay đổi, vì vậy nếu một thành viên ban quản lý hoặc địa chỉ email thay đổi cùng lúc, tổng phí vẫn là €25.

Một điểm nữa dành cho các công ty có địa chỉ nước ngoài. Nếu nhà cung cấp cũ là người liên hệ của bạn và họ rút lui, cơ quan đăng ký sẽ đặt thời hạn chỉ định người mới và có thể xóa công ty ba tháng sau khi thời hạn đó hết, vì vậy hãy sắp xếp người thay thế trước khi mục cũ biến mất.

Sau khi ghi nhận: ai khác cần địa chỉ mới

Các cơ quan nhà nước, bao gồm Tax and Customs Board, lấy địa chỉ công ty từ Sổ đăng ký thương mại, nên không cần nộp gì cho họ. Ngân hàng, khách hàng, nhà cung cấp và bưu điện đều cần nhận thông báo từ bạn, và ngân hàng thường sẽ yêu cầu tài liệu thể hiện địa chỉ mới.

Thay đổi địa chỉ cùng Eesti Firma

Dù địa chỉ mới ở cùng thành phố, ở một đô thị khác hay ở nước ngoài, chúng tôi chuẩn bị nghị quyết và điều lệ đã sửa đổi rồi nộp thay đổi cho bạn. Nếu không ai trong ban quản lý có thẻ e-Residency, chúng tôi sắp xếp thủ tục công chứng. Nếu bạn cần chính địa chỉ đó, dịch vụ địa chỉ pháp lý của chúng tôi đặt công ty của bạn tại Kadrioru Plaza ở Tallinn, và đối với công ty đăng ký ở nước ngoài, chúng tôi hoạt động với tư cách người liên hệ được cấp phép. văn phòng ảo tại Tallinn của chúng tôi bổ sung dịch vụ xử lý thư tín: thư đến được nhận, quét và chuyển tiếp cho bạn.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp