Troškovi službenog putovanja i dnevnica: što estonsko društvo može platiti bez poreza

Putovanja su jedno od rijetkih područja u kojima estonsko društvo može pokriti osobne troškove svojeg vlasnika, uključujući obroke, bez ikakva poreza, zbog čega osnivači tako često pitaju o njima. Pravila su kratka i nalaze se u Zakonu o porezu na dohodak te u Uredbi Vlade br. 110 o službenim putovanjima. Ona određuju što je službeno putovanje, kolika se dnevnica može isplatiti bez poreza i koji se troškovi službenog putovanja nadoknađuju uz dokumente.

U našoj praksi pravila su rijetko problem. Problem je ono što se događa na samom putovanju: sve se stavlja na karticu društva, računi se ne čuvaju, a večera s klijentom nalazi se uz obiteljski ručak na istom izvodu. Računovođa tada nasljeđuje hrpu plaćanja karticom bez odluke o putovanju. Ovaj vodič utvrđuje koje troškove službenog putovanja estonski OÜ može platiti bez poreza, što postaje oporeziva pogodnost i kako pravila vrijede za člana uprave koji živi u inozemstvu. Završava postupkom koji održava evidenciju urednom, tako da pitanje Estonske porezne i carinske uprave (EMTA) ništa ne mijenja.

Što se u Estoniji smatra službenim putovanjem

Službeno putovanje počinje od Vašega uobičajenog mjesta rada, stoga je to prvo što treba utvrditi. Za zaposlenika je mjesto rada ono navedeno u ugovoru o radu, dogovoreno najmanje na razini grada ili općine. Društvo u Tallinnu koje zaposlenika šalje u Tartu ili Berlin šalje ga na službeno putovanje. Zaposlenik čiji ugovor kao mjesto rada navodi „Estoniju” ne može biti na službenom putovanju nigdje unutar države, već samo u inozemstvu. Putovanja između doma i uobičajenog radnog mjesta nikada nisu službena putovanja.

Ista pravila i ista porezna ograničenja vrijede za članove uprave (juhatus). Član uprave ne treba ugovor o radu, naknadu članu uprave niti ikakvu plaću kako bi društvo pokrilo njegova putovanja. Smjernice EMTA o službenim putovanjima navode da porezna ograničenja vrijede neovisno o tome prima li osoba ikakvu naknadu. Jedina je razlika to što član uprave nema zakonsko pravo zahtijevati dnevnicu, pa je pitanje hoće li je društvo isplatiti stvar dogovora. Za osnivača koji upravlja vlastitim OÜ to znači da društvo može platiti njegova putovanja čak i ako mu nikada nije isplatilo naknadu članu uprave niti bilo što drugo.

Pisana odluka koja odlučuje o svemu

Prije putovanja društvo donosi pisanu odluku u kojoj navodi tko putuje, kamo, koliko dugo, u koju svrhu, koji će troškovi biti nadoknađeni i po kojoj stopi dnevnice. Ne postoji službeni obrazac; dovoljna je jedna stranica s datumom i potpisom člana uprave u ime društva. U društvu s jednom osobom član uprave potpisuje odluku o vlastitom putovanju, što prvi put djeluje neobično, ali je potpuno uobičajeno.

Odluka je prvo što računovođa ili porezni inspektor traži. Stajalište EMTA je jasno: bez pisane odluke ili ako se pokaže da putovanje uopće nije službeno, troškovi plaćeni uz račune oporezuju se kao primitak u naravi, a novčani prijenosi osobi kao plaća. Odmor prikazan kao službeno putovanje tretira se jednako. Odluka sastavljena nakon putovanja bolja je nego nikakva, ali tada mora odgovarati kartama, datumima i stvarnoj poslovnoj svrsi, a računovođa bi je mnogo radije imao prije prijenosa novca.

Neoporeziva dnevnica za putovanja u inozemstvo

Dnevnica pokriva obroke i male troškove boravka izvan doma. Isplaćuje se po danu bez računa, a za putovanje u inozemstvo društvo je može isplatiti bez poreza unutar sljedećih ograničenja.

Društvo može isplatiti više od ograničenja, ali se višak oporezuje kao plaća. Ograničenja su propisana uredbom i povremeno se mijenjaju; brojke u ovom vodiču vrijede na dan njegova posljednjeg ažuriranja. Domaća putovanja razlikuju se: za službeno putovanje unutar Estonije nema neoporezive dnevnice, a ako je društvo ipak isplati, oporezuje se kao plaća. Ni obroci na domaćem putovanju ne mogu se nadoknaditi bez poreza, čak ni uz račune. Hoteli, karte i prijevoz unutar Estonije nadoknađuju se u cijelosti uz dokumente, kao i na svakom drugom putovanju.

Dnevnica i obroci kojima je namijenjena ne mogu se platiti dvaput. Ako društvo isplati dnevnicu i također plaća vlastite račune putnika u restoranu, računi iz restorana predstavljaju primitak u naravi. Doručak uključen u cijenu hotela dio je troška smještaja i ostaje neoporeziv, kao i obrok uključen u kartu. Ako su obroci besplatno osigurani na odredištu, primjerice od organizatora konferencije, društvo može smanjiti dnevnicu za najviše 70%.

Koji se troškovi putovanja nadoknađuju bez poreza

Svaki drugi trošak službenog putovanja nadoknađuje se uz dokument koji pokazuje što je kupljeno, od koga i za koliko. Zakon ne propisuje gornje ograničenje tih troškova; traži samo da su bili potrebni za putovanje.

Korištenje vlastitog automobila

Ako na službenom putovanju vozite vlastiti automobil, društvo može odabrati jedan od dva načina. Može nadoknaditi stvarne troškove putovanja uz dokumente, što uključuje gorivo, parkiranje, cestarine i trajektne karte, bez gornjeg ograničenja, ali isključuje popravke i održavanje. Ili može platiti opću naknadu za korištenje osobnog automobila: do €0.50 po kilometru i najviše €550 mjesečno. Za taj je način potreban putni nalog s datumom, rutom i kilometrima svakog putovanja. Isti kilometri ne mogu se potraživati po oba načina, a sve iznad mjesečnog ograničenja prema drugom načinu primitak je u naravi. Članovi uprave mogu koristiti bilo koji način jednako kao zaposlenici.

Članovi uprave i vlasnici koji žive u inozemstvu

Većinom estonskih društava u stranom vlasništvu upravlja se iz države vlasnika, a vlasnik nekoliko puta godišnje dolazi u Estoniju radi susreta s računovođom, bankom ili partnerom. O tome je li taj posjet službeno putovanje odlučuje mjesto rada vlasnika, a Zakon o porezu na dohodak na to odgovara na način koji osnivači ne očekuju.

Za člana uprave EMTA mjestom rada smatra mjesto na kojem osoba uobičajeno obavlja svoje dužnosti. Osnivač koji društvom upravlja iz Lisabona ima mjesto rada u Lisabonu, a putovanje u Tallinn za njega je službeno putovanje u inozemstvo. Zakon o porezu na dohodak tada primjenjuje neoporeziva ograničenja države u kojoj se rad obavlja, a ne estonsku stopu. EMTA je u svojim objavljenim odgovorima o službenim putovanjima potvrdio da društvo umjesto toga ne može odabrati estonska ograničenja. Letovi, hotel i taksiji nadoknađuju se u cijelosti uz dokumente kao i obično; samo dnevnica slijedi stope matične države. Način na koji ta država oporezuje dnevnicu zasebno je pitanje koje vrijedi postaviti lokalnom savjetniku prije prve isplate.

Neki vodiči pisani za e-resident navode suprotno, da je Estonija matična država društva i da posjet Tallinnu nikada ne može biti službeno putovanje. Takvo tumačenje zanemaruje mjesto obavljanja rada. Sigurnije je jednom odrediti mjesto rada, unijeti ga u odluke o putovanju i jednako ga primjenjivati na svako putovanje. Mjesto na kojem vlasnik stvarno radi također je pitanje koje stoji iza stalne poslovne jedinice, što objašnjavamo u članku o vođenju estonskog društva tijekom života u inozemstvu.

Što se događa kada se pravila prekrše

Trošak koji ne prođe provjeru ne nestaje iz računovodstva; mijenja svoju poreznu oznaku. Tablica pokazuje što društvo plaća na €100 u svakom slučaju. Primitak u naravi je skup jer se porez na dohodak prvo obračunava na pogodnost, a socijalni porez zatim na pogodnost i porez na dohodak zajedno.

Sve se to prijavljuje na TSD za mjesec u kojem je novac isplaćen, svako u vlastitom prilogu, a porez se plaća do istog 10. dana sljedećeg mjeseca. Primici u naravi i neposlovni troškovi među su plaćanjima koja Zakon o porezu na dohodak smatra oporezivim raspodjelama, kako objašnjava naš vodič o porezu na dobit u Estoniji. Društvo koje nikada nije isplatilo dividendu stoga ipak može dugovati porez zbog loše dokumentiranog putovanja.

Primjer trodnevnog putovanja

Član uprave društva iz Tallinna leti u Berlin u ponedjeljak i vraća se u srijedu navečer radi susreta s klijentom i posjeta sajmu. Odluka o putovanju potpisana je tjedan prije te navodi datume, svrhu i dnevnicu od €75.

Posljednji je redak onaj koji većina osnivača ne bi očekivala. Ručkovi društvo stoje €60 plus €42.31 poreza, dok istih €60 ne bi stajalo ništa da je član uprave platio ručak iz dnevnice od €225. Rješenje je jednostavno: ako obroci završe na kartici društva, smanjite dnevnicu za te dane za isti iznos i ukupno ostaje unutar neoporezivog ograničenja. Večera s klijentom ne može se spasiti na isti način, ali se može planirati jer mjesec s naknadom članu uprave ili plaćom ima veće ograničenje za reprezentaciju.

Zašto kartica društva uzrokuje najviše problema

U našoj praksi klijenti koji na putovanja dobiju porezno rješenje nisu oni koji su pogrešno pročitali pravila o dnevnici. To su oni koji su cijelo putovanje, a često i ostatak mjeseca, platili karticom društva i ništa nisu sačuvali. Na kraju godine računovođa ima bankovni izvod pun stranih restorana, trgovina i hotela, bez odluke o putovanju, bez računa i bez načina da razlikuje večeru s klijentom od obiteljskog odmora. Ta plaćanja ne mogu se u računovodstvu evidentirati kao poslovni troškovi. Postaju primitak u naravi, neposlovni trošak ili potraživanje od vlasnika, a posljednja opcija početak je problema koji opisujemo u vodiču o zajmovima članovima društva iz estonskog društva.

Postupak koji održava računovodstvo urednim

1. Potpišite odluku o putovanju prije odlaska ili najkasnije na dan rezervacije karata te računovođi dostavite kopiju.
2. U odluci utvrdite dnevnicu i isplatite je jednim prijenosom nakon putovanja; nemojte dopustiti da kartica društva služi kao zamjena za nju.
3. Karticu društva upotrebljavajte samo za hotel, karte, prijevoz i ostale troškove iz gornje tablice te fotografirajte svaki račun istoga dana. Stavka na izvodu kartice nije račun.
4. Privatne troškove držite na vlastitoj kartici, uključujući obroke kada se isplaćuje dnevnica i sve za osobe koje putuju s Vama.
5. Računovođi pošaljite jedno izvješće o troškovima za svako putovanje unutar tjedan dana od povratka: odluku, račune, izračun dnevnice i bilješku o svim sastancima s klijentima.

Putovanje obrađeno na taj način računovođi oduzima nekoliko minuta za knjiženje i EMTA ne ostavlja ništa za prekvalifikaciju.

Uređivanje troškova putovanja uz Eesti Firma

Troškovima službenog putovanja vrijedi pravilno upravljati jer su jedan od najčišćih načina da estonsko društvo pokrije stvarne troškove svojeg vlasnika. Naši računovođe pripremaju odluke o putovanju, izračunavaju dnevnicu i knjiže izvješća o troškovima, a sve što ipak padne izvan ograničenja pravilno se prijavljuje na TSD. Ako tek planirate društvo, uspostavljamo postupak troškova kao dio osnivanja društva u Estoniji.

Pošaljite upit

Često postavljana pitanja