Skutečný majitel estonské společnosti: koho zapsat, kdy údaje aktualizovat a co se může pokazit

Pokud jste si v Estonsku založili společnost ze zahraničí, s tímto pravidlem jste se již setkali, možná aniž byste si toho všimli. Při online registraci portál požaduje skutečného majitele, nazývaného také ultimate beneficial owner neboli UBO, a pro zakladatele, který vlastní celou společnost, je odpovědí jednoduše jeho vlastní jméno. Otázka je složitější, pokud společnost patří zahraniční holdingové společnosti, několik partnerů drží malé podíly nebo je někde ve struktuře trust.

Mnoho zakladatelů předpokládá, že seznam společníků věc vyřeší. Nevyřeší. Seznam společníků ukazuje, kdo podíly právně drží, a může jím být jiná společnost. Zápis skutečného majitele ukazuje, která fyzická osoba za těmito podíly stojí, a estonské právo tyto dva záznamy odděluje. Zakladatelé ze Spojeného království nebo Německa často znají podobné pravidlo z registru PSC nebo Transparenzregister, podrobnosti se však liší a v Estonsku za zápis odpovídá statutární orgán, nikoli společníci. Tento průvodce vysvětluje, kdo se v Estonsku považuje za skutečného majitele, jak skutečné majitele zapsat do e-Obchodního rejstříku, kdy údaje aktualizovat a co se stane, když je záznam chybný.

Kdo je podle estonského práva skutečným majitelem

Pravidlo vychází ze zákona Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, RahaPTS). Skutečným majitelem v Estonsku (tegelik kasusaaja) je fyzická osoba, která společnost v konečném důsledku vlastní nebo ovládá, ať již prostřednictvím podílů, hlasovacích práv nebo jinými prostředky. Společnost nikdy nemůže být skutečným majitelem a jedna společnost může mít několik skutečných majitelů.

Povinnost se vztahuje na každou právnickou osobu zapsanou v estonském rejstříku, nejen na společnosti s ručením omezeným. Stejné údaje podávají nezisková sdružení, většina nadací a osobních společností. Od povinnosti jsou osvobozeni živnostníci, bytová sdružení, stavební sdružení, společnosti kotované na regulovaném trhu, nadace, které pouze drží majetek pro určené obmyšlené, a pobočky zahraničních společností, protože jejich vlastnická struktura je ze své povahy transparentní nebo zveřejněná podle jiných pravidel.

Test 25 %: přímé a nepřímé vlastnictví

Nejjasnějším případem je vlastnictví. Osoba, jejíž přímé a nepřímé podíly ve společnosti dohromady přesahují 25 % podílů nebo hlasovacích práv, je jejím skutečným majitelem. Nepřímé znamená prostřednictvím jiné společnosti: pokud holdingová společnost vlastní vaše OÜ, osoby stojící za holdingovou společností se započítávají podle svého podílu v ní. Test prochází celým řetězcem, dokud nedosáhne fyzické osoby, bez ohledu na počet společností mezi nimi. Hlasovací práva jsou důležitější než nominální procento, takže dohoda společníků nebo společenská smlouva, které některým podílům přiznávají dodatečné hlasy, mohou odpověď změnit.

Kontrola bez kvalifikovaného podílu

Vlastnictví je jen jednou cestou a zákon ve skutečnosti upřednostňuje kontrolu. Osoba, která společnost ovládá jinými prostředky, je jejím skutečným majitelem bez ohledu na své procento. Kontrola může vyplývat z většiny hlasů držených prostřednictvím řetězce ovládaných společností, z dohody společníků, která jí dává poslední slovo, z práva jmenovat či odvolat většinu statutárního orgánu nebo z jiné smlouvy, která ji v praxi staví do čela. Pokyny ministerstva financí popisují hranici 25 % jako ukazatel, nikoli domněnku. Skutečnou otázkou vždy je, kdo má rozhodující vliv.

Pokud nikdo nesplňuje podmínky: statutární orgán jako náhradní řešení

Někdy nikdo nesplňuje ani jeden test. Typickým příkladem je pět partnerů s podílem po 20 % bez vedlejších dohod. Pokud statutární orgán učinil všechny přiměřené kroky k určení skutečného majitele a žádného nenalezl, zapíše osobu, která společnost skutečně řídí, v OÜ obvykle člena statutárního orgánu. Jsou-li členové statutárního orgánu čtyři nebo více, zapisuje se pouze předseda. Statutární orgán by měl uchovat záznam o provedených krocích, protože náhradní řešení je povoleno jen po skutečném prověření. Znamená to také, že při změně statutárního orgánu se s ním mění zápis skutečného majitele a při likvidaci nahrazuje statutární orgán likvidátor.

Skutečný majitel podle vlastnické struktury: holdingové společnosti, partneři a trusty

Tabulka ukazuje, jak se pravidla použijí na struktury, s nimiž se nejčastěji setkáváme u estonských společností vlastněných ze zahraničí. Třetí sloupec je možnost, kterou v portálu zvolíte jako způsob kontroly.

Nejvíce chyb způsobují dvě struktury. Holdingová společnost v zahraničí test nezastaví: zakladatelé někdy pro pohodlí zapíší ředitele holdingové společnosti, ale má-li holdingová společnost jednoho vlastníka, je tento vlastník skutečným majitelem estonské OÜ. Ani nominální společník nic nemění, protože rejstřík požaduje osobu, která z podílů skutečně těží a ovládá je. Estonsko vůbec nevyžaduje místního společníka, jak vysvětluje náš průvodce 100% zahraničním vlastnictvím, takže nominální společník pouze přidává vrstvu, přes kterou je nutné nahlédnout.

Víceúrovňové struktury: jak se počítají procenta

V naší praxi skutečné potíže nezpůsobují holdingové společnosti samy o sobě, ale řetězce dvou či tří společností s několika vlastníky na každé úrovni. Zakladatelé se ptají, jak procenta sečíst, a odpověď má dvě části, které lze snadno zaměnit.

Pro test 25 % se procenta násobí po řetězci. Osoba, která vlastní 70 % holdingové společnosti držící 30 % OÜ, má v OÜ nepřímý podíl 21 %. Přímé a nepřímé podíly se poté sčítají, stejně jako podíly držené prostřednictvím několika společností. Tento výpočet používá ministerstvo financí ve svých vlastních příkladech.

Test kontroly funguje jinak. Pokud osoba drží většinu hlasů na každé úrovni řetězce, ovládá společnost na jeho konci, i když je její násobený podíl výrazně nižší než 25 %. Tabulka ukazuje, jak se oba testy uplatní.

Výpočet si založte do dokumentace. Compliance tým banky provede vlastní verzi, někdy jinou metodou, a nejrychlejší způsob, jak diskusi uzavřít, je ukázat, jak bylo zápisu dosaženo.

Jak zapsat skutečného majitele do e-Obchodního rejstříku

Zápisy tvoří estonský rejstřík skutečných majitelů známý jako TEKSA, který je součástí e-Obchodního rejstříku. U každého skutečného majitele rejstřík eviduje jméno, datum a místo narození, osobní identifikační kód, pokud existuje, a zemi, která jej vydala, zemi pobytu, státní příslušnost nebo státní příslušnosti a způsob, jakým osoba společnost ovládá. Je-li skutečný majitel e-resident, použije se osobní kód e-residenta.

Zápis podává statutární orgán a společníci jsou povinni poskytnout mu potřebné informace. U nové společnosti se údaje o skutečném majiteli podávají přímo v registrační žádosti, takže je zakladatelé vyplní v den registrace společnosti. U existující společnosti zabere celý postup v portálu několik minut:

1. Přihlaste se do e-Obchodního rejstříku pomocí průkazu totožnosti, karty e-Residency, Mobile-ID nebo Smart-ID a otevřete dashboard.
2. Klikněte na název společnosti a přejděte do části Beneficial owners, poté zvolte Change the data.
3. Přidejte každou osobu s výše uvedenými údaji. U osoby bez estonského osobního kódu nejprve zvolte zemi a poté zadejte zahraniční kód nebo datum narození.
4. Chcete-li osobu odstranit, zvolte důvod: wrongly designated, který ji nezahrne do historie, nebo no longer a beneficial owner, který ji do ní přesune.
5. Klikněte na Next, zkontrolujte souhrn a odešlete jej. Není vyžadován podpis ani správní poplatek a změna se v rejstříku objeví okamžitě.

Portál vám nedovolí odstranit všechny skutečné majitele a ponechat seznam prázdný, proto je nutné v témže podání přidat náhradu.

Podání údajů o skutečném majiteli bez karty e-Residency

Člen statutárního orgánu bez estonského elektronického podpisu nemůže portál používat. V takovém případě se údaje o skutečném majiteli podávají prostřednictvím estonského notáře, stejně jako účetní závěrka společnosti, jejíž statutární orgán nemá kartu e-Residency. Můžete notáře navštívit osobně, udělit plnou moc zástupci v Estonsku nebo dokument podepsat na papíře. Znění plné moci je vhodné předem dohodnout s notářem. Podání pro naše klienty zajišťujeme ve všech třech případech, takže absence karty zpozdí zápis o dny, nikoli týdny.

Kdy aktualizovat údaje o skutečném majiteli

Zákon dává statutárnímu orgánu 30 dnů od okamžiku, kdy se o změně dozví. Ministerstvo financí doporučuje nečekat ani tak dlouho, protože banky a další povinné osoby rejstřík kontrolují denně a zastaralý záznam je vede k nesprávným závěrům. Spouštěčem bývá zpravidla změna vlastníka, započítávají se však i některé méně zjevné události.

Rejstřík uchovává historii zápisů skutečných majitelů a rejstříkový orgán ji následně nepřepisuje. Osoba odstraněná jako již ne skutečný majitel zůstává viditelná jako minulý záznam, stejně jako zápis, který byl potvrzen a později se ukázal jako chybný; o to více je důležité provést jej správně napoprvé. Plánujete-li převod podílů ve svém OÜ nebo přidání společníka, aktualizace skutečného majitele patří na stejný kontrolní seznam.

Co se stane, pokud zápis chybí nebo je chybný

Estonsko považuje zápis UBO za zákonnou povinnost, nikoli formalitu, a důsledky přicházejí z několika směrů najednou.

Oznámení nesrovnalostí od bank, účetních a dalších povinných osob

Banky, platební instituce, účetní, notáři a licencovaní poskytovatelé služeb musí při přijetí klienta zjistit, kdo je skutečným majitelem. Pokud jejich zjištění neodpovídá rejstříku, jsou povinni nesrovnalost oznámit rejstříkovému orgánu. Ten pak zápis označí poznámkou, že je jeho správnost zpochybněna, informuje statutární orgán a postoupí oznámení Financial Intelligence Unit. Statutární orgán má 30 dnů na potvrzení nebo opravu údajů a poznámka poté zmizí. Pro společnost to obvykle znamená dopis s lhůtou a statutární orgán musí reagovat dokumenty prokazujícími skutečné vlastnictví. Praktické ponaučení je, že záznam kontrolují jiné osoby mnohem častěji než společnost sama, takže nesrovnalost obvykle dlouho nezůstane skrytá.

Obnovení e-Residency a onboarding u banky

Dvě situace činí zastaralý zápis nákladným. První je bankovní nebo platební účet. Wise, Revolut a estonské banky před otevřením účtu všechny provádějí vlastní kontrolu vlastnictví a zápis skutečného majitele v rejstříku patří k prvním věcem, které jejich compliance tým porovná s vaší žádostí. Nesoulad automaticky neznamená odmítnutí, ale přesune žádost do manuálního posouzení a přidá týdny. Druhou situací je e-Residency. Když karta po pěti letech vyprší, Police and Border Guard Board ověřuje, zda status stále plní svůj účel, a oficiální program e-Residency uvádí chybějící zápis skutečného majitele jako možný důvod pro odmítnutí nové karty. Důvody i odvolací postup popisujeme v našem průvodci zamítnutým obnovením e-Residency.

Kdo může v Estonsku vidět údaje o skutečném majiteli

Zápis skutečného majitele se zobrazuje na kartě společnosti v e-Obchodním rejstříku spolu se členy statutárního orgánu a společníky a může jej otevřít kdokoli. Estonský rejstřík UBO je tak jedním z nejotevřenějších v EU. Banky, obchodní partneři a kdokoli, kdo prověřuje společnost před transakcí, vidí stejná jména, země pobytu a způsoby kontroly, které podal statutární orgán. Rejstřík lze prohledávat i opačně a ověřit, zda je určitá osoba uvedena jako skutečný majitel některé společnosti.

Je vhodné znát ještě dvě pravidla. Údaje zůstávají v rejstříku pět let po výmazu společnosti. Skutečný majitel, kterému v důsledku zveřejnění hrozí reálné riziko podvodu, únosu, vydírání nebo obtěžování, nebo který je nezletilý, může požádat o omezení přístupu ke svým údajům.

Správný zápis skutečného majitele

U jediného zakladatele trvá zápis při registraci dvě minuty. U holdingové struktury, skupiny partnerů nebo trustu se vyplatí předem určit, kdo bude do rejstříku zapsán a jak bude kontrola popsána. Tento záznam bude porovnán s vaší bankovní žádostí, účetní závěrkou a každou pozdější změnou vlastnictví.

Když registrujeme společnost v Estonsku, uvádíme skutečné majitele jako součást žádosti. U víceúrovňových struktur náš právní tým projde celý řetězec, určí, kdo v Estonsku splňuje podmínky skutečného majitele, a připraví zápis; potřebujete-li odůvodnění písemně pro banku, vydáme právní stanovisko. Naši účetní zápis kontrolují před každou účetní závěrkou, takže potvrzení nikdy není ponecháno náhodě.

Odeslat poptávku

Často kladené otázky