Ezamiyyət xərcləri və gündəlik müavinət: Estoniya şirkəti nəyi vergisiz ödəyə bilər

Səyahət Estoniya şirkətinin sahibinin şəxsi xərclərini, o cümlədən yeməkləri, vergisiz qarşılaya bildiyi az sahələrdən biridir; buna görə təsisçilər bunu tez-tez soruşurlar. Qaydalar qısadır və Gəlir Vergisi Aktında, həmçinin ezamiyyətlər haqqında Hökumətin 110 nömrəli Qaydasında yer alır. Onlar ezamiyyətin nə olduğunu, nə qədər gündəlik müavinətin vergisiz ödənilə biləcəyini və hansı ezamiyyət xərclərinin sənədlər əsasında ödənildiyini müəyyən edir.

Təcrübəmizdə qaydaların özü nadir hallarda problem yaradır. Problem ezamiyyətin özündə baş verir: hər şey şirkət kartı ilə ödənilir, qəbzlər saxlanılmır və eyni çıxarışda müştəri ilə şam yeməyinin yanında ailə ilə nahar görünür. Sonra mühasib ezamiyyət qərarı olmayan kart ödənişləri yığını ilə qalır. Bu təlimatda Estoniya OÜ-nün hansı ezamiyyət xərclərini vergisiz ödəyə biləcəyi, nəyin vergiyə cəlb olunan güzəştə çevrildiyi və qaydaların xaricdə yaşayan idarə heyəti üzvü üçün necə işlədiyi izah olunur. Sonda, Estoniya Vergi və Gömrük Şurasının (EMTA) sualı vəziyyəti dəyişməsin deyə sənədləri qaydada saxlayan prosedur təqdim edilir.

Estoniyada nə ezamiyyət sayılır

Ezamiyyət adi iş yerinizdən başlayır, buna görə əvvəlcə bunu müəyyənləşdirmək lazımdır. Əməkdaş üçün iş yeri əmək müqaviləsində ən azı şəhər və ya bələdiyyə səviyyəsində razılaşdırılmış yerdir. Tallinndəki şirkət əməkdaşını Tartoya və ya Berlinə göndərirsə, onu ezamiyyətə göndərir. Müqaviləsində iş yeri kimi “Estoniya” göstərilən əməkdaş ölkə daxilində heç yerdə, yalnız xaricdə ezamiyyətdə ola bilər. Ev və adi iş yeri arasındakı səfərlər heç vaxt ezamiyyət deyil.

Eyni qaydalar və vergi hədləri idarə heyəti üzvlərinə də tətbiq edilir. İdarə heyəti üzvünün şirkətin onun səfərlərini ödəməsi üçün əmək müqaviləsi, idarə heyəti haqqı və ya hər hansı əməkhaqqı alması tələb olunmur. EMTA-nın ezamiyyətlər üzrə təlimatı bildirir ki, şəxsin hər hansı ödəniş alıb-almamasından asılı olmayaraq vergisiz hədlər tətbiq edilir. Yeganə fərq odur ki, idarə heyəti üzvünün gündəlik müavinət tələb etmək hüququ yoxdur; şirkətin onu ödəyib-ödəməməsi razılaşma məsələsidir. Öz OÜ-sünü idarə edən təsisçi üçün bu o deməkdir ki, şirkət heç vaxt ona idarə heyəti üzvü haqqı və ya başqa ödəniş etməsə belə, səfərlərini ödəyə bilər.

Hər şeyi müəyyən edən yazılı qərar

Ezamiyyətdən əvvəl şirkət kimin səfər etdiyini, hara, nə müddətə, hansı məqsədlə getdiyini, hansı xərclərin və hansı gündəlik müavinət dərəcəsi ilə ödəniləcəyini göstərən yazılı qərar verir. Rəsmi forma yoxdur; şirkət adından idarə heyəti üzvü tərəfindən tarix qoyulub imzalanmış bir səhifə kifayətdir. Bir nəfərlik şirkətdə idarə heyəti üzvü öz ezamiyyəti barədə qərarı imzalayır; bu, ilk dəfə qəribə görünsə də, tamamilə normaldır.

Qərar mühasibin və ya vergi müfəttişinin ilk axtardığı sənəddir. EMTA-nın mövqeyi aydındır: yazılı qərar olmadıqda və ya səfərin ümumiyyətlə ezamiyyət olmadığı müəyyənləşdikdə, qəbzlər əsasında ödənilən xərclər əlavə güzəşt, şəxsə pul köçürmələri isə əməkhaqqı kimi vergiyə cəlb edilir. Ezamiyyət kimi göstərilən tətil də eyni qaydada nəzərdən keçirilir. Səfərdən sonra yazılan qərar heç olmamasından yaxşıdır, lakin o zaman biletlərə, tarixlərə və real iş məqsədinə uyğun olmalıdır; mühasib isə pulu köçürməzdən əvvəl onun olmasını üstün tutur.

Xarici ezamiyyətlər üçün vergisiz gündəlik müavinət

Gündəlik müavinət yeməkləri və evdən uzaqda olmağın kiçik xərclərini əhatə edir. O, hər gün üçün qəbzsiz ödənilir və xarici ezamiyyətdə şirkət onu aşağıdakı hədlər daxilində vergisiz ödəyə bilər.

Şirkət həddən artıq məbləğ ödəyə bilər, lakin artıq hissə əməkhaqqı kimi vergiyə cəlb edilir. Hədlər qayda ilə müəyyən olunur və vaxtaşırı dəyişir; bu təlimatdakı rəqəmlər onun son yenilənməsi zamanı qüvvədə olan rəqəmlərdir. Ölkədaxili səfərlər fərqlidir: Estoniya daxilində ezamiyyət üçün vergisiz gündəlik müavinət yoxdur və şirkət yenə də ödəyərsə, əməkhaqqı kimi vergiyə cəlb edilir. Ölkədaxili ezamiyyətdə yeməklər qəbz qarşılığında belə vergisiz ödənilə bilməz. Estoniya daxilində otellər, biletlər və nəqliyyat hər digər səfərdə olduğu kimi sənədlər əsasında tam ödənilir.

Müavinət və onun nəzərdə tutduğu yeməklər iki dəfə ödənilə bilməz. Şirkət gündəlik müavinəti ödəyib səyyahın restoran hesablarını da qarşılarsa, restoran hesabları əlavə güzəştdir. Otel qiymətinə daxil olan səhər yeməyi yerləşmə xərcinin tərkib hissəsidir və vergisiz qalır; biletə daxil olan yemək də eynidir. Təyinat yerində, məsələn konfrans təşkilatçısı tərəfindən yeməklər pulsuz verilirsə, şirkət müavinəti 70%-dək azalda bilər.

Hansı ezamiyyət xərcləri vergisiz ödənilir

Digər hər bir ezamiyyət xərci nəyin, kimdən və hansı məbləğə alındığını göstərən sənəd əsasında ödənilir. Qanun bu xərclər üçün yuxarı hədd müəyyən etmir; tələb etdiyi odur ki, onlar ezamiyyət üçün zəruri olsun.

Öz avtomobilinizdən istifadə

Ezamiyyətdə öz avtomobilinizi idarə edirsinizsə, şirkət iki yoldan birini seçə bilər. O, sənədlər əsasında səfərin faktiki xərclərini, yəni yanacaq, parkinq, yol rüsumları və bərə biletlərini, yuxarı hədd olmadan, lakin təmir və texniki xidməti istisna etməklə ödəyə bilər. Və ya şəxsi avtomobildən istifadəyə görə ümumi kompensasiya ödəyə bilər: kilometri €0.50-dək və ayda €550-dən çox olmamaqla. Bu yol hər səfərin tarixini, marşrutunu və kilometrlərini qeyd edən yol jurnalını tələb edir. Eyni kilometrlər hər iki yol üzrə tələb edilə bilməz və ikinci yol üzrə aylıq həddən artıq hər şey əlavə güzəştdir. İdarə heyəti üzvləri hər iki yoldan əməkdaşlarla eyni qaydada istifadə edə bilər.

Xaricdə yaşayan idarə heyəti üzvləri və sahiblər

Xarici sahibli Estoniya şirkətlərinin əksəriyyəti sahibin yaşadığı ölkədən idarə olunur və sahib ildə bir neçə dəfə mühasib, bank və ya tərəfdaşla görüşmək üçün Estoniyaya gəlir. Bu səfərin ezamiyyət olub-olmaması sahibin iş yerinin harada olmasından asılıdır və Gəlir Vergisi Aktı buna təsisçilərin gözləmədiyi şəkildə cavab verir.

İdarə heyəti üzvü üçün EMTA iş yerini şəxsin adətən vəzifələrini yerinə yetirdiyi yer hesab edir. Şirkəti Lissabondan idarə edən təsisçinin iş yeri Lissabondadır və Tallinə səfəri onun üçün xarici ezamiyyətdir. Gəlir Vergisi Aktı bu halda Estoniya dərəcəsini deyil, işin görüldüyü ölkənin vergisiz hədlərini tətbiq edir. EMTA ezamiyyətlər barədə dərc edilmiş cavablarında təsdiqləyib ki, şirkət əvəzində Estoniya hədlərini seçə bilməz. Uçuşlar, otel və taksilər adi qaydada sənədlər əsasında tam ödənilir; yalnız gündəlik müavinət ölkənin dərəcələrinə uyğun olur. Həmin ölkənin bu müavinəti necə vergiyə cəlb etməsi ayrıca məsələdir və ilk ödənişdən əvvəl yerli məsləhətçidən soruşmağa dəyər.

e-residentlər üçün yazılan bəzi təlimatlar bunun əksini, Estoniyanın şirkətin evi olduğunu və Tallinə səfərin heç vaxt ezamiyyət sayıla bilməyəcəyini bildirir. Bu yanaşma işin harada görüldüyünü nəzərə almır. İş yerini bir dəfə müəyyənləşdirmək, onu ezamiyyət qərarlarına yazmaq və hər səfərə eyni qaydada tətbiq etmək daha təhlükəsizdir. Sahibin həqiqətən harada işləməsi daimi müəssisə məsələsinin də əsasındadır; bunu xaricdə yaşayarkən Estoniya şirkətinin idarə olunması barədə məqaləmizdə izah edirik.

Qaydalar pozulduqda nə baş verir

Yoxlamadan keçməyən xərc mühasibatdan yox olmur; onun vergi təsnifatı dəyişir. Cədvəl hər halda şirkətin €100 üzrə nə ödədiyini göstərir. Əlavə güzəşt bahalı variantdır, çünki əvvəlcə güzəşt üzrə gəlir vergisi tutulur, sonra isə güzəşt və gəlir vergisinin cəmi üzrə sosial vergi tutulur.

Bunların hamısı pulun ödənildiyi ay üzrə TSD-də, hər biri öz əlavəsində bəyan edilir və vergi növbəti ayın eyni 10-dək ödənilir. Əlavə güzəştlər və qeyri-sahibkarlıq xərcləri Gəlir Vergisi Aktının vergiyə cəlb olunan bölüşdürmələr hesab etdiyi ödənişlər sırasındadır; bunu Estoniyada korporativ gəlir vergisi üzrə təlimatımız izah edir. Buna görə heç vaxt dividend ödəməmiş şirkətin də zəif sənədləşdirilmiş ezamiyyətə görə vergi borcu yarana bilər.

Üç günlük səfərin nümunəsi

Tallinn şirkətinin idarə heyəti üzvü müştəri ilə görüşmək və ticarət yarmarkasını ziyarət etmək üçün bazar ertəsi Berlinə uçur, çərşənbə axşamı isə geri qayıdır. Ezamiyyət qərarı bir həftə əvvəl imzalanır və tarixləri, məqsədi, həmçinin €75 gündəlik müavinəti göstərir.

Son sətir əksər təsisçilərin gözləmədiyi hissədir. Naharlar şirkətə €60 üstəgəl €42.31 vergi başa gəlir, halbuki idarə heyəti üzvü naharı €225 müavinətdən ödəsəydi, eyni €60 heç nəyə başa gəlməzdi. Həll sadədir: yeməklər şirkət kartına düşərsə, həmin günlər üçün müavinəti eyni məbləğdə azaldın və cəm vergisiz hədd daxilində qalsın. Müştəri ilə şam yeməyini bu yolla düzəltmək olmur, lakin onu planlaşdırmaq olar, çünki idarə heyəti haqqı və ya əməkhaqqı olan ayda təmsilçilik müavinəti daha yüksəkdir.

Niyə şirkət kartı ən çox problem yaradır

Təcrübəmizdə səfərlərə görə vergi hesabı alan müştərilər gündəlik müavinəti yanlış anlayanlar deyil. Onlar bütün səfəri və çox vaxt ayın qalan hissəsini də şirkət kartı ilə ödəyib heç nə saxlamayanlardır. İlin sonunda mühasibin qarşısında xarici restoranlar, mağazalar və otellərlə dolu, ezamiyyət qərarı, qəbzlər və müştəri ilə şam yeməyini ailə tətilindən ayırmaq imkanı olmayan bank çıxarışı olur. Bu ödənişlər biznes xərcləri kimi mühasibatlığa daxil edilə bilməz. Onlar əlavə güzəştə, qeyri-sahibkarlıq xərcinə və ya sahibdən alınacağa çevrilir; sonuncu seçim isə Estoniya şirkətindən səhmdar borcları üzrə təlimatımızda təsvir etdiyimiz problemin başlanğıcıdır.

Hesabları təmiz saxlayan prosedur

1. Ezamiyyət qərarını getməzdən əvvəl və ya ən geci biletləri sifariş etdiyiniz gün imzalayın və nüsxəsini mühasibə verin.
2. Qərarda gündəlik müavinəti müəyyənləşdirin və səfərdən sonra onu bir köçürmə ilə ödəyin; şirkət kartını onun əvəzi etməyin.
3. Şirkət kartı ilə yalnız otel, biletlər, nəqliyyat və yuxarıdakı cədvəldə göstərilən digər xərcləri ödəyin, hər qəbzin şəklini həmin gün çəkin. Kart çıxarışındakı sətir qəbz deyil.
4. Gündəlik müavinət ödənildikdə yeməklər və Sizinlə səfər edən şəxslər üçün hər şey daxil olmaqla şəxsi xərcləri öz kartınızla ödəyin.
5. Qayıtdıqdan sonra bir həftə ərzində hər səfər üzrə mühasibə bir xərc hesabatı göndərin: qərar, qəbzlər, gündəlik müavinət hesablaması və müştəri görüşləri barədə qeyd.

Bu qaydada idarə olunan səfərin mühasibatda qeydiyyatı mühasibə bir neçə dəqiqə çəkir və EMTA üçün yenidən təsnif ediləcək heç nə qalmır.

Eesti Firma ilə ezamiyyət xərclərinin qaydada saxlanması

Ezamiyyət xərclərini düzgün idarə etməyə dəyər, çünki onlar Estoniya şirkətinin sahibinin real xərclərini qarşılamaq üçün ən şəffaf üsullardan biridir. Mühasiblərimiz ezamiyyət qərarlarını hazırlayır, gündəlik müavinəti hesablayır və xərc hesabatlarını mühasibatda qeyd edir; hədlərdən kənara çıxan hər şey isə TSD-də düzgün bəyan edilir. Şirkətinizi yalnız planlaşdırırsınızsa, xərc prosedurunu Estoniyada şirkətin yaradılması çərçivəsində qururuq.

Sorğu göndərin

Tez-tez verilən suallar