Член правління естонської компанії: обов’язки, права та відповідальність

Член правління естонської компанії — це особа, яка за законом уповноважена керувати компанією та представляти її в правочинах. Кожне естонське приватне товариство з обмеженою відповідальністю (osaühing, або OÜ) повинно мати щонайменше одного члена правління, на якого покладаються повсякденне управління, обов’язки із дотримання законодавства та ризики особистої відповідальності, пов’язані з цією посадою. В англомовній практиці цю саму посаду часто називають директором, керуючим директором або посадовою особою естонської компанії.

У цьому посібнику пояснюється, хто може бути членом правління або директором естонського OÜ, які права й обов’язки має правління, як призначають, звільняють і замінюють членів правління, що має передбачати договір із членом правління та коли директора можуть притягнути до особистої відповідальності.

Склад правління визначають під час реєстрації компанії в Естонії, оскільки перших членів правління призначають безпосередньо в заяві про реєстрацію.

Правління естонського OÜ: основні правила стисло

Правління (juhatus) — це виконавчий орган естонського приватного товариства з обмеженою відповідальністю. Це єдиний орган управління, який обов’язково має бути в OÜ, тоді як наглядова рада є необов’язковою. Правління одночасно здійснює управління та має право представляти компанію.

Одним реченням: правління керує компанією та підписує документи від її імені, а акціонери володіють компанією та вирішують, хто входить до правління.

Члени правління естонської компанії: головне

Практичний огляд для засновників, е-резидентів і директорів-нерезидентів.

Джерела: Комерційний кодекс Естонії (Äriseadustik), Комерційний реєстр Естонії, Податково-митний департамент Естонії (Maksu- ja Tolliamet).

Хто є членом правління естонської компанії?

Член правління естонського OÜ — це фізична особа, обрана акціонерами для управління компанією та її представництва у відносинах із третіми особами. Управління та представництво зосереджені в одних руках: особа, яка ухвалює рішення, також підписує документи.

Естонське законодавство встановлює дуже мало обмежень щодо осіб, які можуть обіймати цю посаду. Членом правління має бути дієздатна фізична особа: юридичну особу не можна призначити до правління естонської компанії, як і особу, щодо якої суд установив заборону на підприємницьку діяльність (ärikeeld).

На практиці більшість естонських OÜ, зареєстрованих іноземними засновниками, мають лише одного члена правління, який зазвичай є також єдиним акціонером. У більших структурах призначають кількох членів правління, іноді з-поміж зовнішніх керівників або керуючих директорів, які взагалі не володіють частками.

Наглядова рада (nõukogu) для естонського OÜ не є обов’язковою, і більшість приватних товариств з обмеженою відповідальністю її не мають. Якщо наглядову раду передбачено статутом, вона замість акціонерів обирає та звільняє членів правління й контролює його роботу. Одна особа не може одночасно входити до складу обох органів.

Член правління, акціонер і бенефіціарний власник — три різні ролі

Засновники часто плутають три юридично відмінні ролі в естонському товаристві з обмеженою відповідальністю:

• Акціонер (osanik) — володіє частками, голосує щодо рішень компанії та отримує дивіденди;
• Член правління (juhatuse liige) — керує компанією, підписує договори та відповідає за дотримання вимог;
• Бенефіціарний власник (tegelik kasusaaja) — фізична особа, яка зрештою володіє компанією або контролює її та відомості про яку окремо подаються до Комерційного реєстру.

Одна особа може одночасно виконувати всі три ролі, що є типовим для OÜ з одним засновником. Проте обов’язки, пов’язані з кожною роллю, залишаються окремими, а управлінська відповідальність випливає зі статусу члена правління, а не з володіння частками.

Обов’язки та відповідальність директора естонської компанії

Основний обов’язок директора естонської компанії — керувати нею з обачністю, якої очікують від розсудливого підприємця, і діяти в найкращих інтересах компанії. Усі інші обов’язки випливають із цього стандарту.

• Повсякденне управління. Правління ухвалює рішення щодо діяльності, договорів, персоналу, ціноутворення та комерційного напряму компанії.
• Юридичне представництво. Член правління підписує документи від імені компанії, відкриває рахунки, укладає угоди та представляє її перед органами влади.
• Бухгалтерський облік і звітність. Правління повинно організувати бухгалтерський облік компанії та забезпечити своєчасне подання річного звіту до Комерційного реєстру.
• Дотримання податкових вимог. Декларації потрібно подавати, а податки — сплачувати Податково-митному департаменту Естонії (Maksu- ja Tolliamet) у встановлені законом строки.
• Актуальність даних реєстру. Про зміни адреси, контактних даних, складу правління, бенефіціарних власників і передачу часток потрібно повідомляти Комерційний реєстр, який тепер також веде перелік акціонерів.
• Скликання зборів акціонерів. Правління скликає загальні збори для затвердження річного звіту, розподілу прибутку та внесення змін до статуту.
• Обов’язок лояльності. Член правління повинен уникати конфліктів інтересів і не може використовувати можливості чи активи компанії для особистої вигоди.
• Контроль платоспроможності. Правління повинно стежити за фінансовим станом компанії та подати заяву про банкрутство, якщо неплатоспроможність стає постійною.

Ці обов’язки діють у повному обсязі, навіть якщо компанія не провадить діяльності, не має обороту та працівників. Навіть у неактивної компанії є член правління з обов’язками щодо звітності.

Права члена правління естонського OÜ

Права члена правління є зворотним боком його обов’язків. Член правління має право керувати компанією та представляти її в межах закону і статуту, отримувати винагороду, погоджену в договорі з членом правління, а також відшкодування обґрунтованих витрат. Він також може скликати збори акціонерів, коли рішення виходить за межі компетенції самого правління, у будь-який момент піти у відставку незалежно від волі акціонерів і користується захистом під час виконання чинного рішення акціонерів: завдані внаслідок цього збитки не покладаються на нього особисто.

Одне право варто згадати окремо: повний доступ до бухгалтерських записів, договорів і документів компанії. Особливо важливим воно є тоді, коли член правління не є власником: директор, який не бачить бухгалтерії, згодом не зможе довести належну обачність, а саме із цього часто починаються спори щодо відповідальності.

Як призначити, звільнити або замінити члена правління в Естонії

Членів правління естонського OÜ призначають і звільняють рішенням акціонерів, а щодо третіх осіб зміна набуває чинності після її внесення до Комерційного реєстру. Строк повноважень не обмежений, якщо інше не передбачено статутом.

Призначення нового члена правління: покроково

1. 1

   Акціонери ухвалюють рішення про обрання нового члена правління.

2. 2

   Особа підтверджує свою згоду на призначення.

3. 3

   До Комерційного реєстру подають заяву з цифровим підписом або нотаріальним посвідченням.

4. 4

   Реєстратор вносить запис, після чого дані нового члена правління стають загальнодоступними.

5. 5

   Відповідно оновлюють доступ до банку, платіжного сервісу та бухгалтерії.

Якщо засновник або новопризначений директор має естонську ID-картку, цифрове посвідчення особи чи цифрову ідентичність е-резидента, усю процедуру можна пройти онлайн у Реєстрі електронного підприємництва. Без цифрової ідентичності документи потрібно нотаріально посвідчити, а іноземний нотаріальний акт зазвичай потребує апостиля та присяжного перекладу.

Звільнення члена правління та вихід зі складу правління

Акціонери можуть у будь-який момент звільнити директора естонської компанії простою більшістю голосів, якщо статут не вимагає більшої кількості голосів. Пояснювати причину не потрібно, а законодавство про компанії не передбачає строку попередження, хоча його може бути встановлено договором із членом правління.

Член правління, зі свого боку, може піти у відставку будь-коли. Щодо компанії відставка набуває чинності після її оголошення, але треті особи мають право покладатися на дані Комерційного реєстру, доки запис не буде змінено. До цього моменту дії особи, яка вже пішла у відставку, усе ще можуть створювати зобов’язання для компанії, а кореспонденцію можуть і надалі надсилати цій особі.

Кілька членів правління та право представництва

За замовчуванням кожен член правління естонського OÜ може самостійно представляти компанію. Спільне представництво, наприклад вимога підпису двох членів правління, можливе, але для чинності щодо третіх осіб його потрібно передбачити статутом і внести до Комерційного реєстру.

Незареєстровані внутрішні обмеження залишаються обов’язковими для члена правління у відносинах із компанією, але не роблять недійсним правочин, укладений із добросовісним контрагентом. Якщо призначено кількох членів правління, внутрішні рішення зазвичай ухвалюють більшістю голосів, якщо статутом не передбачено інше.

Договір із членом правління (Juhatuse Liikme Leping): чому це не трудовий договір

Член правління естонської компанії не є її працівником, тому Закон про трудові договори не застосовується до відносин із членом правління. Ці відносини ґрунтуються на рішенні акціонерів про обрання та, у більшості випадків, на окремому договорі з членом правління (juhatuse liikme leping), що регулюється зобов’язальним правом.

Практичний наслідок полягає в тому, що жодні умови не діють автоматично. Оплачувана відпустка, строки попередження, правила робочого часу, вихідна допомога й умови на випадок хвороби не випливають із самої посади: якщо сторони бажають їх застосовувати, це потрібно прописати в договорі.

• обсяг управлінських обов’язків і внутрішні обмеження щодо ухвалення рішень;
• розмір і строки виплати винагороди члену правління, а також відшкодування витрат;
• конфіденційність, інтелектуальну власність і передавання документів;
• припинення договору та компенсацію в разі звільнення;
• умови про неконкуренцію, якщо їх погоджено.

Член правління не може підписати цей договір від імені обох сторін: акціонери ухвалюють рішення, що визначає основні умови, зокрема винагороду, і призначають особу для підписання від імені компанії. Порядок оподаткування винагороди та випадки, коли її виплата взагалі доцільна, розглянуто в нашому окремому посібнику про винагороду членів правління в Естонії. Якщо особа поєднує місце в правлінні зі справжніми трудовими відносинами в межах іншої функції — наприклад, засновник також є провідним розробником, — ці відносини слід оформити окремо, оскільки трудове законодавство захищає лише трудові відносини.

Неконкуренція та конфлікти інтересів

Без згоди акціонерів член правління не може конкурувати з компанією чи обіймати керівну посаду в конкуруючому бізнесі. Правочини між компанією та її власним членом правління також потребують рішення акціонерів. Угоди із самим собою без такого рішення, особливо позики між компанією та засновником, є одним із найпоширеніших джерел подальших спорів у компаніях, якими керують власники.

Відповідальність члена правління в Естонії: коли директор відповідає особисто

Відповідальність директора в Естонії визначається функціями, а не назвою посади. Член правління несе особисту відповідальність за шкоду, завдану компанії внаслідок порушення обов’язків, а в передбачених законом випадках — також перед кредиторами та державою. Обмежена відповідальність захищає інвестиції акціонера, але не директора, який неналежно виконує свої обов’язки.

Підстави відповідальності директора

Відповідальність настає за порушення обов’язку дбайливості або лояльності, що спричинило збитки. Найважливіша практична особливість відповідальності директора в Естонії — зворотний тягар доказування: не компанія повинна доводити недбалість члена правління, а член правління має підтвердити, що виконував обов’язки з обачністю розсудливого підприємця. У спорі доказами слугують документи: рішення, розрахунки, листування та консультації, отримані до вчинення дій. Сама по собі комерційна невдача не породжує відповідальності. Добросовісне господарське рішення, яке дало поганий результат, захищається, якщо член правління не мав у ньому особистої зацікавленості та був достатньо поінформований під час його ухвалення.

Крім загальної недбалості, естонське законодавство передбачає особисту відповідальність у кількох конкретних ситуаціях:

• Незаконні виплати акціонерам — дивіденди, виплачені за відсутності прибутку, що підлягає розподілу, або прихований розподіл коштів повинні бути повернені компанії членами правління, які їх дозволили;
• Несвоєчасне подання заяви про банкрутство — якщо неплатоспроможність не є тимчасовою, правління повинно подати заяву про банкрутство протягом 20 днів від моменту, коли вона стала очевидною, а платежі після цього моменту можуть бути покладені особисто на членів правління;
• Несплачені податки — Податково-митний департамент може винести рішення про відповідальність члена правління, який умисно або через грубу недбалість спричинив невиконання податкових зобов’язань компанії;
• Кримінальні правопорушення — неорганізація бухгалтерського обліку, приховування бухгалтерських документів або податкові правопорушення, учинені через компанію, можуть спричинити кримінальну відповідальність і встановлену судом заборону на підприємницьку діяльність (ärikeeld).

Відповідно до статті 187 Комерційного кодексу, до вимог проти члена правління застосовується п’ятирічний строк позовної давності, а відставка їх не скасовує. Колишній член правління продовжує відповідати за порушення, учинені протягом строку повноважень, і продаж часток нічого не змінює. Не менш реальною є протилежна пастка: особа, яка фактично залишила компанію, але не заявила про відставку й досі внесена до Комерційного реєстру, продовжує обіймати посаду з усіма її обов’язками. Кожен вихід зі складу правління має завершуватися заявленою відставкою та перевіркою запису в реєстрі.

Як зменшити ризик особистої відповідальності

• постійно підтримуйте бухгалтерський облік в актуальному стані, а не відновлюйте його раз на рік;
• документуйте рішення правління, особливо незвичайні правочини або операції з пов’язаними сторонами;
• контролюйте чисті активи та платоспроможність і дійте завчасно, якщо становище погіршується;
• ніколи не погоджуйтеся на місце в правлінні компанії, діяльність якої ви не контролюєте;
• зберігайте докази належної обачності — консультації, розрахунки та рішення — щонайменше протягом строку позовної давності;
• отримуйте рішення акціонерів перед будь-яким правочином між компанією та вами;
• розгляньте страхування відповідальності директорів і посадових осіб, якщо компанія має суттєві комерційні ризики.

Поширені помилки членів правління естонських компаній

Більшість проблем директорів невеликих естонських компаній мають адміністративний, а не юридичний характер, і майже всіх їх можна уникнути.

• пропуск строку подання річного звіту, зокрема для неактивної компанії;
• неофіційна відставка без реєстрації зміни в Комерційному реєстрі;
• використання банківського рахунку компанії для особистих витрат;
• неактуальні відомості про бенефіціарного власника або контактні дані в реєстрі;
• робота роками без договору з членом правління та документування рішень;
• позики між компанією та засновником без рішення акціонерів;
• продовження господарської діяльності після того, як неплатоспроможність стала очевидною.

Консолідований текст Комерційного кодексу Естонії опубліковано в Riigi Teataja, а рекомендації щодо обов’язків компаній, власниками яких є нерезиденти, публікує Податково-митний департамент Естонії.

Висновок: відповідальність пов’язана з місцем у правлінні

Естонія надає директорам компаній надзвичайну свободу. Достатньо однієї особи, вимог до резидентства чи громадянства немає, а всі обов’язки можна виконувати дистанційно за допомогою цифрової ідентичності.

Разом із цією свободою на одній особі зосереджується відповідальність. Саме член правління, а не акціонер чи бухгалтер, відповідає за звітність, податки, контроль платоспроможності та точність даних реєстру. Якщо знати про ці обов’язки заздалегідь, вони є звичайною справою. Якщо виявити їх після пропущеного строку чи рішення про відповідальність, це коштуватиме дорого.

Як може допомогти Eesti Firma

Eesti Firma допомагає з призначенням і звільненням членів правління, поданням документів до Комерційного реєстру, договорами з членами правління та рішеннями акціонерів, розрахунком винагороди й заробітної плати, річною звітністю та постійним дотриманням вимог естонськими компаніями, якими керують з-за кордону. Якщо цього потребує структура, ми також надаємо зареєстровану юридичну адресу в Таллінні та контактну особу в Естонії.

Якщо вас призначають до правління естонської компанії або потрібно змінити склад правління чинного OÜ, наша команда може підготувати рішення, оформити заяву до реєстру та від самого початку правильно організувати бухгалтерський і податковий облік будь-якої винагороди.

Засновникам, які ще перебувають на етапі планування, ми можемо надати консультацію щодо структури правління разом із постійними бухгалтерськими послугами в Естонії, які забезпечують виконання обов’язків правління щодо звітності.

Надіслати запит

Поширені запитання