Gestire una società di pubblicità digitale in Estonia: budget pubblicitari e IVA

Costituire una società di pubblicità digitale in Estonia, con o senza e-Residency, funziona come per qualsiasi altra attività di servizi e la nostra guida per avviare una società di marketing digitale in Estonia illustra i passaggi. Questa guida è destinata a media buyer, marketer performance e affiliati e piccoli team ad-tech, e tratta solo gli aspetti specifici della pubblicità.

Account Google Ads e Meta per un’agenzia pubblicitaria

Google Ads, Meta e la maggior parte delle altre grandi piattaforme fatturano ai clienti europei dall’Irlanda, pertanto ai fini IVA la Sua società acquista da un’impresa estera. Apra gli account pubblicitari a nome dell’OÜ estone e inserisca il relativo codice di registro (il numero di registrazione della società) e indirizzo nelle impostazioni di fatturazione. Paghi dall’account o dalla carta della società anziché da uno personale. Le piattaforme chiedono inoltre agli inserzionisti di completare la verifica entro una scadenza stabilita; tenga quindi pronta una visura camerale dell’e-Business Register: è un riepilogo ufficiale dei dati della società, disponibile in inglese.

Gli account dei clienti sono solitamente gestiti dall’account gestore dell’agenzia in Google Ads o dal relativo portfolio aziendale in Meta, mentre chi paga è un’impostazione distinta. In Google Ads, il profilo pagamenti determina chi è finanziariamente responsabile, quindi l’agenzia può gestire le campagne di un cliente mentre la carta o la banca del cliente paga la piattaforma. È così che, nella pratica, funziona il primo dei due modelli di fatturazione descritti sotto.

IVA sulla spesa pubblicitaria fin dal primo euro

Ogni volta che una piattaforma fattura alla Sua società, per i Suoi annunci o per quelli di un cliente, l’IVA estone è dovuta in base al reverse charge: la piattaforma non applica l’IVA e la Sua società la calcola e la dichiara nella propria dichiarazione. Con la registrazione ai fini IVA completa l’effetto netto è zero, poiché la società dichiara il 24% sulla spesa pubblicitaria e detrae lo stesso importo nella medesima dichiarazione. Se i clienti pagano direttamente le piattaforme, ciò non La riguarda.

Una società senza registrazione ai fini IVA completa non può detrarre questa IVA. Non esiste alcuna soglia per pubblicità, software e servizi analoghi acquistati da imprese estere. Dal giorno in cui la società riceve il primo servizio di questo tipo, è obbligata a registrarsi come soggetto IVA con responsabilità limitata e la domanda deve essere presentata entro tre giorni lavorativi. La regola è indicata nella pagina dell’Estonian Tax and Customs Board (EMTA) sulla registrazione come soggetto IVA con responsabilità limitata. La società ottiene quindi una partita IVA estone (KMKR) per le impostazioni di fatturazione, ma con la registrazione limitata paga comunque il 24% su ogni fattura pubblicitaria.

Se le piattaforme fattureranno alla Sua società, richieda la registrazione ai fini IVA completa prima della prima campagna, quando potrà dimostrare un’attività reale, come contratti firmati con clienti e un sito web funzionante. EMTA verifica se la società ha un legame reale con l’Estonia e spesso respinge le società gestite interamente dall’estero; legga quindi perché le richieste IVA vengono respinte prima di presentarla. Finché il numero non viene rilasciato, l’opzione più semplice è lasciare che i clienti paghino direttamente le piattaforme. Il nostro servizio per la partita IVA estone (KMKR) comprende la domanda.

I compensi pagati a un influencer, media buyer o studio creativo estero che fattura come impresa rientrano nello stesso reverse charge.

Due modalità per fatturare i budget dei clienti

Le agenzie gestiscono i budget dei clienti in uno di due modi.

Quando la piattaforma fattura alla Sua società e Lei rivende la pubblicità a proprio nome, il budget non è un semplice passaggio: acquista pubblicità dalla piattaforma e la vende al cliente, quindi le regole IVA si applicano all’intera fattura, budget incluso.

Esempio: un budget mensile di €10,000 con ciascun modello

A titolo illustrativo, consideri un budget mensile di €10,000 e un compenso d’agenzia del 15% (€1,500), con un cliente in Germania e uno a Tallinn. L’agenzia dispone della registrazione ai fini IVA completa.

Legge estone sulla pubblicità e regole settoriali

L’Advertising Act si applica alla pubblicità mostrata al pubblico in Estonia, quindi rileva quando la Sua campagna è rivolta a un pubblico estone, indipendentemente dal paese in cui si trova il cliente. Le campagne rivolte ad altri paesi devono seguire anche le regole di quel paese, mentre le politiche delle piattaforme si applicano ovunque. In base alla legge, un annuncio deve essere riconoscibile come tale, indicare il nome dell’inserzionista, il marchio registrato o il nome di dominio e non essere ingannevole. La Consumer Protection and Technical Regulatory Authority (TTJA) vigila sulla conformità e ha pubblicato indicazioni sui requisiti pubblicitari. Le indicazioni comprendono i post sponsorizzati sui social media, quindi un’agenzia che paga influencer dovrebbe assicurarsi che ogni post di questo tipo sia contrassegnato come pubblicità.

Alcuni settori hanno regole proprie. La pubblicità del tabacco è vietata integralmente. Alcol, gioco d’azzardo, credito al consumo e altri servizi finanziari sono soggetti a restrizioni su contenuto, collocazione e avvertenze, mentre i medicinali sono disciplinati dal Medicinal Products Act. La legge non lascia la conformità al solo cliente: anche chi crea o colloca un annuncio può essere ritenuto responsabile e, per violazioni relative ad alcol, gioco d’azzardo, credito al consumo o pubblicità ingannevole, una società può essere multata fino a €400,000. Consulti l’Advertising Act prima di accettare un cliente di uno di questi settori.

Il targeting e il remarketing pongono inoltre questioni di protezione dei dati: pixel e cookie richiedono consenso e l’agenzia che imposta il tracciamento dovrebbe assicurarsi che il sito del cliente lo raccolga effettivamente.

Cosa concordare con i clienti

Per un’agenzia pubblicitaria contano soprattutto tre punti nel contratto con il cliente: quando viene pagato il budget, chi possiede gli account pubblicitari e i dati in essi contenuti alla fine del lavoro, e chi risponde del contenuto degli annunci. Poiché l’agenzia può essere responsabile ai sensi dell’Advertising Act, il contratto dovrebbe inoltre confermare che il cliente possiede qualsiasi licenza necessaria alla propria attività e che le affermazioni nei suoi annunci sono vere. Il nostro team legale può redigere tale contratto.

Banche e spese con carta

Banche e istituti di pagamento esaminano attentamente i flussi di denaro di una società pubblicitaria: ingenti pagamenti mensili con carta a Google e Meta, bonifici in entrata da vari paesi e talvolta un budget che arriva in un’unica soluzione ed esce in piccoli addebiti giornalieri. Nulla di ciò costituisce di per sé un problema, ma sia pronto a spiegarlo.

Tenga a portata di mano contratti con i clienti e fatture delle piattaforme e apra l’account con una descrizione del modello di business coerente con i flussi di denaro. Il nostro articolo sulle soluzioni bancarie per società estoni non residenti spiega dove una società con proprietari esteri può aprire il proprio account principale. Se i volumi sono elevati, utilizzi un account o una carta separati per i budget dei clienti. Un account con carta come Wallester Business consente di emettere una carta virtuale per ogni account pubblicitario del cliente, con un proprio limite. Non dispone di bonifici in uscita, quindi funziona solo insieme a un account principale, come spiega la nostra recensione di Wallester Business.

Come Eesti Firma aiuta le agenzie di pubblicità digitale

Gestiamo la costituzione di società per agenzie pubblicitarie e società di media buying con fondatori nell’UE e al di fuori dell’UE, e richiediamo la partita IVA estone (KMKR) prima della prima campagna. Possiamo inoltre occuparci della contabilità della società, affinché i budget rifatturati e i ricavi da compensi siano tracciati separatamente. Se dispone già di una società, descriva come fattura i clienti e indicheremo cosa occorre correggere.

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