Kort svar
En estisk OÜ behøver ikke indgå en kontrakt med et medlem af sin direktion. Forholdet begynder, når selskabsdeltagerne vælger medlemmet, og medlemmet accepterer, og det er reguleret af selskabsret og reglerne om aftaler om tjenesteydelser, ikke af ansættelsesret. En skriftlig bestyrelsesmedlemsaftale er værd at have, når selskabet betaler et honorar, eller når andre end eneejeren sidder i direktionen, fordi den fastlægger pligter, honorar, opsigelsesvarsel og konsekvenserne ved afsættelse.
Mange udenlandske stiftere registrerer et estisk anpartsselskab (osaühing, OÜ), bliver dets eneste bestyrelsesmedlem og underskriver aldrig noget med deres eget selskab. Det er lovligt, og i mange sådanne selskaber er der ikke behov for mere. En skriftlig aftale bliver nyttig, når du ansætter en direktør, får en medstifter ind i direktionen eller begynder at betale dig selv et honorar, da loven overlader de fleste praktiske vilkår til parternes aftale.
Denne vejledning forklarer, hvornår en bestyrelsesmedlemsaftale, også kaldet en bestyrelsesmedlemskontrakt eller en tjenesteydelsesaftale for et direktionsmedlem, er værd at underskrive, og hvad den bør indeholde. Hvem der kan sidde i direktionen, og hvornår et bestyrelsesmedlem er personligt ansvarligt, behandles i vores vejledning om direktionsmedlemmer.
Hvad er en bestyrelsesmedlemsaftale?
En bestyrelsesmedlemsaftale er en kontrakt mellem en estisk OÜ og et medlem af dens direktion, der fastsætter vilkårene for, hvordan personen leder selskabet. Commercial Code nævner den, men regulerer den ikke som en særskilt kontrakttype. Estlands højesteret har gentagne gange beskrevet forholdet som lignende en fuldmagtsaftale, som er en aftale om tjenesteydelser efter Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act gælder udtrykkeligt ikke for kontrakter med et selskabs direktionsmedlemmer (§ 1(5)). Et bestyrelsesmedlem er derfor ikke ansat, uanset hvad dokumentet kaldes, og har kun ret til betalt ferie, varsel eller fratrædelsesgodtgørelse, hvis aftalen fastsætter det.
Er en bestyrelsesmedlemsaftale obligatorisk?
Nej. Valg af et bestyrelsesmedlem kræver en beslutning fra selskabsdeltagerne og medlemmets samtykke, men loven kræver ikke en kontrakt. En kontrakt kan indgås i enhver form (Law of Obligations Act § 11), så vilkår godkendt af selskabsdeltagerne og accepteret af medlemmet binder parterne selv uden et underskrevet dokument. En underskrevet aftale gør dem blot lettere at bevise.
Om du har brug for en, afhænger især af, hvem der sidder i direktionen, og om de får honorar:
| Din situation | Har du brug for en bestyrelsesmedlemsaftale? |
|---|---|
| Eneejer og eneste bestyrelsesmedlem, intet honorar | Normalt ikke. Loven fastsætter allerede dine pligter |
| Eneejer og eneste bestyrelsesmedlem, med honorar | En beslutning, der fastsætter honoraret, er påkrævet; en kort aftale anbefales |
| To eller flere stiftere i direktionen | Anbefales for tidligt at fordele pligter og afklare honorarer og fratrædelsesvilkår |
| En ansat eller ekstern direktør | Stærkt anbefalet for at aftale pligter, honorar, varsel og kompensation ved afsættelse |
| Et bestyrelsesmedlem, der også udfører andet arbejde for selskabet | Anbefales samt en særskilt ansættelseskontrakt for det andet arbejde |
Når der betales honorar, skal beløb og betalingsprocedure fastsættes ved en beslutning fra selskabsdeltagerne eller fra tilsynsrådet, hvis selskabet har et (Commercial Code § 180¹). Hvordan honoraret beskattes og registreres, forklares i vores artikel om honorar til bestyrelsesmedlemmer.
Bestyrelsesmedlemsaftale vs. ansættelseskontrakt
De to kontrakter adskiller sig på fire hovedpunkter:
| Forhold | Bestyrelsesmedlemsaftale | Ansættelseskontrakt |
|---|---|---|
| Hovedlovgivning | Commercial Code og Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Ferie og arbejdstid | Kun hvis aftalen fastsætter det | Garanteret ved lov |
| Ophør af rollen | Afsættelse til enhver tid uden begrundelse; aftalen ophører på egne vilkår | Arbejdsgiveren skal have et lovligt grundlag og normalt give varsel |
| Kompensation ved rollens ophør | Kun hvis aftalen fastsætter det | Lovbestemt fratrædelsesgodtgørelse, hvor den gælder |
Et bestyrelsesmedlem kan stadig have en ansættelseskontrakt med det samme selskab, men kun for arbejde, der ikke er ledelse. Stifteren af en lille café kan for eksempel lede selskabet efter en bestyrelsesmedlemsaftale og arbejde som kok efter en ansættelseskontrakt, som selskabsdeltagerne også skal godkende. Vores artikel om skjulte ansættelsesforhold forklarer, hvorfor det faktisk udførte arbejde betyder mere end kontraktens titel.
Hvad skal en bestyrelsesmedlemsaftale indeholde?
Aftalen kan omfatte alt, der ikke strider mod loven eller vedtægterne. Disse klausuler er vigtigst:
| Klausul | Hvad der skal aftales |
|---|---|
| Pligter og begrænsninger | Ansvarsområder, arbejdsfordeling mellem medlemmer, aftaler der først kræver selskabsdeltagernes godkendelse, og hvordan medlemmet rapporterer til dem |
| Honorar og udgifter | Beløb, betalingsdatoer, bonusser og godtgørelse af udgifter i rimeligt forhold til pligterne og selskabets økonomi |
| Ferie og tilgængelighed | Betalte fridage, hvis nogen, og hvor tilgængeligt medlemmet skal være, da loven ikke fastsætter arbejdstid for bestyrelsesmedlemmer |
| Varighed | Tidsbegrænset eller tidsubegrænset. Medmindre vedtægterne fastsætter en periode, vælges et bestyrelsesmedlem på ubestemt tid |
| Varsel og kompensation | Varsel for hver part, grunde til ophør uden varsel og eventuel kompensation ved afsættelse uden skyld |
| Konkurrenceklausul | Mens medlemmet er i rollen, må det ikke drive en konkurrerende virksomhed eller sidde i en konkurrents direktion uden selskabsdeltagernes samtykke. Enhver begrænsning efter medlemmets fratræden skal aftales med angivelse af omfang og varighed |
| Fortrolighed og overdragelse | Hvad der anses som en forretningshemmelighed, hvor længe pligten varer, og tilbagelevering af dokumenter, adgangskoder og adgang ved fratræden |
| Ansvar og forsikring | Fristen for selskabets krav mod medlemmet (fem år, medmindre andet aftales) og hvem der betaler ansvarsforsikring for directors’ and officers’ (D&O) |
To regler i Commercial Code gælder, uanset hvad aftalen siger. For det første kan selskabet kræve et lavere honorar, hvis selskabets økonomi forværres væsentligt, og fortsatte betalinger ville være urimeligt byrdefulde for det. Medlemmet kan derefter opsige aftalen med en måneds varsel (§ 180¹).
For det andet binder en ansvarsbegrænsning ikke kreditorer. Hvis selskabet ikke kan betale sin gæld, kan en kreditor eller kurator i konkurs stadig kræve erstatning af medlemmet, selv hvis selskabet har givet afkald på sit krav eller forkortet forældelsesfristen (§ 187).
Sådan underskriver du aftalen, så den er gyldig
Bestyrelsesmedlemmets sædvanlige ret til at underskrive på selskabets vegne omfatter ikke denne aftale. Selskabsdeltagerne beslutter indgåelse, ændring og ophør, fastsætter vilkårene og udpeger den person, der underskriver for selskabet (Commercial Code § 168(1)(10)). Hvis selskabet har et tilsynsråd, træffer det disse beslutninger i stedet. En aftale uden den påkrævede godkendelse er ugyldig (§ 181(3)).
Hvis du underskriver en aftale, har du brug for to dokumenter: en beslutning fra selskabsdeltagerne, der godkender den, fastsætter honoraret og angiver selskabets repræsentant, samt selve aftalen, underskrevet af repræsentanten og bestyrelsesmedlemmet. I et selskab med én ejer træffer ejeren beslutningen alene og angiver deri den person, der underskriver for selskabet. Begge dokumenter kan underskrives digitalt med et estisk ID-kort eller et e-Residency digitalt ID-kort. Ingen af dem skal indleveres til det estiske erhvervsregister (Äriregister), så opbevar dem sammen med selskabets dokumenter.
Afsættelse og fratræden: Varsel, kompensation og aftalen
Selskabsdeltagerne kan afsætte et bestyrelsesmedlem når som helst uden begrundelse, og et bestyrelsesmedlem kan fratræde når som helst (Commercial Code § 184). Begge skridt afslutter medlemskabet af direktionen, men aftalen ophører efter sine egne vilkår og reglerne i Law of Obligations Act om fuldmagtsaftaler. Efter disse regler kan begge parter opsige en tidsubegrænset aftale når som helst. Et bestyrelsesmedlem, der fratræder, før selskabet kan finde en erstatning, kan dog skulle kompensere selskabet for dets tab (§§ 630–631).
Derfor fortjener varsel og kompensation klar formulering. Afsættelse afslutter ikke aftalen i sig selv, så et afsat bestyrelsesmedlem kan hævde, at honoraret fortsætter, indtil aftalen opsiges. Når et medlem fratræder på gode vilkår, kan en kort opsigelsesaftale godkendt af selskabsdeltagerne afklare det sidste honorar, overdragelsen og enhver konkurrenceklausul. Registreringerne behandles i vores vejledninger om at ændre et bestyrelsesmedlem og at fratræde direktionen.
Udarbejdelse eller gennemgang af din aftale med Eesti Firma
Vores juridiske team udarbejder bestyrelsesmedlemsaftaler sammen med den beslutning fra selskabsdeltagerne, der godkender dem. Vi tilpasser vilkårene til din direktion og måden, dens medlemmer aflønnes på, og kan også gennemgå en aftale, du allerede har. Vores revisorer kan derefter registrere et aflønnet bestyrelsesmedlem og håndtere løn- og skatteindberetning for honoraret.
Ofte stillede spørgsmål
Ja. Begge betegnelser beskriver den samme kontrakt mellem en OÜ og et medlem af dens direktion. Estiske advokatfirmaer og Startup Estonia kalder den ofte en tjenesteydelsesaftale for et direktionsmedlem, og uanset navnet er den ikke en ansættelseskontrakt.
Ja, som udgangspunkt. Startup Estonia, et statsligt initiativ, offentliggør en gratis modelaftale for tjenesteydelser for direktionsmedlemmer, men enhver skabelon skal tilpasses pligterne, honoraret og fratrædelsesvilkårene. Den kræver stadig en beslutning fra selskabsdeltagerne, der godkender den.
Nej. En bestyrelsesmedlemsaftale kan underskrives på papir eller digitalt og indleveres ikke til det estiske erhvervsregister (Äriregister). Den kræver godkendelse fra selskabsdeltagerne, fordi en aftale uden den er ugyldig.
Ja. Estisk lov kræver ikke, at en kontrakt mellem et selskab og dets bestyrelsesmedlem skal være på estisk, så en engelsk aftale er gyldig. Brug et sprog, som alle underskrivere forstår.
