Kako odstupiti iz uprave kada članovi društva ne poduzimaju ništa

Biti upisani kao član uprave društva kojim više ne upravljate neugodan je položaj. Vlasnici su prestali odgovarati, godišnje financijsko izvješće kasni, dopisi Porezne i carinske uprave i dalje stižu, a Vaše ime još je navedeno u estonskom sudskom registru (Äriregister). Sve obveze direktora i dalje padaju na Vas.

Estonsko pravo ne dopušta članovima društva da člana uprave zadrže na funkciji protiv njegove volje. Za odstupanje kao član uprave estonskog društva ne trebate njihovu odluku, potpis ni odgovor. Potreban Vam je uredan pisani trag, jer će estonski sudski registar (Äriregister) ukloniti Vaše ime tek kada može vidjeti da ste pravilno odstupili i da društvo nije postupilo. Opća pravila o imenovanju i razrješenju direktora nalaze se u našem vodiču o upravi estonskog društva; ovaj članak objašnjava izlaz kada vlasnici šute.

Vaše pravo na odstupanje ne ovisi o članovima društva

Estonski Trgovački zakonik (äriseadustik) propisuje da član uprave može odstupiti bez obzira na razlog tako da obavijesti tijelo koje ga je imenovalo. U OÜ bez nadzornog odbora to su članovi društva. Nije potrebna odluka članova društva, ne mora se navesti razlog i nitko ne mora pristati. Odstupanje je jednostrani čin te je dovršeno kada Vaša obavijest stigne članovima društva. Vrijeme ipak može biti važno za aktivno poslovanje. Napuštanje aktivnog društva u trenutku koji mu prouzroči štetu može društvu dati pravo na naknadu štete, ali to je pitanje novca, a ne toga smijete li otići.

Datum u obavijesti važniji je nego što ljudi očekuju. Vaš mandat završava na datum naveden u obavijesti, a ne na dan promjene upisa u registar. Upis u estonskom sudskom registru (Äriregister) deklaratoran je: obavještava javnost, ali ne stvara niti okončava funkciju. Razmak između ta dva datuma razlog je zašto su dokazi važni, jer Vas banke, ugovorne strane i tijela smatraju direktorom dok registar ne pokaže drukčije.

Korak 1: Obavijestite članove društva na dokaziv način

Obavijest je temelj cijelog odstupanja člana uprave. Mora istodobno učiniti dvije stvari: okončati Vaš mandat na jasan datum i članovima društva dati konkretan zadatak.

Što obavijest mora sadržavati

Navedite da odstupate iz uprave društva, navedite njegov naziv i registracijski kod te točan datum od kojeg više ne obnašate funkciju i nećete djelovati za društvo. Zatim zatražite od članova društva da imenuju novog člana uprave i prijave Vaše brisanje estonskom sudskom registru (Äriregister) u utvrđenom roku, obično od dva do četiri tjedna.

Datum je dio koji ljudi najčešće izostave. Obavijest koja samo kaže „želio bih odstupiti” otvara raspravu o tome jeste li i kada stvarno otišli. Obavijest koja kaže „moj mandat završava 15. studenoga i od tog datuma ne zastupam društvo” ne ostavlja ništa za raspravu. To je rečenica koju će registar kasnije tražiti.

Kamo je poslati

Obavijest pošaljite e-poštom na službenu adresu društva navedenu u e-Business Register i na svaku osobnu adresu e-pošte člana društva koju znate. Ako imate poštanske adrese, pošaljite je i preporučenom poštom. Važan je dokaz: sačuvajte poslane e-poruke s njihovim zaglavljima, sve potvrde čitanja i potvrde o praćenju pošiljke.

Ako je član društva i sam društvo, pišite na njegovu registriranu adresu e-pošte i članovima njegove uprave. Ako se s nekim članovima društva uopće ne može stupiti u kontakt, obavještavanje većine smatra se dostatnim, ali sačuvajte bilješku o neuspjelim pokušajima. Ako ste jedini član uprave, istom obaviješću sazovite skupštinu članova društva radi izbora zamjene. To ništa ne košta i pokazuje registru da ste vlasnicima dali konkretan put naprijed.

Korak 2: Dajte članovima društva vremena za postupanje

Nakon obavijesti pričekajte rok koji ste odredili. Članovi društva odgovorni su za imenovanje novog člana uprave i prijavu promjene, a registar će htjeti vidjeti da su imali poštenu priliku to učiniti.

To vrijeme iskoristite za vlastitu zaštitu. Predajte računovodstvenu dokumentaciju, ugovore i pristupne podatke članu društva ili računovođi društva te vodite evidenciju o tome što ste predali i kada. Ako porezna prijava ili godišnje financijsko izvješće dospijeva prije datuma Vašeg odlaska i možete ga podnijeti, učinite to. Obveza organiziranja računovodstva pripada članu uprave koji je tada na funkciji. Obavijestite banku društva da ste odstupili i od kojeg datuma; banke ne prate registar i inače će Vas i dalje smatrati ovlaštenim potpisnikom.

Ako članovi društva pravodobno prijave promjenu, gotovi ste i registar će prikazati novog člana uprave. Ako ostanu nijemi, prijeđite na treći korak.

Korak 3: Zatražite od estonskog sudskog registra (Äriregister) ispravak upisa

Kada članovi društva ne postupe, sami podnosite zahtjev estonskom sudskom registru (Äriregister). Trgovački zakonik predviđa da, kada je upis o članu uprave postao netočan zbog odstupanja, registrator može ispraviti upis bez zahtjeva društva. Kada se registar uvjeri da ste odstupili, članovi društva više uopće nisu potrebni.

Zahtjev je izjava slobodnog oblika upućena registarskom odjelu Županijskog suda u Tartuu, koji vodi estonski sudski registar (Äriregister). Objasnite da ste odstupili određenog datuma, da ste članove društva obavijestili određenog datuma, da oni nisu prijavili promjenu te da tražite od registratora brisanje Vašeg upisa kao člana uprave. Priložite obavijest o odstupanju i dokaz da je stigla članovima društva. Izjavu digitalno potpišite estonskom osobnom iskaznicom ili e-Residency karticom. Bez digitalnog potpisa potpišite je na papiru pred javnim bilježnikom, koji ovjerava Vaš potpis, te je pošaljite poštom; ovjera stranog javnog bilježnika zahtijeva apostille.

Registrator zatim pokreće vlastiti postupak. Obavještava društvo da se upis čini netočnim i daje mu dva tjedna da samo prijavi promjenu ili uloži prigovor. Ako se u tom roku ništa ne dogodi, registrator samoinicijativno briše Vaš upis i od tog trenutka javni zapis odgovara stvarnosti. Zahtjev s priloženom obaviješću i jasnim dokazom dostave prolazi znatno brže od onoga o kojem registrator mora postavljati upite, stoga se vrijeme utrošeno na dokaze u prvom koraku ovdje isplati.

Što se događa s društvom koje ostane bez uprave

Vaše brisanje može ostaviti društvo bez uprave. To je problem koji trebaju riješiti članovi društva, ne Vi, ali korisno je znati što slijedi jer se članovi uprave često brinu da odlaskom „uništavaju” društvo.

Društvo bez uprave ne ispunjava zakonske zahtjeve, a registrator to tretira kao svaki drugi nedostatak u registru. Društvu određuje rok da uskladi upravu sa zakonom i, budući da nema uprave kojoj bi pisao, obraća se izravno članovima društva. Ako rok prođe bez rezultata, sud može odrediti prisilno prestanak društva, a ako su prestala stizati i godišnja financijska izvješća, registrator može izbrisati društvo bez likvidacije. Naši članci o društvu u krizi i o zakašnjelim godišnjim financijskim izvješćima opisuju te postupke. Ako se vlasnici kasnije pokrenu, društvo se obično može vratiti u registar u roku od tri godine od brisanja.

Ništa od toga ne odnosi se na Vas. Zakon članovima društva daje svaku priliku da imenuju novog direktora, a neaktivno društvo koje nitko ne želi ide prema istom ishodu, ostali Vi ili otišli.

Za što još odgovarate nakon odstupanja

Kada podnesete ostavku na mjesto člana uprave u Estoniji, Vaša dužnost prestaje na navedeni datum. Time se ne mijenja prošlost. Član uprave i dalje odgovara za povrede dužnosti počinjene tijekom mandata, a zahtjevi protiv člana uprave mogu se podnijeti u roku od pet godina. Ako poslovne knjige nisu vođene, izvješća nisu podnesena ili je društvo trgovalo dok je bilo nesolventno tijekom Vašeg mandata, napuštanje uprave ne zatvara ta pitanja. Commercial Code utvrđuje ta pravila u poglavlju o upravi (juhatus).

Porezna i carinska uprava ima zaseban instrument: može donijeti rješenje o odgovornosti protiv člana uprave koji je namjerno ili grubom nepažnjom prouzročio porezni dug društva. To rješenje razmatra razdoblje tijekom kojeg ste bili na funkciji, pa je datum odstupanja koji možete dokazati također datum od kojeg Vas novi porezni dugovi više ne tiču.

U praksi je najizloženija osoba rijetko direktor koji pravilno odstupi. To je onaj tko ode bez obavijesti. Godinama kasnije registar još pokazuje njegovo ime, kazne za nepodnesena izvješća upućene su njemu, a on nema dokument koji dokazuje kada je prestao biti odgovoran. Datirana obavijest, dostavljena na dokaziv način, najjeftinija je zaštita koju član uprave može imati.

Pomoć pri odstupanju člana uprave u Estoniji

Većina poteškoća ovdje je praktična, a ne pravna: pronalaženje pravih adresa, sastavljanje djelotvorne obavijesti, prikupljanje dokaza i dopisivanje s registrom na estonskom. Eesti Firma vodi postupke odstupanja članova uprave za direktore estonskih društava. Sastavljamo obavijest, dostavljamo je društvu i članovima društva na dokaziv način, pripremamo zahtjev estonskom sudskom registru (Äriregister) i pratimo postupak registratora dok se Vaš upis ne izbriše.

Ako su članovi društva dostupni i samo im je potreban poticaj, možemo umjesto toga pripremiti odluku i prijavu registru za njih, što je brže za sve. Ako Vas traže da se pridružite upravi društva kojim nećete upravljati, naš tim za pravne usluge može pregledati aranžman prije nego što ga prihvatite. Tada je ovaj problem najlakše izbjeći.

Pošaljite zahtjev

Često postavljana pitanja