Verotunniste (TIN) Virossa: henkilötunnus, rekisterikoodi ja ulkomaalaiskoodi

Verotunnisteita käytetään kaikkialla maailmassa, mutta kaikki maat eivät myönnä erillistä tunnistetta. Viro on tästä hyvä esimerkki: erillisen TIN-tunnisteen sijaan sen verojärjestelmä käyttää kansallisissa rekistereissä jo olevia tunnistekoodeja.

Luonnollisilla henkilöillä tunniste on henkilötunnus (isikukood) ja yrityksillä rekisterikoodi (registrikood). Viron vero- ja tullihallinto (Maksu- ja Tolliamet eli EMTA) käyttää molempia, ja ne tunnustetaan kansainvälisesti Viron TIN-tunnistetta vastaaviksi tunnisteiksi.

Tässä oppaassa kerrotaan, mitä Viron verotunnisteina käytettävät koodit ovat, miten ne muodostuvat, mitä tehdä, jos sinulla ei ole mitään virolaista tunnistetta, sekä mistä tunnisteen voi löytää ja tarkistaa.

Yritysrakennettaan vielä suunnitteleville perustajille yrityksen perustaminen Viroon on käytännöllinen tapa perustaa etänä hallinnoitava EU-yritys.

Kenelle tämä opas on tarkoitettu

Virolaisten OÜ-yhtiöiden omistajille, e-residenteille, ulkomaisille perustajille ja osakkeenomistajille, joiden on ilmoitettava virolainen TIN pankkilomakkeella, CRS-itsevarmennuksessa, verotuksellista asuinpaikkaa koskevassa kyselyssä tai rajat ylittävässä sopimuksessa, sekä kirjanpitäjille, joiden on tunnistettava virolainen sopimusosapuoli oikein.

Viron verotunnisteet: tärkeimmät tiedot yhdellä silmäyksellä

Viro ei myönnä toista, nimenomaan verotusta varten tarkoitettua numeroa, vaan käyttää omien rekisteriensä antamia koodeja. Sama tunniste seuraa henkilöä tai yritystä kaikissa viranomaisissa ja rekistereissä.

Tärkeimmät tiedot yrittäjille ja e-residenteille

Yhden taulukon yhteenveto perustajille, osakkeenomistajille ja kirjanpitäjille.

Mikä verotunniste on?

Verotunniste (myös verovelvollisen tunniste) on koodi, jolla veroviranomainen yksilöi verovelvollisen ja seuraa tämän verovelvoitteita. Muoto vaihtelee maittain, mutta tehtävä on aina sama: jokaisella verovelvollisella, niin luonnollisella henkilöllä kuin oikeushenkilölläkin, on yksi yksilöllinen tunniste.

Viro päätyy samaan lopputulokseen eri tavalla. Rinnakkaisen veronumerojärjestelmän sijaan se käyttää tunnisteita, jotka valtio antaa jo muihin tarkoituksiin. Laajempi maakohtainen katsaus löytyy oppaastamme verotunnisteista EU:ssa ja muualla maailmassa.

Virossa ei ole erillistä TIN-tunnistetta

Viro ei ole ottanut käyttöön itsenäistä verotunnistetta. Viron vero- ja tullihallinto tunnistaa verotuksessa luonnolliset henkilöt henkilötunnuksella ja oikeushenkilöt rekisterikoodilla.

Nämä koodit ovat pysyviä, julkisesti tarkistettavissa ja käytössä koko hallintojärjestelmässä – veroilmoituksissa, rekistereissä, pankkien asiakkuuden avauksessa ja kaupallisissa sopimuksissa. Käytännössä ne hoitavat kaikki tehtävät, joihin muualla käytetään veronumeroa.

Henkilötunnus (isikukood) luonnollisen henkilön verotunnisteena

Isikukood on 11-numeroinen tunnus, joka annetaan henkilölle, kun hänet merkitään Viron väestörekisteriin – syntymän, asuinpaikan rekisteröinnin, oleskeluluvan myöntämisen tai e-Residency-aseman saamisen yhteydessä.

Sen rakenne ei ole satunnainen. Ensimmäinen numero ilmaisee sukupuolen ja syntymävuosisadan, seuraavat kuusi syntymäajan muodossa VVKKPP, seuraavat kolme ovat samana päivänä syntyneet henkilöt erottava järjestysnumero ja viimeinen on tarkistusnumero.

Henkilötunnus näkyy Viron henkilökortissa, oleskelulupakortissa ja e-Residency-digikortissa. Verohallinnon lisäksi sitä käyttävät yleisenä tunnisteena valtion laitokset, pankit, notaarit ja yksityiset palveluntarjoajat.

Rekisterikoodi (registrikood) yrityksen verotunnisteena

Registrikood on 8-numeroinen tunnus, joka annetaan oikeushenkilölle, kun se merkitään Viron kaupparekisteriin. Se yksilöi oikeushenkilön pysyvästi eikä muutu, vaikka yrityksen nimi, osoite tai omistus vaihtuu. Ulkomaisissa asiakirjoissa sama numero ilmoitetaan usein yrityksen rekisteröintitunnuksena.

Ensimmäinen numero ilmaisee yhteisötyypin: kaupallisten yritysten – yksityisten osakeyhtiöiden (OÜ), julkisten osakeyhtiöiden (AS), avoimien yhtiöiden, kommandiittiyhtiöiden ja kaupallisten yhdistysten – koodit alkavat numerolla 1, voittoa tavoittelemattomien yhdistysten numerolla 8 ja säätiöiden numerolla 9. Viimeinen numero on tarkistusnumero.

Rekisterikoodia käyttävät vero- ja tullihallinto, tuomioistuimet, pankit sekä kaupalliset sopimusosapuolet. Se näkyy julkisesti kaupparekisterissä, joten jokainen kumppani voi tarkistaa virolaisen yrityksen ennen liiketoiminnan aloittamista.

Viron verotunnisteiden vertailu

Viron verotuskäytännössä käytetään kolmea tunnistekoodia, jotka sekoitetaan usein toisiinsa. Alla oleva taulukko kertoo, mihin kutakin käytetään.

Henkilötunnus, rekisterikoodi ja ulkomaalaiskoodi

Mitä kukin koodi tekee ja kuka sen myöntää.

Jos sinulla ei ole virolaista koodia: ulkomaalaiskoodi

Virosta tuloja saavaa ulkomaista henkilöä, jolla ei ole virolaista henkilötunnusta eikä rekisterikoodia, ei voida jättää tunnistamatta. Näissä tapauksissa Viron vero- ja tullihallinto myöntää verovelvollisten rekisteristään erillisen koodin, jota kutsutaan yleisesti ulkomaalaiskoodiksi.

Koodia tarvitaan konkreettisissa arkitilanteissa. Ulkomaiselle henkilölle maksun suorittavan virolaisen yrityksen on ilmoitettava vastaanottajan virolainen koodi TSD-lomakkeen liitteessä 2 ja INF 1 -lomakkeella. Myös Viron tuloveroilmoituksen antavan ulkomaisen henkilön on oltava tunnistettavissa järjestelmässä. Ilmoitusta ei voi jättää ilman koodia.

Koodia voi hakea kumpi tahansa osapuoli: ulkomainen henkilö itse tai virolainen maksaja hänen puolestaan. Hakemus on helpointa jättää e-MTA-asiointipalvelussa, ja EMTA myöntää koodin 10 päivän kuluessa. Valtion maksua ei peritä.

Ennen hakemista kannattaa tehdä haku vero- ja tullihallinnon julkisessa ulkomaalaisia koskevassa palvelussa. Koodi voi olla olemassa jo aiemman maksun perusteella, ja päällekkäinen hakemus aiheuttaa vain epäselvyyttä rekisterissä.

E-residenteillä on jo tunniste

E-residentit ovat erityistapaus, mutta yksinkertainen sellainen. e-Residency-aseman myöntämiseen sisältyy virolaisen henkilötunnuksen antaminen, ja tunnus merkitään digikorttiin. EMTA vahvistaa asian suoraan: e-residentit eivät tarvitse erillistä ulkomaalaiskoodia, vaan he ilmoittavat veronsa Virossa henkilötunnuksellaan.

Henkilötunnus ei kuitenkaan muuta e-residentin verotusmaata. e-Residency on digitaalinen henkilöllisyys, ei verotuksellinen asuinpaikka: Saksassa, Espanjassa, Turkissa tai Yhdistyneissä arabiemiirikunnissa asuva e-residentti pysyy kyseisen maan verotuksellisena asukkaana, eikä virolainen koodi kerro mitään hänen henkilökohtaisesta veroasemastaan.

Mistä Viron verotunnisteen löytää ja tarkistaa

Virolaisia tunnistekoodeja ei ole piilotettu verokirjeenvaihtoon, vaan useimmat ovat julkisia rekisteritietoja, jotka voi tarkistaa sekunneissa.

• Yrityksesi rekisterikoodi – Viron kaupparekisterimerkinnästä, rekisteröintitodistuksesta ja yrityksen e-MTA-tililtä;
• Henkilötunnuksesi – Viron henkilökortista, oleskelulupakortista tai e-Residency-digikortista;
• Sopimusosapuolen rekisterikoodi – Viron kaupparekisterin maksuttomalla julkisella haulla;
• Olemassa oleva ulkomaalaiskoodi – EMTA:n ulkomaalaisia koskevalla hakupalvelulla, joka näyttää myös, onko verotuksellista asuinpaikkaa koskeva todistus toimitettu.

Rekisterikoodin tulee näkyä myös yrityksen laskuissa, sopimuksissa ja virallisessa kirjeenvaihdossa, joista useimmat sopimusosapuolet etsivät sitä ensimmäiseksi.

Virolaiset koodit kansainvälisessä verovaatimusten noudattamisessa

Näillä koodeilla on merkitystä kaukana Viron rajojen ulkopuolellakin. Rajat ylittävien verosäännösten noudattaminen edellyttää säännöllisesti sopimusosapuolen yksiselitteistä tunnistamista, ja henkilö- sekä rekisterikoodit mahdollistavat sen.

Kun virolainen yritys allekirjoittaa kansainvälisen sopimuksen, avaa tilin ulkomailla tai joutuu ulkomaisen veroviranomaisen tarkastettavaksi, rekisterikoodi tekee täsmälleen saman kuin TIN muualla: se yhdistää oikeushenkilön yhteen yksilölliseen ja tarkistettavaan julkiseen rekisterimerkintään.

Sama koskee raportointivelvoitteita. CRS-standardin ja EU:n automaattisen tietojenvaihdon perusteella rahoituslaitokset keräävät jokaiselta tilinhaltijalta verotunnisteen. Virolaisen yrityksen tai Virossa verotuksellisesti asuvan henkilön kohdalla tähän kenttään merkitään rekisterikoodi tai henkilötunnus.

OECD julkaisee maakohtaiset tiedot lainkäyttöalueita koskevilla sivuillaan, joilla luonnollisten henkilöiden ja yhteisöjen TIN-tunnisteet kuvataan erikseen. Myös Euroopan komission TIN-tietokanta kattaa luonnolliset henkilöt kaikissa EU:n jäsenvaltioissa. Yhdessä ne luettelevat Viron henkilötunnuksen ja rekisterikoodin kansallista TIN-tunnistetta vastaaviksi tunnisteiksi. Viron vero- ja tullihallinto tarjoaa puolestaan julkisen työkalun ulkomaisen TIN-tunnisteen muodon ja rakenteen tarkistamiseen. Se on hyödyllinen, kun virolaisen yrityksen on kirjattava ulkomaisen kumppanin tunniste oikein.

Yleiset virheet verovelvollisen tunnistamisessa Virossa

Useimmat ongelmat ovat käytännöllisiä eivätkä käsitteellisiä, ja ne tulevat yleensä esiin pahimmalla mahdollisella hetkellä – pankkiasiakkuutta avattaessa tai vaatimustenmukaisuuden tarkastuksessa.

• TIN-kentän jättäminen tyhjäksi, koska Virolla ”ei ole TIN-tunnistetta”;
• oletus, että henkilötunnus tai ulkomaalaiskoodi tekee henkilöstä Viron verotuksellisen asukkaan – kumpikaan ei tee;
• verosopimuksen mukaisen huojennuksen odottaminen pelkän ulkomaalaiskoodin perusteella ilman todistusta verotuksellisesta asuinpaikasta;
• hallituksen jäsenen henkilötunnuksen antaminen ulkomaiselle kumppanille yrityksen rekisterikoodin sijasta;
• rekisterikoodin jättäminen pois laskuista ja sopimuksista, mikä hidastaa jokaista tarkistusta.

Lopuksi: yksi koodi kaikissa rekistereissä

Viron lähestymistapa verovelvollisten tunnistamiseen kuvastaa maan verohallintoa yleisemminkin: yhtä tunnistetta käytetään kaikissa rekistereissä ja viranomaisissa ilman ylläpidettäviä päällekkäisiä numerointeja.

Yritykselle tämä tarkoittaa, että perustamispäivänä annettu rekisterikoodi riittää ilmoitusten antamiseen, yhteydenpitoon vero- ja tullihallinnon kanssa sekä ulkomailta tuleviin tunnistuspyyntöihin vastaamiseen. Koodi annetaan automaattisesti, se on maksuton ja pysyy yrityksellä koko sen toiminnan ajan. Jos ulkomainen henkilö jää kokonaan rekisterien ulkopuolelle, vero- ja tullihallinto täyttää aukon ulkomaalaiskoodilla. Tämä koodi kuitenkin vain yksilöi henkilön, eikä siirrä hänen verotuksellista asuinpaikkaansa.

Miten Eesti Firma voi auttaa

Eesti Firma auttaa perustajia ja yrityksiä yrityksen rekisteröinnissä Viroon, ALV-rekisteröinnissä, kirjanpitopalveluissa, vuosi-ilmoituksissa sekä käytännön veroneuvonnassa niin Virossa asuville kuin ulkomaisillekin osakkeenomistajille.

Jos pankki, maksulaitos tai ulkomainen veroviranomainen on pyytänyt sinulta virolaista TIN-tunnistetta etkä ole varma oikeasta koodista, tiimimme voi vahvistaa oikean tunnisteen, hakea tarvittaessa ulkomaalaiskoodin ja laatia sitä tukevat rekisteriasiakirjat.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset