Nopea vastaus
VIES (VAT Information Exchange System) on Euroopan komission maksuton verkkotyökalu, jolla tarkistat, onko EU:n ALV-numero voimassa rajat ylittävää kauppaa varten. Valitse maa, syötä ALV-tunniste ilman maatunnusta, lisää oma ALV-numerosi ja lähetä pyyntö. Jos tulos on ”valid”, tallenna tarkistusnumero: se osoittaa, että tarkistit asiakkaan ennen 0 %:n ALV:n veloittamista.
ALV-numeron tarkistus VIESissä ei ole haku keskitetystä tietokannasta. Työkalu välittää kyselysi reaaliajassa valitsemasi jäsenvaltion kansalliseen ALV-rekisteriin ja näyttää vastauksen. Siksi jotkin maat palauttavat yrityksen nimen ja osoitteen, kun taas toiset vahvistavat vain ALV-rekisteröinnin tilan. Tarkistus on maksuton, kestää alle minuutin eikä vaadi tiliä tai kirjautumista.
EU:n ALV-numeron tarkistaminen VIESissä vaihe vaiheelta
- Avaa VIESin ALV-numeron tarkistussivu Euroopan komission verkkosivustolla.
- Valitse jäsenvaltio. Huomaa, että Kreikka näkyy tunnuksella ”EL”, ei ”GR”, ja Pohjois-Irlanti käyttää tavaroissa vain tunnusta ”XI”.
- Syötä ALV-numero ilman maatunnusta sekä ilman välilyöntejä, pisteitä tai väliviivoja. Kirjoita numerosta DE 123 456 789 vain 123456789.
- Syötä oma ALV-numerosi ”Requester”-kenttiin. Tämä on vapaaehtoista, mutta ilman sitä et saa tarkistusnumeroa.
- Lähetä pyyntö ja lue tulos. VIES palauttaa ”Valid” tai ”Invalid”, kyselyn päivämäärän ja kellonajan sekä, jos maa antaa tiedon, elinkeinonharjoittajan rekisteröidyn nimen ja osoitteen.
- Tallenna vahvistus laskun yhteyteen tai kirjanpitojärjestelmääsi.
VIESin ALV-numeron tarkistustuloksen tulkinta
| Tulos | Mitä se tarkoittaa | Mitä tehdä |
|---|---|---|
| Voimassa | ALV-numero on kyselyhetkellä rekisteröity EU:n sisäisiä liiketoimia varten. | Vertaa palautettua nimeä ja osoitetta asiakkaasi tilaukseen. Toiselle yritykselle kuuluva voimassa oleva numero on varoitusmerkki, ei vihreä valo. |
| Virheellinen | Numeroa ei ole olemassa, sitä ei ole aktivoitu EU:n sisäisiä liiketoimia varten tai rekisteröinti ei ole vielä valmis. | Älä sovella 0 %:n ALV:a tai käännettyä verovelvollisuutta. Pyydä asiakasta selvittämään asia verotoimistonsa kanssa ja tarkista uudelleen ennen laskutusta. |
| Jäsenvaltion palvelu ei ole käytettävissä | Kansallinen tietokanta on tilapäisesti poissa käytöstä – kyse on teknisestä virheestä, ei numerosta annetusta ratkaisusta. | Yritä myöhemmin uudelleen ja säilytä merkintä yrityksestä. |
VIES ilmoittaa ”Invalid”, mutta ALV-tunniste on oikein: yleisiä syitä
”Invalid”-tulos ei aina tarkoita, että ALV-rekisteröintinumero olisi väärennös. Yleisiä syitä ovat kirjoitusvirhe, peruutettu numero, aivan uusi rekisteröinti, joka ei ole vielä siirtynyt VIESiin, tai Espanjassa tai Italiassa oleva asiakas, joka ei ole suorittanut erillistä EU:n sisäisen kaupan rekisteröintiä. Saksalaiset asiakkaat ilmoittavat toisinaan kotimaisen veronumeronsa DE ALV-tunnistenumeron sijasta.
VIESin tarkistusnumero ja uudelleentarkistuksen tiheys
Tarkistusnumero on VIESin antama yksilöllinen viite, kun sisällytät pyyntöön oman ALV-numerosi. Se kirjaa, että tarkistus tehtiin, milloin se tehtiin ja mikä tulos oli. Koska VIES näyttää vain nykyisen tilan eikä säilytä historiaa, tallentamasi tarkistusnumerot ovat ainoa todiste siitä, että asiakkaan ALV-numero oli voimassa laskun päivänä.
Tarkista uudet asiakkaat ennen ensimmäistä laskua, tarkista nykyiset asiakkaat säännöllisesti uudelleen ja aina ennen poikkeuksellisen suurta tilausta. Jos käytät kirjanpito- tai laskutusohjelmistoa, VIES tarjoaa myös maksuttoman API:n, joten ALV-tunnisteen tarkistus voi toimia automaattisesti laskutuksen yhteydessä.
Miksi ALV-numeron tarkistus on tärkeää: virheellisen ALV-tunnisteen kustannus
Kun yritys myy tavaroita tai palveluja toisessa EU-maassa ALV-rekisteröidylle yritykselle, se ei yleensä veloita kotimaista ALV:a: tavarat ovat verottomia EU:n sisäisenä toimituksena, ja useimpiin rajat ylittäviin B2B-palveluihin sovelletaan käännettyä verovelvollisuutta. Molemmat käsittelyt perustuvat siihen, että asiakkaalla on voimassa oleva EU:n ALV-tunniste, ja tavaroiden osalta tämä on EU:n ALV-sääntöjen aineellinen edellytys: ilman toisesta jäsenvaltiosta saatua voimassa olevaa numeroa vapautusta ei sovelleta.
Riski on kokonaan myyjällä. Jos laskutat 0 %:n ALV:lla ja asiakkaan numero osoittautuu myöhemmin virheelliseksi, veroviranomainen voi käsitellä myynnin kotimaisena verollisena luovutuksena ja määrätä ALV:n myyjän kansallisen verokannan mukaan – Virossa 24 % – sekä korot ja vakavissa tapauksissa seuraamusmaksut. Määrän periminen asiakkaalta kuukausia myöhemmin on harvoin realistista, joten vero pienentää katettasi. Virheellinen ALV-tunniste tekee myös laskusta puutteellisen, mikä voi estää asiakkaan ostoihin sisältyvän ALV:n vähennyksen. Yhden minuutin VIES-tarkistus tallennetulla tarkistusnumerolla poistaa lähes kaiken tämän riskin.
VIES verrattuna kansallisiin ALV-numeron hakutyökaluihin
VIES kattaa 27 EU:n jäsenvaltiota ja Pohjois-Irlannin ja vahvistaa vain, onko numero voimassa EU:n sisäistä kauppaa varten. Useimmilla kansallisilla veroviranomaisilla on myös omat kotimaisiin tarkoituksiin tarkoitetut ALV-numeron hakunsa, jotka ovat usein nopeampia ja näyttävät joskus enemmän tietoja kuin VIES-haku. Esimerkiksi Virossa Tax and Customs Board tarjoaa virolaisen ALV-numeron haun, joka palauttaa verovelvollisen nimen, rekisterikoodin ja rekisteröintipäivän mille tahansa EE-numerolle (EE ja yhdeksän numeroa). Jos virolainen yrityksesi tarvitsee oman ALV-numeron, katso oppaamme ALV-rekisteröinnistä Virossa.
ALV-vaatimustenmukaisuuden tuki virolaisille yrityksille
Osana kirjanpitopalveluamme Eesti Firma tarkistaa vastapuolet VIESissä, laatii ALV-ilmoitukset ja EC Sales Listin (lomake VD) sekä pitää tositteet järjestyksessä. Jos haluat meidän hoitavan virolaisen yrityksesi ALV-vaatimustenmukaisuuden, lähetä meille pyyntö, niin palaamme ehdotuksen kanssa.
Usein kysytyt kysymykset
Kyllä. Euroopan komissio tarjoaa sekä verkkolomakkeen että API:n maksutta.
Et. VIES toimii vain itse numeron perusteella. Saat yrityksen ALV-numeron pyytämällä sitä asiakkaalta tai tarkistamalla sen laskuista tai verkkosivustolta ja vahvistamalla numeron sitten VIESissä.
Ison-Britannian numerot (GB-etuliite) eivät ole VIESissä; käytä sen sijaan HMRC:n ”Check a UK VAT number” -palvelua. VIESiin sisältyvät vain XI-etuliitteellä alkavat Pohjois-Irlannin numerot ja nekin vain tavaroiden osalta.
Ei. Jotkin jäsenvaltiot, kuten Saksa ja Espanja, eivät luovuta nimiä ja osoitteita VIESin kautta. Vahvista näissä tapauksissa tiedot suoraan asiakkaalta.
Ennen ensimmäistä laskua, sitten säännöllisin väliajoin (monet yritykset tarkistavat neljännesvuosittain) ja aina ennen suurta tai poikkeavaa tilausta. Tallenna jokaisesta tarkistuksesta tarkistusnumero.
