Кратък отговор
Естонско OÜ не е длъжно да сключва договор с член на своя управителен орган. Правоотношението възниква, когато съдружниците изберат члена и той приеме, и се урежда от дружественото право и правилата за договорите за услуги, а не от трудовото право. Писмен договор с член на управителния орган е препоръчителен, когато дружеството плаща възнаграждение или в органа участва лице, различно от едноличния собственик, тъй като определя задълженията, възнаграждението, срока на предизвестието и последиците при освобождаване.
Много чуждестранни основатели регистрират естонско дружество с ограничена отговорност (OÜ), стават единствен член на неговия управителен орган и никога не подписват нищо със собственото си дружество. Това е законосъобразно и за много такива дружества не е необходимо нищо повече. Писмен договор става полезен, когато назначите директор, включите съосновател в управителния орган или започнете да си плащате възнаграждение, тъй като законът оставя повечето практически условия да бъдат договорени между страните.
Това ръководство обяснява кога договорът с член на управителния орган, наричан още договор с член на органа или договор за услуги на член на управителния орган, си заслужава да бъде подписан и какво трябва да съдържа. Кой може да участва в управителния орган и кога негов член носи лична отговорност са разгледани в нашето ръководство за членовете на управителния орган.
Какво представлява договорът с член на управителния орган
Договорът с член на управителния орган е договор между естонско OÜ и член на неговия управителен орган, който определя условията, при които това лице управлява дружеството. Търговският кодекс го споменава, но не го урежда като отделен вид договор. Върховният съд на Естония нееднократно е определял правоотношението като сходно с договор за упълномощаване, който е договор за услуги съгласно Law of Obligations Act.
Employment Contracts Act изрично не се прилага към договорите на членовете на управителния орган на дружеството (§ 1(5)). Следователно членът на управителния орган не е служител, независимо как е наречен документът, и има право на платен отпуск, предизвестие или обезщетение при съкращение само ако договорът ги предвижда.
Задължителен ли е договорът с член на управителния орган?
Не. Избирането на член на управителния орган изисква решение на съдружниците и съгласието на члена, но законът не изисква договор. Договор може да бъде сключен във всякаква форма (Law of Obligations Act § 11), така че условията, одобрени от съдружниците и приети от члена, обвързват страните дори без подписан документ. Подписаният договор просто ги прави по-лесни за доказване.
Дали Ви е необходим зависи главно от това кой участва в управителния орган и дали получава възнаграждение:
| Вашата ситуация | Нужен ли Ви е договор с член на управителния орган? |
|---|---|
| Едноличен собственик и единствен член на управителния орган, без възнаграждение | Обикновено не. Законът вече определя задълженията Ви |
| Едноличен собственик и единствен член на управителния орган, с възнаграждение | Необходимо е решение, определящо възнаграждението; препоръчителен е кратък договор |
| Двама или повече основатели в управителния орган | Препоръчително, за ранно разпределяне на задълженията и уреждане на възнагражденията и условията за напускане |
| Назначен или външен директор | Силно препоръчително, за договаряне на задълженията, възнаграждението, предизвестието и обезщетението при освобождаване |
| Член на управителния орган, който извършва и друга работа за дружеството | Препоръчително, както и отделен трудов договор за другата работа |
Винаги когато се плаща възнаграждение, неговият размер и редът на плащане трябва да бъдат определени с решение на съдружниците или на надзорния орган, ако дружеството има такъв (Commercial Code § 180¹). Как се облага и регистрира възнаграждението е обяснено в нашата статия за възнаграждението на член на управителния орган.
Договор с член на управителния орган спрямо трудов договор
Двата договора се различават по четири основни начина:
| Въпрос | Договор с член на управителния орган | Трудов договор |
|---|---|---|
| Основен закон | Commercial Code и Law of Obligations Act | Employment Contracts Act |
| Отпуски и работно време | Само ако договорът ги предвижда | Гарантирани по закон |
| Прекратяване на функцията | Освобождаване по всяко време, без причина; договорът се прекратява съгласно собствените си условия | Работодателят се нуждае от законово основание и обикновено от предизвестие |
| Обезщетение при прекратяване на функцията | Само ако договорът го предвижда | Законово обезщетение при съкращение, когато е приложимо |
Член на управителния орган все пак може да има трудов договор със същото дружество, но само за работа, която не е управление. Например основателят на малко кафене може да управлява дружеството по договор с член на управителния орган и да работи като негов готвач по трудов договор, който съдружниците също трябва да одобрят. Нашата статия за прикритите трудови правоотношения обяснява защо действително извършваната работа е по-важна от заглавието на договора.
Какво да включите в договор с член на управителния орган
Договорът може да обхваща всичко, което не противоречи на закона или учредителния акт. Най-важни са следните клаузи:
| Клауза | Какво да се договори |
|---|---|
| Задължения и ограничения | Области на отговорност, разпределение на работата между членовете, сделки, които първо изискват одобрение от съдружниците, и начинът, по който членът им се отчита |
| Възнаграждение и разходи | Размер, дати на плащане, бонуси и възстановяване на разходи, в разумно съотношение със задълженията и финансите на дружеството |
| Отпуски и наличност | Платени почивни дни, ако има такива, и доколко членът трябва да е на разположение, тъй като законът не определя работно време за членовете на управителния орган |
| Срок | Срочен или безсрочен. Освен ако учредителният акт определя срок, членът на управителния орган се избира безсрочно |
| Предизвестие и обезщетение | Предизвестие за всяка страна, основания за прекратяване без предизвестие и всяко дължимо обезщетение при освобождаване без вина |
| Неконкуриране | Докато изпълнява функцията, членът не може да управлява конкурентен бизнес или да участва в управителния орган на конкурент без съгласието на съдружниците. Всяко ограничение след напускането на члена трябва да бъде договорено, включително обхватът и продължителността му |
| Поверителност и предаване | Какво представлява търговска тайна, колко дълго трае задължението и връщането на документи, пароли и достъп при напускане |
| Отговорност и застраховка | Давностният срок за исковете на дружеството срещу члена (пет години, освен ако не е уговорено друго) и кой плаща за застраховка „Отговорност на директори и длъжностни лица“ (D&O) |
Две правила в Commercial Code се прилагат независимо какво гласи договорът. Първо, ако финансите на дружеството се влошат значително и продължаването на плащанията би било крайно несправедливо спрямо него, дружеството може да поиска по-ниско възнаграждение. Тогава членът може да прекрати договора с едномесечно предизвестие (§ 180¹).
Второ, ограничение на отговорността не обвързва кредиторите. Ако дружеството не може да плати дълговете си, кредитор или синдик по несъстоятелност все пак може да предяви иск за вреди срещу члена, дори ако дружеството се е отказало от иска си или е съкратило давностния срок (§ 187).
Как да подпишете договора, за да е валиден
Обичайното право на члена на управителния орган да подписва от името на дружеството не обхваща този договор. Съдружниците решават за сключването, изменението и прекратяването му, определят условията му и назначават лицето, което подписва от името на дружеството (Commercial Code § 168(1)(10)). Ако дружеството има надзорен орган, той вместо това взема тези решения. Договор без необходимото одобрение е нищожен (§ 181(3)).
Ако подписвате договор, са Ви нужни два документа: решение на съдружниците, което го одобрява, определя възнаграждението и посочва представителя на дружеството, и самият договор, подписан от този представител и члена на управителния орган. В дружество с един собственик собственикът приема решението сам и в него посочва лицето, което подписва от името на дружеството. И двата документа могат да бъдат подписани цифрово с естонска ID карта или цифрова ID карта за e-Residency. Не е необходимо нито един от тях да се подава в естонски търговски регистър (Äriregister), затова ги съхранявайте с документите на дружеството.
Освобождаване и оставка: предизвестие, обезщетение и договорът
Съдружниците могат да освободят член на управителния орган по всяко време, без да посочват причина, а членът на управителния орган може да подаде оставка по всяко време (Commercial Code § 184). Всяко от тези действия прекратява членството в управителния орган, но договорът се прекратява съгласно собствените си условия и правилата на Law of Obligations Act за договорите за упълномощаване. Съгласно тези правила всяка страна може да прекрати безсрочен договор по всяко време. Член на управителния орган, който напусне преди дружеството да може да осигури заместник, обаче може да трябва да обезщети дружеството за претърпените вреди (§§ 630–631).
Ето защо предизвестието и обезщетението заслужават ясна формулировка. Освобождаването не прекратява договора само по себе си, така че освободен член на управителния орган може да твърди, че възнаграждението продължава до прекратяване на договора. Когато член напуска при добри отношения, кратко споразумение за прекратяване, одобрено от съдружниците, може да уреди последното възнаграждение, предаването и всяко задължение за неконкуриране. Вписванията в регистъра са разгледани в нашите ръководства за смяна на член на управителния орган и оставка от управителния орган.
Изготвяне или преглед на Вашия договор с Eesti Firma
Нашият правен екип изготвя договори с членове на управителния орган заедно с решението на съдружниците, което ги одобрява. Адаптираме условията към Вашия управителен орган и начина, по който неговите членове получават възнаграждение, и можем да прегледаме и договор, с който вече разполагате. След това нашите счетоводители могат да регистрират платено възнаграждение на член на управителния орган и да обработят ведомостта и данъчното отчитане за него.
Често задавани въпроси
Да. И двете наименования описват един и същ договор между OÜ и член на неговия управителен орган. Естонските адвокатски кантори и Startup Estonia често го наричат договор за услуги на член на управителния орган и независимо от наименованието той не е трудов договор.
Да, като отправна точка. Startup Estonia, правителствена инициатива, публикува безплатен образец на договор за услуги на член на управителния орган, но всеки образец трябва да бъде адаптиран към задълженията, възнаграждението и условията за напускане. Все пак е необходимо решение на съдружниците, което го одобрява.
Не. Договорът с член на управителния орган може да бъде подписан на хартия или цифрово и не се подава в естонски търговски регистър (Äriregister). Той се нуждае от одобрението на съдружниците, тъй като договор без такова одобрение е нищожен.
Да. Естонското право не изисква договорът между дружество и член на неговия управителен орган да бъде на естонски език, така че договор на английски е валиден. Използвайте език, който всеки подписващ разбира.
