Cách đổi tên một công ty Estonia hiện hữu

Các công ty đổi tên vì những lý do thông thường. Thương hiệu đã không còn phù hợp với cái tên được chọn vội khi đăng ký, chủ sở hữu mới muốn loại bỏ tên của chủ cũ, hoặc doanh nghiệp đã phát triển vượt khỏi từ từng mô tả nó. Dù lý do là gì, Sổ đăng ký thương mại không coi tên mới là một chi tiết có thể chỉnh sửa trong hồ sơ công ty. Tên được quy định trong điều lệ công ty, vì vậy đổi tên công ty là sửa đổi điều lệ, và sửa đổi điều lệ đòi hỏi quyết định chính thức của các cổ đông.

Bản thân quy trình này ngắn gọn và giống quy trình áp dụng cho mọi thay đổi khác đối với điều lệ, từ trụ sở đăng ký đến số lượng thành viên hội đồng quản trị. Điều cần cân nhắc thêm là ai ký tài liệu nào khi không phải mọi người đều có thẻ e-Residency, và tên mới thay đổi những gì ngoài sổ đăng ký — ít hơn phần lớn nhà sáng lập dự kiến.

Vì sao tên mới đòi hỏi sửa đổi Điều lệ công ty

Bộ luật Thương mại (äriseadustik) yêu cầu điều lệ công ty (põhikiri) của một công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân phải ghi tên doanh nghiệp (ärinimi). Điều lệ là tài liệu công khai được nộp cho sổ đăng ký và chỉ các cổ đông mới có thể thay đổi điều lệ. Một thành viên hội đồng quản trị không thể tự thực hiện việc này, dù thay đổi nhỏ đến đâu, và cổng thông tin sẽ không chấp nhận tên mới nếu điều lệ đã sửa đổi cùng quyết định của cổ đông không được đính kèm đơn đăng ký.

Nghị quyết sửa đổi điều lệ cần ít nhất hai phần ba số phiếu được bỏ, trừ khi điều lệ của bạn quy định ngưỡng cao hơn. Cách biểu quyết do các cổ đông quyết định: tại cuộc họp, bằng biểu quyết bằng văn bản không họp, hoặc tất cả cùng ký một nghị quyết nhất trí — cách mà đa số công ty nhỏ áp dụng. Cổ đông duy nhất chỉ cần ký nghị quyết. Việc sửa đổi chỉ có hiệu lực khi cơ quan đăng ký ghi nhận vào Sổ đăng ký thương mại; do đó, từ lúc biểu quyết đến khi ghi nhận, công ty vẫn giao dịch dưới tên cũ.

Cách đổi tên công ty tại Estonia: từng bước

Đây là quy trình dành cho công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân (OÜ) có thành viên hội đồng quản trị có thể ký điện tử; các trường hợp khác dành cho công ty không có thẻ e-Residency được nêu bên dưới.

1. Kiểm tra tên mới. Tra cứu qua công cụ truy vấn tên của e-Business Register với nhiều cách viết và kiểm tra nhãn hiệu Estonia cũng như EU, tương tự như trước khi đăng ký công ty tại Estonia. Hướng dẫn của chúng tôi về việc chọn và kiểm tra tên công ty trình bày các bước kiểm tra.
2. Thông qua nghị quyết của cổ đông. Nghị quyết ghi nhận quyết định thay đổi tên doanh nghiệp và phê duyệt nội dung mới của điều lệ công ty. Sổ đăng ký hoạt động bằng tiếng Estonia và công bố mẫu biểu cho cuộc họp, biểu quyết bằng văn bản và nghị quyết nhất trí.
3. Chuẩn bị toàn văn điều lệ mới. Sổ đăng ký yêu cầu toàn bộ tài liệu có ghi tên mới, không phải bản trích lục chỉ chứa điều khoản đã thay đổi. Mọi nội dung khác có thể giữ nguyên hoàn toàn; nếu phần còn lại của điều lệ đã cần chỉnh lý từ lâu, đây là lúc thực hiện với cùng một khoản phí.
4. Nộp đơn đăng ký. Đăng nhập e-Business Register bằng thẻ ID, thẻ e-Residency, Mobile-ID hoặc Smart-ID, mở công ty và chọn Change data. Nhập tên mới vào trường tên doanh nghiệp, tải điều lệ lên mục Articles of association kèm ngày của nghị quyết, rồi đính kèm nghị quyết tại Documents. Cả hai tệp đều trở thành công khai. Chữ ký của một thành viên hội đồng quản trị trên đơn là đủ, trừ khi sổ đăng ký cho thấy các thành viên hội đồng quản trị chỉ có thể hành động chung.
5. Nộp lệ phí nhà nước. Phí là €25, thanh toán qua liên kết ngân hàng trên cổng thông tin. Phí được tính theo từng đơn đăng ký, vì vậy thay đổi thành viên hội đồng quản trị hoặc địa chỉ nộp cùng lúc không phát sinh thêm phí.
6. Chờ ghi nhận. Cơ quan đăng ký xem xét đơn thay đổi trong vòng năm ngày làm việc. Tên mới có hiệu lực từ ngày ghi nhận và cổng thông tin gửi thông báo đến email của công ty. Hãy tải thẻ đăng ký mới ngay trong ngày: ngân hàng sẽ yêu cầu tài liệu này.

Ai ký tài liệu nào khi không phải mọi người đều có thẻ e-Residency

Nghị quyết và đơn đăng ký là hai tài liệu khác nhau, không nhất thiết phải được ký theo cùng cách. Trong thực tế của chúng tôi, cách thức ký thuộc một trong ba mô hình.

Mô hình thứ hai thường khiến nhà sáng lập ngạc nhiên. Chỉ bản thân đơn đăng ký cần chữ ký điện tử; nghị quyết của cổ đông có thể ký trên giấy, miễn là bản gốc đến bộ phận đăng ký của Tòa án Quận Tartu. Trên cổng thông tin, điều này có nghĩa là từ chối thủ tục rút gọn ở bước thanh toán để bản gốc trên giấy có thể được gửi sau. Mô hình thứ ba là thông lệ đối với công ty do nước ngoài sở hữu: nhiều công ty nộp mọi thay đổi qua công chứng viên, cổ đông ký tay nghị quyết rồi gửi cho chúng tôi, và giấy ủy quyền của thành viên hội đồng quản trị là tất cả những gì công chứng viên cần từ phía công ty.

Nếu cơ quan đăng ký phản đối tên mới

Cơ quan đăng ký kiểm tra tên doanh nghiệp mới theo các quy tắc như khi đăng ký; quy tắc quan trọng nhất là tên phải khác biệt rõ ràng, cả về cách viết lẫn âm đọc, so với mọi tên đã đăng ký và bảo lưu. Theo thực tế của chúng tôi, tên không phù hợp là lý do phổ biến nhất khiến đơn bị trả lại. Tên cũng được xem xét cùng lĩnh vực hoạt động chính của công ty, nên tên gợi đến một ngành kinh doanh mới cần đi kèm mã EMTAK được cập nhật. Nếu tên không đạt, bạn không nhận quyết định từ chối mà nhận phán quyết nêu thiếu sót và ấn định thời hạn khắc phục, thường là hai tuần, và không bị thu lệ phí nhà nước lần hai.

Khác với đăng ký ban đầu ở chỗ những gì phải làm lại. Vì tên mới xuất hiện trong nghị quyết của cổ đông và điều lệ công ty, một tên khác đòi hỏi nghị quyết mới và văn bản điều lệ mới, không chỉ là mẫu đơn đã sửa. Tòa án ủng hộ đánh giá của cơ quan đăng ký về sự tương tự: Tòa Phúc thẩm Tartu giữ nguyên quyết định từ chối đổi tên Bono Made OÜ thành Bono OÜ vì Pono OÜ đã có trong sổ đăng ký. Chỉ một chữ cái đã đủ khiến đơn bị trả lại và công ty phải quay lại các cổ đông để có nghị quyết mới.

Nếu việc đổi tên sẽ chờ, chẳng hạn đến khi các cổ đông có thể ký, công ty có thể bảo lưu tên doanh nghiệp mới trong sáu tháng với lệ phí nhà nước €150 và thông qua tên đó sau bằng cùng đơn thay đổi. Với việc đổi tên dự kiến nộp trong tháng này, truy vấn tên là đủ.

Những gì thay đổi và vẫn giữ nguyên

Công ty vẫn là cùng một pháp nhân trước và sau khi ghi nhận, nên mọi thứ gắn với công ty đều được chuyển tiếp. Những gì bạn phải tự cập nhật được liệt kê ở cột bên phải.

Thông báo cho ngân hàng, nhà cung cấp thanh toán và đối tác

Các cơ quan nhà nước lấy tên công ty từ Sổ đăng ký thương mại, nên không cần nộp hồ sơ cho họ. Ngân hàng và tổ chức thanh toán là vấn đề khác. Đổi tên là yếu tố kích hoạt bộ phận tuân thủ của họ; theo thực tế của chúng tôi, đặc biệt các nhà cung cấp thanh toán châu Âu yêu cầu một bộ hồ sơ doanh nghiệp mới hoàn chỉnh: thẻ đăng ký có tên mới, điều lệ đã sửa đổi và thường cả nghị quyết, đôi khi được dịch và hợp pháp hóa Apostille. Chúng tôi chuẩn bị các tài liệu doanh nghiệp này cho khách hàng để tài khoản tiếp tục hoạt động không gián đoạn.

Khách hàng, nhà cung cấp và các nền tảng mà bạn bán hàng qua đó cần nhận thông báo ngắn về tên mới cùng mã đăng ký không đổi. Vì tên cũ không bao giờ rời khỏi sổ đăng ký, bất kỳ ai tra cứu công ty sau này vẫn sẽ thấy tên đó trong lịch sử; đó là thêm một lý do để chọn cái tên bạn sẽ giữ lâu dài.

Đổi tên công ty cùng Eesti Firma

Chúng tôi xử lý toàn bộ thay đổi cho khách hàng: kiểm tra tên theo cách cơ quan đăng ký thực hiện, soạn nghị quyết và điều lệ mới, nộp đơn và, khi không thành viên hội đồng quản trị nào có chữ ký điện tử, thu xếp công chứng viên. Nếu đổi tên công ty Estonia là một phần của thay đổi lớn hơn, chẳng hạn chuyển nhượng cổ phần hoặc địa chỉ đăng ký mới, chúng tôi gộp mọi việc vào một đơn đăng ký và một lệ phí nhà nước. đội ngũ pháp lý của chúng tôi cũng chuẩn bị bộ tài liệu mà các ngân hàng yêu cầu sau đó.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp