Jak założyć firmę marketingu cyfrowego w Estonii

Zagraniczni założyciele często rejestrują w Estonii agencje marketingu cyfrowego — od jednoosobowych firm konsultingowych SEO po małe studia projektowania stron internetowych obsługujące klientów w całej Europie. Praca jest wykonywana online, a Estonia pozwala posiadać spółkę i nią zarządzać bez mieszkania w tym kraju, chociaż państwo, w którym podejmowane są decyzje, może wpłynąć na opodatkowanie spółki.

Jeśli agencja kupuje również reklamy w Google lub Meta, zwłaszcza z budżetów klientów, warto także przeczytać nasz osobny przewodnik dotyczący firmy reklamy cyfrowej w Estonii.

Wybór formy działalności: OÜ czy jednoosobowa działalność

Większość agencji marketingowych w Estonii działa jako OÜ, estońska spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (OÜ). Ogranicza ona odpowiedzialność właściciela i może mieć jednego właściciela, który jest również jej dyrektorem, określanym w Estonii jako członek zarządu (juhatus). Kapitał zakładowy może być minimalny: założyciele sami ustalają jego wysokość, nawet od jednego centa na udział. Ta forma została szerzej opisana w naszym przewodniku po spółce OÜ w Estonii.

W przypadku działalności marketingowej z zagranicznymi klientami rejestracja jako jednoosobowy przedsiębiorca rzadko jest lepszym rozwiązaniem. Jednoosobowy przedsiębiorca odpowiada osobiście i co roku płaci podatek dochodowy oraz składki socjalne od dochodów z działalności, niezależnie od tego, czy środki zostały wypłacone, podczas gdy OÜ nie płaci podatku od zatrzymanego zysku. Nasz artykuł o działalności w Estonii dla freelancerów wyjaśnia, kiedy spółka jest opłacalna.

Przy rejestracji spółki wybiera się jej główną dziedzinę działalności, zwykle reklamę lub doradztwo biznesowe, którą można później zmienić. Żadna ze standardowych usług marketingowych nie wymaga licencji ani zezwolenia, ale prowadzone kampanie muszą być zgodne z prawem reklamy, ochrony konsumentów i ochrony danych.

Rejestracja agencji marketingowej z zagranicy

Z kartą e-Residency wniosek składa się samodzielnie online, a spółka jest zwykle wpisywana do estońskiego rejestru handlowego (Äriregister) w ciągu jednego dnia roboczego. Bez karty podpisuje się pełnomocnictwo we własnym kraju, a usługodawca rejestruje spółkę bez e-Residency przez notariusza. W naszej praktyce trwa to około tygodnia od otrzymania podpisanego pełnomocnictwa, a nasz artykuł o tym, ile trwa rejestracja spółki w Estonii, przedstawia pełny harmonogram, w tym podpisanie i przesyłkę kurierską.

Większość spółek z właścicielami za granicą korzysta z zarejestrowanego adresu w Estonii. Spółka może zamiast tego podać adres za granicą, lecz wtedy musi wyznaczyć w Estonii osobę kontaktową, która odbiera w jej imieniu dokumenty urzędowe. Osoba kontaktowa (kontaktisik) jest także zwykle zalecana, gdy zarząd mieszka poza Estonią. Zapewniamy oba te rozwiązania wraz z założeniem spółki.

Od rejestracji do pierwszej faktury

Przed wystawieniem pierwszej faktury klientowi agencja zwykle musi przygotować następujące elementy.

VAT, gdy klienci są w innych krajach

Większość agencji płaci za oprogramowanie, reklamy lub platformy dla freelancerów, takie jak Upwork, fakturowane z zagranicy. Od pierwszego takiego zakupu spółka musi zarejestrować się jako podatnik VAT z ograniczoną odpowiedzialnością, co oznacza, że płaci estoński VAT od tych zakupów i nie może go odliczyć. Przy pełnej rejestracji do VAT ten sam VAT jest wykazywany i odliczany w jednej deklaracji, dlatego zwykle warto wcześnie złożyć wniosek o pełną rejestrację — gdy są już pierwsze umowy z klientami i działająca strona internetowa.

Pełna rejestracja staje się obowiązkowa, gdy sprzedaż podlegająca opodatkowaniu w Estonii przekroczy €40,000 w roku kalendarzowym. Do tego progu wlicza się tylko sprzedaż objętą estońskim VAT. Usługi dla zagranicznych przedsiębiorstw nie należą do tej kategorii, więc agencja pracująca wyłącznie dla takich klientów może nigdy go nie osiągnąć.

Estoński Urząd Podatkowy i Celny (EMTA) analizuje każdy wniosek i często odmawia spółkom prowadzonym całkowicie z zagranicy, mającym wyłącznie zagranicznych klientów. Nasz artykuł o odmowach nadania numeru VAT dla e-residentów wyjaśnia dlaczego i co pomaga.

Po rejestracji spółki do VAT, VAT na każdej fakturze zależy od miejsca siedziby klienta i od tego, czy jest on przedsiębiorstwem.

Klient jest tu uznawany za przedsiębiorstwo z UE, jeśli posiada ważny estoński numer VAT (KMKR), dlatego przed wystawieniem faktury bez VAT należy sprawdzić go w VIES. Faktura zawiera wtedy numer VAT klienta oraz słowa „reverse charge”.

Podatki od zysku, wynagrodzenia i dywidend

Estonia nie opodatkowuje zysku pozostającego w spółce. Przy wypłacie dywidend spółka płaci podatek dochodowy od osób prawnych w wysokości 22/78 kwoty netto, więc dywidenda netto €78 kosztuje spółkę €22 podatku. Opodatkowane są także prezenty, świadczenia dodatkowe i wydatki niezwiązane z działalnością. Kraj zamieszkania może następnie ponownie opodatkować dywidendę zgodnie z własnymi zasadami.

Jeśli mieszka się za granicą i wypłaca sobie wynagrodzenie za pracę wykonaną tam, jest ono zwykle opodatkowane w kraju zamieszkania. Wynagrodzenie członka zarządu estońskiej spółki, wypłacane za pełnienie funkcji dyrektora, a nie na podstawie umowy o pracę, jest opodatkowane w Estonii. Kraj zamieszkania może je również opodatkować, zwykle uwzględniając podatek estoński.

Przykład: jednoosobowa agencja SEO w pierwszym roku

Aby zobaczyć, jak to działa łącznie, rozważmy hipotetyczny przypadek. Konsultantka SEO prowadzi estońską OÜ z Lizbony i ma pełną rejestrację do VAT. Jej klientami są firma w Niemczech płacąca €2,000 miesięcznie, firma w UK płacąca €1,500 oraz sklep w Tallinnie płacący €800. Płaci również €300 miesięcznie za oprogramowanie SEO fakturowane z zagranicy.

Bez pełnej rejestracji do VAT spółka płaciłaby €864 rocznie za oprogramowanie bez możliwości odzyskania tej kwoty. Ponieważ konsultantka mieszka w Portugalii, musi również sprawdzić, jak Portugalia opodatkowuje dywidendę i czy uzna spółkę zarządzaną z Lizbony za portugalską.

Co składać i kiedy

Mała agencja ma trzy regularne terminy, a nasz kalendarz podatkowy estońskiej spółki zawiera pozostałe.

Umowy: kto jest właścicielem pracy i kto przetwarza dane

Teksty, projekty, strony internetowe i kreacje reklamowe są zwykle chronione prawem autorskim, a ich twórca jest autorem. Zgodnie z estońską ustawą o prawie autorskim majątkowe prawa do utworu stworzonego przez pracownika w ramach obowiązków służbowych przechodzą na pracodawcę, chyba że umowa o pracę stanowi inaczej. Są to prawa do używania, kopiowania, adaptowania i rozpowszechniania utworu. Freelancer zachowuje prawa, chyba że pisemna umowa je przenosi, dlatego umowy z freelancerami powinny przenosić prawa majątkowe na agencję, a umowy z klientami powinny przekazywać je klientowi po opłaceniu pracy. Bez tego łańcucha agencja może sprzedawać coś, czego nie posiada.

Dane klientów są drugim zagadnieniem. Gdy klient przekazuje listę mailingową, dostęp do CRM lub listy klientów do remarketingu, agencja przetwarza dane osobowe w imieniu klienta. Artykuł 28 GDPR wymaga wtedy pisemnej umowy powierzenia przetwarzania danych między stronami.

Bankowość i otrzymywanie płatności

Estońskie banki ostrożnie podchodzą do spółek, których właściciele mieszkają za granicą, dlatego zwykle wybiera się dostawców fintech, takich jak Wise i Revolut Business, chociaż dostępność zależy od miejsca zamieszkania właściciela. Nasz przewodnik po rachunku firmowym w Estonii dla spółki nierezydenta wyjaśnia, które banki akceptują takie spółki. Płatności klientów, także przez Stripe, PayPal lub Payoneer, powinny trafiać na własny rachunek spółki, nigdy na rachunek osobisty.

Jeśli agencja opłaca kartą wiele narzędzi i kampanii klientów, rachunek kartowy, taki jak Wallester Business, może działać obok głównego rachunku i zapewnić osobną kartę wirtualną dla każdej subskrypcji lub klienta. Nasz przewodnik po Wallester dla estońskich spółek pokazuje, jak działa to w praktyce.

Gdzie agencje marketingowe w Estonii napotykają problemy

Pierwszą kwestią jest substancja, czyli widoczne potwierdzenie, że działalność jest rzeczywista. Agencja bez strony internetowej, umów lub historii działalności prawdopodobnie będzie mieć trudności z uzyskaniem estońskiego numeru VAT (KMKR) lub rachunku firmowego. Jedna lub dwie podpisane umowy z klientami na początku ułatwiają oba wnioski.

Kolejną kwestią jest rezydencja podatkowa: jeśli wszystkie decyzje są podejmowane w innym kraju, kraj ten może uznać spółkę za własnego podatnika i opodatkować tam jej zysk, dlatego przed rejestracją należy skonsultować się z doradcą podatkowym w swoim kraju. Artykuł Prowadzenie estońskiej spółki podczas mieszkania za granicą wyjaśnia, kiedy tak się dzieje.

Długoterminowi freelancerzy również mogą powodować problemy. Freelancer, który pracuje regularnie, zgodnie z instrukcjami agencji i według jej harmonogramu, może zostać uznany za pracownika, a agencja będzie wtedy zobowiązana do zapłaty podatków związanych z zatrudnieniem od tych płatności. Estońskie zasady mają zastosowanie, jeśli freelancer pracuje w Estonii, a zasady jego kraju — jeśli pracuje za granicą. Nasz artykuł o ukrytych stosunkach pracy i ryzykach podatkowych omawia stronę estońską.

Zarejestruj firmę marketingu cyfrowego z Eesti Firma

Rejestrujemy firmy marketingu cyfrowego dla założycieli z e-Residency i bez niej, zapewniamy zarejestrowany adres i osobę kontaktową, składamy wniosek o estoński numer VAT (KMKR) oraz później prowadzimy księgowość. Nasz zespół prawny może również przygotować umowy z klientami i freelancerami. Prosimy przesłać krótki opis agencji i klientów, a poinformujemy, jaki model VAT będzie odpowiedni, ile potrwa rejestracja i jaki będzie jej koszt.

Wyślij zapytanie

Najczęściej zadawane pytania