Kako zaposliti prvog zaposlenika u Estoniji: ugovor, registar zaposlenja i prvi obračun plaće

Dosad je Vaše društvo vjerojatno plaćalo samo jednoj osobi: Vama, kao članu uprave (juhatus). Za isplatu naknade upravi potrebno je tek malo više od odluke članova društva. Plaća uključuje radno pravo: pisani ugovor, minimalnu plaću, plaćeni godišnji odmor i registar zaposlenja koji mora znati za osobu prije njezina prvog radnog sata. Ništa od toga nije teško i sve se obavlja online; važan je redoslijed. Ovaj vodič korak po korak objašnjava zapošljavanje prvog zaposlenika u Estoniji osnivaču koji ovdje nikada nije bio poslodavac. Obuhvaća zaposlenika koji radi u Estoniji.

Tko se smatra zaposlenikom

Pravila u nastavku primjenjuju se na osobu koja radi za Vaše društvo prema njegovim uputama, u određeno vrijeme i s njegovim alatima. To je zaposlenik, bez obzira na naziv ugovora. Stručnjak koji isporučuje definiran rezultat na vlastiti način i na vlastiti rizik jest izvođač prema ugovoru o pružanju usluga. Izvođač nema pravo na minimalnu plaću ni plaćeni godišnji odmor, iako društvo i dalje plaća poreze na plaće na naknadu ako je izvođač fizička osoba. Osoba koja upravlja društvom član je uprave i plaća se na temelju ugovora s članom uprave, a ne ugovora o radu.

Dvije se pogreške stalno ponavljaju. Prva je plaćanje faktičnog zaposlenika na temelju računa ili preko njegova vlastitog društva radi uštede socijalnog poreza; Porezna i carinska uprava takve aranžmane prekvalificira, a naš vodič o prikrivenim radnim odnosima objašnjava kriterije koje primjenjuju sudovi. Druga je stavljanje vlastite naknade osnivača na ugovor o radu. Samo rad koji je jasno odvojen od upravljanja, primjerice rad programera na proizvodu društva, može biti obuhvaćen ugovorom o radu uz ulogu u upravi.

Zapošljavanje zaposlenika u Estoniji korak po korak

Estonija nema zasebnu registraciju poslodavca. Vaše društvo postaje poslodavac kada napravi prvi upis u registar zaposlenja i podnese prvu prijavu obračuna plaće. Koraci u nastavku poredani su redoslijedom kojim su Vam potrebni.

1. Prikupite podatke zaposlenika. Potrebni su Vam njegovo puno ime, estonski osobni identifikacijski broj (isikukood, 11-znamenkasti broj koji ima svaki rezident), kućna adresa i bankovni račun. Stranac bez osobnog broja za njega podnosi zahtjev pri Policijskoj i graničnoj straži ili uredu lokalne samouprave.
2. Potpišite pisani ugovor o radu. Employment Contracts Act zahtijeva pisani ugovor; jedina je iznimka posao koji traje najviše dva tjedna. Može biti potpisan digitalno ili na papiru, na bilo kojem jeziku koji obje strane razumiju, a društvo ga čuva deset godina nakon njegova prestanka. Što mora sadržavati navedeno je u sljedećem odjeljku.
3. Registrirajte zaposlenika u registar zaposlenja prije početka rada. To je korak u kojem osnivači najčešće griješe i uz koji je vezana novčana kazna. Upis se obavlja u e-MTA, portalu za samoposluživanje Porezne i carinske uprave, a registar ima zaseban odjeljak u nastavku.
4. Preuzmite zahtjev za neoporezivi dohodak. Poslodavac može odbiti mjesečni osnovni odbitak od 700 € prije obustave poreza na dohodak samo ako je zaposlenik predao pisani zahtjev. Bez njega se porez na dohodak obustavlja na cijelu plaću.
5. Uredite dokumentaciju o sigurnosti. Svaki poslodavac s najmanje jednim zaposlenikom mora imati procjenu rizika radnog okruženja unesenu u sustav za samoposluživanje Inspekcije rada te zaposlenika prije početka rada uputiti u sigurnost. Ako procjena pokaže čimbenike rizika, a redovit rad pred ekranom se računa, zaposlenik također ide na liječnički pregled unutar četiri mjeseca od datuma početka. Za uredski posao to je kratka vježba.
6. Provedite prvi obračun plaće. Isplatite plaću najmanje jednom mjesečno na dan naveden u ugovoru, uz obustavu poreza na dohodak, osiguranja za slučaj nezaposlenosti te, ako se zaposlenik uključio u mirovinski fond, njegova mirovinskog doprinosa. Do 10. dana sljedećeg mjeseca društvo podnosi TSD, mjesečnu prijavu koja obuhvaća sve poreze na plaće, i plaća ih Poreznoj i carinskoj upravi.

Što ugovor o radu mora sadržavati

Employment Contracts Act (töölepingu seadus, TLS) navodi podatke koje svaki pisani ugovor o radu mora sadržavati. Navodi stranke, datum početka, posao i njegov naziv te mjesto rada. U njemu se navode bruto plaća s danom i načinom isplate, radno vrijeme, trajanje godišnjeg odmora i probnog roka te otkazni rokovi za prestanak ugovora.

Nekoliko je zadanih pravila korisno znati prije popunjavanja tih polja. Puno radno vrijeme iznosi 40 sati tjedno, a godišnji odmor najmanje 28 kalendarskih dana. Zakon pretpostavlja probni rok od četiri mjeseca, osim ako ugovorite kraći rok ili ga uopće ne ugovorite, a tijekom probnog roka svaka strana može raskinuti ugovor uz otkazni rok od 15 kalendarskih dana. Plaća se ugovara u bruto iznosu i ne može biti niža od nacionalne minimalne plaće za puno radno vrijeme, koju vlada utvrđuje propisom i koja iznosi 946 € mjesečno.

Registracija zaposlenika u registar zaposlenja (TÖR)

Registar zaposlenja (töötamise register, TÖR) baza je podataka koju vodi Porezna i carinska uprava, u kojoj svaki poslodavac evidentira tko radi za njega, po kojoj osnovi i od kojeg datuma. Država na temelju tog unosa utvrđuje prava zaposlenika na zdravstveno osiguranje, osiguranje za slučaj nezaposlenosti i mirovinu. Zato zakon zahtijeva da unos bude izvršen prije početka rada, a ne nakon prvog dana isplate plaće. Prema Taxation Act, zaposlenje se mora prijaviti najkasnije u trenutku kada zaposlenik počne raditi. Društvu koje to ne učini ili učini sa zakašnjenjem prijeti novčana kazna do 3.200 €.

Za ugovor o radu registar traži šest podataka: osobni broj zaposlenika, vrstu zaposlenja, datum početka, naziv radnog mjesta, adresu na kojoj se rad obavlja i opseg radnog vremena (1,0 za puno radno vrijeme, 0,5 za pola radnog mjesta i tako dalje). Član uprave prijavljuje se u e-MTA estonskom osobnom iskaznicom, karticom e-Residency, Mobile-ID ili Smart-ID te unosi podatke ili računovođi daje pravo da to učini; naši računovođe obavljaju upise za klijente u sklopu obračuna plaća. Portal ima sučelje na engleskom jeziku, upis traje nekoliko minuta i može se obaviti unaprijed s budućim datumom početka. Ako se nitko ne može pravodobno prijaviti u portal, dopuštena je pojednostavljena registracija telefonom ili SMS porukom, koju treba dovršiti u e-MTA unutar sedam dana.

Upis također aktivira javno zdravstveno osiguranje zaposlenika. Osobi koja već nije osigurana pokriće počinje nakon isteka 14-dnevnog razdoblja čekanja od datuma početka u registru te traje dva mjeseca nakon datuma završetka unesenog pri prestanku zaposlenja.

Koliko Vas košta prvi zaposlenik

Plaća iz ugovora nije ni ono što zaposlenik prima ni ono što društvo plaća. Uz bruto plaću društvo plaća 33 % socijalnog poreza i 0,8 % osiguranja za slučaj nezaposlenosti, pa je trošak poslodavca bruto plaća pomnožena s 1,338. Od bruto iznosa obustavlja 22 % poreza na dohodak nakon osnovnog odbitka od 700 €, 1,6 % osiguranja za slučaj nezaposlenosti i mirovinski doprinos zaposlenika od 2 %, 4 % ili 6 %.

Jedno pravilo obuhvaća zapošljavanje na nepuno radno vrijeme. Socijalni se porez obračunava najmanje na mjesečnu osnovicu koju utvrđuje država, od 886 €, pa društvo plaća najmanje 292,38 € socijalnog poreza mjesečno za svakog zaposlenika čak i kada je plaća niža. Umirovljenici, studenti i nekoliko drugih skupina izuzeti su od tog minimuma. Cjelovit izračun i mjesečni ciklus TSD-a nalaze se u našem vodiču o porezima na plaće u Estoniji.

Zapošljavanje stranog zaposlenika u Estoniji

Estonsko radno pravo primjenjuje se na stranog zaposlenika koji radi u Estoniji jednako kao i na estonskog zaposlenika, pa su ugovor, registar zaposlenja i porezi isti. Razlikuje se pravo na rad, a ono ovisi o državljanstvu zaposlenika.

Kratkoročno zaposlenje može se prijaviti na najviše 365 dana unutar razdoblja od 455 dana; za sve dulje potreban je dozvola boravka, za koju poslodavac obično najprije pribavlja suglasnost Fonda za osiguranje za slučaj nezaposlenosti. Police and Border Guard Board objavljuje uvjete za oba postupka. Zaposlenik koji za vaše društvo radi iz druge države drugačiji je slučaj. Njegova se plaća oporezuje ondje gdje se rad obavlja, a naš vodič o plaćanju udaljenih radnika u inozemstvu objašnjava što to znači za društvo.

Zapošljavanje prvog zaposlenika uz Eesti Firma

Prvo zapošljavanje trenutak je kada mnogi osnivači prestaju sami voditi knjigovodstvo: obračun plaće dodaje mjesečni rok i registar koji mora biti ispravan prije prvog dana. Naši računovođe upisuju zaposlenika u registar zaposlenja, postavljaju odbitke, svaki mjesec izračunavaju neto plaću i trošak poslodavca te podnose TSD. Naš pravni tim sastavlja ugovor o radu, prema potrebi na engleskom i estonskom jeziku, te obavlja registraciju kratkotrajnog zaposlenja za zaposlenika izvan EU.

Pošaljite zahtjev

Često postavljana pitanja