Viron yrityksen kirjanpito-ohjelmisto: Merit Aktiva, SimplBooks ja muut vertailussa

Jokaisen virolaisen yrityksen on pidettävä kirjanpitoa, myös sellaisen, jolla ei ole työntekijöitä ja vain muutama myyntitapahtuma vuodessa. Kirjanpito muodostaa perustan ALV-ilmoitukselle, kun yritys on ALV-rekisteröity, palkkaveroilmoitukselle, kun se maksaa palkkoja, hallituspalkkioita tai osinkoja, sekä tilinpäätökselle (majandusaasta aruanne), jonka jokainen OÜ toimittaa e-Business Registerin kautta.

Ulkomaiset perustajat, myös e-residentit, aloittavat usein jo tuntemallaan työkalulla, kuten Xerolla tai QuickBooksilla, ja huomaavat myöhemmin, ettei se voi laatia Viron ilmoituksia. Tässä oppaassa vertaillaan Viron keskeisiä kirjanpito-ohjelmistoja ulkomailta johdetun pienen yrityksen kannalta olennaisilla perusteilla sekä kerrotaan, milloin kirjanpidon jättäminen kirjanpitäjälle on helpompaa.

Mitä kirjanpito-ohjelmiston on tehtävä Virossa

Lakisääteiset vaatimukset ovat samat valitsemastasi ohjelmasta riippumatta, joten erot syntyvät siitä, kuinka paljon rutiinityötä ohjelmisto poistaa käsistäsi. Viisi asiaa on tärkeintä:

• Veroilmoitukset. Hyvä ohjelmisto laatii kuukausittaisen ALV-ilmoituksen ja palkkaveroilmoituksen ja joko lähettää ne Viron vero- ja tullihallitukselle tai tuottaa tiedoston, jonka lataat palveluun. Suora yhteys korostuu pian: palkkaveroilmoitus toimitetaan jo tietona suoraan ohjelmistosta, ja huhtikuusta 2027 alkaen myös ALV-ilmoitus, vaikka tietojen manuaalinen syöttäminen ja tiedoston lataaminen ovat edelleen mahdollisia. Viron yritysten verokalenterissamme ovat määräajat.
• Tilinpäätös. Taseen ja tuloslaskelman pitäisi valmistua ohjelmasta muodossa, jonka e-Business Register hyväksyy. Liitetiedot sekä muita kuin kaikkein pienimpiä yrityksiä koskeva toimintakertomus on silti jonkun laadittava.
• Pankkiyhteydet. Suora yhteys tuo tiliotteet ohjelmaan ja kohdistaa maksut laskuihin. Se kattaa yleensä vain tärkeimmät virolaiset pankit, joten Wise-, Revolut- ja vastaavilta tileiltä lataat tiliotetiedostot.
• Verkkolaskut. Virolaiset ostajat voivat pyytää sähköisiä laskuja, joten ohjelman pitäisi pystyä lähettämään ja vastaanottamaan niitä.
• Kieli. Käyttöliittymän pitäisi olla saatavilla englanniksi, ei vain viroksi.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Taulukossa vertaillaan pienelle yritykselle sopivia aloitustason paketteja. Hinnat ovat kuukausihintoja ilman ALV:tä, ellei toisin mainita. Tapahtuma tarkoittaa yhtä kirjattua tapahtumaa, kuten laskua tai maksua.

Merit Aktiva

Merit Aktiva on Viron tunnetuin kirjanpito-ohjelma. Sen kehittäjä Merit Tarkvara kertoo, että sitä käyttää yli 83 000 yritystä, ja Tallinnan teknillisen yliopiston pieniä virolaisia yrityksiä koskevat opiskelijakyselyt ovat todenneet sen käytetyimmäksi. Käyttöliittymä on viroksi, englanniksi ja venäjäksi, LHV:n, SEB:n, Swedbankin ja Coopin tiliotteet saapuvat automaattisesti, ja ALV- sekä palkkaveroilmoitukset lähtevät ohjelmasta vero- ja tullihallitukselle. Standard-paketti kattaa päivittäisen kirjanpidon, kun taas Pro-paketti lisää automaattiset yhteydet verkkokauppoihin, maksupalveluntarjoajiin ja muihin ohjelmistoihin. Palkanlaskenta hoidetaan erillisessä Merit Palk -ohjelmassa, joka on maksuton enintään kahdelle työntekijälle, ja asiakastuki on maksutonta.

SimplBooks

SimplBooks on tallinnalainen yritys, jonka ohjelma on suunniteltu perustajille, jotka hoitavat kirjanpitonsa itse; se ilmoittaa, että sillä on yli 20 000 käyttäjää. Käyttöliittymä on viroksi, englanniksi ja venäjäksi. Start-paketti maksaa vähemmän kuin Merit Aktiva Standard, mutta sisältää palkanlaskennan enintään kolmelle työntekijälle, maksuttomat verkkolaskut ja suorat pankkiyhteydet. Näin edellisen päivän tapahtumat saapuvat joka aamu ja toistuvat tapahtumat voidaan kirjata automaattisesti. Veroilmoitukset menevät suoraan vero- ja tullihallitukselle, ja tilinpäätös laaditaan sisäänrakennetulla työkalulla. Jos lähetät vain laskuja ja jätät muun työn kirjanpitäjälle, MINI-paketti riittää.

SmartAccounts

Myös tallinnalaisella SmartAccountsilla on hinnoittelumalli, joka sopii vähän toimiville yrityksille. Starter-paketissa maksat tapahtumista ennakkoon ja käytät niitä tarvittaessa ilman kuukausimaksua, mikä sopii hyvin holdingyhtiölle, jolla on vain muutama tapahtuma vuodessa. Kun toiminta vilkastuu, Pro-paketti lisää suorat pankkiyhteydet, maksuttomat verkkolaskut ja suoraan vero- ja tullihallitukselle lähetettävät veroilmoitukset. Ohjelmassa on myös varasto- ja käyttöomaisuusmoduulit, ja se yhdistyy muun muassa Scoroon, Envoiceen ja WooCommerceen. Käyttöliittymä on vain viroksi ja englanniksi. LHV:n yritysasiakkaat voivat käyttää ohjelmaa maksutta ensimmäiset viisi kuukautta.

e-Financials

Virossa e-arveldaja-nimellä tunnetun e-Financialsin ylläpitäjä on Centre of Registers and Information Systems, e-Business Registerin takana oleva valtion elin. Se toimii samassa portaalissa, joten kirjaudut sisään ID-kortilla, Smart-ID:llä tai e-Residency-kortilla. Käyttöliittymä on viroksi ja englanniksi, veroilmoitukset toimitetaan ohjelmasta ja tilinpäätös laaditaan itse rekisterissä. Maksuttoman ensimmäisen vuoden jälkeen yritys, jolla on enintään 10 tapahtumaa kuukaudessa, maksaa €5 vuodessa; 11–50 tapahtumalla maksu on €5 kuukaudessa ja yli 50 tapahtumalla €9 kuukaudessa, kaikki plus ALV, e-Financialsin hinnaston mukaan. Vastapainona automaatiota on vähemmän: tiliotteet ladataan tiedostoina eikä varastomoduulia ole.

Xero ja muut ulkomaiset ohjelmistot Virossa

Xero, QuickBooks ja vastaavat ohjelmat on rakennettu muille markkinoille. Xerolla on maaversiot Yhdistyneelle kuningaskunnalle, Yhdysvalloille, Australialle ja muutamalle muulle maalle, mutta ei Virolle, jossa yritykset käyttävät sen Global-versiota yleisellä myyntiveroraportilla. Omalla tuotefoorumillaan Xero vahvistaa, että ALV-ilmoituksen lähettämistä tuetaan vain Yhdistyneessä kuningaskunnassa.

Virolaiselle OÜ:lle tämä merkitsee kaksinkertaista työtä: kirjanpito on Xerossa, mutta ALV-ilmoitus, palkkaveroilmoitus ja tilinpäätös laaditaan Viron muodossa muualla, yleensä lukujen muuntavan kirjanpitäjän toimesta. Vero- ja tullihallitus itse neuvoo ulkomaisen ohjelmiston käyttäjiä kysymään palveluntarjoajaltaan, tukeeko se virolaista tietopohjaista raportointia. Xero on järkevä lähinnä silloin, kun yritys kuuluu konserniin, joka jo raportoi siinä.

Xolo, Enty ja muut e-Residency-alustat

Erillinen ryhmä ovat e-Residency-palvelualustat, kuten Xolo, Enty tai Companio, jotka yhdistävät oman kirjanpito-ohjelmistonsa kuukausittaiseen kirjanpitopalveluun. Et valitse ohjelmaa lainkaan: laskut, pankkitapahtumat ja raportit ovat palveluntarjoajan järjestelmässä. Tämä on kätevää niin kauan kuin pysyt palvelussa, mutta kirjanpito on sidottu palveluntarjoajaan, ja vaihtaessasi palveluntarjoajaa se on siirrettävä johonkin yllä olevista ohjelmista. Vakiintuneella ohjelmalla, kuten Merit Aktivalla, työskentelevä kirjanpitäjä jättää sinulle vapauden siirtää kirjanpitosi muualle.

Mikä kirjanpito-ohjelmisto sopii parhaiten virolaiselle yrityksellesi

Virolaisen yrityksen paras kirjanpito-ohjelmisto riippuu pääasiassa siitä, kuinka aktiivista toiminta on ja kuka hoitaa kirjanpidon.

Valitsitpa minkä tahansa, käytä maksuton jakso todellisten tapahtumien kirjaamiseen yhden kuukauden ajalta ennen maksamista. Myöhempi siirto tarkoittaa alkusaldojen ja maksamattomien laskujen siirtämistä, joten tilikauden alku on helpoin hetki vaihtaa ohjelmaa tai antaa kirjanpito kirjanpitäjälle.

Kuka käyttää ohjelmaa: sinä, kirjanpitäjä vai molemmat

Ohjelmisto hoitaa rutiinit, mutta se ei päätä, miten tapahtuma kirjataan, milloin yrityksen on rekisteröidyttävä ALV-velvolliseksi tai miten osinkoa verotetaan. Useimmat itse kirjanpitoa hoitavien perustajien ongelmat alkavat tästä ja tulevat ilmi, kun tilinpäätös erääntyy. Raportti tarvitsee ohjelman lukujen lisäksi myös liitetiedot ja useimmilta yrityksiltä toimintakertomuksen. Työ voidaan jakaa kolmella tavalla.

Toisessa ja kolmannessa järjestelyssä ohjelma on tavallisesti kirjanpitäjän valinta, ja tarvitset vain kirjautumistunnuksen. Kirjanpitotiimimme hoitaa ulkomailta omistettujen virolaisten yritysten kirjanpidon näin, pääasiassa Merit Aktivassa: käytännönläheisesti mukana pysyvät asiakkaat laativat omat myyntilaskunsa, kun taas me hoidamme kirjanpidon, veroilmoitukset ja tilinpäätöksen. Otamme myös muissa järjestelmissä pidetyn kirjanpidon hoidettavaksemme, toimitamme tilinpäätöksen omistajille, jotka ovat hoitaneet kirjanpitonsa yksin, ja saatamme laiminlyödyn kirjanpidon kuntoon.

Jos valitset kirjanpito-ohjelmistoa uudelle virolaiselle yritykselle, lähetä meille lyhyt kuvaus liiketoiminnastasi, niin ehdotamme miten sen kirjanpito kannattaa järjestää alusta alkaen.

Lähetä pyyntö

Usein kysytyt kysymykset