Računovodstveni softver za estonsku tvrtku: usporedba Merit Aktiva, SimplBooks i drugih

Svaka estonska tvrtka mora voditi računovodstvo, čak i ona bez zaposlenika i s nekoliko prodaja godišnje. Knjige služe za prijavu PDV-a nakon što je tvrtka registrirana za PDV, za prijavu poreza na plaće kada isplaćuje plaće, naknade članovima uprave ili dividende te za godišnje financijsko izvješće (majandusaasta aruanne) koje svaki OÜ predaje putem e-Business Registera.

Osnivači iz inozemstva, uključujući e-residente, često počinju s alatom koji već poznaju, poput Xeroa ili QuickBooksa, a kasnije utvrde da ne može izraditi estonske prijave. Ovaj vodič uspoređuje glavni računovodstveni softver u Estoniji prema kriterijima važnima za malu tvrtku kojom se upravlja iz inozemstva te pokazuje kada je jednostavnije prepustiti knjigovodstvo računovođi.

Što računovodstveni softver u Estoniji mora raditi

Zakonski su zahtjevi jednaki bez obzira na odabrani program, pa je razlika u tome koliko rutinskog rada softver preuzima s Vaših ruku. Najvažnije je pet stvari:

• Porezne prijave. Dobar softver priprema mjesečnu prijavu PDV-a i prijavu poreza na plaće, a zatim ih šalje Estonian Tax and Customs Boardu ili izrađuje datoteku koju učitavate. Izravna će veza uskoro biti važnija: prijava poreza na plaće već se predaje kao podaci izravno iz softvera, a od travnja 2027. slijedi prijava PDV-a, iako će ručni unos i učitavanje datoteka ostati mogući. Naš estonski porezni kalendar za tvrtke navodi rokove.
• Godišnje financijsko izvješće. Bilanca i račun dobiti i gubitka trebali bi izlaziti iz programa u obliku koji e-Business Register prihvaća. Bilješke te, za sve osim najmanjih tvrtki, izvješće uprave i dalje mora sastaviti netko.
• Bankovne veze. Izravna veza uvozi bankovne izvode i povezuje uplate s računima. Obično obuhvaća samo glavne estonske banke, pa za Wise, Revolut i slične račune učitavate datoteke izvoda.
• Elektronički računi. Estonski kupci mogu zatražiti elektroničke račune, stoga bi ih program trebao slati i primati.
• Jezik. Sučelje bi trebalo biti dostupno na engleskom, a ne samo na estonskom.

Merit Aktiva vs SimplBooks vs SmartAccounts vs e-Financials

Tablica uspoređuje početne pakete prikladne za malu tvrtku, s cijenama po mjesecu i bez PDV-a, osim ako nije drukčije navedeno. Stavka je jedna evidentirana transakcija, poput računa ili uplate.

Merit Aktiva

Merit Aktiva najpoznatiji je računovodstveni program u Estoniji. Njegov razvijatelj, Merit Tarkvara, navodi da ga koristi više od 83,000 tvrtki, a studentska istraživanja malih estonskih tvrtki na Tallinn University of Technology utvrdila su da je najrašireniji. Sučelje je dostupno na estonskom, engleskom i ruskom, izvodi iz LHV-a, SEB-a, Swedbanka i Coopa stižu automatski, a prijave PDV-a i poreza na plaće šalju se Tax and Customs Boardu iz programa. Paket Standard pokriva svakodnevno knjigovodstvo, dok paket Pro dodaje automatske veze s internetskim trgovinama, pružateljima platnih usluga i drugim softverom. Obračun plaća radi u zasebnom programu Merit Palk, koji je besplatan za najviše dva zaposlenika, a korisnička podrška je besplatna.

SimplBooks

SimplBooks je tvrtka iz Tallinna čiji je program namijenjen osnivačima koji sami vode knjigovodstvo; navodi više od 20,000 korisnika. Sučelje je na estonskom, engleskom i ruskom. Paket Start stoji manje od Merit Aktiva Standarda, a uključuje obračun plaća za najviše tri zaposlenika, besplatne elektroničke račune i izravne bankovne veze, pa transakcije prethodnog dana stižu svako jutro, a ponavljajuće se mogu automatski evidentirati. Porezne prijave idu izravno Tax and Customs Boardu, a godišnje financijsko izvješće priprema se u ugrađenom alatu. Ako samo izdajete račune, a ostalo prepuštate računovođi, dovoljan je paket MINI.

SmartAccounts

SmartAccounts, također iz Tallinna, ima model cijena koji odgovara manje aktivnim tvrtkama. U paketu Starter unaprijed plaćate stavke i koristite ih kad god trebate, bez mjesečne naknade, što dobro odgovara holding tvrtki s nekoliko transakcija godišnje. Kada poslovanje postane aktivno, paket Pro dodaje izravne bankovne veze, besplatne elektroničke račune i porezne prijave koje se šalju izravno Tax and Customs Boardu. Program također ima module za zalihe i dugotrajnu imovinu te se, među ostalima, povezuje sa Scoro, Envoice i WooCommerce. Sučelje je samo na estonskom i engleskom. Poslovni klijenti LHV-a mogu koristiti program besplatno prvih pet mjeseci.

e-Financials

U Estoniji poznat kao e-arveldaja, e-Financials vodi Centre of Registers and Information Systems, državno tijelo koje stoji iza e-Business Registera, a nalazi se unutar istog portala, pa se prijavljujete ID karticom, Smart-ID-jem ili e-Residency karticom. Sučelje je na estonskom i engleskom, porezne prijave predaju se iz programa, a godišnje financijsko izvješće priprema se u samom registru. Nakon besplatne prve godine, tvrtka s najviše 10 stavki mjesečno plaća €5 godišnje; za 11 do 50 stavki naknada je €5 mjesečno, a iznad 50 iznosi €9 mjesečno, sve uz PDV, prema cjeniku e-Financialsa. Kompromis je manja automatizacija: bankovni izvodi učitavaju se kao datoteke, a modul za zalihe ne postoji.

Xero i drugi strani softver u Estoniji

Xero, QuickBooks i slični programi izrađeni su za druga tržišta. Xero ima nacionalna izdanja za UK, US, Australiju i nekoliko drugih zemalja, ali ne i za Estoniju, gdje tvrtke koriste njegovo Global izdanje s općim izvješćem o porezu na promet. Na vlastitom forumu proizvoda Xero potvrđuje da je predaja prijave PDV-a podržana samo za UK.

Za estonski OÜ to znači dvostruki rad: knjige se vode u Xero-u, ali se prijava PDV-a, prijava poreza na plaće i godišnje financijsko izvješće pripremaju drugdje u estonskom formatu, obično kod računovođe koji preračunava podatke. Sam Tax and Customs Board savjetuje korisnicima stranog softvera da pitaju svojeg pružatelja hoće li podržavati estonsko izvještavanje na temelju podataka. Xero uglavnom ima smisla kada tvrtka pripada grupi koja u njemu već izvještava.

Xolo, Enty i druge platforme za e-Residency

Zasebna su kategorija platforme za usluge e-Residency, poput Xoloa, Entyja ili Companija, koje objedinjuju vlastiti računovodstveni softver s mjesečnom računovodstvenom uslugom. Program uopće ne birate: računi, bankovni podaci i izvješća nalaze se unutar sustava pružatelja. To je praktično dok ostajete, ali knjige su vezane uz pružatelja te ih, ako ga promijenite, treba prenijeti u jedan od gore navedenih programa. Računovođa koji radi u standardnom programu poput Merit Aktive omogućuje Vam da slobodno prenesete knjige drugamo.

Koji je računovodstveni softver najbolji za Vašu estonsku tvrtku

Najbolji računovodstveni softver za estonsku tvrtku najviše ovisi o tome koliko je aktivna i tko vodi knjigovodstvo.

Koji god odaberete, iskoristite besplatno razdoblje za unos mjeseca stvarnih transakcija prije plaćanja. Kasniji prijelaz znači prijenos početnih salda i neplaćenih računa, pa je početak financijske godine najjednostavniji trenutak za promjenu programa ili predaju knjigovodstva računovođi.

Tko radi u programu: Vi, računovođa ili oboje

Softver se brine za rutinu, ali ne odlučuje kako treba evidentirati transakciju, kada se tvrtka mora registrirati za PDV ni kako se oporezuje dividenda. Većina problema u knjigama koje osnivači vode sami počinje ondje i postaje vidljiva kada dospije godišnje financijsko izvješće. Samo izvješće uz podatke iz programa zahtijeva i bilješke te, za većinu tvrtki, izvješće uprave. Posao se može podijeliti na tri načina.

U drugom i trećem modelu program je obično izbor računovođe, a Vama je potrebna samo prijava. Naš računovodstveni tim na taj način vodi knjige estonskih tvrtki u vlasništvu osoba iz inozemstva, uglavnom u Merit Aktivi: klijenti koji žele ostati uključeni sami izdaju izlazne račune, dok mi vodimo knjigovodstvo, porezne prijave i godišnje financijsko izvješće. Preuzimamo i knjige vođene drugdje, predajemo godišnje financijsko izvješće vlasnicima koji su sami vodili knjigovodstvo te sređujemo zanemarene knjige.

Ako birate računovodstveni softver za novu estonsku tvrtku, pošaljite nam kratak opis svojeg poslovanja i predložit ćemo kako organizirati njezino računovodstvo od početka.

Pošaljite zahtjev

Često postavljana pitanja