Eesti Firma OÜ — Fornitore autorizzato di servizi fiduciari e societari in Estonia (FIU000144)

Eesti Firma OÜ è un fornitore autorizzato di servizi fiduciari e societari (TCSP) che opera in base alla licenza di attività n. FIU000144, rilasciata e sottoposta alla supervisione della Financial Intelligence Unit estone (Rahapesu Andmebüroo). Ciò significa che la registrazione di società, le società già costituite, l’ufficio virtuale (sede legale), la contabilità e gli altri servizi societari vi vengono forniti legalmente, da un operatore regolamentato e sottoposto alla supervisione statale, non da un intermediario privo di licenza.

Pubblicheremo queste informazioni nell’interesse della massima trasparenza. In qualità di operatore regolamentato, desideriamo che ogni cliente — così come ogni banca, partner o autorità che potrebbe effettuare una verifica su di noi — possa comprendere chiaramente quale licenza possediamo, su quale base giuridica operiamo e che i nostri servizi sono forniti nel rispetto della legge. Conoscere tutto questo in anticipo rende rapida la vostra due diligence e vi permette di prendere una decisione informata.

Di seguito spieghiamo che cos’è la nostra licenza, quale normativa la disciplina, quali servizi ci autorizza a fornire, quali obblighi ci impone e perché tutto questo è importante per voi in qualità di nostri clienti.

La nostra licenza di attività in sintesi

Un fornitore di servizi fiduciari e societari (TCSP) è un’impresa regolamentata che, nell’ambito della propria attività economica o professionale, costituisce società per i clienti, fornisce sedi legali o organizza servizi di rappresentanza societaria. In Estonia tale attività può essere svolta esclusivamente in presenza di un’autorizzazione ufficiale. Eesti Firma OÜ dispone di questa autorizzazione, verificabile in qualsiasi momento nei registri pubblici.

• Titolare della licenza: Eesti Firma OÜ
• Codice di registrazione: 14164797
• Licenza di attività (TCSP): FIU000144
• Autorità di vigilanza: Financial Intelligence Unit (Rahapesu Andmebüroo)
• Base giuridica: Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus)
• Sede legale: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia

La normativa che disciplina la nostra licenza

La nostra attività è regolamentata dalla principale legge estone contro il riciclaggio di denaro: il Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (in estone: Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, spesso abbreviato in RahaPTS o MLTFPA), in vigore dal 2017. Lo scopo di questa legge è aumentare l’affidabilità e la trasparenza del contesto imprenditoriale e impedire che il sistema finanziario e lo spazio economico dell’Estonia siano utilizzati per il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo. La legge recepisce integralmente le direttive dell’Unione europea contro il riciclaggio di denaro e segue le raccomandazioni del Financial Action Task Force (FATF).

Definizione di fornitore di servizi fiduciari e societari

Ai sensi dell’articolo 8 della legge, un fornitore di servizi fiduciari e societari è una persona fisica o giuridica che, nell’ambito della propria attività economica o professionale, fornisce a terzi servizi quali: la costituzione di una società o di un’altra persona giuridica (comprese le operazioni relative al trasferimento di partecipazioni); lo svolgimento dell’incarico di dirigente o membro del consiglio di amministrazione, oppure l’organizzazione affinché un’altra persona assuma tale incarico; la concessione dell’uso dell’indirizzo della sede o del luogo di attività (compreso il diritto di utilizzare l’indirizzo come recapito o per ricevere la posta); oppure lo svolgimento dell’incarico di fiduciario o rappresentante. Sono esattamente questi i servizi societari che Eesti Firma OÜ è autorizzata a fornire.

Obbligo di autorizzazione e vigilanza

Ai sensi dell’articolo 70 della legge, i fornitori di servizi fiduciari e societari possono operare soltanto se dispongono di un’autorizzazione. La nostra licenza FIU000144 soddisfa tale requisito. La vigilanza sulla nostra conformità è esercitata dalla Financial Intelligence Unit (FIU) estone, un’autorità governativa indipendente nell’ambito di competenza del Ministero delle Finanze. La FIU ha il potere di monitorare, condurre verifiche, impartire prescrizioni e, in caso di gravi violazioni, sospendere o revocare un’autorizzazione. Operare sotto questa vigilanza è proprio ciò che distingue un fornitore regolamentato da uno non regolamentato.

Cosa ci consente di fare la licenza

La licenza definisce l’ambito dei servizi societari e aziendali che possiamo fornire legalmente. In pratica, copre l’intero ciclo di vita della costituzione e del supporto di un’impresa in Estonia:

• Registrazione di società: costituzione di società estoni (società a responsabilità limitata / OÜ, società per azioni / AS e altre forme giuridiche), compresa la preparazione dei documenti costitutivi e l’iscrizione nel Registro delle imprese.
• Società già costituite (shelf company): vendita di società preregistrate e organizzazione del trasferimento delle partecipazioni, affinché possiate iniziare a operare senza ritardi.
• Ufficio virtuale e sede legale: fornitura di un indirizzo legale per la sede o il luogo di attività di una società, compreso il diritto di utilizzare l’indirizzo come recapito e per ricevere la corrispondenza ufficiale — un servizio espressamente riservato agli operatori autorizzati.
• Servizi di referente e rappresentanza: organizzazione della nomina del referente previsto dalla legge per le società il cui consiglio di amministrazione si trova all’estero e altre forme di rappresentanza autorizzata.
• Servizi societari, contabili e legali correlati: assistenza continuativa connessa alla costituzione e all’amministrazione della società, fornita in conformità alla nostra licenza e alla normativa applicabile.

Poiché questi servizi rientrano in un’attività regolamentata, scegliere un fornitore autorizzato significa che la vostra società viene costituita e gestita, fin dal primo giorno, nel pieno rispetto della legge estone.

Quali obblighi ci impone la licenza

Una licenza non è soltanto un diritto: comporta anche una serie di rigorosi obblighi. In qualità di soggetto obbligato regolamentato, Eesti Firma OÜ deve applicare un quadro completo per il contrasto al riciclaggio di denaro e al finanziamento del terrorismo (AML/CFT). Questi obblighi tutelano voi, l’integrità del contesto imprenditoriale estone e il sistema finanziario nel suo complesso.

• Know Your Customer (KYC) e due diligence: prima di instaurare un rapporto d’affari, identifichiamo e verifichiamo ogni cliente e, ove pertinente, i titolari effettivi e i rappresentanti.
• Valutazione del rischio e approccio basato sul rischio: valutiamo e documentiamo il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo per ogni rapporto e applichiamo misure rafforzate laddove il rischio sia più elevato.
• Regole procedurali interne e controllo interno: manteniamo procedure AML/CFT scritte e una persona designata come responsabile della loro attuazione.
• Verifica delle sanzioni e delle PEP: controlliamo i clienti rispetto agli elenchi internazionali delle sanzioni e identifichiamo le persone politicamente esposte (PEP), applicando ulteriori verifiche ove richiesto.
• Monitoraggio continuo: monitoriamo i rapporti d’affari e manteniamo aggiornate le informazioni sui clienti per tutta la durata del rapporto.
• Segnalazioni alla Financial Intelligence Unit: qualora rileviamo un sospetto di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, siamo tenuti a informare la FIU entro il termine previsto dalla legge.
• Conservazione dei documenti e cooperazione: conserviamo i documenti e i dati richiesti per il periodo previsto dalla legge e collaboriamo con le autorità di vigilanza e le forze dell’ordine.

Perché è importante che siamo autorizzati

Collaborare con un fornitore autorizzato e sottoposto a vigilanza offre un vantaggio concreto, non si tratta di una semplice formalità. Incide direttamente sulla legalità, sull’accesso ai servizi bancari e sulla reputazione della vostra società.

• Servizio conforme alla legge: la costituzione di società e la fornitura di una sede legale sono attività riservate agli operatori autorizzati; rivolgersi a uno di essi vi garantisce di agire nel rispetto della legge.
• Vigilanza statale e responsabilità: il nostro lavoro è soggetto alla supervisione della Financial Intelligence Unit, che aggiunge un livello indipendente di responsabilità e controllo.
• Maggiore affidabilità presso banche e fornitori di servizi di pagamento: una società costituita tramite un agente regolamentato, con adeguate verifiche KYC, può essere accettata più facilmente da banche e istituti di pagamento.
• Riservatezza e protezione dei dati: lo stesso quadro normativo che ci impone di raccogliere i vostri dati ci obbliga anche a proteggerli e a trattarli in conformità al GDPR.
• Credenziali verificabili: la nostra società e la nostra licenza possono essere controllate autonomamente nei registri pubblici, quindi non dovete limitarvi a fidarvi della nostra parola.

Come verificare la nostra licenza

La trasparenza è parte integrante dell’essere un operatore regolamentato. Potete confermare autonomamente il nostro status: i dati della nostra società sono pubblicati nel Registro elettronico delle imprese estone con il codice di registrazione 14164797, mentre la nostra autorizzazione come fornitori di servizi fiduciari e societari (FIU000144) è sottoposta alla supervisione della Financial Intelligence Unit ed è registrata nel Registro estone delle attività economiche. Il quadro giuridico è pubblicamente consultabile nel testo ufficiale del Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act.

Conclusione: collaborare con un partner autorizzato

La nostra licenza di attività è molto più di una credenziale indicata su una pagina: è il fondamento di tutto ciò che facciamo. Definisce i servizi societari che possiamo fornire, ci sottopone alla vigilanza di un’autorità statale e ci vincola al rispetto di chiari standard di contrasto al riciclaggio di denaro e tutela dei clienti. Per voi, ciò si traduce in un vantaggio semplice e concreto: quando registrate una società, ne acquistate una già costituita o utilizzate il nostro ufficio virtuale tramite Eesti Firma OÜ, tutto viene gestito legalmente, in modo trasparente e secondo modalità ritenute affidabili da banche, partner e autorità.

In un settore in cui operano ancora intermediari privi di licenza, collaborare con un fornitore regolamentato e verificabile elimina un intero livello di rischio dalla vostra attività prima ancora che inizi. Sapete con chi avete a che fare, su quale base giuridica opera e come verificarlo autonomamente, e ottenete un partner i cui obblighi sono in linea con l’esigenza di mantenere la vostra società conforme nel lungo periodo.

Avete domande sulla nostra licenza, sui servizi che copre o sui documenti che potremmo chiedervi di fornire durante l’onboarding? Contattateci all’indirizzo info@eestifirma.ee: saremo lieti di spiegarvi come funziona il processo e in che modo il nostro status di operatore regolamentato vi tutela.