Risposta rapida
Un certificato di vigenza conferma chi attualmente gestisce e possiede una società. Proviene dai Paesi di common law e nessuna autorità estone lo rilascia. In qualità di trust and company service provider autorizzato, Eesti Firma può rilasciare un certificato di vigenza per la Sua società estone a proprio nome. Prima di rilasciarlo, verifichiamo la società nel Registro delle Imprese estone (Äriregister) e in altre fonti ufficiali.
Cos’è un certificato di vigenza
Un certificato di vigenza, o incumbency certificate, indica chi ricopre una carica in una società a una determinata data: gli amministratori, i soci e, ove pertinente, il segretario societario. Nel Regno Unito, a Cipro, a Hong Kong, nelle Isole Vergini Britanniche e in altre giurisdizioni di common law, viene firmato dal segretario societario o dal registered agent e le banche lo considerano prova di chi può agire per la società.
La legge estone non prevede alcun documento di questo tipo. Le stesse informazioni sono pubbliche nel e-Business Register, quindi una banca estone si limita a consultare la società. I problemi iniziano quando la checklist di una controparte estera richiede espressamente un «certificate of incumbency».
Quando ne necessita una società estone
Le richieste provengono quasi sempre dall’esterno dell’Estonia: una banca o un istituto di pagamento estero che apre un conto, un marketplace o un exchange crypto che registra un esercente, avvocati che svolgono una verifica know-your-customer (KYC), oppure un notaio estero che gestisce una compravendita immobiliare o di quote.
Una scheda del Registro delle Imprese estone (Äriregister) è spesso sufficiente, specialmente con apostille. Tuttavia, alcuni team compliance insistono su un documento intestato «Certificate of Incumbency» e firmato da un professionista regolamentato, e non accettano una stampa del registro in sostituzione.
Perché le autorità estoni non lo rilasciano
Il Registro delle Imprese estone (Äriregister) rilascia schede ed estratti del registro, non certificati, mentre un notaio autentica firme e copie. Una OÜ estone non ha un segretario societario né un registered agent, quindi la persona che normalmente firma un certificato di vigenza qui non esiste.
Esiste invece un trust and company service provider (TCSP) autorizzato. Ai sensi del Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act, tali fornitori detengono una licenza della Financial Intelligence Unit (FIU) e operano sotto la sua supervisione. Un certificato di vigenza rilasciato a proprio nome da un TCSP autorizzato è l’equivalente estone più vicino a ciò che una banca estera si aspetta e, finora, nessuno dei nostri è stato respinto.
Cosa contiene il nostro certificato di vigenza
Rilasciamo il certificato su carta intestata Eesti Firma, indicando il nostro codice di registro e il numero di licenza FIU, e confermiamo quanto segue per la Sua società:
| Elemento | Cosa conferma |
|---|---|
| Denominazione, codice di registro, data di registrazione, forma giuridica | I dati esatti della società come registrati nel Registro delle Imprese estone (Äriregister) e che si tratta di una società estone a responsabilità limitata (OÜ) |
| Capitale sociale | L’importo e se è stato versato |
| Esercizio finanziario | Di norma dal 1 gennaio al 31 dicembre |
| Stato | Che la società è iscritta nel registro e in regola sotto il profilo giuridico |
| Debito fiscale | Che la società non ha debiti fiscali alla data del certificato, secondo il Tax and Customs Board (EMTA) |
| Organo amministrativo e soci | Ogni membro dell’organo amministrativo e socio con i rispettivi dati identificativi |
Prima di firmare, verifichiamo la società nel Registro delle Imprese estone (Äriregister), nella consultazione dei debiti fiscali EMTA e in altre fonti ufficiali. Il certificato indica la data della verifica; un avvocato e un membro dell’organo amministrativo (juhatus) di Eesti Firma lo firmano e lo timbrano. Se il destinatario lo richiede, un notaio può autenticare la firma. L’apostille è una questione diversa: è destinata a documenti pubblici, quindi un certificato privato come questo non può ricevere direttamente un’apostille. Se il destinatario ne insiste, una scheda del registro con apostille è la soluzione migliore.
Come ordinare
Ci invii la denominazione della società e ci indichi chi riceverà il certificato e se necessita di una firma autenticata. Il certificato costa €100 e, con dati del registro aggiornati, è pronto entro un giorno lavorativo. Se il registro non è aggiornato, ad esempio perché un membro dell’organo amministrativo ha già cessato l’incarico, Le indicheremo prima cosa correggere.
Domande frequenti
No. Il registro rilascia schede ed estratti del registro, che spesso soddisfano un destinatario estero. Quando il destinatario insiste su un documento denominato certificato di vigenza, lo rilascia un fornitore di servizi autorizzato.
Non ha una validità fissa: riflette il registro alla data di rilascio. La maggior parte dei destinatari desidera un documento emesso negli ultimi mesi, quindi verifichi i loro requisiti prima di ordinare.
Ordinare documenti societari per la Sua società estone
Se necessita di un certificato di vigenza o di altri documenti societari per la Sua società estone, possiamo prepararli. E se la società non esiste ancora, possiamo iniziare con la costituzione di società in Estonia.
