Коротка відповідь
VIES (VAT Information Exchange System) — це безкоштовний онлайн-інструмент Європейської комісії для перевірки дійсності номера ПДВ (KMKR) ЄС для транскордонної торгівлі. Виберіть країну, введіть VAT ID без префікса країни, додайте власний номер ПДВ (KMKR) і надішліть запит. Якщо результат «дійсний», збережіть номер консультації: це доказ того, що Ви перевірили клієнта перед нарахуванням 0% ПДВ.
Пошук номера ПДВ (KMKR) у VIES не є пошуком у центральній базі даних. Інструмент у реальному часі надсилає Ваш запит до національного реєстру ПДВ обраної держави-члена та показує відповідь. Саме тому деякі країни повертають назву й адресу компанії, тоді як інші лише підтверджують статус реєстрації платником ПДВ. Перевірка безкоштовна, триває менше хвилини та не потребує облікового запису чи входу.
Як перевірити номер ПДВ (KMKR) ЄС у VIES: покроково
- Відкрийте сторінку перевірки номера ПДВ (KMKR) VIES на вебсайті Європейської комісії.
- Виберіть державу-члена. Зверніть увагу: Греція позначена як «EL», а не «GR», а Північна Ірландія використовує префікс «XI» лише для товарів.
- Введіть номер ПДВ (KMKR) без коду країни та без пробілів, крапок чи дефісів. Для DE 123 456 789 введіть лише 123456789.
- Введіть власний номер ПДВ (KMKR) у полях «Requester». Це необов’язково, але без нього Ви не отримаєте номер консультації.
- Надішліть запит і прочитайте результат. VIES повертає «Valid» або «Invalid», дату й час запиту, а також, якщо країна надає ці дані, зареєстровану назву й адресу торговця.
- Збережіть підтвердження разом із рахунком-фактурою або у Вашій системі бухгалтерського обліку.
Як читати результат перевірки номера ПДВ (KMKR) VIES
| Результат | Що це означає | Що робити |
|---|---|---|
| Дійсний | Номер ПДВ (KMKR) зареєстрований для внутрішньоєвропейських операцій на момент запиту. | Порівняйте повернуті назву й адресу із замовленням Вашого клієнта. Дійсний номер іншої компанії — це попереджувальний сигнал, а не дозвіл діяти далі. |
| Недійсний | Номера не існує, його не активовано для внутрішньоєвропейських операцій або реєстрацію ще не завершено. | Не застосовуйте 0% ПДВ або механізм reverse charge. Попросіть клієнта врегулювати це зі своїм податковим органом і перевірте номер повторно до виставлення рахунка. |
| Сервіс держави-члена недоступний | Національна база даних тимчасово недоступна — це технічна помилка, а не висновок щодо номера. | Спробуйте пізніше та збережіть запис про спробу. |
VIES показує «Invalid», але VAT ID правильний: поширені причини
Результат «Invalid» не завжди означає, що номер реєстрації платником ПДВ підроблений. Поширені причини: помилка введення, скасований номер, зовсім нова реєстрація, яка ще не з’явилася у VIES, або клієнт в Іспанії чи Італії, який не завершив окрему реєстрацію для внутрішньоспільнотної торгівлі. Німецькі клієнти іноді вказують свій внутрішній податковий номер замість DE VAT identification number.
Номер консультації VIES і періодичність повторної перевірки
Номер консультації — це унікальне посилання, яке VIES видає, коли Ви вказуєте у запиті власний номер ПДВ (KMKR). Він фіксує, що перевірку проведено, коли її проведено та яким був результат. Оскільки VIES показує лише поточний статус і не зберігає історії, збережені номери консультацій є єдиним доказом того, що номер ПДВ (KMKR) клієнта був дійсним на дату рахунка-фактури.
Перевіряйте нових клієнтів перед першим рахунком-фактурою, періодично повторно перевіряйте чинних і завжди перевіряйте перед незвично великим замовленням. Якщо Ви використовуєте програмне забезпечення для бухгалтерського обліку або виставлення рахунків, VIES також пропонує безкоштовний API, тож перевірка VAT ID може виконуватися автоматично під час виставлення рахунка.
Чому важлива перевірка номера ПДВ (KMKR): вартість недійсного VAT ID
Коли компанія продає товари чи послуги зареєстрованому платнику ПДВ в іншій країні ЄС, вона зазвичай не нараховує внутрішній ПДВ: товари оподатковуються за нульовою ставкою як внутрішньоспільнотне постачання, а більшість транскордонних B2B-послуг підпадають під reverse charge. Обидва режими ґрунтуються на тому, що клієнт має дійсний VAT ID ЄС, а для товарів це є матеріальною умовою за правилами ПДВ ЄС: без дійсного номера іншої держави-члена звільнення не застосовується.
Ризик повністю несе продавець. Якщо Ви виставили рахунок-фактуру з 0% ПДВ, а номер клієнта згодом виявиться недійсним, податковий орган може розцінити продаж як внутрішнє оподатковуване постачання та нарахувати ПДВ за національною ставкою продавця — 24% в Естонії — плюс відсотки, а у серйозних випадках і штрафи. Стягнути цю суму з клієнта через місяці рідко реально, тож податок сплачується з Вашої маржі. Недійсний VAT ID також робить рахунок-фактуру неналежним, що може заблокувати відрахування вхідного ПДВ клієнтом. Однохвилинна перевірка VIES зі збереженим номером консультації усуває майже весь цей ризик.
VIES і національні інструменти пошуку номера ПДВ (KMKR)
VIES охоплює 27 держав-членів ЄС і Північну Ірландію та підтверджує лише дійсність номера для внутрішньоєвропейської торгівлі. Більшість національних податкових органів також мають власний пошук номера ПДВ (KMKR) для внутрішніх цілей, який часто працює швидше й іноді показує більше деталей, ніж пошук VIES. В Естонії, наприклад, Податково-митний департамент пропонує естонський пошук номера ПДВ (KMKR), що повертає назву платника податків, реєстраційний код і дату реєстрації для будь-якого номера EE (EE, за яким ідуть дев’ять цифр). Естонській компанії, якій потрібен власний номер ПДВ (KMKR), радимо наш посібник щодо реєстрації платником ПДВ в Естонії.
Підтримка щодо дотримання вимог ПДВ для естонських компаній
У межах нашої бухгалтерської послуги Eesti Firma перевіряє контрагентів у VIES, готує декларації з ПДВ і EC Sales List (форму VD) та підтримує належний порядок підтвердних документів. Якщо Ви хочете передати нам дотримання вимог ПДВ для Вашої естонської компанії, надішліть запит, і ми повернемося з пропозицією.
Поширені запитання
Так. І вебформа, і API безкоштовно надаються Європейською комісією.
Ні. VIES працює лише за самим номером. Щоб знайти номер ПДВ (KMKR) компанії, запитайте клієнта або перегляньте її рахунки-фактури чи вебсайт, а потім перевірте номер у VIES.
Номери Великої Британії (префікс GB) не представлені у VIES; натомість використовуйте сервіс HMRC «Check a UK VAT number». До VIES включено лише номери Північної Ірландії з префіксом XI, і лише для товарів.
Ні. Деякі держави-члени, зокрема Німеччина та Іспанія, не надають через VIES назви й адреси. У таких випадках підтвердьте дані безпосередньо з клієнтом.
Перед першим рахунком-фактурою, потім через регулярні інтервали (багато компаній перевіряють щокварталу) та завжди перед великим або незвичним замовленням. Зберігайте номер консультації з кожної перевірки.
