Virolaisen yhtiön hallituksen jäsen johtaa yhtiötä ja allekirjoittaa sen puolesta. Jokaisella virolaisella osakeyhtiöllä (OÜ) on oltava vähintään yksi hallituksen jäsen, jolla ovat tehtävään kuuluvat johtamisvelvollisuudet, compliance-velvoitteet ja henkilökohtainen vastuu. Englanniksi tehtävää kutsutaan yleensä virolaisen yhtiön directoriksi tai managing directoriksi; Viron kaupparekisterissä se on juhatuse liige, hallituksen (juhatus) jäsen.
Tässä oppaassa kerrotaan, kuka voi olla virolaisen OÜ:n hallituksen jäsen, mitä hallituksen on tehtävä ja mitä se voi tehdä, mitä hallituksen jäsenen sopimuksen tulisi kattaa ja milloin director joutuu henkilökohtaiseen vastuuseen. Hallituksen jäsenen nimittämistä, vaihtamista ja erottamista sekä eroamista osakkaiden pysyessä passiivisina käsitteleville vaiheittaisille menettelyille on omat oppaansa alla.
Hallituksen kokoonpano päätetään yhtiön perustamisen Virossa yhteydessä, koska ensimmäiset hallituksen jäsenet nimetään jo rekisteröintihakemuksessa.
Lyhyt vastaus
Virolainen OÜ tarvitsee vähintään yhden hallituksen jäsenen. Hallituksen jäsenen on oltava täysivaltainen luonnollinen henkilö; kansalaisuutta, asumista tai osakeomistusta ei vaadita. Osakkaat nimittävät ja erottavat hallituksen jäsenet, kukin heistä edustaa yhtiötä yksin, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin, ja he vastaavat henkilökohtaisesti velvollisuuden rikkomisesta aiheutuneesta vahingosta todistustaakan ollessa hallituksen jäsenellä.
Virolaisen OÜ:n hallitus: keskeiset säännöt yhdellä silmäyksellä
Hallitus (juhatus) on virolaisen osakeyhtiön (OÜ) toimeenpaneva toimielin ja ainoa hallintoelin, joka OÜ:llä on oltava. Hallitus johtaa yhtiötä ja edustaa sitä; osakkaat omistavat yhtiön ja päättävät, ketkä kuuluvat hallitukseen.
| Aihe | Käytännön selitys |
|---|---|
| Vähimmäismäärä | Vähintään yksi hallituksen jäsen. Lakisääteistä enimmäismäärää ei ole. |
| Kuka voidaan nimittää | Täysivaltainen luonnollinen henkilö. Yhtiö ei voi olla hallituksen jäsen. |
| Asuinpaikka ja kansalaisuus | Asuinpaikka- tai kansalaisuusvaatimusta ei ole. Hallituksen jäsenet voivat asua missä päin maailmaa tahansa. |
| Osakeomistus | Hallituksen jäsenen ei tarvitse omistaa osakkeita, eikä osakas ole automaattisesti hallituksen jäsen. |
| Nimittäminen ja erottaminen | Osakkaat päättävät yksinkertaisella enemmistöllä, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä korkeammasta kynnyksestä. Kolmannet luottavat Viron kaupparekisteri (Äriregister) -merkintään. |
| Edustaminen | Kukin hallituksen jäsen voi edustaa yhtiötä yksin, ellei yhteisedustusta ole rekisteröity. |
| Palkkio | Hallituksen jäsenen palkkio on vapaaehtoinen. Jos sitä maksetaan, siihen sovelletaan yleensä Viron tuloveroa ja sosiaaliveroa hallituksen jäsenen asuinpaikasta riippumatta. |
| Julkiset tiedot | Hallituksen jäsenten nimet ja edustamisoikeudet näkyvät julkisesti Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisterissä. |
| Henkilökohtainen vastuu | Syntyy velvollisuuden rikkomisesta: myöhästyneet tilinpäätökset, myöhästynyt konkurssihakemus, lainvastaiset maksut, törkeästä huolimattomuudesta johtuvat verorästit ja huolimaton johtaminen. Hallituksen jäsenen on osoitettava huolellisuutensa, ei päinvastoin. |
Lähteet: Viron kauppalaki (äriseadustik), verotuslaki (maksukorralduse seadus), e-Business Register.
Kuka on virolaisen yhtiön hallituksen jäsen?
Virolaisen OÜ:n hallituksen jäsen on osakkaiden valitsema henkilö, joka johtaa yhtiötä ja edustaa sitä suhteessa kolmansiin. Molemmat tehtävät ovat samoissa käsissä: päätöksentekijä myös allekirjoittaa.
Viron lainsäädännössä on vain vähän rajoituksia tehtävän haltijalle. Kauppalain § 180:n mukaan hallituksen jäsenen on oltava täysivaltainen luonnollinen henkilö. Yhtiötä ei voida nimittää virolaisen yhtiön hallitukseen, eikä myöskään ohjelmistoa, kuten artikkelimme AI-hallituksen jäsenistä selittää. Myös henkilö, jolle tuomioistuin on määrännyt liiketoimintakiellon (ärikeeld) tai kiellon toimia hallituksen jäsenenä, on suljettu pois.
Käytännössä useimmilla ulkomaisten perustajien perustamilla virolaisilla OÜ:illä on tasan yksi hallituksen jäsen, joka on yleensä myös ainoa osakas. Suuremmat rakenteet nimittävät useita hallituksen jäseniä, joskus myös palkatun managing directorin, jolla ei ole lainkaan osakkeita.
Valvontaneuvostoa (nõukogu) ei edellytetä virolaiselta OÜ:ltä, eikä useimmilla virolaisilla osakeyhtiöillä ole sellaista. Kun yhtiöjärjestys määrää valvontaneuvostosta, se ottaa osakkailta hallituksen jäsenten valinnan ja erottamisen sekä valvoo hallitusta. Sama henkilö ei voi kuulua molempiin toimielimiin samanaikaisesti.
Hallituksen jäsen, osakas ja tosiasiallinen edunsaaja ovat kolme eri roolia
Perustajat sekoittavat usein kolme oikeudellisesti erillistä asemaa virolaisessa osakeyhtiössä:
- Osakas (osanik): omistaa osakkeet, äänestää yhtiön päätöksistä ja saa osinkoja;
- Hallituksen jäsen (juhatuse liige): johtaa yhtiötä, allekirjoittaa sopimuksia ja vastaa compliance-asioista;
- Tosiasiallinen edunsaaja (tegelik kasusaaja): luonnollinen henkilö, joka viime kädessä omistaa tai määräysvaltaa yhtiötä ja ilmoitetaan erikseen Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin, kuten oppaamme virolaisen yhtiön tosiasiallisesta edunsaajasta selittää.
Yksi henkilö voi toimia kaikissa kolmessa roolissa samanaikaisesti, mikä on tavallinen tilanne yhden perustajan OÜ:ssä. Velvollisuudet pysyvät erillään: omistusoikeudet seuraavat osakkeita, kun taas johtamisvelvollisuudet ja henkilökohtainen vastuu seuraavat hallituspaikkaa. Siksi hallituksen vaihtaminen ei muuta omistajaa. Osakkeiden luovutus on erillinen toimi omine sääntöineen.
Virolaisen yhtiön directorin velvollisuudet ja vastuut
Virolaisen yhtiön directorin keskeinen velvollisuus on johtaa yhtiötä huolellisen liikemiehen huolellisuudella (korraliku ettevõtja hoolsus) ja yhtiön edun mukaisesti. Kaikki muu seuraa tästä vaatimuksesta, ja alla olevat velvollisuudet koskevat täysimääräisesti myös toimimatonta yhtiötä, jolla ei ole liikevaihtoa eikä henkilöstöä.
- Päivittäinen johtaminen. Hallitus päättää toiminnasta, sopimuksista, henkilöstöstä, hinnoittelusta ja yhtiön kaupallisesta suunnasta.
- Oikeudellinen edustaminen. Hallituksen jäsen allekirjoittaa yhtiön puolesta, avaa tilejä, tekee sopimuksia ja asioi viranomaisten kanssa.
- Kirjanpito ja raportointi. Kirjanpidon järjestäminen kuuluu hallitukselle, samoin sen varmistaminen, että tilinpäätös toimitetaan Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Myöhästyneestä raportista seuraa sakkoja yhtiölle ja jokaiselle hallituksen jäsenelle, kuten oppaamme myöhästyneistä tilinpäätöksistä Virossa kertoo.
- Verovelvoitteiden noudattaminen. Ilmoitukset on annettava ja verot maksettava Estonian Tax and Customs Boardille (Maksu- ja Tolliamet) lakisääteisissä määräajoissa.
- Rekisteritietojen pitäminen oikein. Osoitteen, yhteystietojen, hallituksen kokoonpanon ja tosiasiallisten edunsaajien muutokset on ilmoitettava Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin. Syyskuusta 2023 alkaen rekisterissä pidetään myös osakasluetteloa, joten osakesiirrot kirjataan sinnekin.
- Osakaskokousten koollekutsuminen. Tilinpäätöksen hyväksyminen, voitonjako ja yhtiöjärjestyksen muutokset edellyttävät yhtiökokousta, jonka koollekutsuminen on hallituksen tehtävä.
- Lojaalisuusvelvollisuus. Hallituksen jäsenen on vältettävä eturistiriitoja, eikä hän saa käyttää yhtiön mahdollisuuksia tai varoja henkilökohtaiseksi hyödykseen.
- Maksukyvyn seuranta. Yhtiön taloudellisen aseman seuranta on jatkuva velvollisuus, samoin konkurssihakemuksen tekeminen, jos maksukyvyttömyys ei ole tilapäistä. Käytännön merkitys selitetään oppaassamme kriisissä olevasta virolaisesta yhtiöstä.
Työn delegointi ei siirrä velvollisuutta. Kirjanpitäjä tai palveluntarjoaja voi hoitaa kirjanpidon ja antaa ilmoitukset, mutta rekisterinpitäjä, veroviranomainen ja tuomioistuin kohdistavat asian hallituksen jäseneen, koska laki nimeää hänet eikä ketään muuta. Sama koskee ohjelmistoa: AI-agentti voi hoitaa suuren osan liiketoiminnasta, mutta director vastaa sen käyttöönotosta ja valvonnasta, kuten artikkelimme AI-agenttien ja hallituksen jäsenen vastuusta selittää.
Virolaisen OÜ:n hallituksen jäsenen oikeudet
Oikeudet vastaavat velvollisuuksia. Jokaisella hallituksen jäsenellä on oikeus johtaa ja edustaa yhtiötä lain ja yhtiöjärjestyksen puitteissa, saada hallituksen jäsenen sopimuksessa sovittu palkkio ja kohtuulliset kulut korvatuiksi. Hän voi myös kutsua osakaskokouksen koolle aina, kun päätös ylittää hallituksen toimivallan, ja häntä suojataan lainmukaista osakkaiden päätöstä toteutettaessa: sen toteuttamisesta aiheutuva vahinko ei kohdistu hallituksen jäseneen henkilökohtaisesti.
Yksi oikeus ansaitsee erityismaininnan: täysi pääsy yhtiön kirjanpitoaineistoon, sopimuksiin ja asiakirjoihin. Se on tärkein silloin, kun hallituksen jäsen ei ole omistaja. Director, joka ei näe kirjanpitoa, ei voi myöhemmin osoittaa huolellisuuttaan, ja tämä on yleinen lähtökohta vastuuriidoissa.
Hallituksen jäsenen nimittäminen, erottaminen ja vaihtaminen: mitä laki sanoo
Kauppalain § 184:n mukaan OÜ:n hallituksen jäsenet valitsevat ja erottavat osakkaat tai valvontaneuvosto, jos sellainen on. Molempiin riittää annettujen äänten yksinkertainen enemmistö, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä korkeammasta kynnyksestä, ja toimikausi on rajoittamaton, ellei yhtiöjärjestys määrää toisin. Nimittäminen tai erottaminen sitoo asianosaisia päätöspäivästä alkaen. Kaikkia muita, myös pankkeja ja veroviranomaista, kohtaan ratkaiseva on Viron kaupparekisteri (Äriregister) -merkintä, johon kolmannet voivat luottaa, kunnes se muuttuu.
Osakkaat eivät tarvitse perustetta hallituksen jäsenen erottamiseen, eikä yhtiöoikeudessa säädetä irtisanomisajasta, vaikka hallituksen jäsenen sopimuksessa voidaan määrätä siitä. Eroaminen toimii päinvastoin: hallituksen jäsen voi erota milloin tahansa syystä riippumatta ilmoittamalla siitä nimittäneelle toimielimelle. Asiakirjat, allekirjoitukset, €25 valtion maksu ja rekisterimerkinnän ajoitus käsitellään oppaassamme hallituksen jäsenen lisäämisestä, vaihtamisesta tai erottamisesta. Jos osakkaat eivät tee mitään erottuasi, rekisterin kautta tapahtuva poistuminen kuvataan oppaassamme hallituksesta eroamisesta, kun osakkaat eivät toimi.
Huomio
Yhtiötä ei saa jättää ilman hallitusta. Jos näin tapahtuu, rekisterinpitäjä asettaa osakkaille määräajan uuden hallituksen nimittämiseen ja voi hakea pakkopurkamista, jos mitään ei tapahdu. Nimitä korvaaja samassa päätöksessä, jolla lähtevä jäsen erotetaan.
Useat hallituksen jäsenet ja edustamisoikeus
Oletuksena jokainen virolaisen OÜ:n hallituksen jäsen voi edustaa yhtiötä yksin. Yhteisedustus, esimerkiksi sääntö siitä, että kaksi hallituksen jäsentä allekirjoittaa yhdessä, on mahdollinen, mutta siitä on määrättävä yhtiöjärjestyksessä ja se on merkittävä Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin ennen kuin se sitoo kolmansia. Sopimuskumppanit tarkistavat rekisterissä näkyvän edustamisoikeuden, tavallisesti rekisterikortista tai voimassaolotodistuksesta.
Rekisteröimättömät sisäiset rajoitukset sitovat edelleen hallituksen jäsentä suhteessa yhtiöön, mutta ne eivät mitätöi vilpittömässä mielessä toimivan sopimuskumppanin kanssa tehtyä liiketointa. Kun hallituksen jäseniä on useita, sisäiset päätökset tehdään yleensä enemmistöäänin, ellei yhtiöjärjestyksessä määrätä toisin.
Hallituksen jäsenen sopimus: miksi se ei ole työsopimus
Virolaisen yhtiön hallituksen jäsen ei ole yhtiön työntekijä, eikä Employment Contracts Act sovellu hallituksen jäsenen suhteeseen. Suhde perustuu osakkaiden valintapäätökseen ja useimmiten erilliseen hallituksen jäsenen sopimukseen (juhatuse liikme leping), johon sovelletaan Law of Obligations Actia.
Käytännön seuraus on, ettei mitään oleteta. Palkallinen loma, irtisanomisajat, työaikasäännöt, eroraha ja sairausajan palkka eivät seuraa asemasta; jos osapuolet haluavat ne, ne on kirjattava sopimukseen. Hallituksen jäsenen sopimus kattaa tavallisesti:
- johtamisvelvollisuuksien laajuuden ja päätöksenteon mahdolliset sisäiset rajoitukset;
- hallituksen jäsenen palkkion määrän ja maksamisajankohdan sekä kulukorvaukset;
- salassapidon, immateriaalioikeudet ja asiakirjojen luovuttamisen;
- sopimuksen päättämisen ja mahdolliset korvaukset erottamisesta;
- kilpailukieltosopimuksen, jos sellainen sovitaan.
Hallituksen jäsen ei voi allekirjoittaa sopimusta molempien puolesta: osakkaat tekevät päätöksen pääehdoista, palkkio mukaan lukien, ja nimeävät henkilön allekirjoittamaan yhtiön puolesta. Palkkion verotusta ja sitä, milloin sen maksaminen ylipäätään on järkevää, käsitellään oppaassamme hallituksen jäsenen palkkiosta Virossa. Jos henkilö yhdistää hallituspaikan todelliseen työhön toisessa tehtävässä, esimerkiksi perustaja on myös lead developer, suhteet tulisi dokumentoida erikseen. Vain työsuhdepuolta suojaa työoikeus, ja veroviranomainen arvioi jokaisen maksun tosiasiallisen luonteen. Artikkelimme peitellyistä työsuhteista osoittaa, missä raja kulkee.
Kilpailukielto ja eturistiriidat
Ilman osakkaiden suostumusta hallituksen jäsen ei saa kilpailla yhtiön kanssa, harjoittaa kauppaa samalla alalla yksityisenä elinkeinonharjoittajana tai kuulua kilpailevan yrityksen hallitukseen. Myös yhtiön ja sen oman hallituksen jäsenen välinen liiketoimi tarvitsee osakkaiden hyväksynnän; ilman sitä liiketoimi on pätemätön, ellei kyse ole markkinahintaan tehdystä tavanomaisesta toimesta. Yksi liiketoimi on kokonaan kielletty: kauppalain § 159:n mukaan OÜ ei saa lainata rahaa hallituksen jäsenelleen, riippumatta osakkaiden päätöksestä, ja tällainen laina on pätemätön. Perustaja voi lainata rahaa yhtiölle, mutta ehdot on kirjattava osakkaiden hyväksymään kirjalliseen sopimukseen. Veroviranomaisen suhtautuminen ”lainana” nostettuihin rahoihin selitetään oppaassamme osakaslainoista virolaisessa yhtiössä.
Hallituksen jäsenen vastuu Virossa: milloin director on henkilökohtaisesti vastuussa
Rajoitettu vastuu suojaa osakkaan sijoitusta, ei directoria, joka laiminlyö tehtävänsä. Virolaisen yhtiön directorin on korvattava yhtiölle velvollisuuksiensa rikkomisella aiheuttamansa vahinko, ja määritellyissä tilanteissa hän vastaa myös velkojille ja valtiolle. Vastuu seuraa tehtävää: henkilöä, joka tosiasiassa johtaa yhtiötä ilman rekisteröintiä, arvioidaan samalla perusteella.
Directorin vastuun perusteet ja käännetty todistustaakka
Vastuu syntyy huolellisuus- tai lojaalisuusvelvollisuuden rikkomisesta, joka aiheuttaa vahinkoa. Virolaisen directorin vastuun tärkein piirre on kauppalain § 187: todistustaakka on käännetty. Yhtiön ei tarvitse osoittaa, että hallituksen jäsen oli huolimaton. Hallituksen jäsenen on osoitettava, että velvollisuudet hoidettiin huolellisen liikemiehen huolellisuudella. Riidassa näyttö koostuu asiakirjoista: päätöksistä, laskelmista, kirjeenvaihdosta ja ennen toimenpidettä saadusta neuvonnasta.
Pelkkä liiketoiminnallinen epäonnistuminen ei aiheuta vastuuta. Rehellinen liiketoimintapäätös, joka osoittautuu huonoksi, on suojattu, jos hallituksen jäsenellä ei ollut siihen henkilökohtaista intressiä ja hän oli sitä tehdessään kohtuudella selvillä asioista. Tuomioistuimet rankaisevat passiivisuudesta ja oman edun tavoittelusta: hallituksen jäsenestä, joka ei koskaan tarkastanut tilejä tai maksoi ensin itselleen velkojien odottaessa.
Tilanteet, joissa hallituksen jäsen on henkilökohtaisesti vastuussa
Yleisen huolimattomuuden lisäksi Viron laki liittää henkilökohtaisen vastuun tiettyihin tilanteisiin:
- Lainvastaiset maksut osakkaille. Jaettavissa olevan voiton ilman maksettu osinko tai peitelty voitonjako on palautettava yhtiölle, ja maksun tehneet hallituksen jäsenet vastaavat siitä yhdessä sen vastaanottaneen osakkaan kanssa.
- Myöhästynyt konkurssihakemus. Jos maksukyvyttömyys ei ole tilapäistä, hallituksen on tehtävä konkurssihakemus 20 päivän kuluessa siitä, kun maksukyvyttömyys tuli ilmeiseksi. Sen jälkeen tehdyt maksut voivat tulla hallituksen jäsenten henkilökohtaiseksi vastuuksi, elleivät ne olleet huolellisen liikemiehen huolellisuuden mukaisia.
- Velkojien vaatimukset. Velkoja, joka ei saa suoritusta yhtiöltä, voi vaatia korvausta suoraan hallituksen jäseneltä velvollisuuden rikkomisesta aiheutuneesta vahingosta.
- Maksamattomat verot. Verotuslain § 40:n mukaan Tax and Customs Board voi antaa vastuun määräävän päätöksen (vastutusotsus) hallituksen jäsenelle, joka tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutti yhtiön verorästit. Tavalliset liiketappiot eivät riitä; väärennetyt ilmoitukset, sivuutetut ilmoitukset ja varojen nostaminen verojen jäädessä maksamatta riittävät. Päätös pysyy voimassa, vaikka yhtiö poistetaan rekisteristä.
- Rekisterin sakot. Puuttuvasta tilinpäätöksestä rekisterinpitäjä voi määrätä yhtiölle ja jokaiselle hallituksen jäsenelle sakon enintään €3,200 sekä toistaa sakon, kunnes raportti annetaan. Ensimmäinen sakko on yleensä pienempi, mutta laki sallii sen korottamisen jokaisella toistolla.
- Rikokset. Kirjanpidon järjestämisen laiminlyönti, kirjanpitoasiakirjojen salaaminen tai yhtiön kautta tehdyt verorikokset voivat johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen ja tuomioistuimen määräämään liiketoimintakieltoon (ärikeeld).
Suojattu vai henkilökohtaisesti vastuussa: tyypillisiä tilanteita
Alla oleva taulukko osoittaa, missä raja kulkee tilanteissa, joita omistajajohtoiset virolaiset yhtiöt kohtaavat useimmin.
| Tilanne | Henkilökohtaisesti vastuussa? | Miksi |
|---|---|---|
| Asiakas haastaa yhtiön oikeuteen epäonnistuneesta sopimuksesta | Ei | Tavanomainen liiketoimintariski kuuluu yhtiölle ja sen varoille. |
| Toimittaja jää ilman maksua rehellisen liiketoiminnallisen epäonnistumisen jälkeen | Ei, pääsääntöisesti | Rajoitettu vastuu kattaa tämän, jos hallitus haki konkurssia ajoissa ja piti kirjanpidon kunnossa. |
| Vilpittömässä mielessä tehty päätös osoittautuu huonoksi | Ei | Liiketoimintapäätös on suojattu, jos hallituksen jäsen oli selvillä asioista eikä hänellä ollut siihen henkilökohtaista intressiä. |
| Tilinpäätös annetaan myöhässä | Kyllä | Rekisterinpitäjä sakottaa yhtiötä ja jokaista hallituksen jäsentä enintään €3,200, ja voi toistaa sakon. |
| Vääristä ilmoituksista tai törkeästä huolimattomuudesta aiheutuneet verorästit | Kyllä | Tax and Customs Board antaa hallituksen jäsenelle vastuun määräävän päätöksen verotuslain § 40:n nojalla. |
| Yhtiö jatkaa kaupankäyntiä maksukyvyttömyyden tultua ilmeiseksi | Kyllä | Sen jälkeen tehdyt maksut voidaan vaatia henkilökohtaisesti hallituksen jäseniltä. |
| Osinkoa maksetaan ilman jaettavissa olevaa voittoa | Kyllä | Maksun tehneet hallituksen jäsenet vastaavat siitä yhdessä sen vastaanottaneen osakkaan kanssa. |
| Yhtiö lainaa rahaa hallituksen jäsenelleen | Kyllä | Laina on kauppalain § 159:n nojalla pätemätön ja se on maksettava takaisin. |
| Hallituksen jäsen eroaa tai yhtiö poistetaan | Vastuu jatkuu | Toimikauden aikaiset vaatimukset ja sakot säilyvät; vanhentumisaika on viisi vuotta, hyvän tavan vastaisissa tahallisissa rikkomuksissa kymmenen vuotta. |
Kaava on yksinkertainen. Itse liiketoiminnasta johtuvat tappiot jäävät yhtiölle. Tappiot, jotka johtuvat siitä, että hallituksen jäsen laiminlyö hänelle nimenomaisesti laissa asetetun velvollisuuden, seuraavat hallituksen jäsentä.
Kuinka kauan entinen hallituksen jäsen on vastuualtis
Kauppalain § 187:n mukaan hallituksen jäsentä vastaan esitettävä vaatimus vanhentuu viiden vuoden kuluttua rikkomuksesta. Vuonna 2021 täysistunnossa kokoontunut Supreme Court lisäsi poikkeuksen: jos hallituksen jäsen rikkoi velvollisuuksiaan tahallisesti hyvän tavan vastaisesti, yhtiö voi vaatia korvausta enintään kymmenen vuoden ajan. Eroaminen ei lyhennä kumpaakaan määräaikaa. Entinen hallituksen jäsen vastaa toimikautensa aikana tehdyistä rikkomuksista, eikä osakkeiden myynti muuta tätä.
Päinvastainen ansa on yhtä todellinen: henkilö, joka tosiasiassa lähti yhtiöstä mutta ei koskaan ilmoittanut eroavansa ja on yhä merkitty Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisteriin, hoitaa tehtävää kaikkine velvollisuuksineen. Jokaisen hallituspaikalta poistumisen tulisi päättyä päivättyyn ilmoitukseen ja tarkistettuun rekisterimerkintään.
Miten vähennät henkilökohtaisen vastuun riskiä
- pidä kirjanpito ajan tasalla sen sijaan, että kokoaisit sen kerran vuodessa;
- dokumentoi hallituksen päätökset, erityisesti epätavalliset tai lähipiiriliiketoimet;
- seuraa nettovarallisuutta ja maksukykyä sekä toimi ajoissa tilanteen heikentyessä;
- älä koskaan hyväksy hallituspaikkaa yhtiössä, jonka toimintaa et hallitse;
- säilytä näyttö huolellisuudesta (neuvot, laskelmat, päätökset) vähintään viisi vuotta;
- hanki osakkaiden päätös ennen jokaista yhtiön ja sinun välistä liiketointa;
- harkitse directors’ and officers’ liability insurance -vakuutusta, jos yhtiöllä on todellista liiketoimintariskiä.
Virolaisten yhtiöiden hallituksen jäsenten yleiset virheet
Useimmat pienten virolaisten yhtiöiden directoreiden ongelmat ovat pikemminkin hallinnollisia kuin oikeudellisia, ja lähes kaikki ovat vältettävissä:
- tilinpäätöksen määräajan unohtaminen, myös toimimattomassa yhtiössä, joka tarvitsee vain nollatilinpäätöksen;
- hallituksesta epävirallisesti poistuminen ilman päivättyä ilmoitusta ja Viron kaupparekisteri (Äriregister) -rekisterin muutosta;
- yhtiön pankkitilin käyttäminen henkilökohtaisiin menoihin;
- tosiasiallista edunsaajaa tai yhteystietoja koskevien rekisteritietojen jättäminen vanhentuneiksi;
- toimiminen vuosia ilman hallituksen jäsenen sopimusta ja päätöskirjauksia;
- rahan nostaminen yhtiöstä lainana hallituksen jäsenelle, minkä kauppalaki kieltää suoraan;
- kaupankäynnin jatkaminen maksukyvyttömyyden tultua ilmeiseksi.
Viron kauppalain konsolidoitu teksti julkaistaan Riigi Teataja -julkaisussa, ja ohjeet ulkomailla asuvien omistamien yhtiöiden velvollisuuksista julkaisee Estonian Tax and Customs Board.
Johtopäätös: vastuu on hallituspaikassa
Viro antaa yhtiöiden directoreille poikkeuksellisen vapauden: yksi henkilö riittää, asuinpaikkaa tai kansalaisuutta ei vaadita ja koko tehtävä voidaan hoitaa etänä digitaalisella henkilöllisyydellä. Vapauteen liittyy keskittynyt vastuu. Hallituksen jäsen vastaa raportoinnista, veroista, maksukyvyn seurannasta ja rekisteritietojen oikeellisuudesta riippumatta siitä, kuka työn tosiasiassa tekee. Ennalta ymmärrettyinä nämä velvollisuudet ovat rutiinia. Myöhästyneen määräajan tai vastuupäätöksen jälkeen havaittuina ne ovat kalliita.
Miten Eesti Firma voi auttaa
Eesti Firma auttaa hallituksen jäsenten nimityksissä ja erottamisissa, Viron kaupparekisteri (Äriregister) -ilmoituksissa, hallituksen jäsenen sopimuksissa ja osakkaiden päätöksissä, palkkioissa ja palkanlaskennassa, tilinpäätösraportoinnissa sekä ulkomailta johdettavien virolaisten yhtiöiden jatkuvassa compliance-työssä. Corporate secretarial service -palvelumme pitää rekisterimerkinnät, päätökset ja määräajat kunnossa koko vuoden, ja tarvittaessa tarjoamme myös rekisteröidyn juridisen osoitteen Tallinnassa sekä yhteyshenkilön Virossa.
Jos sinut nimetään virolaisen yhtiön hallitukseen tai sinun on muutettava nykyisen OÜ:n hallitusta, tiimimme valmistelee päätökset ja hoitaa rekisterihakemuksen. Järjestämme myös palkkioiden kirjanpito- ja verokohtelun oikein alusta alkaen. Suunnitteluvaiheessa oleville perustajille neuvomme hallituksen rakenteesta yhdessä Virossa tarjottavien kirjanpitopalvelujen kanssa, jotta hallituksen raportointivelvollisuudet tulevat hoidetuiksi.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka tahansa täysivaltainen luonnollinen henkilö voidaan nimittää. Kansalaisuutta tai asuinpaikkaa ei vaadita, eikä hallituksen jäsenen tarvitse omistaa yhtiön osakkeita. Oikeushenkilöä ei voida nimittää hallitukseen, eikä henkilöä, jolle tuomioistuin on määrännyt liiketoimintakiellon. Virolainen OÜ tarvitsee vähintään yhden hallituksen jäsenen; lakisääteistä enimmäismäärää ei ole.
Ei. Viro ei edellytä, että yksikään hallituksen jäsen asuu Virossa tai on Viron kansalainen, eikä nominee director -järjestelyä tarvita. Koko tehtävä voidaan hoitaa etänä: e-Residency-digitaalisen henkilöllisyystodistuksen avulla director allekirjoittaa päätökset ja rekisteri-ilmoitukset mistä tahansa maailmassa. Yhtiön, jonka hallitus asuu kokonaan Viron ulkopuolella, on nimettävä yhteyshenkilö Virossa, mikä on eri rooli kuin directorin tehtävä.
Ei. Hallituksen jäsen ei ole työntekijä, eikä Employment Contracts Act sovellu tehtävään. Suhde perustuu osakkaiden valintapäätökseen ja useimmiten erilliseen hallituksen jäsenen sopimukseen. Loma, irtisanomisajat ja työaikasäännöt eivät sovellu automaattisesti; jos osapuolet haluavat ne, ne on kirjattava sopimukseen.
Kyllä, ja ulkomaisten perustajien perustamissa yhtiöissä tämä on tavallisin järjestely. Roolit pysyvät oikeudellisesti erillään, vaikka yksi henkilö hoitaisi molemmat: omistusoikeudet seuraavat osakeomistusta, kun taas johtamisvelvollisuudet ja henkilökohtainen vastuu seuraavat hallituspaikkaa. Kun yhtiö tekee liiketoimen oman hallituksen jäsenensä kanssa, esimerkiksi perustajalta saatavan lainan, osakkaiden päätös vaaditaan silti.
Ei. Hallituksen jäsenen palkkio on vapaaehtoinen, eikä monissa yhden perustajan yhtiöissä makseta palkkiota. Jos palkkiota maksetaan, osakkaiden päätös määrää siitä ja siihen sovelletaan yleensä Viron tuloveroa ja sosiaaliveroa hallituksen jäsenen asuinpaikasta riippumatta. Hallituksen jäsenelle, joka tekee yhtiölle myös muuta työtä, voidaan maksaa siitä palkkaa erillisen työsopimuksen nojalla.
Kyllä, jos velvollisuuksia rikotaan. Todistustaakka on käännetty: hallituksen jäsenen on osoitettava, että tehtävä hoidettiin huolellisen liikemiehen huolellisuudella. Kauppalain § 187:n mukaan vaatimukset vanhentuvat viiden vuoden kuluttua rikkomuksesta ja enintään kymmenessä vuodessa, jos rikkomus oli tahallinen ja hyvän tavan vastainen. Vastuu voi syntyä myös velkojia kohtaan ja Tax and Customs Boardia kohtaan tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutuneista verorästeistä.
Osakkaat tekevät päätöksen vanhan jäsenen erottamisesta ja uuden valitsemisesta. Uusi jäsen vahvistaa suostumuksensa, ja muutos ilmoitetaan e-Business Register -rekisteriin €25 valtion maksulla. Rekisterinpitäjä kirjaa sen yleensä viiden työpäivän kuluessa. Siihen asti kolmannet voivat luottaa vanhaan merkintään, joten pankille ja muille kumppaneille on ilmoitettava erikseen. Koko menettely kuvataan oppaassamme hallituksen jäsenen vaihtamisesta.
Ei. Hallitus on ainoa hallintoelin, joka virolaisella osakeyhtiöllä (OÜ) on oltava; valvontaneuvosto (nõukogu) on vapaaehtoinen, eikä useimmat OÜ:t koskaan perusta sellaista. Jos yhtiöjärjestys määrää valvontaneuvostosta, se ottaa osakkailta hallituksen jäsenten valinnan ja erottamisen sekä valvoo heidän työtään, eikä sama henkilö voi kuulua molempiin toimielimiin samanaikaisesti.