Virolaisen yhtiön hallituksen jäsen: tehtävät, oikeudet ja vastuu

Virolaisen yhtiön hallituksen jäsen on henkilö, jolla on lakisääteinen oikeus johtaa yhtiötä ja edustaa sitä liiketoimissa. Jokaisella virolaisella yksityisellä osakeyhtiöllä (osaühing eli OÜ) on oltava vähintään yksi hallituksen jäsen. Hän vastaa päivittäisestä johtamisesta, velvoitteiden noudattamisesta ja tehtävään liittyvistä henkilökohtaisista vastuuriskeistä. Englanninkielisessä käytännössä samasta tehtävästä käytetään usein nimityksiä director, managing director tai company officer.

Tässä oppaassa selitetään, kuka voi toimia virolaisen OÜ:n hallituksen jäsenenä tai johtajana, mitkä ovat hallituksen oikeudet ja velvollisuudet, miten jäseniä nimitetään, erotetaan ja vaihdetaan, mitä hallituksen jäsenen sopimukseen tulisi sisällyttää ja milloin johtaja voi joutua henkilökohtaiseen vastuuseen.

Hallituksen kokoonpano ratkaistaan jo yhtiötä perustettaessa Virossa, sillä ensimmäiset hallituksen jäsenet nimitetään itse rekisteröintihakemuksessa.

Virolaisen OÜ:n hallitus: keskeiset säännöt lyhyesti

Hallitus (juhatus) on virolaisen yksityisen osakeyhtiön toimeenpaneva toimielin. Se on ainoa toimielin, joka OÜ:llä on oltava — hallintoneuvosto on vapaaehtoinen — ja sillä on sekä johtamisvalta että edustamisoikeus.

Yhdellä lauseella: hallitus johtaa yhtiötä ja allekirjoittaa sen puolesta, kun taas osakkeenomistajat omistavat yhtiön ja päättävät hallituksen jäsenistä.

Virolaisen yhtiön hallituksen jäsenet: pääkohdat

Käytännön yhteenveto perustajille, e-residenteille ja ulkomailla asuville johtajille.

Lähteet: Viron kauppalaki (Äriseadustik), Viron kaupparekisteri sekä Viron vero- ja tullihallitus (Maksu- ja Tolliamet).

Kuka on virolaisen yhtiön hallituksen jäsen?

Virolaisen OÜ:n hallituksen jäsen on luonnollinen henkilö, jonka osakkeenomistajat ovat valinneet johtamaan yhtiötä ja edustamaan sitä suhteissa kolmansiin osapuoliin. Johtaminen ja edustaminen kuuluvat samalle henkilölle: päätöksentekijä myös allekirjoittaa.

Viron laki asettaa tehtävän hoitamiselle vain vähän rajoituksia. Hallituksen jäsenen on oltava oikeustoimikelpoinen luonnollinen henkilö. Oikeushenkilöä ei voida nimittää virolaisen yhtiön hallitukseen, eikä myöskään henkilöä, jolle tuomioistuin on määrännyt liiketoimintakiellon (ärikeeld).

Käytännössä useimmilla ulkomaisten perustajien rekisteröimillä virolaisilla OÜ-yhtiöillä on täsmälleen yksi hallituksen jäsen, joka on yleensä myös ainoa osakkeenomistaja. Suuremmissa rakenteissa nimitetään useita jäseniä, toisinaan myös ulkopuolinen johtaja tai toimitusjohtaja, joka ei omista lainkaan osakkeita.

Virolaisella OÜ:llä ei tarvitse olla hallintoneuvostoa (nõukogu), eikä useimmilla yksityisillä osakeyhtiöillä sellaista koskaan ole. Jos yhtiöjärjestyksessä määrätään hallintoneuvostosta, se valitsee ja erottaa hallituksen jäsenet osakkeenomistajien sijasta sekä valvoo hallitusta. Sama henkilö ei voi kuulua kumpaankin toimielimeen samanaikaisesti.

Hallituksen jäsen, osakkeenomistaja ja tosiasiallinen edunsaaja ovat eri rooleja

Perustajat sekoittavat usein kolme oikeudellisesti erillistä asemaa virolaisessa osakeyhtiössä:

• Osakkeenomistaja (osanik) — omistaa osakkeet, äänestää yhtiön päätöksistä ja saa osinkoja;
• Hallituksen jäsen (juhatuse liige) — johtaa yhtiötä, allekirjoittaa sopimuksia ja vastaa velvoitteiden noudattamisesta;
• Tosiasiallinen edunsaaja (tegelik kasusaaja) — luonnollinen henkilö, joka viime kädessä omistaa yhtiön tai käyttää siinä määräysvaltaa ja josta ilmoitetaan erikseen kaupparekisteriin.

Yksi henkilö voi hoitaa kaikkia kolmea roolia samanaikaisesti, kuten yhden perustajan OÜ:ssä yleensä tapahtuu. Kuhunkin rooliin liittyvät velvollisuudet pysyvät silti erillisinä, ja johdon vastuu perustuu hallituksen jäsenyyteen, ei osakeomistukseen.

Virolaisen yhtiön johtajan tehtävät ja vastuut

Virolaisen yhtiön johtajan keskeinen velvollisuus on johtaa yhtiötä huolellisen liiketoiminnan harjoittajan tavoin ja toimia yhtiön edun mukaisesti. Kaikki muut velvollisuudet perustuvat tähän vaatimukseen.

• Päivittäinen johtaminen. Hallitus päättää toiminnasta, sopimuksista, henkilöstöstä, hinnoittelusta ja yhtiön liiketoiminnan suunnasta.
• Oikeudellinen edustaminen. Hallituksen jäsen allekirjoittaa yhtiön puolesta, avaa tilejä, tekee sopimuksia ja asioi viranomaisten kanssa.
• Kirjanpito ja raportointi. Hallituksen on järjestettävä yhtiön kirjanpito ja varmistettava, että vuosikertomus toimitetaan kaupparekisteriin ajoissa.
• Verovelvoitteiden noudattaminen. Ilmoitukset on annettava ja verot maksettava Viron vero- ja tullihallitukselle (Maksu- ja Tolliamet) lakisääteisissä määräajoissa.
• Rekisteritietojen ajantasaisuus. Osoitteen, yhteystietojen, hallituksen kokoonpanon ja tosiasiallisten edunsaajien muutoksista sekä osakesiirroista on ilmoitettava kaupparekisteriin, joka ylläpitää nykyään myös osakasluetteloa.
• Yhtiökokousten koollekutsuminen. Hallitus kutsuu yhtiökokouksen koolle hyväksymään vuosikertomuksen, voitonjaon ja yhtiöjärjestyksen muutokset.
• Lojaliteettivelvollisuus. Hallituksen jäsenen on vältettävä eturistiriitoja, eikä hän saa hyödyntää yhtiölle kuuluvia liiketoimintamahdollisuuksia tai varoja omaksi edukseen.
• Maksukyvyn seuranta. Hallituksen on seurattava yhtiön taloudellista asemaa ja haettava konkurssia, jos maksukyvyttömyys muuttuu pysyväksi.

Näitä velvollisuuksia sovelletaan täysimääräisesti myös silloin, kun yhtiö ei harjoita toimintaa eikä sillä ole liikevaihtoa tai työntekijöitä. Toimimattomallakin yhtiöllä on hallituksen jäsen, jolla on raportointivelvollisuuksia.

Virolaisen OÜ:n hallituksen jäsenen oikeudet

Hallituksen jäsenen oikeudet ovat velvollisuuksien kääntöpuoli. Jäsenellä on oikeus johtaa ja edustaa yhtiötä lain ja yhtiöjärjestyksen rajoissa, saada hallituksen jäsenen sopimuksessa sovittu palkkio sekä korvaus kohtuullisista kuluista. Jäsen voi myös kutsua yhtiökokouksen koolle, kun päätös ei kuulu hallituksen omaan toimivaltaan, ja erota milloin tahansa osakkeenomistajien tahdosta riippumatta. Hän on lisäksi suojattu pannessaan täytäntöön pätevän osakkeenomistajien päätöksen: sen toteuttamisesta aiheutunut vahinko ei jää hänen henkilökohtaiselle vastuulleen.

Yksi oikeus ansaitsee erityismaininnan: täydellinen pääsy yhtiön kirjanpitoaineistoon, sopimuksiin ja asiakirjoihin. Tämä on tärkeintä silloin, kun hallituksen jäsen ei ole omistaja. Johtaja, joka ei näe kirjanpitoa, ei myöhemmin pysty osoittamaan huolellisuuttaan, ja tästä alkavat usein vastuuta koskevat riidat.

Hallituksen jäsenen nimittäminen, erottaminen tai vaihtaminen Virossa

Osakkeenomistajat nimittävät ja erottavat virolaisen OÜ:n hallituksen jäsenet päätöksellään. Muutos tulee voimaan kolmansiin osapuoliin nähden, kun se merkitään kaupparekisteriin. Toimikausi ei ole määräaikainen, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä.

Uuden hallituksen jäsenen nimittäminen vaiheittain

1. 1

   Osakkeenomistajat tekevät päätöksen uuden hallituksen jäsenen valitsemisesta.

2. 2

   Henkilö antaa suostumuksensa tehtävään.

3. 3

   Kaupparekisteriin jätetään digitaalisesti allekirjoitettu tai notaarin vahvistama hakemus.

4. 4

   Rekisterinpitäjä tekee merkinnän, minkä jälkeen uusi hallituksen jäsen näkyy julkisissa tiedoissa.

5. 5

   Pankin, maksupalveluntarjoajan ja kirjanpidon käyttöoikeudet päivitetään vastaavasti.

Jos perustajalla tai vastanimitetyllä johtajalla on virolainen henkilökortti, digitaalinen henkilöllisyystodistus tai e-Residency-digitaalinen henkilöllisyys, koko menettely voidaan hoitaa verkossa sähköisessä kaupparekisterissä. Ilman digitaalista henkilöllisyyttä asiakirjat on vahvistettava notaarilla, ja ulkomainen notaarin vahvistama asiakirja tarvitsee yleensä apostillen ja auktorisoidun käännöksen.

Hallituksen jäsenen erottaminen ja eroaminen

Osakkeenomistajat voivat erottaa virolaisen yhtiön johtajan milloin tahansa yksinkertaisella enemmistöllä, ellei yhtiöjärjestyksessä edellytetä suurempaa enemmistöä. Syytä ei tarvitse ilmoittaa, eikä yhtiöoikeudessa säädetä irtisanomisajasta, vaikka hallituksen jäsenen sopimuksessa voidaan määrätä sellaisesta.

Hallituksen jäsen voi puolestaan erota milloin tahansa. Ero tulee voimaan suhteessa yhtiöön, kun siitä on ilmoitettu, mutta kolmannet osapuolet saavat luottaa kaupparekisterin tietoihin siihen asti, kunnes merkintä muutetaan. Siihen saakka jo eronnut henkilö voi edelleen sitoa yhtiötä ja vastaanottaa sille osoitettua kirjeenvaihtoa.

Useita hallituksen jäseniä ja edustamisoikeus

Lähtökohtaisesti jokainen virolaisen OÜ:n hallituksen jäsen voi edustaa yhtiötä yksin. Yhteisedustaminen — esimerkiksi vaatimus kahden jäsenen yhteisestä allekirjoituksesta — on mahdollista, mutta siitä on määrättävä yhtiöjärjestyksessä ja se on merkittävä kaupparekisteriin, jotta se sitoisi kolmansia osapuolia.

Rekisteröimättömät sisäiset rajoitukset sitovat hallituksen jäsentä suhteessa yhtiöön, mutta ne eivät mitätöi vilpittömässä mielessä toimineen sopimuspuolen kanssa tehtyä liiketoimea. Kun hallituksessa on useita jäseniä, sisäiset päätökset tehdään yleensä enemmistöäänin, ellei yhtiöjärjestyksessä toisin määrätä.

Hallituksen jäsenen sopimus (Juhatuse Liikme Leping): miksi se ei ole työsopimus

Virolaisen yhtiön hallituksen jäsen ei ole yhtiön työntekijä, eikä työsopimuslakia sovelleta hallituksen jäsenyyteen. Suhde perustuu osakkeenomistajien valintapäätökseen ja useimmiten erilliseen hallituksen jäsenen sopimukseen (juhatuse liikme leping), johon sovelletaan velvoiteoikeutta.

Käytännössä mitään etuja ei synny automaattisesti. Palkallinen loma, irtisanomisajat, työaikasäännöt, erokorvaus ja sairausajan järjestelyt eivät seuraa suoraan asemasta, vaan ne on kirjattava sopimukseen, jos osapuolet haluavat niistä sopia.

• johtamistehtävien laajuus ja päätöksenteon mahdolliset sisäiset rajoitukset;
• hallituksen jäsenen palkkion määrä ja maksuaikataulu sekä kulujen korvaaminen;
• salassapito, immateriaalioikeudet ja asiakirjojen luovuttaminen;
• sopimuksen päättäminen ja mahdollinen korvaus erottamisen yhteydessä;
• kilpailukieltojärjestely, jos sellaisesta sovitaan.

Hallituksen jäsen ei voi allekirjoittaa sopimusta molempien osapuolten puolesta. Osakkeenomistajat päättävät keskeisistä ehdoista, palkkio mukaan lukien, ja valtuuttavat jonkun allekirjoittamaan yhtiön puolesta. Palkkion verotusta ja sitä, milloin palkkion maksaminen ylipäätään kannattaa, käsitellään erillisessä oppaassamme hallituksen jäsenen palkkiosta Virossa. Jos henkilö yhdistää hallitusjäsenyyden aitoon työsuhteeseen toisessa tehtävässä — esimerkiksi perustaja toimii myös pääkehittäjänä — suhteet on dokumentoitava erikseen, sillä vain työsuhteeseen sovelletaan työlainsäädännön suojaa.

Kilpailukielto ja eturistiriidat

Hallituksen jäsen ei saa ilman osakkeenomistajien suostumusta kilpailla yhtiön kanssa tai toimia johtotehtävässä kilpailevassa yrityksessä. Myös yhtiön ja sen oman hallituksen jäsenen väliset liiketoimet edellyttävät osakkeenomistajien päätöstä. Tällaiset ilman päätöstä tehdyt liiketoimet, etenkin yhtiön ja perustajan väliset lainat, ovat yksi yleisimmistä myöhempien riitojen aiheista omistajajohtoisissa yhtiöissä.

Hallituksen jäsenen vastuu Virossa: milloin johtaja vastaa henkilökohtaisesti

Johtajan vastuu määräytyy Virossa tehtävän, ei nimikkeen perusteella. Hallituksen jäsen vastaa henkilökohtaisesti vahingosta, jonka hän aiheuttaa yhtiölle rikkomalla velvollisuuksiaan, ja tietyissä tilanteissa myös velkojille ja valtiolle. Rajoitettu vastuu suojaa osakkeenomistajan sijoitusta, mutta ei johtajaa, joka laiminlyö tehtävänsä.

Johtajan vastuun perusteet

Vastuu syntyy huolellisuus- tai lojaliteettivelvollisuuden rikkomisesta, joka aiheuttaa vahinkoa. Viron johtajavastuun tärkein käytännön erityispiirre on käännetty todistustaakka: yhtiön ei tarvitse osoittaa hallituksen jäsenen olleen huolimaton, vaan jäsenen on osoitettava hoitaneensa tehtävänsä huolellisen liiketoiminnan harjoittajan tavoin. Riitatilanteessa tämä näytetään asiakirjoin: päätöksillä, laskelmilla, kirjeenvaihdolla ja ennen toimintaa hankituilla neuvoilla. Pelkkä liiketoiminnan epäonnistuminen ei synnytä vastuuta. Rehellinen liiketoimintapäätös on suojattu, vaikka sen lopputulos olisi huono, jos jäsenellä ei ollut asiassa henkilökohtaista etua ja hän hankki päätöstä tehdessään kohtuulliset tiedot.

Yleisen huolimattomuuden lisäksi Viron laki liittää henkilökohtaisen vastuun muutamiin erityistilanteisiin:

• Lainvastaiset maksut osakkeenomistajille — ilman jakokelpoisia voittovaroja maksettu osinko tai peitelty varojenjako on palautettava yhtiölle, ja siitä vastaavat maksun sallineet hallituksen jäsenet;
• Myöhästynyt konkurssihakemus — jos maksukyvyttömyys ei ole tilapäistä, hallituksen on jätettävä konkurssihakemus 20 päivän kuluessa maksukyvyttömyyden ilmenemisestä, ja tämän jälkeen tehdyistä maksuista jäsenet voivat joutua henkilökohtaiseen vastuuseen;
• Maksamattomat verot — vero- ja tullihallitus voi tehdä hallituksen jäsentä koskevan vastuupäätöksen, jos tämä on tahallaan tai törkeällä huolimattomuudella aiheuttanut yhtiön verovelvoitteiden laiminlyönnin;
• Rikokset — kirjanpidon järjestämättä jättäminen, kirjanpitoasiakirjojen kätkeminen tai yhtiön kautta tehdyt verorikokset voivat johtaa rikosoikeudelliseen vastuuseen ja tuomioistuimen määräämään liiketoimintakieltoon (ärikeeld).

Kauppalain 187 §:n mukaan hallituksen jäseneen kohdistuvien vaatimusten vanhentumisaika on viisi vuotta, eikä eroaminen poista niitä. Entinen jäsen vastaa edelleen toimikaudellaan tapahtuneista rikkomuksista, eikä osakkeiden myynti muuta asiaa. Myös päinvastainen ansa on todellinen: henkilö, joka on käytännössä lähtenyt yhtiöstä mutta ei ole ilmoittanut eroavansa ja on yhä merkitty kaupparekisteriin, toimii edelleen tehtävässä kaikkine velvollisuuksineen. Hallituksesta lähteminen on aina viimeisteltävä ilmoitetulla erolla ja tarkistetulla rekisterimerkinnällä.

Henkilökohtaisen vastuuriskin pienentäminen

• pidä kirjanpito ajan tasalla sen sijaan, että kokoaisit sen uudelleen kerran vuodessa;
• dokumentoi hallituksen päätökset, erityisesti poikkeukselliset liiketoimet ja lähipiiriliiketoimet;
• seuraa nettovarallisuutta ja maksukykyä sekä toimi ajoissa tilanteen heikentyessä;
• älä koskaan ota vastaan hallituspaikkaa yhtiössä, jonka toimintaa et hallitse;
• säilytä näyttö huolellisuudesta — neuvot, laskelmat ja päätökset — vähintään vanhentumisajan loppuun;
• hanki osakkeenomistajien päätös ennen jokaista yhtiön ja itsesi välistä liiketoimea;
• harkitse johdon vastuuvakuutusta, jos yhtiön liiketoimintaan liittyy todellisia kaupallisia riskejä.

Virolaisten yhtiöiden hallituksen jäsenten yleiset virheet

Useimmat pienten virolaisten yhtiöiden johtajien kohtaamat ongelmat ovat pikemminkin hallinnollisia kuin oikeudellisia, ja lähes kaikki niistä voidaan välttää.

• vuosikertomuksen määräajan laiminlyönti, myös toimimattoman yhtiön osalta;
• epävirallinen eroaminen rekisteröimättä muutosta kaupparekisteriin;
• yhtiön pankkitilin käyttäminen henkilökohtaisiin menoihin;
• vanhentuneiden tosiasiallista edunsaajaa tai yhteystietoja koskevien tietojen jättäminen rekisteriin;
• toimiminen vuosien ajan ilman hallituksen jäsenen sopimusta ja päätösasiakirjoja;
• rahan lainaaminen yhtiön ja perustajan välillä ilman osakkeenomistajien päätöstä;
• liiketoiminnan jatkaminen maksukyvyttömyyden tultua ilmeiseksi.

Viron kauppalain ajantasainen teksti julkaistaan Riigi Teatajassa, ja Viron vero- ja tullihallitus julkaisee ohjeita ulkomailla asuvien omistamien yhtiöiden velvollisuuksista.

Yhteenveto: vastuu kuuluu hallituspaikkaan

Viro antaa yhtiöiden johtajille poikkeuksellisen paljon vapautta. Yksi henkilö riittää, asuinpaikkaa tai kansalaisuutta koskevia vaatimuksia ei ole, ja koko tehtävää voi hoitaa etänä digitaalisen henkilöllisyyden avulla.

Vapauteen liittyy keskitetty vastuu. Hallituksen jäsen — ei osakkeenomistaja eikä kirjanpitäjä — vastaa raportoinnista, veroista, maksukyvyn seurannasta ja rekisteritietojen oikeellisuudesta. Etukäteen ymmärrettyinä nämä velvollisuudet ovat tavanomaisia. Määräajan laiminlyönnin tai vastuupäätöksen jälkeen havaittuina ne tulevat kalliiksi.

Miten Eesti Firma voi auttaa

Eesti Firma auttaa hallituksen jäsenten nimittämisessä ja erottamisessa, kaupparekisteri-ilmoituksissa, hallituksen jäsenten sopimuksissa ja osakkeenomistajien päätöksissä, palkkioiden ja palkanlaskennan hoitamisessa, vuosiraportoinnissa sekä ulkomailta johdettujen virolaisten yhtiöiden jatkuvassa velvoitteiden noudattamisessa. Tarvittaessa tarjoamme myös rekisteröidyn virallisen osoitteen Tallinnassa ja yhteyshenkilön Virossa.

Jos sinut nimitetään virolaisen yhtiön hallitukseen tai sinun on muutettava olemassa olevan OÜ:n hallituksen kokoonpanoa, tiimimme voi laatia päätökset, hoitaa rekisterihakemuksen sekä järjestää palkkioiden kirjanpidon ja verotuksen oikein alusta alkaen.

Vielä suunnitteluvaiheessa olevia perustajia voimme neuvoa hallituksen rakenteessa sekä tarjota jatkuvia kirjanpitopalveluja Virossa, joilla hallituksen raportointivelvollisuudet hoidetaan.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset