Risposta rapida
VIES (VAT Information Exchange System) è lo strumento online gratuito della Commissione europea per verificare se una partita IVA estone (KMKR) dell’UE è valida per il commercio transfrontaliero. Selezioni il Paese, inserisca l’ID IVA senza prefisso nazionale, aggiunga la Sua partita IVA estone (KMKR) e invii la richiesta. Se il risultato è «valido», conservi il numero di consultazione: è la prova che ha verificato il cliente prima di applicare l’IVA allo 0%.
Una ricerca di una partita IVA estone (KMKR) su VIES non è una consultazione di una banca dati centrale. Lo strumento inoltra la richiesta in tempo reale al registro IVA nazionale dello Stato membro selezionato e visualizza la risposta; per questo alcuni Paesi restituiscono denominazione e indirizzo della società, mentre altri confermano soltanto lo stato della registrazione ai fini IVA. Il controllo è gratuito, richiede meno di un minuto e non necessita di account né di accesso.
Come controllare una partita IVA estone (KMKR) dell’UE su VIES: guida passo per passo
- Apra la pagina di convalida della partita IVA estone (KMKR) VIES sul sito della Commissione europea.
- Selezioni lo Stato membro. Tenga presente che la Grecia appare come «EL», non «GR», e l’Irlanda del Nord usa il prefisso «XI» soltanto per i beni.
- Inserisca la partita IVA estone (KMKR) senza il codice Paese e senza spazi, punti o trattini. Per DE 123 456 789, digiti soltanto 123456789.
- Inserisca la Sua partita IVA estone (KMKR) nei campi «Requester». È facoltativo, ma senza di essa non riceverà un numero di consultazione.
- Invii la richiesta e legga il risultato. VIES restituisce «Valid» o «Invalid», data e ora della richiesta e, se il Paese li fornisce, la denominazione e l’indirizzo registrati del soggetto passivo.
- Conservi la conferma insieme alla fattura o nel Suo sistema contabile.
Come leggere il risultato della convalida VIES di una partita IVA estone (KMKR)
| Risultato | Significato | Cosa fare |
|---|---|---|
| Valido | La partita IVA estone (KMKR) è registrata per operazioni intra-UE al momento della richiesta. | Confronti nome e indirizzo restituiti con l’ordine del cliente. Un numero valido appartenente a un’altra società è un segnale di allarme, non un via libera. |
| Non valido | Il numero non esiste, non è stato attivato per operazioni intra-UE oppure la registrazione non è ancora perfezionata. | Non applichi l’IVA allo 0% né il reverse charge. Chieda al cliente di risolvere la questione con il proprio ufficio tributario e verifichi di nuovo prima di emettere fattura. |
| Servizio dello Stato membro non disponibile | La banca dati nazionale è temporaneamente offline: è un errore tecnico, non un giudizio sul numero. | Riprovi più tardi e conservi una nota del tentativo. |
VIES indica «Invalid» ma l’ID IVA è corretto: cause comuni
Un risultato «Invalid» non significa sempre che il numero di registrazione IVA sia falso. Tra le cause comuni vi sono un errore di digitazione, un numero annullato, una registrazione nuovissima non ancora trasmessa a VIES oppure un cliente in Spagna o in Italia che non ha completato la registrazione separata per il commercio intracomunitario. Talvolta i clienti tedeschi indicano il proprio numero fiscale nazionale anziché il numero di identificazione IVA DE.
Il numero di consultazione VIES e la frequenza delle nuove verifiche
Il numero di consultazione è un riferimento univoco emesso da VIES quando include la Sua partita IVA estone (KMKR) nella richiesta. Registra che è stata effettuata una convalida, quando è stata effettuata e quale ne è stato il risultato. Poiché VIES mostra solo lo stato attuale e non conserva cronologia, i numeri di consultazione salvati sono l’unica prova che la partita IVA estone (KMKR) di un cliente era valida alla data della fattura.
Verifichi i nuovi clienti prima della prima fattura, ricontrolli periodicamente quelli esistenti e sempre prima di un ordine insolitamente elevato. Se utilizza software contabile o di fatturazione, VIES offre anche un’API gratuita, così la convalida dell’ID IVA può avvenire automaticamente al momento della fatturazione.
Perché la verifica della partita IVA estone (KMKR) è importante: il costo di un ID IVA non valido
Quando una società vende beni o servizi a un’impresa registrata ai fini IVA in un altro Paese dell’UE, di norma non applica l’IVA nazionale: i beni sono soggetti ad aliquota zero come cessione intracomunitaria e la maggior parte dei servizi B2B transfrontalieri rientra nel reverse charge. Entrambi i trattamenti presuppongono che il cliente disponga di un ID IVA UE valido e, per i beni, questa è una condizione sostanziale ai sensi delle norme IVA dell’UE: senza un numero valido di un altro Stato membro, l’esenzione non si applica.
Il rischio ricade interamente sul venditore. Se emette una fattura con IVA allo 0% e il numero del cliente risulta successivamente non valido, l’autorità fiscale può considerare la vendita una cessione imponibile nazionale e accertare l’IVA all’aliquota nazionale del venditore — 24% in Estonia — oltre agli interessi e, nei casi gravi, alle sanzioni. Recuperare tale importo da un cliente mesi dopo è raramente realistico, quindi l’imposta riduce il Suo margine. Un ID IVA non valido rende inoltre la fattura irregolare, il che può impedire al cliente di detrarre l’IVA a monte. Un controllo VIES di un minuto con un numero di consultazione salvato elimina quasi tutta questa esposizione.
VIES e gli strumenti nazionali di ricerca della partita IVA estone (KMKR)
VIES copre i 27 Stati membri dell’UE e l’Irlanda del Nord e conferma soltanto se un numero è valido per il commercio intra-UE. La maggior parte delle autorità fiscali nazionali gestisce anche una propria ricerca della partita IVA estone (KMKR) per finalità nazionali, spesso più rapida e talvolta con maggiori dettagli rispetto a una consultazione VIES. In Estonia, ad esempio, il Tax and Customs Board offre una ricerca di una partita IVA estone (KMKR) che restituisce nome del contribuente, codice di registro e data di registrazione per ogni numero EE (EE seguito da nove cifre). Per un’azienda estone che necessita di una propria partita IVA estone (KMKR), consulti la nostra guida alla registrazione ai fini IVA in Estonia.
Supporto alla conformità IVA per le aziende estoni
Nell’ambito del nostro servizio di contabilità, Eesti Firma verifica le controparti su VIES, prepara le dichiarazioni IVA e l’EC Sales List (modulo VD) e mantiene in ordine la documentazione giustificativa. Se desidera affidare a noi la conformità IVA della Sua azienda estone, ci invii una richiesta e Le risponderemo con una proposta.
Domande frequenti
Sì. Sia il modulo web sia l’API sono forniti gratuitamente dalla Commissione europea.
No. VIES funziona solo a partire dal numero stesso. Per trovare la partita IVA estone (KMKR) di una società, chieda al cliente o consulti le sue fatture o il suo sito web, quindi convalidi il numero su VIES.
I numeri della Gran Bretagna (prefisso GB) non sono presenti su VIES; utilizzi invece il servizio HMRC «Check a UK VAT number». Su VIES sono inclusi solo i numeri dell’Irlanda del Nord con prefisso XI, e soltanto per i beni.
No. Alcuni Stati membri, come Germania e Spagna, non comunicano nomi e indirizzi tramite VIES. In tali casi, confermi i dati direttamente con il cliente.
Prima della prima fattura, poi a intervalli regolari (molte imprese ricontrollano trimestralmente) e sempre prima di un ordine grande o insolito. Conservi il numero di consultazione di ogni controllo.
