Stipendio o dividendi: come pagarsi da una OÜ estone

Il conto della tua società estone ha del denaro. I clienti hanno pagato e sembra che quei soldi siano tuoi. Non lo sono, almeno non ancora. Tra il conto della società e il tuo ci sono alcune semplici regole. Il modo in cui prelevi il denaro determina quanto ti resta, se hai l’assicurazione sanitaria e se l’ufficio delle imposte tornerà a farti domande un anno dopo.

Questa è una guida per principianti su come pagarsi da una OÜ estone, sia che tu sia un e-resident che gestisce una società unipersonale dall’estero, sia che tu sia un fondatore con sede a Tallinn. Spiega quale modalità usare, in quale ordine, quali documenti richiede ciascuna e come un socio-amministratore combina di solito il compenso da amministratore con una distribuzione di utili per prelevare denaro in modo fiscalmente efficiente. Evita intenzionalmente i calcoli fiscali dettagliati; i numeri sono nelle nostre guide separate su come viene tassato il compenso dell’amministratore e come vengono tassati i dividendi.

Perché non puoi semplicemente prelevare denaro dalla tua società estone

Questo cambio di prospettiva mette in difficoltà sia i fondatori alle prime armi sia gli e-resident. Una società a responsabilità limitata (osaühing, OÜ) è una persona giuridica distinta. Il suo conto bancario appartiene alla società e ogni euro trasferito a te necessita di una ragione giuridica: un compenso per amministrare la società, uno stipendio per il lavoro svolto, una quota degli utili, il rimborso di una spesa sostenuta per conto della società o la restituzione di un prestito che le hai concesso.

Se un trasferimento non ha una causale, il tuo commercialista dovrà inventarne una a posteriori e lo stesso farà l’Autorità fiscale e doganale estone durante un controllo. Il risultato usuale è che l’importo viene considerato una distribuzione occulta di utili o un fringe benefit e tassato a carico della società, con interessi. Anche pagare la spesa con la carta della società porta allo stesso risultato. In Estonia non esiste il concetto di «prelievo del proprietario»: ogni prelievo ha una categoria.

La prima regola per remunerare il socio in Estonia è dunque semplice: decidi la causale prima che il denaro si muova, non dopo.

Compenso da amministratore, stipendio o dividendo: tre modi per prelevare denaro da una OÜ

Il compenso da amministratore e lo stipendio da dipendente sembrano simili in busta paga, ma sono strumenti giuridici diversi. Uno stipendio richiede un contratto di lavoro e quindi l’applicazione della legge sui contratti di lavoro: almeno il salario minimo nazionale per il tempo pieno, ferie retribuite, periodi di preavviso e contributi per la disoccupazione a carico di entrambe le parti. Il compenso da amministratore è fissato con decisione dei soci, non ha un minimo legale e può essere omesso in un mese con minori disponibilità.

Questa flessibilità spiega perché un socio unico-amministratore normalmente percepisce un compenso anziché assumere sé stesso. Lo stipendio entra in gioco per il personale, per un ruolo operativo definito o quando il lavoro viene svolto fisicamente in un altro Paese. Per la maggior parte delle OÜ individuali, «stipendio o dividendi» significa in pratica «compenso da amministratore o dividendi»: il compenso svolge il ruolo che altrove ha lo stipendio.

L’opzione per l’e-resident: fatturare alla propria società come freelance o collaboratore

Gli e-resident che vivono fuori dall’Estonia usano spesso una modalità che non compare nella tabella: si registrano come lavoratori autonomi o freelance nel proprio Paese e fatturano alla loro OÜ estone il lavoro svolto. La OÜ contabilizza la fattura come normale costo di servizio; il fondatore dichiara il reddito e paga imposte e contributi sociali nel Paese in cui vive e lavora effettivamente.

Questo è possibile perché il lavoro operativo svolto fuori dall’Estonia non costituisce reddito di fonte estone. È una soluzione lineare per un consulente in Portogallo o uno sviluppatore in Polonia che desideri essere tassato in un solo Paese.

Tre elementi rendono questa soluzione difendibile: devi essere realmente registrato come impresa nel Paese in cui vivi, le fatture devono descrivere lavoro reale a prezzi di mercato e il ruolo di gestione deve comunque essere riconosciuto separatamente. Un compenso simbolico da amministratore accanto a grandi fatture da collaboratore emesse dalla stessa persona è proprio il tipo di schema esaminato dall’autorità fiscale estone. Per un residente estone questa soluzione non funziona: il lavoro svolto per la propria società dall’interno dell’Estonia è considerato gestione o lavoro dipendente e l’autorità fiscale ha molta esperienza nel riqualificare le fatture del socio come stipendio.

Come scegliere: tre domande prima di pagarti

La combinazione più efficiente tra compenso e dividendi dipende da tre aspetti personali, tutti più facili da definire prima che il denaro si muova anziché dopo.

1. Hai bisogno dell’assicurazione sanitaria estone? In tal caso, il compenso deve essere abbastanza elevato affinché la relativa imposta sociale raggiunga il minimo mensile (attualmente un compenso lordo di €886), ogni mese e senza interruzioni. Se sei assicurato altrove, il compenso può essere minore o irregolare.
2. Lavori attivamente nella società? Se la OÜ è il tuo lavoro a tempo pieno, ricevere solo dividendi è rischioso. L’autorità fiscale guarda alla sostanza e può riqualificare parte di quei dividendi come compenso per il lavoro svolto. Un compenso proporzionato al lavoro è la scelta prudente.
3. Dove sei residente fiscalmente? Per un residente estone il confronto riguarda esclusivamente l’Estonia. Per tutti gli altri, è il trattamento nel Paese di residenza di un compenso estero e di un dividendo estero a decidere la risposta; solo un consulente locale può dirti quale sia.

Come pagarti un compenso da amministratore: guida passo per passo

Il compenso da amministratore è l’equivalente più vicino allo stipendio di un direttore in una OÜ gestita dal socio e rappresenta lo strumento principale per remunerare un fondatore. Non ha un minimo legale, non deve essere pagato ogni mese e può iniziare subito dopo la registrazione. Quanto? Abbastanza da raggiungere la soglia dell’assicurazione sanitaria se ti serve la copertura estone e, in ogni caso, un importo che tu possa difendere come retribuzione ragionevole per il lavoro svolto: all’incirca quanto pagheresti un estraneo per gestire la società. È preferibile lasciare nella società o distribuire come dividendo ciò che supera tale importo.

1. Fissa l’importo con una delibera dei soci. Anche se sei l’unico socio, redigi una breve decisione che indichi il compenso mensile. Un contratto separato da amministratore è facoltativo; la decisione è la base giuridica.
2. Registrati nel registro del lavoro (TÖR) prima del primo pagamento. Sono necessari pochi minuti nel servizio elettronico dell’autorità fiscale e normalmente se ne occupa il tuo commercialista.
3. Presenta la domanda per la franchigia fiscale se ne hai diritto. Senza di essa, la società trattiene l’imposta sul reddito sull’intero importo e recupererai la differenza solo dopo aver presentato la dichiarazione dei redditi annuale.
4. Paga l’importo netto dal conto della società a una data fissa ogni mese, indicando «compenso da amministratore» nella causale.
5. Fai presentare la dichiarazione al commercialista entro il 10 del mese successivo, quando la società paga anche l’imposta sul reddito trattenuta e l’imposta sociale.

Come pagarti dividendi da una OÜ estone: guida passo per passo

La distribuzione degli utili è per natura più lenta e formale: un dividendo è la condivisione di un utile che la società ha realmente realizzato, non una retribuzione mensile.

1. Attendi il bilancio annuale. Una OÜ può distribuire solo gli utili indicati in un bilancio annuale approvato. L’utile dell’esercizio in corso non può essere distribuito finché l’anno non si chiude e il bilancio non è approvato. Il termine di deposito è il 30 giugno per una società con esercizio coincidente con l’anno solare, ma prima viene approvato il bilancio, prima potrai distribuire. I dividendi intermedi disponibili per una società per azioni non esistono per una OÜ.
2. Verifica che il capitale sociale sia stato versato. Molte società vengono registrate con un capitale simbolico che non viene mai effettivamente trasferito. Finché non lo è, non può essere pagato alcun dividendo.
3. Adotta una decisione dei soci sulla distribuzione indicando l’importo e la data di pagamento.
4. Prevedi l’imposta in bilancio. La società paga l’imposta sul reddito delle società oltre al dividendo netto, quindi il conto deve avere liquidità per entrambi.
5. Trasferisci e dichiara. Il commercialista comunica il dividendo dopo il pagamento e la società versa l’imposta entro il 10 del mese successivo.

Una volta approvato l’utile di un esercizio, non deve essere distribuito tutto insieme. Gli utili non distribuiti possono essere pagati con più decisioni separate nei mesi successivi; è così che alcuni fondatori trasformano l’utile dell’anno precedente in un reddito da dividendi abbastanza regolare nell’anno corrente.

Stipendio o dividendi? Quattro profili di fondatori

Il freelance che vive in Estonia. (Residente fiscale estone, OÜ individuale.) Ti affidi al sistema sanitario pubblico estone. Versati fin dall’inizio un compenso mensile pari o superiore alla soglia dell’assicurazione sanitaria, applica la franchigia fiscale e ricevi il resto come dividendo dopo il bilancio annuale. Evitare il compenso per risparmiare imposte ti priva della copertura sanitaria e dei contributi pensionistici, oltre a invitare l’autorità fiscale a riqualificare i dividendi.

L’e-resident che lavora da un altro Paese UE. (Socio-amministratore non residente, tutto il lavoro svolto all’estero.) Gestisci la tua società e-Residency dalla Germania o dalla Spagna e svolgi lì anche il lavoro per i clienti. Un compenso da amministratore è tassato in Estonia ovunque tu sia, con l’imposta sociale estone aggiuntiva salvo che tu disponga di un certificato A1 del Paese di residenza. Lo stipendio per il lavoro operativo è tassato dove il lavoro viene svolto, non in Estonia, e può richiedere alla tua OÜ di registrarsi lì come datore di lavoro. I dividendi sono tassati dall’Estonia a livello societario e poi di nuovo nel Paese di residenza. Lo schema comune è un modesto compenso da amministratore per il ruolo di gestione più dividendi dichiarati nel Paese di residenza, dopo che un consulente locale abbia confermato il trattamento di ciascuno.

Il nomade digitale senza una base fissa. I dividendi possono sembrare esenti dall’imposta nel Paese di residenza quando non c’è un Paese di residenza. Tuttavia, essere «residente fiscale in nessun luogo» è una posizione che raramente regge al confronto con un’autorità fiscale e complica anche i rapporti bancari. Un compenso da amministratore tassato in Estonia offre una chiara traccia documentale. Il resto dipende da dove trascorri effettivamente il tuo tempo, come spieghiamo nella nostra guida su come gestire una società estone vivendo all’estero.

Il fondatore che reinveste tutto. Se il piano è crescere, la risposta può essere non prelevare nulla. Gli utili lasciati nella società non sono tassati, quindi non esiste alcuna penalità nell’attendere. Ricevi un piccolo compenso solo se hai bisogno di copertura sociale e lascia accumulare gli utili non distribuiti finché non avrai motivo di distribuirli. È qui che il sistema fiscale societario estone è più favorevole ai fondatori.

Prestiti ai soci e rimborsi spese: cosa è consentito

Altri due modi per prelevare denaro emergono in quasi ogni conversazione tra fondatori.

Un prestito dalla tua OÜ non è un’opzione. Il Codice commerciale vieta a una società a responsabilità limitata di prestare denaro a un socio che detenga oltre il 5% del capitale o a qualsiasi amministratore, e un contratto di prestito concluso in violazione di tale divieto è nullo. Il denaro prelevato «come prestito» viene trattato per ciò che è realmente, ossia una distribuzione, e tassato di conseguenza. Il contrario è consentito: puoi prestare denaro alla tua società e ricevere in seguito la restituzione del capitale senza imposte, purché il prestito sia documentato.

I rimborsi spese sono ammessi, con ricevute. Se paghi di tasca tua software, viaggi o attrezzature della società, questa può rimborsarti senza imposte, purché la spesa sia aziendale e la ricevuta sia contabilizzata. Non funziona il contrario: spese personali abituali effettuate con la carta della società. Si tratta di un fringe benefit e la società paga su di esso imposta sul reddito e imposta sociale.

Errori comuni nel prelevare denaro da una società estone

• Prelevare denaro «in conto» senza una decisione dei soci. L’autorità fiscale deciderà di cosa si trattava e la risposta non ti piacerà.
• Distribuire utili nel primo anno. Finché il primo bilancio annuale non è approvato non esiste utile distribuibile, per quanto sano possa apparire il saldo bancario.
• Lasciare non versato il capitale sociale. Una registrazione con un centesimo va bene; un conferimento non versato blocca ogni dividendo.
• Ricevere solo dividendi da una società in cui lavori a tempo pieno. La sostanza prevale sulle etichette.
• Presumere che l’Estonia sia la fine della storia. Se vivi all’estero, il tuo Paese di residenza quasi certamente vorrà sapere del dividendo e forse anche del compenso.
• Pagare un compenso prima dell’iscrizione nel registro del lavoro. Una piccola formalità, con una sanzione collegata.

Impostare correttamente la remunerazione del socio fin dal primo mese

Pagarti da una società estone non è complicato una volta impostato il sistema. Una decisione dei soci, un’iscrizione nel registro del lavoro e una data fissa di pagamento richiedono una mattinata; da quel momento la routine procede da sé. Le decisioni che meritano vera attenzione — quanto dovrebbe essere il compenso dell’amministratore, se hai bisogno della copertura sanitaria estone, come il tuo Paese di residenza tratterà un dividendo — è meglio prenderle prima del primo pagamento, perché i documenti che le supportano non possono essere creati a posteriori.

Il servizio di contabilità di Eesti Firma gestisce le dichiarazioni mensili delle retribuzioni, il bilancio annuale e la documentazione per i dividendi delle OÜ gestite dai soci; aiutiamo inoltre e-resident e fondatori non residenti a scegliere la giusta combinazione tra compenso e dividendi nell’ambito della costituzione di una società estone.

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