Що станеться з Вашою естонською компанією під час кризи? Спокійний посібник для власників за кордоном

Вибір країни для Вашої компанії — це довгострокове рішення. Тож природно запитувати, наскільки добре ця країна захищає свої реєстри та що станеться з естонською компанією під час кризи. Засновники з-за кордону регулярно ставлять нам просте запитання: наскільки безпечна моя естонська компанія? — і це слушне запитання щодо будь-якої юрисдикції.

Відповідь однакова для кожної естонської компанії, але це питання часто найбільш важливе для власників, які живуть за кордоном, і особливо для e-resident. Багато з них ніколи не були в Естонії, не мають місцевих партнерів і бачать свою компанію лише через зчитувач карток і кілька вебсайтів. Коли вся компанія здається цифровою, легко замислитися, що від неї залишиться, якщо ці вебсайти перестануть працювати.

Добра новина полягає в тому, що Естонія дала на це питання дуже практичну відповідь. Як член Європейського Союзу, єврозони та NATO, вона першою у світі почала зберігати резервну копію своїх державних реєстрів за кордоном. Завчасне планування є невід’ємною частиною того, як Естонія управляє своєю цифровою державою. Добре керована компанія робить те саме, зберігаючи резервні копії та план B — не тому, що очікує проблем, а тому, що це належне управління.

Така підготовка є ознакою сили. Що ретельніше систему створено для безперервної роботи за будь-яких обставин, то надійніша вона у повсякденному житті. А що вона надійніша, то впевненіше Ви можете будувати на ній бізнес.

У цій статті простою мовою пояснено, як побудована система Естонії та які прості звички допомагають Вашій компанії працювати безперебійно, де б Ви не жили.

З чого складається кожна естонська компанія

Найпростіше відповісти на це питання, розглянувши складові Вашої компанії. Вона складається з чотирьох елементів, і жоден із них не залежить від того, чи працюють естонські вебсайти:

• Її юридичне існування. Компанія існує за естонським законодавством з моменту внесення до Комерційного реєстру Естонії (Äriregister).
• Її записи. Офіційні дані про компанію зберігаються в Комерційному реєстрі (Äriregister) і мають резервні копії за межами Естонії.
• Її кошти. Кошти компанії зберігаються в банку або у платіжного провайдера — часто в іншій країні EU.
• Її люди. Ви та інші члени правління керуєте компанією, а Ваші повноваження випливають із закону та запису в реєстрі, а не з Вашого місцезнаходження.

Для власника, який живе за кордоном, головним зв’язком з Естонією є цифровий доступ: картка e-Residency або естонська ID-картка, e-Business Register (онлайн-портал Комерційного реєстру (Äriregister)) та онлайн-сервіси Податково-митного департаменту. У складні моменти цей доступ може бути тимчасово перерваний. У розділах нижче послідовно розглянуто всі чотири частини. Вони показують, що насправді відбувається з естонською компанією під час кризи: доступ може призупинитися, але сама компанія продовжує існувати.

Ваша компанія існує в праві, а не на сервері

Ваше естонське OÜ було створено записом у Комерційному реєстрі (Äriregister), офіційному переліку компаній країни. Воно припиняє існування лише тоді, коли реєстратор його виключає, і це може статися тільки в межах юридичної процедури — ніколи не через недоступність системи.

Тому, якщо онлайн-сервіси недоступні, нічого не змінюється щодо того, кому належить Ваша компанія або хто нею керує. Збій сервера не передає Ваші частки комусь іншому, не виключає Вас із правління та не скасовує Ваші договори. Коли системи відновлять роботу, усе буде саме там, де було.

Юридична безперервність: естонська держава стоїть за Вашою компанією

Законодавство, на якому ґрунтується Ваша компанія, належить Естонській Республіці. Воно діє доти, доки існує естонська держава та визнається іншими країнами. Це основоположний принцип міжнародного права, який забезпечує власникам компаній високий рівень правової визначеності. Корпоративне право Естонії також побудоване на правилах, спільних для всього EU.

Естонія надає великого значення юридичній безперервності, і її власна історія показує чому. Вона вважає себе тією самою республікою, заснованою у 1918 році, а не новою країною. Протягом півстоліття кілька західних країн на чолі зі Сполученими Штатами продовжували визнавати цю республіку, тоді як її генеральне консульство в Нью-Йорку не припиняло роботу. Її незалежність було відновлено в 1991 році на основі цієї безперервності.

Посольство даних Естонії в Люксембурзі: де зберігається резервна копія Комерційного реєстру (Äriregister)

Великі компанії зберігають резервні копії своїх даних у другому місці. Естонія, яка надає майже всі державні послуги онлайн, застосовує той самий принцип до всієї держави й називає це цифровою безперервністю. Її рішення — посольство даних, перше у світі.

Простими словами, це надзвичайно захищений центр обробки даних у Люксембурзі, де Естонія зберігає копії своїх найважливіших реєстрів. Він працює з 2019 року, а копії, що там зберігаються, включають:

• комерційний реєстр, у якому зареєстровано Вашу компанію;
• реєстр населення;
• земельний реєстр;
• базу даних документів, що посвідчують особу;
• податковий реєстр.

Ідея полягає не лише у зберіганні копій. За потреби Естонія може відновити свої дані та підтримувати роботу найважливіших сервісів з-за меж країни.

Посольство даних діє за тим самим принципом юридичної безперервності. Угода між двома країнами надає йому захист, подібний до захисту посольства: жодна посадова особа, поліцейський чи суд Люксембургу не може увійти туди без дозволу Естонії. Дані, що там зберігаються, розглядаються як архіви Естонської Республіки. Якби дія угоди колись припинилася, їх передали б лише законним представникам держави.

Ви ніколи не входитимете до посольства даних самостійно. Його цінність для Вас проста: офіційний запис про Вашу компанію також існує за межами Естонії та завжди залишається в естонської держави.

Чи безпечні кошти Вашої компанії? Банківські рахунки та платіжні провайдери

Ваші кошти перебувають там, де розташований Ваш банк або платіжний провайдер, а не там, де зареєстрована Ваша компанія. Це найважливіше, що варто пам’ятати.

Багато естонських компаній, особливо з іноземними власниками, зберігають кошти у платіжного провайдера в іншій країні EU. У такому разі кошти захищені правилами країни, де ліцензований провайдер, а фінансовий регулятор цієї країни здійснює нагляд за провайдером. Законодавство EU також вимагає від таких провайдерів захищати кошти клієнтів, зберігаючи їх окремо від власних. Таким чином, вони захищені навіть якщо сам провайдер зіткнеться з фінансовими труднощами. Наш посібник щодо банківських рахунків для компаній нерезидентів пояснює доступні варіанти.

Якщо Ваш рахунок відкритий в естонському банку, Ваші депозити захищені естонською системою гарантування вкладів до €100 000 на один банк. Це стосується також компаній, а не лише фізичних осіб. Якщо банк збанкрутує, кошти повертаються протягом семи робочих днів. Такий самий захист €100 000 діє в кожній країні EU.

Розумною практикою для будь-якого бізнесу є мати два рахунки у двох різних провайдерів, наприклад у двох різних країнах EU. Час від часу завантажуйте виписки, щоб завжди мати власні записи.

Дистанційне управління Вашою естонською компанією під час кризи

Щоб керувати естонською компанією, Вам не потрібно перебувати в Естонії. Багато власників живуть за кордоном і управляють усім онлайн — наша стаття про керування естонською компанією під час проживання за кордоном пояснює, як це працює.

Ця сама організація роботи діє і в кризовій ситуації, навіть якщо онлайн-сервіси тимчасово недоступні. Ваші права як члена правління не залежать від роботи будь-якого вебсайту. Ви все одно можете підписувати договори, сплачувати рахунки та ухвалювати рішення, а онлайн-подання можна здійснити, щойно системи відновлять роботу.

Чи безпечна e-Residency? Ваша картка — це ключ, а не компанія

Коротко: так — і причина полягає в її конструкції. Ваша картка e-Residency, як і естонська ID-картка, дає Вам змогу входити в систему та підписувати документи цифровим способом. Вона не містить Вашу компанію, і Ваша компанія від неї не залежить. Якщо картка певний час не може підписувати, Ви залишаєтеся членом правління з тими самими правами.

Естонія вже показала, як діє в такій ситуації. У 2017 році в чипах естонських ID-карток, зокрема карток e-Residency, було виявлено вразливість безпеки. Як запобіжний захід держава тимчасово вимкнула онлайн-функції уражених карток — вхід у систему та цифрове підписання — доки люди не встановили оновлення. Оновлення можна було встановити онлайн із будь-якого місця, і кожна картка знову працювала відразу після оновлення.

Три звички для безперервності бізнесу

• Підтримуйте адресу електронної пошти Вашої компанії актуальною в реєстрі. Офіційні повідомлення надсилаються електронною поштою.
• Не покладайтеся лише на одну особу. Якщо Ви єдиний член правління і певний час не можете підписувати, наприклад під час поновлення картки, компанія мусить чекати. Друга особа з правом підпису вирішує це питання.
• Стежте за своєю карткою. Якщо Ви підписуєте карткою e-Residency, знайте, коли закінчується строк її дії та як її поновити. Наш посібник про те, що відбувається коли закінчується строк дії картки e-Residency, проведе Вас через цей процес.

Контрольний список безперервності бізнесу для власників естонських компаній

Підтримуйте готовність Вашої естонської компанії до кризи з Eesti Firma

Більшість захисту естонської компанії під час кризи вже закладено в естонському законодавстві та праві EU. Решта — це просте належне адміністрування, і тут допомагає надійний місцевий партнер. Eesti Firma — ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг із Таллінна. Ми надаємо юридичну адресу компаніям, якими керують з-за кордону, ведемо їхній облік через нашу бухгалтерську послугу та допомагаємо з корпоративними питаннями через наші юридичні послуги. Бажаєте, щоб ми перевірили, як організована Ваша компанія? Ми можемо розглянути, хто має право підпису, де зберігаються Ваші кошти та які документи у Вас є — просто надішліть нам запит.

Надіслати запит

Поширені запитання