VAT OSS cho thương mại điện tử: Công ty Estonia khai bán hàng EU trong một tờ khai như thế nào

Bán hàng trực tuyến khắp EU có cảm giác như một thị trường, nhưng về thuế lại là hai mươi bảy thị trường. Vượt một ngưỡng khiêm tốn, mỗi nước của khách hàng yêu cầu VAT riêng theo thuế suất riêng. VAT OSS, cơ chế Một cửa của EU, giúp bạn không phải đăng ký ở từng nước. Hướng dẫn này phân tích kỹ cơ chế; để có góc nhìn rộng hơn về quy tắc người tiêu dùng, thanh toán và hải quan, xem tổng quan của chúng tôi về cách công ty thương mại điện tử tại Estonia hoạt động.

VAT OSS là gì và hoạt động như thế nào?

VAT OSS là cơ chế đặc biệt của EU để khai VAT đối với doanh số xuyên biên giới cho người tiêu dùng (B2C), không phải doanh nghiệp. Trên thực tế, cơ chế này gồm bốn bước:

1. Bạn tính VAT theo thuế suất của nước khách hàng khi thanh toán.
2. Bạn ghi nhận từng giao dịch theo nước tiêu dùng.
3. Mỗi quý, bạn nộp một tờ khai VAT OSS trên e-MTA, liệt kê doanh số và VAT theo từng nước.
4. Bạn thanh toán một lần cho EMTA, cơ quan này phân bổ phần của từng nước.

Đây là cơ chế khai báo, không phải ưu đãi thuế: bạn vẫn phải nộp cùng mức VAT như khi đăng ký tại địa phương, nhưng chỉ làm việc với một cơ quan thuế thay vì hàng chục cơ quan.

VAT OSS chỉ dành cho thương mại điện tử?

Không. Cửa hàng trực tuyến là nhóm sử dụng lớn nhất, nhưng cơ chế OSS của Liên minh — phiên bản các công ty Estonia sử dụng — áp dụng cho hai loại cung cấp cho người tiêu dùng tư nhân tại các nước EU khác:

• Bán hàng hóa từ xa trong EU: hàng hóa được gửi từ một nước EU đến người tiêu dùng ở nước khác, dù bán qua trang web riêng hay sàn giao dịch.
• Dịch vụ tiêu dùng (B2C) chịu thuế tại một nước EU khác: dịch vụ số như thuê bao phần mềm, ứng dụng, phát trực tuyến, sách điện tử, khóa học trực tuyến và nội dung tải xuống khác, cũng như dịch vụ ngoại tuyến — công việc với bất động sản ở nước ngoài, sự kiện văn hóa, thể thao, giáo dục hoặc giải trí tổ chức tại nước thành viên khác, và cho thuê xe.

Vì vậy, một công ty khởi nghiệp SaaS, gia sư trực tuyến hoặc công ty đào tạo tổ chức hội thảo có thu phí tại Riga có thể dùng OSS mà không cần gửi một kiện hàng nào.

Nếu hàng hóa đi thẳng từ nhà cung cấp ngoài EU đến khách hàng của bạn, bạn cần IOSS thay vì OSS — xem hướng dẫn về IOSS cho công ty Estonia của chúng tôi.

Tôi có cần đăng ký OSS? Ngưỡng bán hàng từ xa €10.000

Theo ngưỡng bán hàng từ xa của EU, công ty chỉ thành lập tại Estonia có thể tính VAT Estonia đối với bán hàng từ xa và dịch vụ số cho người tiêu dùng EU. Điều kiện là tổng doanh số đó cho các nước thành viên khác không vượt €10.000 trong cả năm dương lịch hiện tại và năm trước. Khi tổng doanh số vượt ngưỡng, VAT của nước khách hàng áp dụng từ giao dịch làm vượt ngưỡng. Từ đó, bạn có hai lựa chọn: đăng ký OSS tại Estonia, hoặc đăng ký VAT riêng tại từng nước nơi bạn bán hàng.

Ngưỡng này là một mức cho toàn EU, không phải hạn mức theo từng nước, và không áp dụng cho doanh nghiệp thành lập tại nhiều hơn một nước EU. Nó cũng chỉ bao gồm hàng hóa và dịch vụ số: các dịch vụ B2C khác chịu thuế ở nước ngoài, như sự kiện tổ chức tại nước thành viên khác, chịu VAT của nước đó từ euro đầu tiên. Dưới ngưỡng, bạn vẫn có thể chọn VAT theo nước đích, nhưng lựa chọn này ràng buộc bạn ít nhất hai năm dương lịch.

Ví dụ. Một OÜ Estonia bán đồ da trực tuyến đạt €10.400 doanh số cho người tiêu dùng tại Phần Lan và Đức vào tháng Mười. Từ đơn hàng làm vượt €10.000, công ty tính VAT Phần Lan cho người mua Phần Lan và VAT Đức cho người mua Đức. Với OSS, công ty khai cả hai trong một tờ khai gửi EMTA; không dùng OSS, công ty cần mã số VAT Phần Lan và Đức.

OSS cho khóa học trực tuyến, webinar và phát trực tiếp

Giáo dục trực tuyến cần xem xét kỹ hơn vì hai sản phẩm tương tự chịu thuế khác nhau. Khóa học ghi sẵn mà khách hàng truy cập không có tương tác trực tiếp được coi là dịch vụ số, nên áp dụng ngưỡng €10.000. Webinar trực tiếp, lớp học trực tuyến và sự kiện khác phát cho người tiêu dùng chịu VAT của nước người xem từ euro đầu tiên — ngưỡng không áp dụng. Trong cả hai trường hợp, VAT OSS là cách công ty Estonia khai doanh số.

Những gì cơ chế Một cửa không áp dụng

• Doanh số B2B. Khách hàng có mã số VAT EU hợp lệ được xuất hóa đơn theo cơ chế reverse charge, và doanh số được khai trong tờ khai VAT Estonia thông thường của bạn. Nên kiểm tra mã số của người mua trên VIES trước khi xuất hóa đơn.
• Bán hàng từ kho tại nước của khách hàng. Trung tâm hoàn tất đơn hàng ở Đức gửi cho người tiêu dùng Đức tạo thành giao dịch nội địa Đức, cần mã số VAT Đức. Đây là vấn đề thường gặp với người bán Amazon có công ty Estonia. Dropshipping theo cùng logic: nếu nhà cung cấp Ý của bạn gửi cho người tiêu dùng tại Đức, giao dịch qua OSS; nếu gửi cho người tiêu dùng tại Ý, đó là giao dịch nội địa Ý.
• Bán cho người tiêu dùng Estonia từ Estonia. Các giao dịch này vẫn nằm trong tờ khai VAT Estonia thông thường của bạn (mẫu KMD).
• Một số hàng hóa. Xe mới, hàng hóa bạn lắp đặt hoặc lắp ráp tại cơ sở khách hàng, và hàng đã qua sử dụng, tác phẩm nghệ thuật hoặc đồ cổ bán theo cơ chế biên lợi nhuận đều tuân theo quy tắc VAT riêng và không phải bán hàng từ xa.
• Xuất khẩu ngoài EU và nhập khẩu giá trị thấp. Hàng hóa xuất cho người tiêu dùng ngoài EU — ví dụ UK (trừ Bắc Ireland), Na Uy hoặc Thụy Sĩ — chịu thuế suất 0% tại Estonia. Kiện hàng đến €150 được gửi vào EU từ bên ngoài EU thực hiện qua Cơ chế Một cửa nhập khẩu.

Đăng ký OSS tại Estonia

Để sử dụng VAT OSS, công ty Estonia trước hết cần một điều: mã số VAT Estonia, mã này trở thành số OSS của công ty. EMTA chỉ chấp nhận doanh nghiệp đã đăng ký VAT, nên công ty nhỏ dưới ngưỡng đăng ký Estonia phải tự nguyện đăng ký VAT. Nếu chưa có mã số, hãy bắt đầu với đăng ký VAT tại Estonia. Công ty do người có e-Residency quản lý từ nước ngoài cần sẵn sàng chứng minh hoạt động kinh doanh thực chất — bài viết của chúng tôi về lý do công ty của người có e-Residency bị từ chối mã số VAT giải thích các tiêu chí EMTA kiểm tra.

Sau đó, bạn nộp đơn trực tuyến trên e-MTA tại Sổ đăng ký và tra cứu → Đăng ký → Đăng ký làm người dùng các cơ chế đặc biệt cho thương mại điện tử và dịch vụ (OSS/IOSS), chọn cơ chế Liên minh. EMTA không thu phí. Cơ chế áp dụng từ ngày đầu quý tiếp theo, hoặc từ giao dịch đủ điều kiện đầu tiên nếu bạn nộp đơn trước ngày 10 của tháng sau.

OSS áp dụng toàn bộ hoặc không áp dụng: một khi tham gia, mọi giao dịch đủ điều kiện tới mọi nước EU đều qua cơ chế này. Bạn không thể khai một số nước tại địa phương và phần còn lại qua OSS.

Thuế suất VAT EU và bằng chứng về địa điểm khách hàng

Theo cơ chế Một cửa, bạn tính VAT theo thuế suất của nước khách hàng, bao gồm thuế suất giảm, và áp dụng khi thanh toán chứ không chỉ trong tờ khai. Phí giao hàng là một phần của giá, nên chịu cùng VAT theo nước đích. Hầu hết nền tảng thương mại điện tử và lập hóa đơn có thể tự động áp dụng thuế suất theo nước đích; hãy kiểm tra cài đặt của họ theo cơ sở dữ liệu thuế suất VAT chính thức của EU.

Với hàng hóa, nước của khách hàng đơn giản là nơi lô hàng kết thúc. Với dịch vụ số như SaaS, ứng dụng hoặc sách điện tử, bạn cần bằng chứng về nơi khách hàng sinh sống — thông thường là hai bằng chứng không mâu thuẫn, như địa chỉ thanh toán, địa chỉ IP hoặc nước của ngân hàng khách hàng.

Người bán nhỏ hơn được đơn giản hóa. Nếu công ty của bạn chỉ thành lập tại Estonia và doanh số số xuyên biên giới không vượt €100.000 trong cả năm hiện tại và năm trước, một bằng chứng là đủ. Tuy nhiên, bằng chứng phải đến từ bên thứ ba tham gia giao dịch, như ngân hàng hoặc nhà cung cấp thanh toán. Lưu bằng chứng này cùng hồ sơ OSS của bạn.

Tờ khai VAT OSS: hạn nộp, thanh toán và lưu hồ sơ

Tờ khai VAT OSS bao gồm một quý dương lịch. Cả tờ khai và khoản thanh toán đều đến hạn vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

Với mỗi nước, bạn nhập giá trị chịu thuế, thuế suất và VAT bằng euro. Doanh số bằng tiền tệ khác được quy đổi theo tỷ giá Ngân hàng Trung ương Châu Âu vào ngày cuối quý. Các ngày này nằm cùng các nghĩa vụ khai nộp khác trong lịch thuế công ty Estonia.

• Phải nộp tờ khai không phát sinh cho quý không có doanh số OSS.
• Sai sót được sửa trong tờ khai sau, trong vòng ba năm, thay vì sửa tờ khai gốc.
• VAT đầu vào được hoàn trong tờ khai Estonia thông thường, không phải tờ khai OSS.
• Theo quy định Estonia, không cần hóa đơn cho bán hàng hóa từ xa khai qua OSS, nhưng cần hóa đơn cho dịch vụ.
• Hồ sơ OSS phải được lưu giữ mười năm.

Nộp muộn gây hậu quả ngoài Estonia. EMTA gửi nhắc nhở đầu tiên, nhưng sau đó mỗi nước tiêu dùng sẽ tự thu phần của mình theo quy định riêng, gồm tiền lãi và tiền phạt. Việc liên tục không khai hoặc không nộp dẫn đến bị loại khỏi cơ chế và cấm trong hai năm.

Những thay đổi: cơ chế Một cửa mở rộng

Theo cải cách VAT in the Digital Age (ViDA) của EU, cơ chế Một cửa sẽ áp dụng cho nhiều loại cung cấp cho người tiêu dùng hơn và cả việc chuyển hàng tồn kho của chính bạn đến kho tại các nước thành viên khác. Với người bán giữ hàng tồn tại nhiều nước, điều này cuối cùng sẽ loại bỏ nhiều đăng ký VAT nước ngoài.

Đăng ký VAT OSS và tờ khai quý cùng Eesti Firma

Eesti Firma hỗ trợ công ty Estonia nhận mã số VAT cần cho OSS, hoàn tất đăng ký OSS trên e-MTA và nộp tờ khai VAT OSS theo quý trong dịch vụ kế toán của chúng tôi. Nếu bạn mới mở cửa hàng, dịch vụ thành lập công ty thương mại điện tử của chúng tôi xử lý công ty và tình trạng VAT ngay từ ngày đầu. Hãy cho chúng tôi biết bạn bán gì và khách hàng ở đâu; chúng tôi sẽ tư vấn OSS, IOSS hay mã số VAT địa phương phù hợp mô hình của bạn.

Gửi yêu cầu

Câu hỏi thường gặp