Lyhyt vastaus
Certificate of Incumbency vahvistaa, kuka tällä hetkellä johtaa yhtiötä ja omistaa sen. Se on peräisin common law -maista, eikä mikään Viron viranomainen myönnä sitä. Lisensoituna TCSP:nä Eesti Firma voi myöntää Certificate of Incumbency -todistuksen virolaiselle yhtiöllesi omissa nimissään. Tarkistamme yhtiön Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteristä ja muista virallisista lähteistä ennen todistuksen myöntämistä.
Mikä Certificate of Incumbency on
Certificate of Incumbency eli incumbency certificate ilmoittaa, kenellä on tiettynä päivänä tehtävä yhtiössä: johtajilla, osakkailla ja tarvittaessa yhtiösihteerillä. Yhdistyneessä kuningaskunnassa, Kyproksella, Hongkongissa, Brittiläisillä Neitsytsaarilla ja muilla common law -lainkäyttöalueilla yhtiösihteeri tai rekisteröity edustaja allekirjoittaa sen, ja pankit pitävät sitä todisteena siitä, kuka voi toimia yhtiön puolesta.
Viron lainsäädännössä ei ole tällaista asiakirjaa. Samat tiedot ovat julkisia e-Business Registerissä, joten virolainen pankki tarkistaa yrityksen sieltä. Ongelmat alkavat, kun ulkomaisen vastapuolen tarkistuslistassa pyydetään nimeltä ”certificate of incumbency”.
Milloin virolainen yhtiö tarvitsee sen
Pyynnöt tulevat lähes aina Viroa ulkopuolelta: ulkomaiselta pankilta tai maksulaitokselta, joka avaa tiliä, markkinapaikalta tai kryptopörssiltä, joka ottaa kauppiaan asiakkaakseen, KYC-tarkistusta tekevältä lakimieheltä tai ulkomailla kiinteistö- tai osakekauppaa hoitavalta notaarilta.
e-Business Registerin rekisterikortti riittää usein, erityisesti apostillella varustettuna. Jotkin compliance-tiimit vaativat kuitenkin asiakirjaa, jonka otsikkona on ”Certificate of Incumbency” ja jonka on allekirjoittanut säännelty ammattilainen, eivätkä ne hyväksy sen sijaan rekisteritulostetta.
Miksi Viron viranomaiset eivät myönnä sitä
Viron kaupparekisteri (Äriregister) myöntää rekisterikortteja ja otteita, ei todistuksia, kun taas notaari vahvistaa allekirjoituksia ja jäljennöksiä. Virolaisella OÜ:llä ei ole yhtiösihteeriä tai rekisteröityä edustajaa, joten henkilöä, joka tavallisesti allekirjoittaa incumbency certificate -todistuksen, ei täällä ole.
Sen sijaan on olemassa lisensoitu trust and company service provider (TCSP). Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act -lain mukaan tällaisilla palveluntarjoajilla on Financial Intelligence Unitin (FIU) myöntämä lupa, ja ne toimivat sen valvonnassa. Lisensoidun TCSP:n omissa nimissään myöntämä Certificate of Incumbency on lähin virolainen vastine sille, mitä ulkomainen pankki odottaa, eikä yhtäkään meidän myöntämistämme ole toistaiseksi hylätty.
Mitä Certificate of Incumbency -todistuksemme sisältää
Myönnämme todistuksen Eesti Firma -kirjelomakkeella, ilmoitamme rekisterikoodimme ja FIU-lupanumeromme sekä vahvistamme yhtiöstäsi seuraavat tiedot:
| Tieto | Mitä se vahvistaa |
|---|---|
| Nimi, rekisterikoodi, rekisteröintipäivä, yhtiömuoto | Yhtiön tarkat Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin merkityt tiedot sekä sen, että kyseessä on virolainen osakeyhtiö (OÜ) |
| Osakepääoma | Määrän ja sen, onko se maksettu |
| Tilikausi | Yleensä 1. tammikuuta–31. joulukuuta |
| Tila | Että yhtiö on merkitty rekisteriin ja sen oikeudellinen asema on moitteeton |
| Verovelka | Että yhtiöllä ei ole todistuksen päivänä verovelkaa Tax and Customs Boardin (EMTA) mukaan |
| Hallitus ja osakkaat | Jokainen hallituksen jäsen ja osakas tunnistetietoineen |
Ennen allekirjoittamista tarkistamme yhtiön Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteristä, EMTA:n verovelkakyselystä ja muista virallisista lähteistä. Todistuksessa ilmoitetaan tarkistuspäivä, ja sen allekirjoittaa ja sinetöi Eesti Firma -yhtiön lakimies ja hallituksen jäsen. Jos vastaanottaja vaatii sitä, notaari voi vahvistaa allekirjoituksen. Apostille on eri asia: se on tarkoitettu julkisille asiakirjoille, joten tämänkaltaiseen yksityiseen todistukseen ei voi saada apostillea suoraan. Jos vastaanottaja vaatii sitä, apostillella varustettu rekisterikortti on parempi vaihtoehto.
Näin tilaat
Lähetä meille yhtiön nimi ja kerro, kuka vastaanottaa todistuksen sekä tarvitseeko tämä notaarin vahvistaman allekirjoituksen. Todistus maksaa €100 ja on ajantasaisten rekisteritietojen perusteella valmis yhden työpäivän kuluessa. Jos rekisteritiedot ovat vanhentuneet, esimerkiksi hallituksen jäsen on jo eronnut, kerromme sinulle, mitä on korjattava ensin.
Usein kysytyt kysymykset
Et. Rekisteri myöntää rekisterikortteja ja otteita, ja ne täyttävät usein ulkomaisen vastaanottajan vaatimukset. Kun vastaanottaja vaatii Certificate of Incumbency -nimistä asiakirjaa, sen myöntää lisensoitu palveluntarjoaja.
Sillä ei ole kiinteää voimassaoloaikaa: se vastaa rekisterin tietoja myöntämispäivänä. Useimmat vastaanottajat haluavat viime kuukausien aikana myönnetyn asiakirjan, joten tarkista heidän vaatimuksensa ennen tilaamista.
Yhtiöasiakirjojen tilaaminen virolaiselle yhtiöllesi
Jos tarvitset Certificate of Incumbency -todistuksen tai muita virolaisen yhtiösi yhtiöasiakirjoja, voimme laatia ne. Jos yhtiötä ei vielä ole, voimme aloittaa yrityksen perustamisella Virossa.
