Nessuna carta e-Residency valida? Il Suo bilancio d’esercizio estone può comunque essere depositato

In ogni stagione di rendicontazione, gli e-resident ci pongono la stessa domanda: «La mia carta e-Residency non funziona più, quindi come posso depositare il bilancio d’esercizio?» È una preoccupazione legittima, poiché quasi tutto nei servizi elettronici dell’Estonia si basa su una firma digitale. Tuttavia, l’assenza della carta è un problema pratico, non legale, ed esiste una procedura consolidata per aggirarlo.

Quando non può firmare con la Sua carta e-Residency

• La carta è scaduta. I suoi certificati smettono di funzionare e una carta e-Residency sostitutiva richiede tempo per essere emessa e ritirata, talvolta più tempo di quello disponibile prima della scadenza.
• La carta è smarrita, rubata o bloccata. Una volta sospesi i suoi certificati, non può più firmare con essa.
• Non ne ha mai avuta una. Ad esempio, la Sua società è stata costituita senza e-Residency e non dispone affatto di un ID digitale estone.

Bilancio d’esercizio senza carta e-Residency: cosa cambia

Normalmente, il membro del consiglio di amministrazione accede al Registro delle imprese elettronico con la propria carta, concede al commercialista l’accesso al bilancio d’esercizio della società e, quando il bilancio d’esercizio è pronto, lo firma digitalmente. Senza una carta funzionante, nessuno dei due passaggi è possibile: non può concedere l’accesso a nessuno e non può firmare online.

Non è un vicolo cieco. Il nostro commercialista prepara semplicemente il bilancio d’esercizio al di fuori del portale, come PDF redatto in conformità ai principi contabili estoni. Dopo che Lei lo ha firmato, noi ci occupiamo del deposito. In altre parole, «nessuna carta» non significa «nessun bilancio d’esercizio»; il bilancio d’esercizio raggiunge semplicemente il registro attraverso un percorso diverso.

Come viene depositato il bilancio d’esercizio tramite un notaio

Quando un bilancio d’esercizio non può essere firmato e presentato elettronicamente, il registro stesso indirizza le società a un notaio estone, che deposita il bilancio d’esercizio per conto della società. A seconda di dove si trova e di ciò che il notaio accetta, ci sono tre modi per firmare:

• Presso uno studio notarile. Il membro del consiglio di amministrazione firma il bilancio d’esercizio di persona e il notaio lo invia al registro.
• Tramite procura. Il membro del consiglio di amministrazione ci autorizza a gestire il deposito presso lo studio notarile, quindi non è necessario recarsi in Estonia.
• Su carta, per posta. Il membro del consiglio di amministrazione firma a mano il bilancio d’esercizio stampato e ce lo spedisce. Noi lo trasmettiamo poi a un notaio che accetta bilanci d’esercizio firmati a mano. Spesso questa è l’opzione più semplice.

Non deve stabilire quale opzione sia più adatta a Lei: ne raccomanderemo una in base alla Sua situazione.

Passo dopo passo: dal PDF al bilancio d’esercizio depositato

1. Ci comunica che la Sua carta non può essere utilizzata e ci invia i Suoi documenti contabili.
2. Il nostro commercialista prepara il bilancio d’esercizio come PDF.
3. Lei compie una sola azione: firma presso uno studio notarile, ci conferisce una procura oppure firma il bilancio d’esercizio su carta e ce lo spedisce.
4. Organizziamo il deposito con il notaio e La informiamo non appena il bilancio d’esercizio risulta nel registro.

La scadenza per il bilancio d’esercizio è la stessa con o senza una carta funzionante e i documenti inviati per posta richiedono tempo per arrivare. Prima ci contatta, minore sarà la fretta.

Carta scaduta? Organizziamo per Lei il deposito notarile

Qualunque cosa sia accaduta alla Sua carta, il Suo bilancio d’esercizio verrà depositato. Prepariamo il bilancio d’esercizio, gestiamo il notaio e confermiamo il risultato; Lei deve solo firmare. Scopra cosa include il nostro servizio per il bilancio d’esercizio oppure ci invii un breve messaggio descrivendo la Sua situazione.

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