Коротка відповідь
Сертифікат про посадових осіб підтверджує, хто наразі управляє компанією та володіє нею. Він походить із країн загального права, і жодний орган влади Естонії його не видає. Як ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг, Eesti Firma може видати сертифікат про посадових осіб для Вашої естонської компанії від свого імені. Перед видачею ми перевіряємо компанію в Комерційному реєстрі та інших офіційних джерелах.
Що таке сертифікат про посадових осіб
Сертифікат про посадових осіб, або сертифікат повноважень, зазначає, хто обіймає посади в компанії на певну дату: директори, учасники та, за потреби, секретар компанії. У Великій Британії, на Кіпрі, у Гонконзі, на Британських Віргінських Островах та інших юрисдикціях загального права його підписує секретар компанії або зареєстрований агент, а банки розглядають його як підтвердження того, хто може діяти від імені компанії.
Естонське законодавство не передбачає такого документа. Та сама інформація є публічною в e-Business Register, тому естонський банк просто знаходить компанію в реєстрі. Проблеми починаються, коли контрольний список іноземного контрагента вимагає документ під назвою «certificate of incumbency».
Коли естонській компанії потрібен цей сертифікат
Запити майже завжди надходять з-за меж Естонії: від іноземного банку або платіжної установи, що відкриває рахунок, маркетплейсу або криптобіржі, яка підключає продавця, юристів, що проводять перевірку know-your-customer (KYC), або нотаріуса за кордоном, який оформлює угоду з нерухомістю чи частками.
Реєстраційна картка з е-Комерційного реєстру часто є достатньою, особливо з апостилем. Однак деякі команди з комплаєнсу наполягають на документі з назвою «Сертифікат про посадових осіб», підписаному регульованим фахівцем, і не приймають замість нього роздруківку з реєстру.
Чому органи влади Естонії його не видають
Комерційний реєстр видає реєстраційні картки та витяги, а не сертифікати, тоді як нотаріус засвідчує підписи й копії. В естонській OÜ немає ні секретаря компанії, ні зареєстрованого агента, тому особа, яка зазвичай підписує сертифікат про посадових осіб, тут відсутня.
Натомість існує ліцензований постачальник трастових і корпоративних послуг (TCSP). Відповідно до Закону про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму такі постачальники мають ліцензію від Financial Intelligence Unit (FIU) і працюють під його наглядом. Сертифікат про посадових осіб, виданий ліцензованим TCSP від власного імені, є найближчим естонським відповідником того, чого очікує іноземний банк, і досі жоден із наших сертифікатів не було відхилено.
Що містить наш сертифікат про посадових осіб
Ми видаємо сертифікат на бланку Eesti Firma, зазначаємо наш реєстраційний код і номер ліцензії FIU та підтверджуємо таке щодо Вашої компанії:
| Пункт | Що він підтверджує |
|---|---|
| Назва, реєстраційний код, дата реєстрації, організаційно-правова форма | Точні дані компанії, внесені до Комерційного реєстру, і те, що вона є естонським товариством з обмеженою відповідальністю (OÜ) |
| Статутний капітал | Сума та інформація про його сплату |
| Фінансовий рік | Зазвичай з 1 січня до 31 грудня |
| Статус | Що компанію внесено до реєстру і вона має належний юридичний статус |
| Податковий борг | Що компанія не має податкового боргу на дату сертифіката, відповідно до Податково-митного департаменту (EMTA) |
| Правління та учасники | Кожен член правління та учасник із його ідентифікаційними даними |
Перед підписанням ми перевіряємо компанію в Комерційному реєстрі, через запит щодо податкового боргу EMTA та в інших офіційних джерелах. У сертифікаті зазначається дата перевірки; його підписує та скріплює печаткою юрист і член правління Eesti Firma. Якщо одержувач цього вимагає, нотаріус може засвідчити підпис. Апостиль — це інше питання: він призначений для публічних документів, тому такий приватний сертифікат не можна апостилювати безпосередньо. Якщо одержувач наполягає на ньому, кращим варіантом є реєстраційна картка з апостилем.
Як замовити
Надішліть нам назву компанії та повідомте, хто отримає сертифікат і чи потрібен їм нотаріально засвідчений підпис. Сертифікат коштує €100 і за наявності актуальних даних реєстру буде готовий протягом одного робочого дня. Якщо дані реєстру застарілі, наприклад член правління вже вибув, ми повідомимо Вам, що слід спершу виправити.
Поширені запитання
Ні. Реєстр видає реєстраційні картки та витяги, і вони часто задовольняють іноземного одержувача. Коли одержувач наполягає на документі, який називається сертифікатом про посадових осіб, його видає ліцензований постачальник послуг.
Він не має фіксованого строку дії: він відображає дані реєстру на дату видачі. Більшість одержувачів хочуть документ, виданий протягом останніх кількох місяців, тому перед замовленням перевірте їхню вимогу.
Замовлення корпоративних документів для Вашої естонської компанії
Якщо Вам потрібен сертифікат про посадових осіб або інші корпоративні документи для Вашої естонської компанії, ми можемо їх підготувати. А якщо компанії ще немає, ми можемо почати з реєстрації компанії в Естонії.
