Smlouva se členem statutárního orgánu v Estonsku: Je potřebná a co má obsahovat

Mnoho zahraničních zakladatelů založí estonskou společnost s ručením omezeným (osaühing, OÜ), stanou se jejím jediným členem statutárního orgánu a se svou společností nikdy nic nepodepíší. Je to zákonné a v mnoha takových společnostech není zapotřebí nic dalšího. Písemná smlouva se hodí, jakmile najmete ředitele, přiberete spoluzakladatele do statutárního orgánu nebo si začnete vyplácet odměnu, protože zákon ponechává většinu praktických podmínek na dohodě stran.

Tento průvodce vysvětluje, kdy se vyplatí uzavřít smlouvu se členem statutárního orgánu, označovanou také jako smlouva s členem orgánu nebo smlouva o poskytování služeb členem statutárního orgánu, a co má obsahovat. Kdo může být členem orgánu a kdy člen statutárního orgánu osobně odpovídá, popisuje náš průvodce členy statutárního orgánu.

Co je smlouva se členem statutárního orgánu

Smlouva se členem statutárního orgánu je smlouva mezi estonskou OÜ a členem jejího statutárního orgánu (juhatus), která stanoví podmínky, za nichž tato osoba společnost řídí. Commercial Code ji zmiňuje, ale neupravuje ji jako samostatný smluvní typ. Nejvyšší soud Estonska tento vztah opakovaně popsal jako obdobný příkazní smlouvě, která je smlouvou o poskytování služeb podle Law of Obligations Act.

Employment Contracts Act se výslovně nevztahuje na smlouvy členů statutárních orgánů společnosti (§ 1(5)). Člen statutárního orgánu tedy není zaměstnancem, bez ohledu na název dokumentu, a má nárok na placenou dovolenou, výpovědní dobu nebo odstupné jen tehdy, pokud je smlouva stanoví.

Je smlouva se členem statutárního orgánu povinná?

Ne. Volba člena statutárního orgánu vyžaduje rozhodnutí společníků a souhlas člena, zákon však smlouvu nevyžaduje. Smlouvu lze uzavřít v jakékoli formě (Law of Obligations Act § 11), takže podmínky schválené společníky a přijaté členem jsou pro strany závazné i bez podepsaného dokumentu. Podepsaná smlouva pouze usnadňuje jejich prokázání.

Zda ji potřebujete, závisí hlavně na tom, kdo je členem statutárního orgánu a zda pobírá odměnu:

Kdykoli se vyplácí odměna, její výši a postup výplaty musí stanovit rozhodnutí společníků, případně dozorčí rady, pokud ji společnost má (Commercial Code § 180¹). Způsob zdanění a evidence odměny vysvětluje náš článek o odměňování členů statutárního orgánu.

Smlouva se členem statutárního orgánu vs. pracovní smlouva

Tyto dvě smlouvy se liší ve čtyřech hlavních ohledech:

Člen statutárního orgánu může mít se stejnou společností také pracovní smlouvu, ale jen na práci, která není řízením společnosti. Zakladatel malé kavárny může například řídit společnost na základě smlouvy se členem statutárního orgánu a pracovat jako její kuchař na základě pracovní smlouvy, kterou musí rovněž schválit společníci. Náš článek o skrytých pracovněprávních vztazích vysvětluje, proč je skutečně vykonávaná práce důležitější než název smlouvy.

Co zahrnout do smlouvy se členem statutárního orgánu

Smlouva může upravit cokoli, co není v rozporu se zákonem nebo společenskou smlouvou. Nejdůležitější jsou tyto doložky:

Bez ohledu na znění smlouvy platí dvě pravidla Commercial Code. Zaprvé, pokud se finanční situace společnosti výrazně zhorší a pokračování plateb by pro ni bylo mimořádně nespravedlivé, může společnost žádat snížení odměny. Člen pak může smlouvu vypovědět s jednoměsíční výpovědní dobou (§ 180¹).

Zadruhé omezení odpovědnosti nezavazuje věřitele. Nemůže-li společnost hradit své dluhy, může věřitel nebo insolvenční správce stále požadovat náhradu škody po členovi, i pokud se společnost svého nároku vzdala nebo zkrátila promlčecí dobu (§ 187).

Jak smlouvu platně podepsat

Obvyklé oprávnění člena statutárního orgánu jednat za společnost se na tuto smlouvu nevztahuje. Společníci rozhodují o jejím uzavření, změně a ukončení, stanoví její podmínky a jmenují osobu, která podepíše smlouvu za společnost (Commercial Code § 168(1)(10)). Má-li společnost dozorčí radu, činí tato rozhodnutí místo nich. Smlouva bez požadovaného schválení je neplatná (§ 181(3)).

Pokud smlouvu podepisujete, potřebujete dva dokumenty: rozhodnutí společníků, které ji schválí, stanoví odměnu a určí zástupce společnosti, a samotnou smlouvu podepsanou tímto zástupcem a členem statutárního orgánu. Ve společnosti s jediným vlastníkem přijme vlastník rozhodnutí sám a uvede v něm osobu podepisující za společnost. Oba dokumenty lze digitálně podepsat estonským průkazem totožnosti nebo digitálním průkazem e-Residency. Ani jeden se nepodává do estonského obchodního rejstříku (Äriregister), proto je uchovávejte v dokumentaci společnosti.

Odvolání a odstoupení: výpověď, náhrada a smlouva

Společníci mohou člena statutárního orgánu kdykoli odvolat bez uvedení důvodu a člen může kdykoli odstoupit (Commercial Code § 184). Každý z těchto kroků ukončuje členství v orgánu, smlouva však končí podle vlastních podmínek a pravidel Law of Obligations Act pro příkazní smlouvy. Podle těchto pravidel může kterákoli strana smlouvu na dobu neurčitou kdykoli vypovědět. Člen statutárního orgánu, který odejde dříve, než společnost může zajistit náhradu, však může být povinen nahradit společnosti vzniklou škodu (§§ 630–631).

Proto si výpověď a náhrada zaslouží jasné znění. Odvolání samo o sobě smlouvu neukončuje, takže odvolaný člen statutárního orgánu může tvrdit, že odměna běží až do ukončení smlouvy. Pokud člen odchází za dobrých podmínek, může krátká dohoda o ukončení schválená společníky upravit poslední odměnu, předání i případný zákaz konkurence. Zápisy do rejstříku popisují naše průvodce změnou člena statutárního orgánu a odstoupením z orgánu.

Příprava nebo kontrola smlouvy s Eesti Firma

Náš právní tým připravuje smlouvy se členy statutárního orgánu spolu s rozhodnutím společníků, které je schvaluje. Podmínky přizpůsobíme vašemu orgánu a způsobu odměňování jeho členů a můžeme také zkontrolovat vaši stávající smlouvu. Naši účetní pak mohou zaregistrovat placeného člena statutárního orgánu a zajistit zpracování mezd i daňové vykazování odměny.

Odeslat žádost

Často kladené otázky