Chi phí công tác và phụ cấp công tác: Công ty Estonia có thể chi trả miễn thuế những gì

Công tác là một trong số ít trường hợp công ty Estonia có thể chi trả cả chi phí cá nhân của chủ sở hữu, gồm cả bữa ăn, mà không phải chịu thuế; vì vậy các nhà sáng lập thường hỏi về vấn đề này. Quy định ngắn gọn, nằm trong Luật Thuế thu nhập và Quy định số 110 của Chính phủ về công tác phí. Các quy định này nêu công tác là gì, phụ cấp công tác nào được trả miễn thuế và chi phí công tác nào được hoàn trả dựa trên chứng từ.

Trong thực tế của chúng tôi, quy định hiếm khi là vấn đề. Vấn đề là những gì xảy ra trong chuyến đi: mọi thứ đều thanh toán bằng thẻ công ty, biên lai không được lưu giữ, và bữa tối với khách hàng nằm cạnh bữa trưa gia đình trên cùng một sao kê. Khi đó, kế toán nhận một chồng giao dịch thẻ không có quyết định công tác kèm theo. Hướng dẫn này nêu các chi phí công tác mà OÜ Estonia có thể trả miễn thuế, khoản nào trở thành phúc lợi chịu thuế và cách áp dụng quy định với thành viên hội đồng quản trị sống ở nước ngoài. Phần cuối trình bày quy trình giúp hồ sơ luôn gọn gàng để một câu hỏi từ Cơ quan Thuế và Hải quan Estonia (EMTA) không làm thay đổi điều gì.

Điều gì được coi là chuyến công tác tại Estonia

Chuyến công tác bắt đầu từ nơi làm việc thông thường của bạn, vì vậy đây là điểm đầu tiên cần xác định. Với nhân viên, nơi làm việc là nơi ghi trong hợp đồng lao động, được thỏa thuận ít nhất đến cấp thị trấn hoặc đô thị. Một công ty tại Tallinn cử nhân viên đến Tartu hoặc Berlin là cử đi công tác. Nhân viên có hợp đồng ghi nơi làm việc là “Estonia” không thể đi công tác tại bất kỳ nơi nào trong nước mà chỉ có thể đi nước ngoài. Hành trình giữa nhà và nơi làm việc thông thường không bao giờ là chuyến công tác.

Các quy định và giới hạn thuế tương tự cũng áp dụng cho thành viên hội đồng quản trị. Thành viên hội đồng quản trị không cần có hợp đồng lao động, thù lao hội đồng quản trị hoặc bất kỳ tiền lương nào để công ty chi trả các chuyến đi của họ. Hướng dẫn của EMTA về công tác nêu rằng giới hạn miễn thuế áp dụng dù người đó có nhận thù lao hay không. Khác biệt duy nhất là thành viên hội đồng quản trị không có quyền pháp lý yêu cầu phụ cấp công tác, nên việc công ty có trả hay không là vấn đề thỏa thuận. Với nhà sáng lập điều hành OÜ của riêng mình, điều này có nghĩa công ty có thể chi trả các chuyến đi ngay cả khi chưa từng trả thù lao thành viên hội đồng quản trị hoặc bất cứ khoản nào khác.

Quyết định bằng văn bản quyết định mọi việc

Trước chuyến đi, công ty ban hành quyết định bằng văn bản nêu người đi công tác, địa điểm, thời gian, mục đích, các chi phí được hoàn trả và mức phụ cấp công tác hằng ngày. Không có biểu mẫu chính thức; một trang, ghi ngày và có chữ ký của thành viên hội đồng quản trị thay mặt công ty là đủ. Trong công ty một người, thành viên hội đồng quản trị ký quyết định về chính chuyến đi của mình, điều này có vẻ lạ lần đầu nhưng hoàn toàn bình thường.

Quyết định là thứ đầu tiên kế toán hoặc thanh tra thuế tìm kiếm. Quan điểm của EMTA rất rõ: không có quyết định bằng văn bản, hoặc khi chuyến đi hóa ra hoàn toàn không phải chuyến công tác, các chi phí thanh toán theo biên lai bị đánh thuế như phúc lợi hiện vật và các khoản chuyển tiền cho cá nhân bị đánh thuế như lương. Một kỳ nghỉ được ngụy trang thành chuyến công tác cũng được xử lý tương tự. Quyết định lập sau chuyến đi vẫn tốt hơn không có, nhưng khi đó phải khớp với vé, ngày tháng và mục đích công việc thực tế; kế toán sẽ muốn có quyết định trước khi tiền được chi hơn nhiều.

Phụ cấp công tác miễn thuế khi đi nước ngoài

Phụ cấp công tác chi trả bữa ăn và các chi phí nhỏ khi xa nhà. Khoản này được trả theo ngày không cần biên lai; với chuyến đi nước ngoài, công ty có thể trả miễn thuế trong các giới hạn sau.

Công ty có thể trả cao hơn giới hạn, nhưng phần vượt bị đánh thuế như lương. Các giới hạn do quy định đặt ra và thay đổi theo thời gian; các số liệu trong hướng dẫn này có hiệu lực tại lần cập nhật gần nhất. Công tác trong nước khác: không có phụ cấp công tác miễn thuế cho chuyến đi trong Estonia, và nếu công ty vẫn chi trả thì khoản đó bị đánh thuế như lương. Bữa ăn trong chuyến công tác nội địa cũng không thể hoàn trả miễn thuế, kể cả khi có biên lai. Khách sạn, vé và vận chuyển trong Estonia được hoàn trả đầy đủ theo chứng từ, như mọi chuyến đi khác.

Không thể chi trả hai lần phụ cấp và các bữa ăn mà khoản đó dùng để chi. Nếu công ty trả phụ cấp công tác và cũng chi trả hóa đơn nhà hàng riêng của người đi, các hóa đơn nhà hàng là phúc lợi hiện vật. Bữa sáng đã bao gồm trong giá khách sạn là một phần chi phí lưu trú và vẫn miễn thuế, tương tự bữa ăn bao gồm trong vé. Nếu bữa ăn được cung cấp miễn phí tại điểm đến, chẳng hạn bởi đơn vị tổ chức hội nghị, công ty có thể giảm phụ cấp tới 70%.

Chi phí công tác nào được hoàn trả miễn thuế

Mọi chi phí công tác khác được hoàn trả dựa trên chứng từ thể hiện đã mua gì, mua của ai và với giá bao nhiêu. Luật không đặt trần cho các chi phí này; điều luật yêu cầu chúng cần thiết cho chuyến đi.

Sử dụng xe riêng

Nếu lái xe riêng trong chuyến công tác, công ty có thể chọn một trong hai cách. Công ty có thể hoàn trả chi phí thực tế của hành trình theo chứng từ, gồm nhiên liệu, đỗ xe, phí đường bộ và vé phà, không giới hạn mức nhưng không gồm sửa chữa và bảo dưỡng. Hoặc công ty có thể trả khoản bồi hoàn chung cho việc sử dụng xe cá nhân: tối đa €0.50 mỗi kilômét và không quá €550 mỗi tháng. Cách này cần nhật ký hành trình ghi ngày, tuyến đường và số kilômét của mỗi hành trình. Không thể yêu cầu cùng số kilômét theo cả hai cách, và phần vượt trần tháng theo cách thứ hai là phúc lợi hiện vật. Thành viên hội đồng quản trị có thể dùng một trong hai cách như nhân viên.

Thành viên hội đồng quản trị và chủ sở hữu sống ở nước ngoài

Phần lớn công ty Estonia có chủ sở hữu nước ngoài được điều hành từ quốc gia quê nhà của chủ sở hữu, và họ đến Estonia vài lần mỗi năm để gặp kế toán, ngân hàng hoặc đối tác. Chuyến thăm đó có phải công tác hay không phụ thuộc vào nơi làm việc của chủ sở hữu, và Luật Thuế thu nhập trả lời theo cách các nhà sáng lập không ngờ tới.

Với thành viên hội đồng quản trị, EMTA coi nơi làm việc là nơi người đó thường thực hiện nhiệm vụ. Nhà sáng lập quản lý công ty từ Lisbon có nơi làm việc tại Lisbon, và chuyến đi đến Tallinn là chuyến công tác nước ngoài đối với họ. Khi đó Luật Thuế thu nhập áp dụng giới hạn miễn thuế của quốc gia nơi công việc được thực hiện, không phải mức Estonia. EMTA đã xác nhận trong các câu trả lời công bố về công tác rằng công ty không thể chọn giới hạn Estonia thay thế. Vé máy bay, khách sạn và taxi được hoàn trả đầy đủ theo chứng từ như thông thường; chỉ phụ cấp công tác theo mức của quốc gia quê nhà. Cách quốc gia đó đánh thuế khoản phụ cấp là vấn đề riêng, nên hỏi cố vấn địa phương trước khoản thanh toán đầu tiên.

Một số hướng dẫn viết cho người có e-Residency nói ngược lại, rằng Estonia là quê hương của công ty và chuyến thăm Tallinn không thể là công tác. Cách hiểu đó bỏ qua nơi công việc được thực hiện. An toàn hơn là quyết định nơi làm việc một lần, ghi vào các quyết định công tác và áp dụng nhất quán cho mọi chuyến đi. Nơi chủ sở hữu thực sự làm việc cũng là vấn đề nền tảng của cơ sở thường trú, được giải thích trong bài viết của chúng tôi về điều hành công ty Estonia khi sống ở nước ngoài.

Điều gì xảy ra khi vi phạm quy định

Một chi phí không đạt điều kiện không biến mất khỏi sổ sách; nó thay đổi nhãn thuế. Bảng cho thấy công ty phải trả bao nhiêu thuế trên €100 trong từng trường hợp. Phúc lợi hiện vật là khoản tốn kém vì thuế thu nhập được tính trên lợi ích trước, rồi thuế xã hội được tính trên cả lợi ích và thuế thu nhập.

Tất cả các khoản này được khai trên TSD của tháng tiền được chi trả, mỗi khoản ở phụ lục riêng, và thuế được nộp trước cùng ngày 10 của tháng tiếp theo. Phúc lợi hiện vật và chi phí ngoài hoạt động kinh doanh nằm trong các khoản mà Luật Thuế thu nhập coi là phân phối chịu thuế, như hướng dẫn của chúng tôi về thuế thu nhập doanh nghiệp tại Estonia giải thích. Do đó, công ty chưa từng trả cổ tức vẫn có thể nợ thuế vì một chuyến đi lập hồ sơ kém.

Ví dụ chi tiết về chuyến đi ba ngày

Một thành viên hội đồng quản trị của công ty Tallinn bay đến Berlin vào thứ Hai và trở về vào tối thứ Tư để gặp khách hàng và tham dự hội chợ thương mại. Quyết định công tác được ký từ tuần trước, nêu ngày tháng, mục đích và phụ cấp công tác €75.

Dòng cuối là điều hầu hết nhà sáng lập không ngờ. Bữa trưa khiến công ty tốn €60 cộng €42.31 thuế, trong khi cùng €60 đó không tốn gì nếu thành viên hội đồng quản trị trả bữa trưa từ khoản phụ cấp €225. Cách khắc phục đơn giản: nếu bữa ăn được thanh toán bằng thẻ công ty, giảm phụ cấp trong những ngày đó cùng số tiền và tổng vẫn trong giới hạn miễn thuế. Bữa tối với khách hàng không thể xử lý như vậy, nhưng có thể lập kế hoạch vì tháng có thù lao hội đồng quản trị hoặc lương có mức tiếp khách cao hơn.

Vì sao thẻ công ty gây nhiều rắc rối nhất

Trong thực tế của chúng tôi, khách hàng cuối cùng nhận hóa đơn thuế cho việc đi lại không phải là người hiểu sai phụ cấp công tác. Họ là người thanh toán toàn bộ chuyến đi, và thường cả phần còn lại của tháng, bằng thẻ công ty rồi không lưu giữ gì. Cuối năm, kế toán có sao kê ngân hàng đầy nhà hàng, cửa hàng và khách sạn nước ngoài, không quyết định công tác, không biên lai và không cách nào phân biệt bữa tối với khách hàng với kỳ nghỉ gia đình. Những khoản thanh toán đó không thể được ghi nhận là chi phí kinh doanh. Chúng trở thành phúc lợi hiện vật, chi phí ngoài hoạt động kinh doanh hoặc khoản phải thu từ chủ sở hữu; lựa chọn cuối cùng là khởi đầu của vấn đề chúng tôi mô tả trong hướng dẫn về khoản vay của cổ đông từ công ty Estonia.

Quy trình giúp sổ sách luôn sạch

1. Ký quyết định công tác trước khi khởi hành, hoặc chậm nhất vào ngày đặt vé, và gửi bản sao cho kế toán.
2. Ghi mức phụ cấp công tác trong quyết định và trả bằng một lần chuyển khoản sau chuyến đi; không dùng thẻ công ty thay cho khoản này.
3. Chỉ dùng thẻ công ty cho khách sạn, vé, vận chuyển và các chi phí khác trong bảng trên, đồng thời chụp mọi biên lai ngay trong ngày. Một dòng sao kê thẻ không phải biên lai.
4. Giữ chi tiêu riêng trên thẻ riêng của bạn, bao gồm bữa ăn khi có trả phụ cấp công tác và mọi khoản cho người đi cùng bạn.
5. Gửi kế toán một báo cáo chi phí cho mỗi chuyến đi trong vòng một tuần sau khi về: quyết định, biên lai, tính toán phụ cấp công tác và ghi chú về các cuộc gặp khách hàng.

Một chuyến đi được xử lý như vậy chỉ mất vài phút để kế toán hạch toán và không để EMTA có gì cần phân loại lại.

Quản lý chi phí công tác cùng Eesti Firma

Chi phí công tác đáng được xử lý đúng cách vì đây là một trong những phương thức rõ ràng nhất để công ty Estonia chi trả các chi phí thực tế của chủ sở hữu. Kế toán viên của chúng tôi lập quyết định công tác, tính phụ cấp công tác và hạch toán báo cáo chi phí; bất kỳ khoản nào ngoài giới hạn đều được khai đúng trên TSD. Nếu bạn mới đang lên kế hoạch cho công ty, chúng tôi thiết lập quy trình chi phí trong khuôn khổ thành lập công ty tại Estonia.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp