Eesti Firma OÜ — Fornitore autorizzato di servizi fiduciari e societari in Estonia (FIU000144)

Eesti Firma OÜ è un fornitore autorizzato di servizi fiduciari e societari (TCSP), che opera in virtù della licenza di attività n. FIU000144, rilasciata e sottoposta alla vigilanza dell’Unità di informazione finanziaria estone (Rahapesu Andmebüroo). La registrazione di società, le società già costituite, la sede legale e i relativi servizi societari vi vengono pertanto forniti da un operatore regolamentato e sottoposto alla vigilanza statale, non da un intermediario privo di licenza.

Rendiamo pubblici questi dati perché una licenza vale davvero solo se è possibile verificarla. Ogni cliente, così come ogni banca, partner o autorità che desideri controllare la nostra posizione, deve poter vedere quali attività copre la nostra autorizzazione, su quale base giuridica operiamo e dove verificarla in modo indipendente. In questo modo, la vostra verifica preventiva richiede appena cinque minuti.

Di seguito illustriamo che cos’è la licenza, la normativa su cui si fonda, i servizi che autorizza, gli obblighi che ci impone e cosa significa tutto questo per voi nella pratica.

La nostra licenza di attività in sintesi

Un fornitore di servizi fiduciari e societari è un’impresa regolamentata che, nell’ambito della propria attività economica o professionale, costituisce società per conto dei clienti, fornisce loro una sede legale oppure organizza la rappresentanza all’interno di una società. In Estonia, questa attività può essere svolta esclusivamente sulla base di un’autorizzazione ufficiale. Eesti Firma OÜ ne possiede una, verificabile in qualsiasi momento nei registri pubblici.

• Titolare della licenza: Eesti Firma OÜ
• Codice di registrazione: 14164797
• Licenza di attività (TCSP): FIU000144
• Autorità di vigilanza: Financial Intelligence Unit (Rahapesu Andmebüroo)
• Base giuridica: Money Laundering and Terrorist Financing Prevention Act (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus)
• Sede legale: Vesivärava 50-301, 10152 Tallinn, Estonia

La normativa che disciplina la nostra licenza

La nostra attività è disciplinata dalla principale normativa estone in materia di antiriciclaggio: la Legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo (Rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadus, comunemente abbreviata in RahaPTS o MLTFPA), in vigore dal 2017. Il suo scopo è rafforzare la trasparenza e l’affidabilità del contesto imprenditoriale e impedire che il sistema finanziario estone venga utilizzato per il riciclaggio di denaro o il finanziamento del terrorismo. La Legge recepisce le direttive antiriciclaggio dell’Unione europea e segue le raccomandazioni della Financial Action Task Force (FATF).

Definizione di fornitore di servizi fiduciari e societari

Ai sensi del § 8 della Legge, un fornitore di servizi fiduciari e societari è una persona fisica o giuridica che, nell’ambito della propria attività economica o professionale, fornisce a terzi servizi quali: la costituzione di una società o di un’altra persona giuridica, comprese le operazioni connesse al trasferimento di una partecipazione; l’assunzione dell’incarico di amministratore o membro dell’organo di gestione, oppure l’organizzazione affinché un’altra persona lo assuma; la concessione dell’uso di un indirizzo come sede legale o luogo di attività, incluso il diritto di utilizzarlo nei recapiti e per ricevere la corrispondenza; oppure l’attività in qualità di fiduciario o rappresentante. Sono precisamente questi i servizi societari che Eesti Firma OÜ è autorizzata a fornire.

Obbligo di autorizzazione e vigilanza

Ai sensi del § 70 della Legge, i fornitori di servizi fiduciari e societari possono operare soltanto se in possesso di un’autorizzazione; la nostra licenza FIU000144 soddisfa tale requisito. La conformità è sottoposta alla vigilanza dell’Unità di informazione finanziaria estone, un’autorità pubblica indipendente che rientra nell’area amministrativa del Ministero delle Finanze. La FIU può effettuare ispezioni, impartire prescrizioni e, in caso di gravi violazioni, sospendere o revocare un’autorizzazione. Questa responsabilità permanente è ciò che distingue un fornitore regolamentato da uno non regolamentato.

Cosa ci consente di fare la licenza

L’autorizzazione definisce i servizi societari che possiamo fornire legalmente. Nella pratica, copre l’intero ciclo di costituzione di un’impresa in Estonia:

• Registrazione di società: costituzione di società estoni (società a responsabilità limitata privata / OÜ, società per azioni / AS e altre forme giuridiche), inclusa la predisposizione degli atti costitutivi e l’iscrizione nel Registro delle imprese.
• Società già costituite: vendita di società preregistrate e organizzazione del trasferimento delle partecipazioni, affinché possiate iniziare a operare senza ritardi.
• Ufficio virtuale e sede legale: fornitura di un indirizzo legale come sede o luogo di attività di una società, incluso il diritto di utilizzarlo nei recapiti e per ricevere la corrispondenza ufficiale, un servizio espressamente riservato ai fornitori autorizzati.
• Persona di contatto e rappresentanza: svolgimento dell’incarico di persona di contatto per le società il cui organo di gestione si trova all’estero e altre forme di rappresentanza autorizzata.

Accanto a queste attività soggette a licenza, forniamo anche assistenza contabile e legale alle società che seguiamo. Tali servizi non rientrano nell’ambito dell’autorizzazione TCSP in quanto tale, poiché in Estonia non sono attività soggette a licenza, ma sono erogati dalla stessa entità regolamentata e nel rispetto del medesimo quadro antiriciclaggio, dato che i fornitori di servizi contabili sono a loro volta soggetti obbligati ai sensi della Legge.

Quali obblighi ci impone la licenza

Una licenza non conferisce soltanto diritti, ma comporta anche una serie di obblighi. In qualità di soggetto obbligato, Eesti Firma OÜ mantiene un sistema completo per la prevenzione del riciclaggio di denaro e il contrasto al finanziamento del terrorismo (AML/CFT). Questi obblighi tutelano voi, l’integrità del contesto imprenditoriale estone e il sistema finanziario nel suo complesso.

• Conoscenza del cliente (KYC) e verifica preventiva: identifichiamo e verifichiamo ogni cliente e, ove pertinente, i titolari effettivi e i rappresentanti, prima di avviare un rapporto d’affari.
• Valutazione del rischio e approccio basato sul rischio: valutiamo e documentiamo il rischio di riciclaggio di denaro e finanziamento del terrorismo associato a ciascun rapporto, applicando misure rafforzate nei casi di rischio più elevato.
• Regole interne e controllo interno: manteniamo procedure AML/CFT scritte e una persona designata responsabile della loro attuazione.
• Controllo delle sanzioni e delle PEP: verifichiamo i clienti nelle liste internazionali delle sanzioni e identifichiamo le persone politicamente esposte, applicando controlli aggiuntivi ove richiesto.
• Monitoraggio continuo: monitoriamo i rapporti d’affari e manteniamo aggiornate le informazioni sui clienti per tutta la durata del rapporto.
• Segnalazioni all’Unità di informazione finanziaria: qualora sorga un sospetto di riciclaggio di denaro o finanziamento del terrorismo, siamo tenuti a informare la FIU entro il termine previsto dalla legge.
• Conservazione dei documenti e cooperazione: conserviamo i documenti e i dati richiesti per il periodo previsto dalla legge e collaboriamo con le autorità di vigilanza e le forze dell’ordine.

Perché è importante che siamo autorizzati

Affidarsi a un fornitore sottoposto a vigilanza rappresenta un vantaggio concreto, non una semplice formalità. Incide sulla fluidità della costituzione della vostra società, sulla sua valutazione da parte delle banche e sulla sua capacità di superare eventuali controlli futuri.

• Un fornitore autorizzato a svolgere il servizio: la costituzione di società e la fornitura di una sede legale sono attività regolamentate; rivolgersi a un fornitore autorizzato significa che la vostra società viene costituita da un soggetto legalmente abilitato a farlo.
• Vigilanza statale e responsabilità: il nostro operato è sottoposto alla vigilanza dell’Unità di informazione finanziaria, che aggiunge un livello indipendente di controllo e responsabilità di cui un intermediario non regolamentato è semplicemente privo.
• Maggiore affidabilità presso banche e prestatori di servizi di pagamento: per una società costituita tramite un intermediario regolamentato e corredata da un’adeguata documentazione KYC, l’apertura di un rapporto presso banche e istituti di pagamento risulta nettamente più agevole.
• Riservatezza e protezione dei dati: lo stesso quadro normativo che ci impone di raccogliere i vostri dati ci obbliga anche a proteggerli e a trattarli in conformità al GDPR.
• Requisiti verificabili: sia la nostra società sia la nostra licenza sono pubblicate nei registri pubblici, quindi non dovete mai limitarvi a fidarvi della nostra parola.

Come verificare la nostra licenza

Potete verificare autonomamente il nostro status in un paio di minuti. I dati della nostra società sono pubblicati nel Registro elettronico delle imprese estone con il codice di registrazione 14164797, mentre la nostra autorizzazione come fornitore di servizi fiduciari e societari (FIU000144) è registrata nel Registro estone delle attività economiche, sotto la vigilanza dell’Unità di informazione finanziaria. Il quadro normativo è consultabile nel testo ufficiale della Legge sulla prevenzione del riciclaggio di denaro e del finanziamento del terrorismo.

Conclusione: collaborare con un partner autorizzato

La nostra licenza di attività è più di una semplice attestazione su una pagina: determina il nostro modo di operare. Definisce i servizi societari che possiamo fornire, ci sottopone alla vigilanza di un’autorità statale e ci vincola a norme chiare in materia di antiriciclaggio e tutela dei clienti. Per voi, ciò si traduce in qualcosa di semplice: quando registrate una società, ne acquistate una già costituita o utilizzate la nostra sede legale, tutto viene svolto legalmente, con trasparenza e in modo affidabile per banche, partner e autorità.

In un mercato in cui operano ancora intermediari privi di licenza, scegliere un fornitore regolamentato e verificabile elimina una fonte di rischio per la vostra impresa ancora prima del suo avvio. Sapete con chi avete a che fare, su quale base giuridica opera e come verificarlo autonomamente, e ottenete un partner i cui obblighi contribuiscono a mantenere la vostra società conforme alle norme nel lungo periodo.

Avete domande sulla nostra licenza, sui servizi che copre o sui documenti che potremmo richiedere durante l’acquisizione del cliente? Scrivete a [email protected]: saremo lieti di spiegarvi come funziona la procedura e in che modo il nostro status regolamentato vi tutela.