Membro del consiglio di amministrazione di una società estone: doveri, diritti e responsabilità

Il membro del consiglio di amministrazione di una società estone è la persona legalmente autorizzata a gestire la società e a rappresentarla nelle operazioni. Ogni società privata a responsabilità limitata estone (osaühing, o OÜ) deve avere almeno un membro del consiglio di amministrazione, al quale competono la gestione quotidiana, gli obblighi di conformità e i rischi di responsabilità personale associati al ruolo. Nella prassi in lingua inglese, la stessa posizione è spesso denominata director, managing director o company officer di una società estone.

Questa guida spiega chi può essere membro del consiglio di amministrazione o amministratore di una OÜ estone, quali sono i diritti e i doveri del consiglio di amministrazione, come vengono nominati, revocati e sostituiti i suoi membri, cosa dovrebbe disciplinare il contratto di un membro del consiglio di amministrazione e quando un amministratore può essere ritenuto personalmente responsabile.

La composizione del consiglio di amministrazione viene definita al momento della costituzione della società in Estonia, poiché i primi membri vengono nominati nella stessa domanda di registrazione.

Consiglio di amministrazione di una OÜ estone: le regole principali in sintesi

Il consiglio di amministrazione (juhatus) è l’organo esecutivo di una società estone a responsabilità limitata. È l’unico organo amministrativo obbligatorio per una OÜ — il consiglio di sorveglianza è facoltativo — e detiene sia la funzione amministrativa sia il potere di rappresentanza.

In una frase: il consiglio di amministrazione gestisce la società e firma per suo conto, mentre gli azionisti possiedono la società e decidono chi siede nel consiglio.

Membri del consiglio di amministrazione di una società estone: punti principali

Una sintesi pratica per fondatori, e-resident e amministratori non residenti.

Fonti: Codice commerciale estone (Äriseadustik), Registro delle imprese estone, Amministrazione fiscale e doganale estone (Maksu- ja Tolliamet).

Chi è il membro del consiglio di amministrazione di una società estone?

Il membro del consiglio di amministrazione di una OÜ estone è una persona fisica eletta dagli azionisti per gestire la società e rappresentarla nei rapporti con i terzi. Gestione e rappresentanza sono riunite nelle stesse mani: chi decide è anche chi firma.

La legge estone impone pochissime restrizioni a chi può ricoprire l’incarico. Il membro del consiglio di amministrazione deve essere una persona fisica con piena capacità di agire: una persona giuridica non può essere nominata nel consiglio di amministrazione di una società estone, così come una persona soggetta a un’interdizione giudiziale dall’attività d’impresa (ärikeeld).

Nella pratica, la maggior parte delle OÜ estoni registrate da fondatori stranieri ha un solo membro del consiglio di amministrazione, che di norma è anche l’unico azionista. Le strutture più grandi ne nominano diversi, talvolta includendo un dirigente esterno o un amministratore delegato che non possiede alcuna quota.

In una OÜ estone non è obbligatorio istituire un consiglio di sorveglianza (nõukogu) e la maggior parte delle società a responsabilità limitata non ne ha mai uno. Se lo statuto prevede un consiglio di sorveglianza, questo subentra agli azionisti nella nomina e nella revoca dei membri del consiglio di amministrazione e vigila su quest’ultimo. La stessa persona non può far parte contemporaneamente di entrambi gli organi.

Membro del consiglio di amministrazione, azionista e titolare effettivo sono tre ruoli distinti

I fondatori confondono spesso tre posizioni giuridicamente distinte in una società estone a responsabilità limitata:

• Azionista (osanik) — possiede le quote, vota sulle decisioni societarie e riceve i dividendi;
• Membro del consiglio di amministrazione (juhatuse liige) — gestisce la società, firma i contratti e risponde della conformità normativa;
• Titolare effettivo (tegelik kasusaaja) — la persona fisica che in ultima istanza possiede o controlla la società, dichiarata separatamente al Registro delle imprese.

Una sola persona può ricoprire contemporaneamente tutti e tre i ruoli, come avviene normalmente in una OÜ con un unico fondatore. Gli obblighi connessi a ciascun ruolo restano tuttavia distinti e la responsabilità gestionale deriva dalla carica nel consiglio di amministrazione, non dalla partecipazione societaria.

Doveri e responsabilità dell’amministratore di una società estone

Il dovere fondamentale dell’amministratore di una società estone è gestirla con la diligenza richiesta a un imprenditore prudente e agire nel migliore interesse della società. Tutto il resto discende da questo principio.

• Gestione ordinaria. Il consiglio di amministrazione decide in merito ad attività operative, contratti, personale, prezzi e orientamento commerciale della società.
• Rappresentanza legale. Un membro del consiglio di amministrazione firma per conto della società, apre conti, conclude accordi e la rappresenta dinanzi alle autorità.
• Contabilità e rendicontazione. Il consiglio di amministrazione deve organizzare la contabilità della società e assicurarsi che il bilancio annuale sia depositato tempestivamente presso il Registro delle imprese.
• Adempimenti fiscali. Le dichiarazioni devono essere presentate e le imposte versate all’Amministrazione fiscale e doganale estone (Maksu- ja Tolliamet) entro i termini di legge.
• Correttezza dei dati nel registro. Le variazioni di indirizzo, recapiti, composizione del consiglio di amministrazione, titolari effettivi e trasferimenti di quote devono essere comunicate al Registro delle imprese, che ora gestisce anche l’elenco degli azionisti.
• Convocazione delle assemblee degli azionisti. Il consiglio di amministrazione convoca l’assemblea generale per approvare il bilancio annuale, la distribuzione degli utili e le modifiche statutarie.
• Dovere di lealtà. Un membro del consiglio di amministrazione deve evitare i conflitti d’interesse e non può appropriarsi di opportunità o beni della società a vantaggio personale.
• Controllo della solvibilità. Il consiglio di amministrazione deve monitorare la situazione finanziaria della società e presentare istanza di fallimento se l’insolvenza diventa permanente.

Questi doveri si applicano integralmente anche quando la società è inattiva, priva di fatturato e senza dipendenti. Anche una società che non svolge attività ha un membro del consiglio di amministrazione soggetto agli obblighi di rendicontazione.

Diritti di un membro del consiglio di amministrazione di una OÜ estone

I diritti di un membro del consiglio di amministrazione sono il riflesso dei suoi doveri. Ha il diritto di gestire e rappresentare la società nel rispetto della legge e dello statuto, di ricevere il compenso concordato nel relativo contratto e di ottenere il rimborso delle spese ragionevoli. Può inoltre convocare un’assemblea degli azionisti ogni volta che una decisione esula dalle competenze del consiglio, dimettersi in qualsiasi momento indipendentemente dalla volontà degli azionisti ed è tutelato quando dà esecuzione a una valida deliberazione degli azionisti: i danni causati dalla sua attuazione non ricadono personalmente su di lui.

Un diritto merita particolare attenzione: il pieno accesso alle registrazioni contabili, ai contratti e ai documenti della società. È particolarmente importante quando il membro del consiglio di amministrazione non è il proprietario: un amministratore che non può consultare la contabilità non potrà in seguito dimostrare di aver agito con diligenza, e questo è spesso il punto di partenza delle controversie sulla responsabilità.

Come nominare, revocare o sostituire un membro del consiglio di amministrazione in Estonia

I membri del consiglio di amministrazione di una OÜ estone sono nominati e revocati con deliberazione degli azionisti e la modifica acquista efficacia nei confronti dei terzi una volta iscritta nel Registro delle imprese. La durata dell’incarico non è prestabilita, salvo che lo statuto ne stabilisca una.

Nomina di un nuovo membro del consiglio di amministrazione: procedura dettagliata

1. 1

   Gli azionisti adottano una deliberazione che elegge il nuovo membro del consiglio di amministrazione.

2. 2

   La persona conferma il proprio consenso alla nomina.

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   Viene presentata al Registro delle imprese una domanda firmata digitalmente o autenticata da un notaio.

4. 4

   Il conservatore effettua l’iscrizione e il nuovo membro del consiglio di amministrazione diventa pubblicamente visibile.

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   Gli accessi alla banca, al fornitore di servizi di pagamento e alla contabilità vengono aggiornati di conseguenza.

Se il fondatore o l’amministratore appena nominato possiede una carta d’identità estone, un’identità digitale o l’identità digitale e-Residency, l’intera procedura si svolge online nel Registro elettronico delle imprese. In assenza di un’identità digitale, i documenti devono essere autenticati da un notaio e un atto notarile straniero richiede generalmente un’apostille e una traduzione giurata.

Revoca di un membro del consiglio di amministrazione e dimissioni dal consiglio

Gli azionisti possono revocare in qualsiasi momento un amministratore di una società estone con voto a maggioranza semplice, salvo che lo statuto richieda una soglia più elevata. Non occorre indicare alcuna motivazione e il diritto societario non prevede alcun periodo di preavviso, sebbene il contratto del membro del consiglio di amministrazione possa stabilirne uno.

Un membro del consiglio di amministrazione può, da parte sua, dimettersi in qualsiasi momento. Le dimissioni acquistano efficacia nei confronti della società una volta dichiarate, ma i terzi possono fare affidamento sul Registro delle imprese finché l’iscrizione non viene modificata. Fino ad allora, la società può ancora essere vincolata dagli atti di una persona che si è già dimessa e la corrispondenza può continuare a essere indirizzata a quest’ultima.

Più membri del consiglio di amministrazione e diritto di rappresentanza

Per regola generale, ciascun membro del consiglio di amministrazione di una OÜ estone può rappresentare la società disgiuntamente. La rappresentanza congiunta — per esempio, l’obbligo che due membri firmino insieme — è possibile, ma per essere opponibile ai terzi deve essere prevista dallo statuto e iscritta nel Registro delle imprese.

Le limitazioni interne non registrate vincolano comunque il membro del consiglio di amministrazione nei confronti della società, ma non invalidano un’operazione conclusa con una controparte in buona fede. Quando vengono nominati più membri, le decisioni interne sono normalmente adottate a maggioranza, salvo diversa disposizione dello statuto.

Contratto del membro del consiglio di amministrazione (Juhatuse Liikme Leping): perché non è un contratto di lavoro

Il membro del consiglio di amministrazione di una società estone non è un dipendente della società e la legge sui contratti di lavoro non si applica al relativo rapporto. Il rapporto si fonda sulla deliberazione di nomina degli azionisti e, nella maggior parte dei casi, su un contratto separato del membro del consiglio di amministrazione (juhatuse liikme leping), disciplinato dal diritto delle obbligazioni.

La conseguenza pratica è che nulla si presume. Ferie retribuite, termini di preavviso, norme sull’orario di lavoro, indennità di cessazione e disposizioni in materia di malattia non derivano automaticamente dall’incarico: se le parti desiderano prevederli, devono inserirli nel contratto.

• l’ambito dei compiti di gestione ed eventuali limiti interni al potere decisionale;
• l’importo e le scadenze del compenso del membro del consiglio di amministrazione e il rimborso delle spese;
• la riservatezza, la proprietà intellettuale e la consegna dei documenti;
• la cessazione del contratto e l’eventuale indennizzo in caso di revoca;
• l’eventuale patto di non concorrenza.

Il membro del consiglio di amministrazione non può firmare il contratto per entrambe le parti: gli azionisti adottano una deliberazione che ne stabilisce le condizioni principali, compreso il compenso, e incaricano qualcuno di firmare per la società. Il regime fiscale del compenso — e quando abbia effettivamente senso corrisponderlo — è illustrato nella nostra guida separata sul compenso dei membri del consiglio di amministrazione in Estonia. Se una persona abbina la carica nel consiglio a un autentico rapporto di lavoro per una funzione diversa — per esempio, un fondatore che è anche sviluppatore principale — i due rapporti dovrebbero essere documentati separatamente, poiché solo il rapporto di lavoro è tutelato dal diritto del lavoro.

Divieto di concorrenza e conflitti d’interesse

Senza il consenso degli azionisti, un membro del consiglio di amministrazione non può fare concorrenza alla società né ricoprire una posizione dirigenziale in un’impresa concorrente. Anche le operazioni tra la società e un proprio membro del consiglio richiedono una deliberazione degli azionisti; le operazioni in conflitto d’interessi prive di tale deliberazione, in particolare i prestiti tra la società e il fondatore, sono tra le cause più comuni di successive controversie nelle società gestite dai proprietari.

Responsabilità dei membri del consiglio di amministrazione in Estonia: quando un amministratore risponde personalmente

In Estonia, la responsabilità dell’amministratore deriva dalla funzione, non dal titolo. Il membro del consiglio di amministrazione risponde personalmente dei danni causati alla società dalla violazione dei propri doveri e, in determinate situazioni, anche nei confronti dei creditori e dello Stato. La responsabilità limitata protegge l’investimento dell’azionista, ma non l’amministratore che non svolge correttamente il proprio ruolo.

Presupposti della responsabilità dell’amministratore

La responsabilità deriva dalla violazione del dovere di diligenza o di lealtà che causa un danno. La caratteristica pratica più importante della responsabilità degli amministratori in Estonia è l’inversione dell’onere della prova: non spetta alla società dimostrare che il membro del consiglio di amministrazione è stato negligente, bensì a quest’ultimo provare di aver adempiuto ai propri doveri con la diligenza di un imprenditore prudente. In una controversia, tale prova è costituita da documenti: decisioni, calcoli, corrispondenza e pareri acquisiti prima di agire. Il solo insuccesso commerciale non genera responsabilità. Una decisione imprenditoriale onesta che produce un esito negativo è tutelata, purché il membro del consiglio non vi avesse un interesse personale e fosse ragionevolmente informato al momento di adottarla.

Oltre alla negligenza generale, la legge estone prevede la responsabilità personale in alcune situazioni specifiche:

• Pagamenti illeciti agli azionisti — un dividendo versato in assenza di utili distribuibili o una distribuzione dissimulata devono essere restituiti alla società dai membri del consiglio di amministrazione che li hanno autorizzati;
• Presentazione tardiva dell’istanza di fallimento — quando l’insolvenza non è temporanea, il consiglio di amministrazione deve presentare l’istanza di fallimento entro 20 giorni dal momento in cui l’insolvenza diventa evidente e i pagamenti effettuati dopo tale momento possono ricadere personalmente sui suoi membri;
• Imposte non versate — l’Amministrazione fiscale e doganale può emettere un provvedimento di responsabilità nei confronti del membro del consiglio di amministrazione che, intenzionalmente o per colpa grave, ha causato l’inadempimento degli obblighi fiscali della società;
• Reati — l’omessa organizzazione della contabilità, l’occultamento di documenti contabili o i reati fiscali commessi tramite la società possono comportare responsabilità penale e un’interdizione giudiziale dall’attività d’impresa (ärikeeld).

Ai sensi dell’articolo 187 del Codice commerciale, le pretese nei confronti di un membro del consiglio di amministrazione sono soggette a un termine di prescrizione di cinque anni e le dimissioni non le cancellano. Un ex membro continua a rispondere delle violazioni commesse durante il mandato e la vendita delle quote non cambia nulla. Anche il rischio opposto è concreto: chi ha di fatto lasciato la società, ma non ha mai dichiarato le proprie dimissioni e risulta ancora iscritto nel Registro delle imprese, continua a ricoprire la carica con tutti i relativi obblighi. Ogni uscita dal consiglio dovrebbe concludersi con la dichiarazione delle dimissioni e la verifica dell’avvenuta iscrizione nel registro.

Come ridurre il rischio di responsabilità personale

• tenere aggiornata la contabilità anziché ricostruirla una volta all’anno;
• documentare le decisioni del consiglio di amministrazione, soprattutto le operazioni insolite o con parti correlate;
• monitorare il patrimonio netto e la solvibilità e intervenire tempestivamente se la situazione peggiora;
• non accettare mai una carica nel consiglio di amministrazione di una società di cui non si controllano le attività;
• conservare le prove della diligenza — pareri, calcoli e decisioni — almeno per l’intero periodo di prescrizione;
• ottenere una deliberazione degli azionisti prima di qualsiasi operazione tra la società e sé stessi;
• valutare un’assicurazione di responsabilità civile per amministratori e dirigenti quando la società è esposta a rischi commerciali effettivi.

Errori comuni dei membri del consiglio di amministrazione delle società estoni

La maggior parte dei problemi affrontati dagli amministratori delle piccole società estoni è di natura amministrativa, più che giuridica, e quasi tutti sono evitabili.

• non rispettare il termine per il deposito del bilancio annuale, anche per una società inattiva;
• dimettersi informalmente senza registrare la modifica nel Registro delle imprese;
• utilizzare il conto bancario della società per spese personali;
• lasciare non aggiornati nel registro i dati del titolare effettivo o i recapiti;
• operare per anni senza un contratto del membro del consiglio di amministrazione e senza verbali delle decisioni;
• prestare denaro tra la società e il fondatore senza una deliberazione degli azionisti;
• continuare l’attività commerciale dopo che l’insolvenza è diventata evidente.

Il testo consolidato del Codice commerciale estone è pubblicato nel Riigi Teataja, mentre le indicazioni sugli obblighi delle società appartenenti a non residenti sono pubblicate dall’Amministrazione fiscale e doganale estone.

Conclusione: la responsabilità risiede nella carica del consiglio di amministrazione

L’Estonia concede agli amministratori di società una libertà insolita. È sufficiente una sola persona, non sono previsti requisiti di residenza o cittadinanza e l’intero ruolo può essere svolto a distanza con un’identità digitale.

Questa libertà comporta una responsabilità concentrata. È il membro del consiglio di amministrazione — non l’azionista né il contabile — a rispondere della rendicontazione, delle imposte, del controllo della solvibilità e dell’esattezza dei dati nel registro. Se compresi in anticipo, questi obblighi sono ordinari. Se scoperti dopo il mancato rispetto di un termine o un provvedimento di responsabilità, diventano costosi.

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Eesti Firma assiste nella nomina e nella revoca dei membri del consiglio di amministrazione, nelle pratiche presso il Registro delle imprese, nei contratti dei membri e nelle deliberazioni degli azionisti, nel calcolo dei compensi e delle retribuzioni, nella rendicontazione annuale e negli adempimenti continuativi delle società estoni gestite dall’estero. Quando la struttura lo richiede, forniamo anche una sede legale a Tallinn e una persona di contatto in Estonia.

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Ai fondatori ancora in fase di pianificazione possiamo offrire consulenza sulla struttura del consiglio di amministrazione insieme ai servizi continuativi di contabilità in Estonia, che garantiscono l’adempimento degli obblighi di rendicontazione del consiglio.

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