Entrare nel mercato dell’UE: guida per fondatori stranieri

Se gestisci un’attività al di fuori dell’Unione europea e vuoi entrare nel mercato dell’UE, la prima domanda è quasi sempre la stessa: devo aprire una società in Europa? Su Internet si trovano classifiche dei «Paesi migliori», che però saltano il passaggio davvero importante. Prima di scegliere un Paese, è utile capire se ti serve davvero una società europea e, in caso affermativo, di quale tipo. Questa guida in linguaggio semplice all’ingresso nel mercato dell’UE affronta entrambe le questioni e spiega quando costituire una società in Europa è davvero utile e quando comporta soltanto costi aggiuntivi.

Ecco ciò che la maggior parte degli articoli tralascia: una società dell’UE non è un’autorizzazione. Nessuna norma impedisce a un’impresa di Dubai, Singapore o del Brasile di vendere a clienti europei. Ciò che una società europea cambia è la facilità con cui si può vendere: chi è disposto a firmare un contratto con te, come vengono gestite le fatture e l’IVA e se i prestatori di servizi di pagamento accetteranno la tua attività. La vera domanda, quindi, non è «posso vendere in Europa?», ma «farlo senza una società dell’UE mi costa più di quanto costerebbe gestirne una?».

Cosa significa davvero «entrare nel mercato dell’UE»

L’espressione sembra più impegnativa di quanto sia. In pratica, fare impresa in Europa significa volere una o più delle seguenti cose:

• clienti europei che considerino seriamente l’attività e firmino contratti senza esitazioni;
• fatture accettate da un reparto contabilità europeo senza ulteriori domande;
• un conto bancario europeo, per rendere i pagamenti in euro semplici ed economici;
• accesso a prestatori di servizi di pagamento e piattaforme online riservati alle imprese dell’UE;
• la possibilità di assumere persone o collaborare regolarmente con professionisti in Europa;
• una base stabile da cui espandersi in Europa se l’attività cresce.

Alla maggior parte delle persone servono due o tre elementi di questo elenco, non tutti e sei. E se per ora nessuno ti riguarda, anche questa è un’informazione utile: la società può aspettare ed è meglio investire il denaro nella ricerca dei primi clienti europei.

Ti serve davvero una società in Europa?

All’inizio, spesso no. Non devi avviare un’impresa in Europa soltanto per vendere servizi ad aziende europee: di norma puoi fatturarli senza problemi tramite la società che già possiedi. Molti fondatori operano così per un anno o più e non c’è nulla di sbagliato o rischioso.

Il problema si presenta in seguito e i segnali sono facili da riconoscere. Un cliente afferma che le sue regole sugli acquisti non consentono di rivolgersi a un fornitore extra-UE. Un prestatore di servizi di pagamento respinge la richiesta perché la tua impresa non è stabilita nell’UE. Vendere a consumatori anziché ad aziende complica gli adempimenti fiscali. Vuoi assumere qualcuno in Europa. Ognuna di queste è una ragione concreta per aprire una società. Il solo fatto che «sembri più professionale» di solito non lo è.

La verifica utile è semplice: scrivi esattamente che cosa non puoi fare adesso. Se riesci a dirlo in una frase, sei pronto a scegliere una struttura. Se non ci riesci, probabilmente è ancora presto per costituire una società.

Tre modi per entrare nel mercato europeo

Una volta stabilito che la tua espansione in Europa richiede una base giuridica, esistono tre percorsi realistici.

Continuare a vendere tramite la società esistente

È l’opzione più economica e quella giusta all’inizio. Continui a emettere fatture tramite la società che già possiedi. I limiti sono pratici, non giuridici: alcuni clienti non collaboreranno con te, alcune piattaforme non ti accetteranno e gli adempimenti si complicheranno quando venderai ai consumatori. Funziona finché non smette di funzionare, e te ne accorgerai quando accadrà.

Aprire una propria società nell’UE

È la soluzione scelta alla fine dalla maggior parte dei fondatori. Costituisci una nuova società dell’UE, posseduta direttamente da te oppure dalla società che già hai all’estero; nel secondo caso si parla di società controllata, ma il funzionamento è lo stesso. In entrambi i casi si tratta di un’impresa autonoma: ha un proprio nome, un proprio conto bancario, una propria contabilità e, cosa importante, debiti propri. Se qualcosa va storto, il problema resta circoscritto a quella società anziché coinvolgere tutti gli altri tuoi beni.

Registrare una succursale della società esistente

Una succursale non è una nuova società. È la tua impresa esistente che opera in Europa con lo stesso nome; ciò significa che la società originaria resta pienamente responsabile di tutto ciò che fa la succursale. Deve comunque essere registrata a livello locale e presentare la relativa documentazione. Chi è alle prime armi spesso presume che una succursale sia la scelta più snella e semplice; in realtà, di solito significa gestire due Paesi anziché uno. È adatta alle imprese consolidate che espandono un marchio esistente, non ai fondatori alla prima esperienza.

Le tre opzioni a confronto

Come puoi notare, la succursale non è l’opzione più semplice. Se sei agli inizi, la scelta di solito è tra le prime due.

Come scegliere un Paese senza complicarsi la vita

Aprire una società è abbastanza semplice quasi ovunque in Europa, quindi la velocità di registrazione è un criterio poco utile per scegliere tra i vari Paesi. Ecco gli aspetti che fanno davvero la differenza.

Parti dal luogo in cui si trovano i clienti

Se i tuoi clienti, il personale e le merci si trovano tutti nello stesso Paese europeo, di solito quello è il Paese giusto. Confrontare diverse giurisdizioni ha senso quando l’attività è distribuita: servizi online, consulenza, software o clienti in più Paesi contemporaneamente.

Verifica se puoi gestirla a distanza

Poniti domande molto pratiche. I documenti possono essere firmati online o ogni modifica richiede una visita dal notaio? Puoi comunicare in inglese con l’amministrazione fiscale? Puoi presentare personalmente la relazione annuale da un altro continente? Le differenze tra i Paesi sono enormi e questo è l’aspetto più sottovalutato da chi è agli inizi.

Non scegliere un Paese soltanto per l’aliquota fiscale

Un’aliquota fiscale bassa in un altro Paese non diventa automaticamente la tua aliquota. Contano anche il luogo in cui vivi e quello da cui gestisci effettivamente l’attività, mentre le norme del tuo Paese continuano ad applicarsi. Considera la fiscalità uno dei vari fattori, non quello decisivo, e verifica la tua situazione con un consulente nel Paese in cui vivi.

Un modo più utile di valutare dove conviene costituire una società consiste nel confrontare ogni Paese candidato con il breve elenco delle tue esigenze definito in precedenza, anziché con una classifica generica.

Perché i fondatori prendono spesso in considerazione l’Estonia

Chiedi ai fondatori stranieri dove hanno costituito la loro società e l’Estonia verrà menzionata in quasi ogni conversazione. Ci sono alcune ragioni concrete.

Gli utili lasciati nella società non sono ancora tassati

Una società estone non paga l’imposta sul reddito delle società sugli utili che trattiene e reinveste. L’imposta diventa dovuta quando i proprietari prelevano denaro sotto forma di dividendi. Per una giovane impresa che reinveste i guadagni nella crescita, questo è un vantaggio pratico concreto: non paghi imposte su denaro che non hai prelevato.

Quasi tutto avviene online

Una società estone a responsabilità limitata (la OÜ) è normalmente operativa entro pochi giorni lavorativi e, con una carta e-Residency, l’intera procedura può essere svolta online senza viaggiare. Anche le relazioni annuali e le dichiarazioni fiscali vengono gestite online. È questo l’aspetto davvero difficile da trovare altrove in Europa.

È adatta alle imprese senza un unico mercato di riferimento

Se i tuoi clienti sono distribuiti in vari Paesi, come nel caso di consulenza, agenzie, software e servizi online, l’Estonia funziona bene come base amministrativa anziché come luogo in cui operare commercialmente. Se riconosci la tua attività in questa descrizione, vale la pena approfondire la costituzione di una società in Estonia.

Cosa non farà per te una società estone

Non annulla le imposte nel tuo Paese. Aprire una società all’estero non cambia il luogo in cui vivi né quello in cui sei soggetto a imposizione personale. Se gestisci l’attività dal tuo Paese, le norme locali continuano ad applicarsi. Conviene verificarlo con un consulente locale prima di registrare qualsiasi cosa.

Non garantisce un conto bancario. Le banche decidono autonomamente e tendono a preferire imprese con un legame evidente con la regione. Molti fondatori all’estero finiscono per utilizzare prestatori europei di servizi di pagamento insieme a una banca tradizionale o al suo posto.

Non elimina l’IVA dovuta altrove. Se vendi a consumatori in Germania o in Spagna, continua ad applicarsi l’IVA tedesca o spagnola. Il luogo in cui è registrata la società non cambia quello in cui si trovano i clienti.

Non fa sembrare reale una società vuota. Se tutti i membri dell’organo di amministrazione vivono fuori dall’Estonia, la società deve nominare un referente locale e indicare un indirizzo per le comunicazioni ufficiali. Ciò soddisfa un requisito formale, ma non fa apparire l’impresa come realmente radicata nel Paese: le banche e i clienti seri sanno distinguere le due situazioni.

Gli errori più comuni dei fondatori stranieri

Registrare la società troppo in fretta

Una società che richiede tre giorni per essere aperta può richiedere mesi per essere liquidata o ristrutturata. Costituirla in anticipo non offre alcun vantaggio e doverlo fare due volte ha un costo concreto.

Lasciare il conto bancario per ultimo

È il modo più comune di ritrovarsi bloccati. Aprire la società è la parte rapida e semplice; ottenere un conto bancario o di pagamento è quella lenta e selettiva, e nessun Paese lo garantisce. Informati sulle opzioni disponibili prima di costituire la società, altrimenti potresti ritrovarti con un’impresa regolarmente registrata ma senza alcun modo di ricevere pagamenti.

Preventivare soltanto i costi di costituzione

La costituzione è una spesa una tantum, ma la contabilità, la relazione annuale, la sede legale e il tempo dedicato agli adempimenti tornano ogni anno. Calcola i costi dei primi due anni prima di decidere: un Paese economico per iniziare ma costoso per mantenere la società è una scelta sfavorevole per un’attività destinata a durare.

Cercare un unico Paese perfetto

Chiedere in generale quale sia il Paese migliore in cui avviare un’impresa non ha una risposta. Chiedere quale Paese sia adatto ai tuoi clienti, al tuo modo di lavorare e ai tuoi progetti, invece, sì.

L’Estonia è adatta a te?

Di solito è una buona scelta per:

• freelance, consulenti e agenzie con clienti in più Paesi;
• imprese di software, IT e attività online senza un unico mercato di riferimento;
• fondatori che vogliono reinvestire gli utili anziché distribuirsi dividendi ogni anno;
• persone che si trovano a proprio agio nel gestire gli adempimenti online;
• non residenti che desiderano una società europea gestibile a distanza.

Di solito è meno adatta per:

• imprese i cui clienti, dipendenti e locali si trovano tutti in un altro Paese europeo: in tal caso, è meglio aprire lì la società;
• negozi, ristoranti e altre attività che richiedono una presenza fisica in un luogo specifico;
• attività che richiedono una licenza speciale rilasciata dall’autorità di vigilanza di un determinato Paese;
• chiunque speri che una società estera risolva un problema fiscale nel proprio Paese.

Considerazioni finali sull’ingresso nel mercato dell’UE

Per un fondatore straniero, l’ingresso nel mercato dell’UE è un percorso, non un acquisto. Prima di avviare un’impresa in Europa, individua ciò che non puoi davvero fare senza una società europea. Poi stabilisci se ti serve una società autonoma o una soluzione più snella. Soltanto a quel punto confronta i Paesi, valutando quanto sia facile gestire la società a distanza, come funzionino i servizi bancari e quali siano i costi annuali, non una singola aliquota fiscale.

L’Estonia è una buona risposta a una versione specifica di questa domanda: una piccola impresa internazionale, adatta alla gestione online e diretta da una persona che non si trova fisicamente in Europa. Non è la risposta a ogni situazione. Se riesci a esprimere chiaramente il problema che vuoi risolvere, di solito la struttura giusta diventa evidente molto rapidamente.

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